Como delegar: 14 passos (com fotos)

2 partes:

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Tem a mentalidade certa delegar eficazmente

Se você é um executivo, gerente de varejo ou um pai que fica em casa, capaz de delegar responsabilidades é uma habilidade fundamental para maximizar a sua eficácia pessoal. No entanto, delegado pode ser um pouco difícil. Você tem que ser firme, mas confiante com a pessoa a quem você está indo para delegar suas responsabilidades. Este artigo irá ajudá-lo a superar qualquer ansiedade que você pode ter que ter a delegar e, em seguida, serão encaminhados no processo real de delegar trabalho com tato e respeito.

parte 1

Tem a mentalidade certa

Deixe o seu ego de lado. Um grande obstáculo mental para delegar é que "se você quer algo bem feito, faça você mesmo". Você não é a única pessoa no mundo que pode fazer bem. É possível você é a única pessoa que pode fazê-lo agora, mas se você tomar o tempo para treinar alguém, você provavelmente vai fazer bem também. Quem sabe, você pode até mesmo fazê-lo mais rápido ou melhor do que você (surpresa!) E isso é algo que não só tem que aceitar, mas para promover.

Pensar logicamente e de forma realista. Você pode fazer esse trabalho sozinho? Você tem que trabalhar como um louco para equilibrar este trabalho e suas responsabilidades normais? Se assim for, você provavelmente deve se preparar para delegar alguns de seus trabalhos. Você não se sinta envergonhado ou incompetente, porque você precisa de ajuda com alguma coisa. Você está sendo realmente um trabalhador mais eficaz para obter ajuda quando precisar.

Pare de esperar para que as pessoas se comprometem voluntariamente. Se você está relutante em delegar trabalho, você pode ter um caso menor de síndrome mártir. você provavelmente sentir-se oprimido e muitas vezes me pergunto por que as pessoas nunca se ofereceu para ajudar. Seja honesto consigo mesmo: quando você oferece sua ajuda, cortesia única recusá-los? Em silêncio você se perguntar por que não insistir? Você acha que, se os papéis foram invertidos, eles provavelmente você ajuda em um instante? Se sua resposta for "sim"Você tem que trabalhar para assumir o controle de sua situação. pedidos a ajuda não necesites- esperar para chegar até você, porque pode não chegar.

Muitas pessoas não percebem que os outros estão passando e não há muito que você pode fazer para mudá-los. Deixar de lado qualquer frustração que possa ter para as pessoas que não oferecem Ajuda- lembrar que, em última análise, o seu trabalho é comunicar suas necessidades.

Não vê negativamente pedidos de ajuda. Muitas pessoas se sentem desconfortáveis pedindo ajuda. Você pode se sentir culpado, como se estivesse levando os outros ou constrangedor, porque você acha que (por alguma razão) que é suposto para lidar com tudo em seu próprio país. Você pode apenas sentir-se orgulhoso de sua luta e vê-lo como prova de que você é um ser humano nobre (mais uma manifestação da síndrome de mártir). Se você acha que pedir ajuda é uma forma de fraqueza, você tem que superar de imediato. Na verdade, é o oposto: tentar fazer tudo sozinho é um sinal de fraqueza, no sentido de que isso mostra que você não tem uma visão realista de suas habilidades.

Aprenda a confiar nos outros. Se você tem medo de delegar, porque eles pensam que ninguém pode fazer o trabalho tão bem quanto você, lembre-se duas coisas: primeiro, quase qualquer um pode ser bom em alguma coisa com a prática e segundo o suficiente, você pode não ser tão talentoso para tudo como você pensa você é. Ao delegar o trabalho, não só liberar tempo para si mesmo, mas também dará o seu assistente a oportunidade de praticar uma nova habilidade ou enfrentar um novo tipo de pedido. Tenha paciência. Com tempo suficiente, o assistente pode provavelmente fazer o trabalho delegado quase tão bem quanto você. A menos que você pretende delegar o trabalho que é muito importante, assim que o seu assistente de aprender a fazer o bem ao longo do tempo. Se o trabalho isto é muito importante, pense duas vezes antes de delegar!

embora você é o melhor a fazer o trabalho que você planeja delegar, você deve perceber que a delegação de trabalho permite-lhe fazer outras coisas com seu tempo. Se você é o melhor no escritório para tarefa relativamente monótona de montagem de discos rígidos, mas você tem uma apresentação importante para o qual você precisa preparar-se, é certo que você Délégués a tarefa a um médico. É muito melhor para dar-lhes prioridade tarefas difíceis complexidade e não me sinto mal sobre a delegação de tarefas simples e repetitivas quando você tem coisas mais importantes para fazer.

parte 2

delegar eficazmente

Bom começo. O primeiro passo é o mais difícil, mas o mais importante. Você tem que tomar a mergulhar e pedir a alguém para ajudá-lo (ou se você é o chefe, dizer alguém para ajudá-lo). Não se sinta mal por this- contanto que você é educado, amável e gentil, você não é rude apenas por perguntar (ou dizer) de alguém para ajudá-lo. Tente ser gentil e atencioso, mantendo a seriedade do seu pedido.

Se não tiver certeza do caminho específico em que você deve pedir para alguém fazer um trabalho para você, tente fazê-lo maneira curta e doce. Diga algo como: "Ei, eu posso falar com você um minuto? Eu estava pensando se você poderia me ajudar a montar este grande pilha de discos rígidos que acaba de receber. Eu não posso fazer isso porque eu vou estar fora do escritório hoje. Pode me ajudar?". Não empurre o seu assistente, mas certifique-se que você sabe que você precisa sua ajuda.
Pedi e (provavelmente) receber. Não tenha medo de delegar, porque você acha que poderia ser rude ou imponente. Eu olhar para ele desta forma: Como você se sente quando as pessoas lhe pedir para fazer alguma coisa? Você se sente magoado e ofendido? Ou (geralmente) você se sentir perfeitamente dispostos a ajudar? Provavelmente é o último!

Não tome rejeição pessoalmente. Às vezes, as pessoas não podem ajudar, o que é triste, mas é verdade. Isso pode ser por muitas razões, o mais comum é que a pessoa está ocupada com seu próprio trabalho. Não tome este muito pessoal. O fato de alguém não pode (ou não) fazer por você neste momento não significa que você odeia. Normalmente, isso significa apenas que você está ocupado ou tem preguiça, mas nada mais.

Se ele se recusar, considere as opções que você tem. Normalmente, você pode insistir educadamente, mas com firmeza que realmente precisa dessa pessoa para ajudá-lo (que funcionam especialmente se você é o chefe ou alguém em posição de autoridade), você pode tentar obter ajuda de alguém ou você pode fazer o trabalho sozinho. Se você realmente precisar de ajuda, não tenha medo de experimentar as opções de um a dois!

Delegar o objetivo, e não o procedimento. Esta é a chave para não se tornar um chefe pesadelo. Estabelece regras claras sobre o tipo de resultados esperados e mostram a pessoa como você faz, mas dizem que você pode fazer o que quiser, contanto que você faz bem e terminar no tempo. Dar tempo suficiente não só para aprender, mas também para experimentar e inovar. Não treinar a pessoa como se ele fosse um entrénala robô como um ser humano, alguém que pode fazer ajustes e melhorias.

Esta é também uma coisa inteligente, porque você economizar tempo e nervos. O que tentamos fazer é usar o tempo que você tem agora disponível para fazer algo mais importante para não se preocupar constantemente sobre como você está progredindo seu assistente. Lembre-se que você atribuiu delegada este trabalho a ser menos estressado, não mais.

Prepare-se para treinar o seu assistente. Quase sempre você deve reservar um pouco de tempo para ensinar seu assistente para fazer o trabalho que você delegou, embora bastante simples. Lembre-se que os processos de parecer simples e simples para você pode não ser tão fácil para alguém que nunca tenha lidado com eles antes. Prepare-se não só para orientar o seu assistente no trabalho atribuído delegado-lo, mas também para pacientemente respondendo a perguntas que provavelmente você vai.

Ele considera que o tempo que você leva para treinar um assistente será um bom investimento a longo prazo. Ao dedicar um pouco de tempo para ensinar seu assistente para fazer uma tarefa corretamente, você vai economizar tempo no futuro, que de outra forma poderia ter sido corrigindo seus erros.

Aloca os recursos necessários para completar a tarefa. Você pode ter disponíveis os recursos necessários para completar a tarefa, mas a pessoa que é delegado não pode ter acesso a eles atribuídas. Algumas coisas como protegido por senha informações, alguns equipamentos especializados e ferramentas podem ser de importância vital para a realização desta tarefa, então verifique se o assistente tem o que precisa para ter sucesso.

Entenda que o seu ajudante só pode fazer uma coisa de cada vez. Quando você ajuda, não vai cumprir as suas responsabilidades normais. Não se esqueça que, como você, seu assistente, provavelmente, tem uma agenda muito ocupada. Pergunte a si mesmo: o que o trabalho vontade isso de lado ou delegado para completar a sua tarefa? Certifique-se de que você sabe a resposta a essa pergunta quando você Délégués uma tarefa a alguém.

Seja paciente. A pessoa a quem você Délégués cometer erros enquanto você está aprendendo a fazer uma nova tarefa. É parte do processo de aprendizagem. Ter um plano para enfrentá-lo. Não delegar uma tarefa assumindo que a pessoa executada com perfeição até que você tenha um histórico comprovado. Se um projeto não é a maneira como você queria, porque o seu parceiro poderia fazer perfeitamente uma nova tarefa atribuída delegada a ele, a culpa é sua, não dele. Ser um recurso para seu assistente e delegar trabalho pode ser uma experiência de aprendizagem para ele, em vez de algo assustador.

Quando você treinar alguém para fazer algo, você está fazendo um investimento. Na primeira, você tem que investir tempo, mas a longo prazo, aumentar a produtividade aos trancos e barrancos, porque você vai ter abordado a questão com uma atitude positiva e realista.

Prepare-se para possíveis dificuldades. Você deve implementar planos de backup e estar pronto para se envolver em uma pressa se as coisas derem errado. Sabe o que vai acontecer se você não cumprir com um ponto de referência ou um prazo. Obstáculos e desafios inesperados surgem o tempo todo, se você estiver no trabalho ou em casa mesmo a tecnologia falhar algumas vezes. Faça o seu delegado confiança o fato de que, se alguma coisa acontece, você vai entender e dar o prazo, e não simplesmente usar o bode expiatório quando o primeiro problema surge.

Ele faz também é inteligente em um sentido egoísta: se seus medos delegado culpá-lo, ele vai passar mais tempo cobrindo as costas para completar a tarefa.

Reconhece o seu assistente, quando necessário. Delegar tarefas para outra pessoa é necessária se você está a assumir mais responsabilidades. No entanto, é contraproducente para deixar o seu assistente de trabalhar duro em uma tarefa e, em seguida, levar todo o crédito. Ele reconhece e louva os esforços para fazer os outros em seu nome.

Certifique-se de cada vez que você louvar para um trabalho em que você recebeu ajuda, menciona o nome de seu assistente.

di "obrigado". Quando alguém faz algo para você, é importante agradecer, reconhecer a importância da sua ajuda e deixá-los saber que você aprecia. Caso contrário, você vai olhar ingrata, mas você não é. Lembre-se que as pessoas não podem ler sua mente. É mais provável que uma pessoa vai se oferecer para ajudar novamente, se você se sentir apreciado.

Seja educado. Um sincero apreço simples como: "Não poderia ter feito isso sem vocês!"Você pode conseguir um lote. Se o trabalho esta pessoa fez para você foi significativa, você pode até querer comprar uma refeição, uma bebida, um cartão de agradecimento ou um pequeno presente.

dicas

Criar uma lista de todas as coisas que você queria baixar e delegar a outra pessoa. Não mude nada da lista. Coloque tudo no papel e decidir mais tarde que estas coisas são viáveis e quais não são. Você ficará surpreso com quantas coisas você faz a si mesmo, com a qual alguém poderia ajudar.

avisos

Não carregue qualquer um com tarefas desagradáveis e depois fingir que está fazendo um favor. Se não houver nenhum benefício real para a pessoa, não fingir que não existe. Isto é melhor fazer em seguida para executar uma ou mais tarefas como uma equipe. Isso vai permitir que você seja capaz de dizer honestamente: "John, este trabalho é péssimo, mas realmente preciso de sua ajuda" ou "Eu prometo que, se houver um positivo de crédito que pode sair dessa, eu vou ter certeza de recebê-lo, Mary. Eu sei que não é uma grande tarefa, mas devemos fazê-lo e eu sei que posso confiar em você para ele". Há muitos trabalhos desagradáveis e desvalorizado que precisam fazer como fazê-lo é ter certeza de que, quando as tarefas fáceis estão disponíveis, não se esqueça o seu bom ajudante.