Como ser mais eficiente no trabalho: 14 etapas

3 partes:Define o foco das atenções Estabelece estratégias de trabalho eficazes Fazer mudanças em seu estilo de vida

No mundo de hoje é muito difícil lidar com a pressão de trabalho. Qualquer pessoa com um emprego a tempo inteiro sabe que um dia de trabalho média não há tempo suficiente para terminar de fazer todos excepcional. No entanto, a sua produtividade pode ser aumentada se você adotar hábitos surpreendentemente para fazer o seu trabalho mais eficiente. Um trabalhador eficiente usa cada minuto do seu tempo durante o dia, colocando toda a sua atenção em primeiro lugar para as tarefas mais importantes. A eficiência do trabalho não só aumentar a sua produtividade, e você vai ganhar pontos com seu chefe, mas também fazer você se sentir realizado e satisfeito por ter tido um movimentado e produtivo dia de trabalho.

parte 1Define o foco das atenções

Mantenha o seu espaço limpo e arrumado. Alcançar a eficiência do trabalho às vezes é tão simples como decluttering sua área de trabalho. Se esta área está em desordem, pode dificultar a sua produtividade. Se você luta constantemente para encontrar uma ferramenta específica ou um documento dentro de uma bagunça total, o seu tempo de trabalho valioso será desperdiçado. Mantenha apenas os itens que você usa todos os dias e tudo o mais que você mantê-lo fora do caminho, mas também onde você pode encontrá-lo rapidamente.

Se você trabalha em um escritório, organizar o seu espaço na mesa e assim você pode facilmente e rapidamente encontrar tudo que você precisa para trabalhar. Se você não trabalhar em um escritório, você ainda pode aplicar os mesmos princípios. Por exemplo, se você trabalha em uma oficina de bicicletas, manter suas ferramentas limpas e organizadas, para que possa encontrá-los quando precisar deles. Quase todas as áreas de trabalho trazer maiores benefícios para mantê-los limpos.

As pessoas que trabalham em escritórios e outros que tratam grandes quantidades de documentos, deve criar um sistema de arquivos que é lógico e organizado. Seja ao seu alcance documentos que você usa com freqüência. Salva documentos em ordem alfabética (ou outra ordem lógica).

Mantenha seu local de trabalho bem abastecido. Verifique se você tem os suprimentos e ferramentas necessárias para fazer o seu trabalho. Em um escritório, isso significa que você tem sobre coisas como perfuradores, removedor de grampos, calculadoras, etc. Fora das instalações de escritório, as ferramentas são diferentes, mas o princípio básico é o mesmo, tem que entregar as coisas que você precisa para trabalhar de forma eficaz antes de iniciar o trabalho. Os cientistas que trabalham com aplicações e mecânicos que trabalham com chaves inglesas gráficos complexos irá beneficiar por ter suas ferramentas preparados, listas, e na ponta dos dedos.

Isto também significa que você tenha certeza que você tem uma boa oferta de qualquer entrada que é necessária no trabalho, tais como grampeadores grampos precisam, carpinteiros, pregos, professores, giz, etc.
Certifique-se de suas ferramentas estão em boas condições. Ter uma ferramenta básica marcada pode impedir o progresso do seu trabalho, se você não pode fazer sem esta ferramenta. Longo prazo poupa tempo de ter um momento e dar manutenção para limpar suas ferramentas regularmente.

Tem um cronograma definido. Se você tem de decidir o que fazer sem planejamento prévio, fazer algum esforço para planear o seu dia, provavelmente irá aumentar a eficiência de seu trabalho. No entanto, para manter um programa eficaz, para manter um agenda que cobre tudo (você pode complementá-lo com um calendário no seu escritório ou cubículo para definir metas de longo prazo.) Não complique o seu trabalho desnecessariamente ter mais de uma agenda, ou uma enorme quantidade de rabiscando notas inevitavelmente perder. É o melhor que você pode olhar para um lugar específico tudo que você tem que fazer.

Organiza a cada dia criando uma lista de "brincos". Comece com as mais altas prioridades do dia, de modo que é mais fácil para concluyas. Coloque tarefas menos importantes no fim da lista. Comece o seu dia de trabalho com as primeiras coisas na lista. Se, no final do dia não completar a lista, colocar os pontos restantes no dia seguinte.

Estabelece um calendário e prazos para seus projetos mais importantes, e ser realista sobre o tempo que cada tarefa levará. Você não quero entrar em uma situação que faz você cometer erros. É melhor pedir mais tempo para iniciar o projeto, para pedir um pouco antes da expiração do prazo.

Elimina distrações pessoais. Cada local de trabalho tem as suas próprias distrações. Em algumas obras, há o típico trabalho companheiro tagarela que nunca deixa você sozinho. Outros trabalhos podem ser muito quieta, o que faz você distraído pelo menor ruído. Fazer tudo o que você deve fazer para manter o foco. Se o seu trabalho lhe permite ouvir música sem ele distrai-lo, leva um leitor de MP3. Você pode até mesmo colocar notas em seu local de trabalho que indicam seus companheiros de equipe não distraí-lo. Isto pode parecer indelicado, mas não é. É uma maneira razoável e eficaz para fazer as pessoas não incomodá-lo enquanto você trabalha. Lembre-se, você pode socializar tudo o que quiser durante o almoço e recesso vezes.

distrações muito comum é passar o tempo nas páginas de internet recreativas. Um estudo mostrou que cerca de dois terços dos trabalhadores perder pelo menos um pouco de tempo em sites que não estão relacionados com o seu trabalho diariamente. Felizmente, a maioria dos navegadores permite o download de recursos que bloqueiam páginas da web que podem distraí-lo. Procurar a loja para as extensões do navegador "aplicativos para bloquear páginas da web" ou "recursos para a produtividade". Você pode baixar pelo menos alguns recursos livres e resultados eficazes.

Outra ótima maneira de evitar distrações é filtrar as chamadas (evitar conversas telefônicas desnecessárias) e minimizar reuniões improvisadas.

Use seu tempo de pausa para tratar de assuntos pessoais. Curiosamente, os recessos pode aumentar, ao invés de dificultar a sua eficiência no trabalho. Porque por um lado, eles fornecem-lhe o descanso necessário. Sem essa pausa, você pode se sentir cansado, o que tornará o trabalho de produtividade mais lentamente ou inferior. Por outro lado, as quebras de dar-lhe a oportunidade de manusear suas distrações. Use suas pausas para fazer tudo o que de outra forma distraí-lo no trabalho. Como logo você percebe que ao invés de working`re pensando que relativo você estavam planejando para chamar? Chamadas em seu recesso, eliminando, assim, a sua distração.

parte 2Estabelece estratégias de trabalho eficazes

Divida suas responsabilidades em partes gerenciáveis. Os grandes projectos pode ser intimidante. Quando eles são grandes o suficiente, é fácil de colocar as coisas em espera, perder tempo no trabalho menos importante até que você é forçado a enfrentar todo o projecto, assim como o termo está prestes a expirar. Quando você é um trabalhador eficiente, você deve fazer o primeiro trabalho importante, mesmo que isso signifique fazer uma pequena parte de uma grande tarefa. Ao fazer uma pequena parte de uma grande tarefa não é tão reconfortante como completa toda uma tarefa fácil, mas é uma maneira inteligente de usar o seu tempo. No longo prazo, de ter terminado as tarefas mais importantes mais rápido, se você trabalhar um pouco todos os dias para a sua promoção.

Por exemplo, se você tem um período de um mês para fazer uma grande apresentação, defina o objetivo de criar um esquema de hoje. Isso não vai tirar um longo tempo, por isso não vai impedi-lo fazer o resto do seu trabalho no entanto, o primeiro passo será importante para você desenvolver o resto do processo mais rápido e maneira mais fácil de conclusão.

Reduzir a sua carga de trabalho, delegando funções. A menos que você está no passado hierarquia de nível no seu trabalho, tem a oportunidade de dividir tarefas específicas que são repetitivas de um ou mais subordinados, e economizar tempo. Não delegue seus projectos subordinados só tu você sabe como concluir de forma satisfatória. Em vez disso, encomiéndales aquelas tarefas que levam tempo, são monótonos e evitar tirar proveito do seu talento em tarefas mais importantes. Se você delegar trabalho, lembre-se de acompanhar o seu assistente e dar o máximo. sempre Seja gentil com seus subordinados quando você ajudar, porque se você sentir que você valoriza-los, eles vão trabalhar duro em projetos futuros.

Se você está dentro, você está em um trabalho para iniciantes, ou ter uma posição baixa em uma empresa, você pode dividir o trabalho especialmente monótona com os funcionários que estão no mesmo nível que o seu (é claro, com o consentimento da pessoa bem como o seu supervisor). Se um colega de trabalho ajuda a você, você deve estar preparado para retribuir o favor.

Se você tem um relacionamento muito bom com o seu chefe, você pode até mesmo ver se ele pode delegar alguns de seus trabalhos para os outros.

Faça as suas reuniões de curta duração. De acordo com uma pesquisa realizada em 2012, a razão pela qual todo mundo odeia reuniões por quase metade dos entrevistados, foi que considerava que as reuniões geram mais desperdício de tempo, ainda mais do que o tempo perde com questões pessoais, ou páginas de recreação. As reuniões são de grande importância para discutir metas e definir projeções. Pelo contrário, deixe reuniões pendentes muitas vezes faz certas questões pior, consumir horas (e em casos extremos consome até dias) Do seu tempo e nada de importante é decidido. Aqui estão algumas dicas para tornar as suas reuniões são tão eficazes quanto possível:

Antes de cada reunião definir uma agenda, de modo que o tempo reservado é plenamente explorado. A agenda inclui quanto tempo será dedicado a discutir certas questões. cumprimentos o planejamento da agenda como você pode. Se surgirem outros problemas, discuti-los mais tarde no escritório reuniões pessoais.
Faça reuniões com o menor número de pessoas possível. Quando as reuniões são constituídos por um pequeno número de participantes, há menos hipóteses que a conversa se desvia dos problemas importantes. Ele também ajuda a que todas as pessoas que não precisam estar na reunião continuam trabalhando em seus postos.
Use apresentações de slides somente quando necessário. Há muito debate sobre se as apresentações de slides (PowerPoint, etc.) ajudar ou prejudicar a eficiência de uma reunião. Mas há um ponto muito claro: se você usar slides em sua apresentação; torná-los tão conciso e informativo quanto possível. Use os slides para imagens e dados que não podem ser expressos em seu discurso projetar, nem todo o conteúdo de sua apresentação.
Finalmente, um princípio geral é sabe o que quer para decidir antes do início da reunião e toma decisões tão rapidamente quanto possível.

Elimina raiz office drama. Infelizmente, o local de trabalho pode ser muito estressante. Se as chamas, enfrentar qualquer atitude negativa imediata e diretamente. Isso pode significar que você, a pessoa com quem você discutido, ou ambos têm de ser encomendados sinceras desculpas. Faça isso o mais rápido possível. Se você deixar algumas lutas a desenvolver em ressentimentos, sua eficiência será afectada mais tarde porque você perde tempo por ter de trabalhar com essa pessoa tentando evitar no local de trabalho. E mais importante, você vai se sentir terrível por isso não deixe o drama afetar a sua eficiência do escritório e seu humor.

Procure um corretor. As empresas sabem que o drama e ferem sentimentos podem interferir com a dinâmica de trabalho, por esta razão em muitas pessoas coloca entre sua resolução específica funções disputa é no trabalho é contratado. Se você se sentir frustração, tristeza ou medo por causa de alguém no trabalho, em contato com o departamento de recursos humanos da sua empresa.
Uma vez que a disputa seja resolvida, nenhuma você tem para ser um amigo do companheiro com quem você já discutimos, você simplesmente precisa trabalhar com essa pessoa normalmente. Seja gentil e diplomática, mesmo com pessoas que você detesta.

parte 3Fazer mudanças em seu estilo de vida

Descanse bem. Fadiga já melhorou a qualidade do trabalho de pessoas. A fadiga pode reduzir o seu desempenho, dificultar o seu desempenho, e se você está propenso a cair no sono, pode constranger reuniões terrivelmente importantes. E o mais importante, a falta de sono grave está associada a vários problemas de saúde. Não durma em sua mesa ou faltar ao trabalho porque você ficou doente. Acomoda 7 ou 8 horas todas as noites para que possa dar o melhor de si.

No melhor dos casos, a fadiga no trabalho pode ser uma ligeira distração. Mas, no pior caso, pode afectar seriamente a segurança. Se você tem um trabalho onde a segurança das pessoas está em jogo (por exemplo, se você é um controlador de tráfego aéreo ou se você dirigir um caminhão), é essencial que você tem um horário de sono adequado.

Treinar-se. A ciência tem mostrado que um bom programa de exercícios melhora o seu humor no trabalho e sua produtividade. Isto é especialmente verdadeiro no caso do trabalho de escritório sedentário. Se você passar a maior parte do tempo sentado na frente de um computador, fazer um esforço para passar o tempo a cada dia se exercitar. Isto não só irá torná-lo easier`re sentado calmamente no trabalho, mas vai make`re mais feliz, em forma, e mais motivados.

Se você está começando uma rotina de exercícios, pela primeira vez, tente rotinas de exercícios que combinam exercícios cardiovasculares com o treinamento de força.

Manter um estado de espírito positivo. Se você tentar aumentar a sua eficiência no trabalho, você pode fazer o seu trabalho com uma seriedade terrível. Muitas vezes isso não é uma boa ideia, uma vez que é possível que você aumentar a sua eficiência no curto prazo, mas se você nunca concordam algo agradável no trabalho, é mais fácil do que você doente, fadiga generándote, estresse e falta de motivação. Tente manter uma atitude positiva, se você se sentir bem no trabalho, será mais fácil para mantê-lo motivado e ambicioso. Fazer pequenas coisas para melhorar o seu humor e não dificultar a sua produtividade. Ouvir música com fones de ouvido, faça pausas curtas para esticar ou tomar o seu laptop para o lounge, onde você pode ter um pouco de paz e sossego.

Aproveite ao máximo a sua hora de almoço. Desfrutar de boa comida e de partilha de piadas com amigos do trabalho.
Beber café com moderação. O café pode ser uma ótima maneira de começar o dia com energia quando você se sentir exausto, mas se você bebe diariamente, você vai se tornar dependente e não terá mais o efeito que ele fez.

Automotívate. É mais fácil trabalhar de forma eficiente se você tiver uma boa razão para fazê-lo. Se você tem dificuldade para realizar o seu trabalho, por vezes, pensar sobre o que o levou a estar em que o trabalho a e seus objetivos na vida, seus sonhos, e como você olha no futuro. Tente ver o seu trabalho como o meio para um fim-onde "final" É a visão ideal de sua vida. Se você gosta de seu trabalho, tente pensar em como você se sente, você se sentir satisfeito para terminá-lo?

Pense sobre as coisas boas que você pode obter através de seu trabalho. Talvez você possui uma casa ou um carro com o dinheiro que você ganha, ou talvez o seu trabalho permitiu-lhe enviar os seus filhos para a escola. Além disso pensar no "benefícios" traz para você, tais como seguro de saúde e / ou seguro dental para a sua família.

Pense nas consequências que se não você trabalhou. O que as coisas teriam que sair, se você perder sua fonte de renda? Como vai afetar sua família e pessoas próximas?

Recompense-se. Se você pode aumentar sua eficiência no trabalho, comemorar, você merece. Não é fácil deixar os maus hábitos e cultivar bons hábitos, para recompensar-te por todo o trabalho que custar. Compra-se uma bebida depois do trabalho na sexta-feira, se reunir com alguns amigos para uma noite fora, ou simplesmente deitar-se na cama e que lê um livro-fazer o que faz você se sentir feliz depois de uma longa semana de trabalho. A recompensa vai fazer você se sentir mais satisfeitas, o que é uma parte importante para manter a sua motivação.

Sua recompensa não tem que ser grande ou grande, e não tem ser algo economicamente irresponsável. As recompensas modestos e moderados são os melhores. Guarde este novo Rolex para uma ocasião especial.

dicas

Implementa um sistema de bônus diferido onde você realizar projetos menos agradável você, logo que possível, em vez de deixá-los até o fim. Assim você não vai continuar lamentando o projeto e tentando evitar. Ao fazer esse projeto que desagrada você primeiro, é mais provável que se sinta satisfeito, e você pode terminar o seu dia em um bom caminho, fazendo projetos mais agradáveis ou menos estressantes.