Como ser um bom recepcionista

2 partes:

Qualquer serviço que se apresenta para o público de alguma forma requer uma pessoa para ter contato com o público. Enquanto a comunicação via telefone ou e-mail excelente é importante para a recepção, ele é o cara a cara-distingue recepcionista uma comunicação representante de serviço ao cliente. Muitas vezes, quando uma pessoa (vendedor, candidato a membro da comunidade) entra em um estabelecimento, a primeira coisa que você vê é o recepcionista a primeira impressão é sempre importante.

parte 1Tendo as habilidades certas

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Suas habilidades organizacionais vai ser alto nível. Recepcionistas são responsáveis ​​por representar a imagem da companhia- são os primeiros clientes falam, são aquelas pessoas e os trabalhadores conhecer certas informações ou a planear um evento. Além de atender chamadas e direcionando os visitantes, quase sempre eles lidam com os clientes, organizar eventos, reuniões, etc. Com todas essas responsabilidades, as recepcionistas precisam ser muito organizado, enquanto responsável por várias tarefas ao mesmo tempo. A recepcionista não vai durar muito tempo no trabalho se não com mais de uma tarefa ao mesmo tempo e pode não pode lidar com eles em ordem.

• Uma ótima maneira de se organizar é investir no sistema de arquivos que lhe convier. É importante saber o que os documentos e informações podem precisar de seu chefe, seus colegas de trabalho e seus clientes. Tenha essa informação em pastas separadas, sejam eles na área de trabalho do seu computador ou papel físico. Organizar o seu sistema de arquivos para que você ser tão expedito se precisar de néon coloriu notas presas em toda parte, fazê-lo.
• Ser organizado também significa que você será automotivado- não precisa de ninguém para dizer-lhe como fazer as coisas ou continuar trabalhando. Se você é organizado, você sabe quais as tarefas que você precisa fazer todos os dias e que prioridade.
• Ter uma lista de números de telefone acessível (muitos), por exemplo, seus colegas de trabalho, trabalhadores, empreiteiros, fornecedores, números de emergência, etc. A necessidade todos em algum momento ou outro. Salvar esta lista de números de telefone organizados em um fichário ou programa de computador apropriado.

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Ten conhecimento tecnologia por trás de você. O principal dispositivo tecnológico que recepcionistas deve lidar com o telefone juntamente com todos os seus botões e linhas separadas. conhecimentos de informática também são obligatorios- maioria dos recepcionistas deve saber como usar e-mail, eles também devem ser processamento de informação qualificada. Por sua vez, é útil saber como criar folhas de calculo e outros programas relacionados com o trabalho.

• Lembre-se que, se a copiadora, scanner ou impressora estão perto de sua mesa, provavelmente dependem de você para usá-los (e você tem que ajudar os seus colegas de trabalho que têm problemas de usá-las). Quando você sabe que tipo de máquina é usada em seu escritório, dar uma visão geral de suas principais funções e soluções para problemas comuns.

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Seja confiável. Espera-se para lidar com a secretária recepcionista em todos os times de uma empresa onde o telefone não for atendida ou em que exista uma fila de pessoas em busca de orientação deixam muito a desejar. Faça disso uma prioridade para ser confiável, porque se o seu chefe sabe que você é confiável e estão sempre prontos para ajudar, você será indispensável.

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Eu sei um excelente ouvinte. Grande parte de ser um recepcionista é ouvir as pessoas, por telefone, a questão de um cliente ou a informação que você transmitir. Ser capaz de ouvir bem vai torná-lo mais eficiente, como você vai ser capaz de resolver problemas mais rapidamente quando você entender o que a outra pessoa pedir-lhe pela primeira vez também irá enviar aos clientes com a pessoa que você está procurando mais rapidamente.

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Tome nota de tudo. Se o seu chefe lhe pede para fazer alguma coisa, tomar nota das instruções. Se um cliente solicita, não se esqueça de anotar todos os seus dados (nome, informações de contato, o pedido, etc.). As notas são excelentes para ser organizado e se lembra de todas as minúcias que surgem durante o dia. Salvar suas anotações em um caderno e levá-lo sempre com você. Você ficará surpreso com o quão útil será, especialmente quando você tenta lembrar o que eu queria que o chamador cinco horas atrás.

• Certifique-se de digitar mensagens em detalhes, leia o que você escreveu e, mais importante quando se toma uma mensagem, repetir a mensagem do autor da chamada e informações de contato que você forneceu-lhe por isso antes de pendurar você tenha certeza para ter as informações corretas.

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Educadamente atende o telefone com uma saudação padrão, tais como: "Bom Dia. Obrigado por ligar para a nossa empresa, meu nome é ___, a quem pode se referir? ". Cerciórate para atender o telefone no primeiro ou no segundo toque. Não é bom para deixar as pessoas esperando por mais de um minuto (que dura mais do que você pode imaginar).

• Ouça com atenção o nome da pessoa que procura o chamador. Repíteselo se necessário. Os telefones celulares, por vezes distorcer sons. Escreva o nome da pessoa a quem derivar a chamada, se a pronúncia é difícil de entender.
• Transfere a chamada educadamente com uma frase padrão, como: "Um momento, por favor, é para o Sr. González" ou se essa pessoa está ocupada no telefone, diga: "Desculpe-me, Sr. Gonzalez está em uma chamada. Você gostaria de realizar ou deixar uma mensagem em vez de voz. " Agradecer-lhe educadamente e deriva a chamada para o anexo apropriado.

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Diga Olá para o pessoal de entrega com o mesmo profissionalismo e educação para cumprimentar qualquer visitante. Provavelmente, você pediu para assinar as entregas. Certifique-se a sua assinatura é legível. O pessoal de entrega podem precisar de instruções para entregar pacotes. Certifique-se de entrar em contato com os funcionários relevantes para esse efeito.

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clientes Tratar vindo com eficiência e educação. Depois de visitantes para identificar e mencionar que buscam o contato dessa pessoa e deixá-los saber que você está procurando. Uma frase padrão apropriado é: "Mr. González, Morales Empresa XYZ está aqui para sua citação de duas horas. " Sempre pergunte o nome, sobrenome e o nome de sua organização. Será muito útil para perguntar se você tem um compromisso com o Sr. Gonzalez. Ele lhe dará instruções sobre onde e quanto tempo eles têm que esperar. Então você pode dizer ao visitante: "O Sr. Gonzalez estará com você em 5 minutos. Você pode ter um assento. Obrigado. "

parte 2Ter uma boa apresentação

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Ter uma atitude positiva. Como mencionado acima, os recepcionistas são a imagem da empresa: os clientes a lidar com eles primeiro e são responsáveis ​​por responder às perguntas daqueles que não conseguem chegar ao escritório. Ninguém quer ser recebido com uma expressão dura e uma atitude mal-humorada. Dez prioridade sempre com um sorriso e uma personalidade rápido e alegre. Lembre-se de ser paciente com clientes difíceis, mesmo se você se irritaram.

• Apesar de enfrentar um cliente difícil, lembre-se que você é uma pessoa feliz e forte. Repita para si mesmo que você está se comportando tão fora de frustração, mas tenha em mente que, enquanto você faz o seu melhor para se adaptar a eles, não estará em falta. É melhor ser a pessoa que mantém o bom senso em vez de ser explorado e que olham como uma pessoa ruim e intratável.

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Tem um cumprimento longo pronta. É sempre importante para cumprimentar seus clientes amigavelmente. Embora você continuar o que você estava fazendo antes de ajudá-los, é importante dizer Olá a sentir-se reconhecido e sabe que dar em um momento.

• Alguns cumprimentos são: "Bom dia! Bem-vindo a (nome da empresa) "ou" Bom dia! Por favor, sente-se e ajudá-lo em um momento ".

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Eu sei cortês. Seja respeitoso. Tratar a todos como se fossem a pessoa mais importante que veio para o escritório naquele dia. Esse é o seu trabalho a ninguém se importa tráfego tinha naquela manhã, terminando arruinou sua bolsa ou perda de seu CD favorito. Deixar assuntos pessoais para a casa (embora não respeitar a sua mensagem ou a maneira como você transmita- finge). Em geral, certifique-se de que a pessoa está completamente relaxado e à vontade quando você fala.

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Vestir para impressionar. Você está representando uma empresa, então você deve se vestir para a ocasião. Comprar algumas roupas profissionais e casual. Alternativamente, se você é um recepcionista em uma loja específica (como em uma loja de roupas), você pode considerar a compra e vestida com loja de roupa. Ela tende a ser conservador, a menos que você trabalhar no campo da moda, fatores modernos ou outros estão envolvidos.

• Descubra se o seu local de trabalho tem um código de vestimenta específica. Sua empresa poderia aceitar um vestido casual, basta lembrar que você nunca deve se vestir demais casuais (camisolas devem ser proibidos no local de trabalho).

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Mantenha uma aparência limpa.

dicas

• Pergunte aos seus colegas de trabalho se eles precisam de você para ajudá-los em alguma coisa. É melhor ganhar amigos ajudando a tornar inimigos reclamando sobre eles.
• Seja gentil com os gestores, veja se você pode ajudar com outras tarefas durante seu tempo livre.
• Sempre mostrar-se disposto a aprender uma nova tarefa ou fazer algo banal. A versatilidade tem muitas facetas.
• Lembre-se que assina seus cheques de pagamento e sempre respeitá-lo.
• A entrega de correio é parte do trabalho de recepção, descobrir onde você está indo, quem vai trazer e quando, no primeiro dia.
• Encontrar alguém substituí-lo quando você tem que ir ao banheiro, para uma reunião, férias, almoço, etc. Assim, os clientes irritados evitar ter o seu retorno.
• Mantenha seus negócios pessoais longe de sua área de trabalho, incluindo telefonemas e e-mails. Os departamentos de TI podem gravar suas atividades no computador.
• Escrever as mensagens em um caderno e dar uma cópia para a pessoa a quem é dirigida, mas usar uma agenda, que é mais fácil de se relacionar, em particular, para lembrar um nome ou um número.

avisos

• Nunca discuta com um chamador ou visitante. Enviá-lo para o seu supervisor. No entanto, se não há ninguém para tomar a sua chamada, sugerimos deixar uma mensagem de voz. Às vezes, o gerente ou supervisor não foi encontrado. Há um limite para o que você pode fazer como uma recepcionista.
• Não fingir ser uma pessoa amável, porque os outros irão notar imediatamente. Em vez disso, mostrar-se verdadeiramente interessado, educado, respeitoso. Se você não pode fazer melhor não trabalhar como recepcionista. Você vai destruir a reputação da sua empresa. Procurando por um trabalho de escritório onde você pode estar fora de contato com o público.
• Nunca diga: "Eu faço XYZ". Eles vão despedir antes de terminar a frase.