Como escrever um manual do funcionário: 24 passos

5 partes:Escrever uma secção introdutória Dirigindo remuneração e benefícios dos empregados Descrever o padrão de conduta da empresa discutir a segurança Use tom e linguagem apropriada

Um trabalhador manual descreve as políticas, procedimentos e princípios orientadores da empresa. O objetivo do manual é garantir que os funcionários compreendam claramente e completar as políticas da empresa que afetam seu trabalho, a sua remuneração e benefícios. É importante que cada empresa tem um manual abrangente empregado para evitar quaisquer problemas legais que possam surgir e para apoiar seus empregados. Você pode escrever um manual do funcionário que inclui diretrizes e normas relativas à remuneração, benefícios dos empregados e os padrões de conduta da sua empresa. Você também deve discutir as políticas da empresa em relação à segurança de todos os funcionários. Certifique-se de usar um tom acessível e linguagem clara no manual de modo que é fácil de seguir para os seus funcionários.

parte 1

Escrever uma secção introdutória

Comece com um parágrafo introdutório geral. O manual do funcionário deve incluir um parágrafo introdutório geral que resume o objetivo do manual. Você deve receber o empregado e discutir a meta da empresa para ser um local de trabalho gratificante para os seus empregados. Você também deve reiterar a importância da relação entre empregador e empregado.

Por exemplo, você pode escrever: "Estamos confiantes de que eles vão tratar (nome da empresa) Um local de trabalho dinâmico e interessante e estamos ansiosos para a sua contribuição para o nosso sucesso continuado. Consideramos nossos funcionários como nosso recurso mais valioso. Este manual irá servir como um guia para a relação entre empregador e empregado".

Ele inclui um aviso em que menciona que o manual não é um contrato legal. Você também deve garantir que a introdução do manual contém um aviso em que você especificar que o manual não é um contrato legal e obrigatório entre empregador e empregado. Isso ajudará a evitar disputas legais e proteger a sua empresa em caso de qualquer questão jurídica suscitada no futuro.

Por exemplo, você pode escrever: "Este manual contém apenas informações e orientações. Não é um contrato legal e obrigatório e não agir como um direito contratual de continuar empregados na empresa".

Ele menciona que a empresa pode rescindir o critério empregado. Esta versão é outra importante responsabilidade que deve incluir no manual do funcionário. Menção deve garantir que a empresa não é obrigada a reter funcionários e pode demitir qualquer critério empregado. Isso irá garantir que os funcionários não ver o manual como um contrato e que o manual não pode ser utilizado como tal no tribunal.

Por exemplo, você pode escrever: "Ele pode disparar a qualquer momento com ou sem justa causa e sem aviso pela empresa. Você também pode renunciar a qualquer momento".

Ele inclui uma página de reconhecimento para o empregado. Você também deve incluir o reconhecimento de página que o empregado deve assinar. Isso irá garantir que o trabalhador concorde com os termos do manual e vai significar que o trabalhador entende o manual de política.

Você pode encontrar páginas de amostra de reconhecimento para os funcionários através do site Society for Human Resource Management e website Federação Nacional de Empresas Independentes EU

parte 2

Dirigindo remuneração e benefícios dos empregados

Verifique os requisitos locais para trabalhadores manuais. A maioria dos órgãos federais ou estaduais que regem exigem que as empresas para fornecer uma política salarial clara e detalhada no manual do funcionário. Cada lugar tem diferentes leis de trabalho e exigem que você inclua informações diferentes no manual sobre os vencimentos dos funcionários. Familiarize-se com as leis locais para se certificar de que você cumprir todos os requisitos.

Você pode rever as leis federais para os empregadores através do site Departamento do Trabalho se você vive em os EUA ou o site da instituição equivalente em seu país. Verifique se você tem requisitos claros o manual da empresa antes de criar qualquer política ou expectativa.

Descrever a política salarial. O manual do funcionário deverá mencionar suas obrigações legais em relação ao calendário de pagamento e pagamento de horas extras. Os funcionários devem saber quantas vezes você vai ser pago e se eles são pagos para trabalhar horas extras. Você deve descrever as horas de trabalho esperados para os funcionários, dependendo se eles trabalham a tempo parcial ou a tempo inteiro.

Ele inclui descrições de funcionários isentos e não isentos. funcionários isentos são geralmente administradores e leis sobre as práticas salário mínimo, horas extras e pagamento não se aplicam a eles.

A descrição deve incluir a definição de horas extras (por exemplo, trabalhar mais de 9 horas por dia, 40 horas por semana, feriados, etc.). Certifique-se de mencionar que eles vão compensar os empregados para viajar no tempo ou preparação trabalho.

Você também deve mencionar a política da empresa sobre pausas e almoço, e quanto tempo será dada aos funcionários para estas pausas. Isso irá garantir que os funcionários sabem o que esperar em termos de gestão do tempo.

Discute a remuneração dos trabalhadores. No manual do funcionário, você também deve discutir os pacotes de compensação que sua empresa oferece aos seus empregados. Isso pode incluir bônus, opções de ações e aumentos salariais ao longo do tempo. Certifique-se de oferecer pacotes de compensação que são realistas e acessível para a empresa, uma vez que pode ter de cumprir esses compromissos no futuro.

Ele inclui benefícios dos empregados. leis federais ou estaduais podem exigir à empresa oferecer benefícios, como benefícios para a saúde, benefícios odontológicos e seguro de vida. Estes benefícios dos empregados devem ser brevemente descrito no manual. Você não deve entrar em detalhes porque seus benefícios de política podem mudar e você não deve incluir informações desatualizadas ou incorretas no manual.

Certifique-se de mencionar que se qualificam para benefícios como funcionários em tempo integral, trabalhadores a tempo parcial e as suas famílias e cônjuges. Você também deve explicar os critérios para a inscrição em planos de benefícios e quando pode ser mudado, como se um casamento ou o nascimento de uma criança.

O guia benefícios também deve incluir detalhes de qualquer plano de aposentadoria ou poupança patrocinados pela empresa. Certifique-se de incluir qualquer política relevante, tais como as contribuições correspondentes ou períodos de exercício.

Descreve as políticas de reembolso do empregado. No caso das empresas onde eles possam exigir que os funcionários usem sua propriedade ou viagens pessoais para fins comerciais, você tem que descrever a política de reembolso dessas despesas, se houver. Deixa claro que as despesas são da responsabilidade da empresa e que são de responsabilidade do empregado. Descrever o processo para a obtenção de aprovação para reembolso e fazer uma lista de despesas.

Menciona a política de licenciamento da empresa. A lei exige que você implementar políticas de licenciamento. Você deve ter implementado uma família e licença médica para fornecer aos funcionários até 12 semanas de licença sem vencimento para o nascimento ou cuidar de um filho, para cuidar de um membro da família imediato com um problema de saúde grave ou se o trabalhador desenvolve grave problema de saúde. Verifique as políticas locais sobre a licença de família sem remuneração.

Você também deve explicar as políticas da empresa sobre as férias, como a quantidade de tempo de férias vai ser dada aos funcionários a cada ano, como parte de seu emprego. Você deve descrever a quantidade de tempo dado para a morte de um familiar ou licença médica.

Certifique-se de discutir a política de férias da sua empresa, incluindo a forma como os feriados são obtidas e como solicitar tempo fora. Você deve incluir uma lista de feriados que celebram a empresa, com detalhes claros sobre quando a empresa fecha ou permanece aberto durante as férias.

parte 3

Descrever o padrão de conduta da empresa

Mencionado expectativas gerais da sociedade em relação aos seus empregados. O manual do funcionário deve descrever os valores que você quer ver em seus empregados e expectativas que você tem deles. Você deve discutir como você gostaria que os funcionários se comportar e se comunicar no local de trabalho. Você também deve mencionar uma pessoa de contato com os quais os funcionários podem falar se eles têm alguma dúvida ou precisa de esclarecimentos.

Você também deve ficar positivo e encorajador para discutir as expectativas de atitude funcionários. Isto irá mantê-los interessados no manual e vai fazê-los parecer mais acessível.
Por exemplo, você pode escrever: "Esperamos que nossos funcionários para cumprir com um elevado padrão de conduta e integridade profissional. Eles devem ser respeitoso e cortês como os sentimentos e necessidades dos outros. Pessoas agindo de forma inadequada ou não profissional estar sujeito a acção disciplinar".

Discute o código de vestuário no local de trabalho. Se o seu trabalho tem um código de vestimenta específica, você deve incluí-lo no manual do funcionário. Certifique-se de ser claro sobre as exigências do código de vestimenta e especificar as expectativas da empresa quanto à forma como eles devem ser empregados no local de trabalho.

Por exemplo, se o seu local de trabalho é um escritório, você pode estabelecer um código de business casual. Você pode mencionar que todos os funcionários devem aderir a um código de business casual e bem cuidadas.

Dá exemplos visuais de roupas e artigos de higiene aceitável desde ideias variam entre grupos sociais e gerações.

Ele inclui regulamentações específicas sobre barbas, tatuagens visíveis e ornamentos religiosos para a cabeça.

Se os seus funcionários, muitas vezes realizar o trabalho de campo na construção civil, por exemplo, você pode exigir o uso de equipamento ou roupa de proteção em todos os momentos. Você deve descrever estes requisitos no manual para que os funcionários sabem como se vestir todos os dias para o trabalho de campo.

Ele inclui uma política de oportunidades iguais de emprego e de não discriminação. Por lei, muitos lugares exigem que as empresas têm uma política claramente de oportunidades iguais de emprego e de não discriminação no seu manual do funcionário. Você deve indicar claramente a sua empresa proíbe a discriminação no local de trabalho.

Se você mora em os EUA, você também deve certificar-se para discutir os americanos agir com Disabilities Act (ADA, por sua sigla em Inglês), que especifica que qualquer discriminação contra pessoas com deficiência. Você pode descobrir mais sobre os Americans with Disabilities Act em seu site.

Implementa uma política contra queixas de assédio. A empresa também deve ter uma política contra o assédio claramente que qualquer tipo de assédio não será tolerado em nenhuma circunstância no local de trabalho. Muitas vezes, a lei federal ou estadual exigem que você implementar essas políticas para os seus funcionários.

Você deve implementar um processo para fazer uma queixa de assédio para que os funcionários sabem como apresentar uma queixa e com quem falar sobre isso. Você pode designar um representante de recursos humanos, que é responsável para resolver qualquer queixa de assédio no local de trabalho.

Ele inclui uma política sobre o uso e comportamento digital. Você também deve certificar-se de que o manual do funcionário inclui uma política sobre como usar corretamente os computadores e empresa de software no escritório e além. Isto é especialmente importante se a maior parte do trabalho é feito em computadores da empresa.

Certifique-se de descrever a forma como os funcionários podem assegurar a sua informação electrónica e proteger qualquer informação senha ou negócios em seus computadores. Você também deve mencionar quaisquer medidas de segurança que você tem no lugar para proteger a privacidade de seus funcionários on-line e as informações da empresa.

Você também deve estabelecer orientações relativas à utilização adequada do computador e os sites que os funcionários podem e não podem acessar. Você deve garantir que os funcionários têm claro quais sites podem ser acessados usando a rede da empresa e mencionar a importância de manter as informações da empresa privada para comunicar-se por e-mail.

Menciona qualquer medida de segurança que pode ser visto como uma violação da privacidade do funcionário, explicando por que é necessário para a segurança da empresa.

Discute o processo de avaliação de desempenho dos funcionários. Você também deve incluir detalhes de como os funcionários serão avaliados quanto ao seu desempenho no trabalho. Você pode incluir na avaliação do desempenho métrica manual ou incluem orientações gerais sobre como e quando essas avaliações serão feitas.

Por exemplo, você pode mencionar que os funcionários recebem avaliações anuais e avaliações positivas geralmente levam a um aumento ou um bônus. Você também pode discutir ações disciplinares para que os empregados possam estar sujeitos se não receber uma avaliação positiva como um período experimental seguido por uma segunda avaliação ou demissão.

Em particular, ele menciona qualquer conduta que possa resultar em demissão imediata, tais como álcool ou drogas, roubo, assédio, violência ou outras infracções graves.

parte 4

discutir a segurança

Descrever as medidas de segurança no local de trabalho. Seus funcionários devem saber todas as medidas de segurança na instalação, incluindo câmeras de segurança, detectores e guardas. Ele inclui qualquer processo operacional necessário para passar a verificação de segurança. Descreva qualquer área proibida ou restrita, juntamente com uma descrição clara de quem tem permissão para entrar na região e quem não é. Para ser mais claro, talvez você também deseja incluir um mapa mostrando essas áreas.

Ele menciona se a empresa está em conformidade com as leis locais SAÚDE E SEGURANÇA. Você pode ser obrigado a cumprir as leis de saúde e segurança do lugar onde você vive e você menciona em seu manual do funcionário. É necessário mencionar que todos os funcionários devem relatar à gestão de qualquer acidente, lesão, risco potencial ou preocupação com a segurança.

Você também deve implementar políticas de segurança como mau tempo ou condições de trabalho perigosas. Isto é especialmente importante se seus funcionários, muitas vezes realizar o trabalho de campo ou fora do escritório.

Descrever a política de comunicação de incidentes. Você também deve incluir um processo de notificação de incidentes no trabalho, como um ferimento no trabalho ou roubo. Seus funcionários devem saber como eles podem relatar um incidente e que podem falar em um caso.

Você pode incluir no manual do funcionário um incidentes de relatórios detalhados ou processo expressa de forma mais geral. Você pode querer optar por uma discussão mais geral, se você acha que o processo de comunicação pode mudar no futuro.

Discutir um plano de acção em caso de uma emergência. Você também deve incluir um plano claro de ação em caso de emergência, como um incêndio no local de trabalho ou de uma catástrofe natural, como uma inundação ou mau tempo. Você deve incluir no manual de um plano de saída em um mapa que os funcionários devem seguir e discutir áreas ou pontos de segurança fora do edifício.

parte 5

Use tom e linguagem apropriada

Mantenha um tom familiar. O manual do funcionário deve ser acessível e de fácil leitura para todos os funcionários e têm um tom familiar em vez de uma formal ou rígida. Tente adaptar o texto para todos os funcionários usando um tom que é acessível e clara.

Você pode fazer isso por imaginar que o manual é uma conversa que você tem com um empregado em sua qualidade de empregador. Você deve usar um tom claro e amigável quando se fala de um funcionário e evitar uma linguagem formal ou rígida.

Evite jargão ou linguagem complexa. As leis trabalhistas podem ser complexas, mas isso não significa que o trabalhador manual deve estar cheio de palavreado ou jargões. Em vez disso, optar por uma linguagem simples e termos simplificados. Você pode incluir termos legais que são difíceis de entender, a longo prazo não é legalmente proteger o seu negócio e só conseguiu afastar os funcionários a ler o manual.

Você deve evitar o uso de termos formais "gestão" ou "autoridade". Em vez disso, ele usa "nós" ou "o empregador" de modo que o empregado não se sentir sobrecarregado. O tom deve parecer casual, pois é mais provável que os funcionários ler o manual inteiro se soa simpática e interessante.

Atenha-se regras e orientações exequíveis. Evite incluídos nas orientações demasiado exigentes ou não razoáveis manuais. O manual deve agir como um guia útil para os funcionários e não deve criar regras que são difíceis ou impossíveis de cumprir.

Você também deve manter o manual curto com apenas informação suficiente para atender os requisitos locais para trabalhadores manuais. Você não deve sobrecarregar os funcionários com informações ou regras estritas que são difíceis de seguir.

Pergunte a um advogado para analisar o manual antes de publicar. O manual do funcionário é um documento fundamental que os funcionários podem usar mais tarde em uma disputa legal. Um advogado ou uma apreciação jurídica deve verificar o manual para garantir que o texto é claro e não tornar a empresa é responsável por qualquer problema legal no futuro. Uma vez que a apreciação jurídica aprovou, o manual estará pronto para distribuição aos novos e atuais funcionários de sua empresa.

Como escrever um trabalhador manual