Respondendo ao telefone com a educação

3 Métodos:

no escritóriono paísCorreio de voz

Há muitas situações em que você terá que atender o telefone. Conhecer a etiqueta apropriada e desenvolver bons hábitos de comunicação são habilidades importantes a serem aprendidas. Vamos mostrar-lhe como responder a uma variedade de situações

método 1no escritório

1

Manter uma situação profissional. Quando você está respondendo ao telefone no escritório, você nem sempre sabe quem está do outro lado da conversa. Poderia ser o seu chefe, um cliente, um de seus colegas ou mesmo um número errado. Atender o telefone começar profissionalmente com as conversas pé direito que vão ter.

• Mesmo se você tem identificador de chamadas, Poderia ser seu chefe chamando a partir do telefone de um colega! Ele respondeu com "sim, o quê?" Irá dar às pessoas a impressão de que você não quer ter de você.

2

Concentre-se na conversa. Deixar tudo o que você está fazendo e ter um momento para se preparar. Use a expressão em seu rosto que você deseja projetar antes de pegar o telefone. Faz uma grande diferença se você está sorrindo, franzindo a testa, ou entediado, o seu interlocutor vai ouvir na sua voz.

3

Sempre log. Em situações de negócios, é adequado para atender o telefone com seu nome e empresa, "Bom dia, obrigado por ligar para XYZ. Joan fala. Como posso te ajudar?

• Se for uma chamada interna, você sabe, você pode responder com o nome do departamento e seu. "Olá, Finanças, Jordan falando, como posso ajudá-lo hoje?" Isto irá informar o chamador entrou em contato com a pessoa que quer e está pronto para ajudar. Manter um tipo e tom amigável que a chamada será muito mais agradável para todos.
• Em muitos escritórios situações, existem diretrizes que todos os funcionários devem seguir para atender o telefone. Sempre projetada sinceridade, não importa quão oiga- o cliente vai notar a diferença se você é entusiasta em relação, se você está apenas lendo um cartão: "Obrigado por ligar para El Pollo Delicioso" vai soar totalmente ridículo se você dizê-lo com convicção.

4

Responde com um nível adequado de decoro. Tente não falar informalmente até saber quem é o seu parceiro.

• Se o chamador não pede-show "Tenho o prazer Quem?" Esta é uma prática aceita que não só permite que o chamador saber que você está tentando pessoalmente, mas também permite que você para tomar nota de quem você deve chamar no caso de precisar entrar em contato com ele novamente ou transferir para outra linha.
• Não fique enredada em fofocas ou conversas pessoais. A menos que você está falando com um colega ou amigo, você não deve fazer isso no escritório.

5

Ouça com atenção. Descobrir a razão pela qual a pessoa está chamando e responde adequadamente.

• Se a pessoa que você quer falar não está em casa ou não estiver disponível, diga o chamador: "Desculpe, Sr. Simpson, Sr. Burns está indisponível no momento. Posso levar uma mensagem? "
• Certifique-se de registrar o nome, número de telefone da pessoa e finalidade da chamada. Assim, se uma chamada importante, a questão poderá ser tratada o mais rápido e eficiente possível.

6

Desconfie de chamadas solicitando informações. Se o chamador solicita detalhes sobre você ou outras pessoas, considere a situação cuidadosamente antes de responder. Mesmo quando ele dá-lhe o seu nome e identificar sua empresa, você deve ser cauteloso, a menos que você sabe que é um contato confiável.

• Em uma situação de negócio, eu digo "Sinto muito, senhor. A política da empresa não permite-me dar essa informação. Posso especificar por que exige que a informação? "E fazer a sua avaliação do que isso.

método 2no país

1

Seja você mesmo. Sua casa é seu castelo, como se costuma dizer, e enquanto ele deve ser praticado etiqueta do telefone, escritório formalidade geralmente não é necessário.

2

Dizer "Olá."É um cumprimento conhecido em todo o mundo:" Olá "Diga-o com um sorriso e as pessoas vão responder em conformidade ?.

• Se você tem experiência com o identificador, se sentir bem dizendo "Olá, Tom. Como vai?"
• Se tiver ID, mas não reconhecem o chamador ou a chamada diz "desconhecido" ou "fechado", a chamada deve ser feito com discrição.
• Se você decidir responder, perceber que a pessoa do outro lado, provavelmente, chamando na forma como ele faz para uma empresa e deve responder em conformidade. Importa-se de dar o seu nome a um estranho. Um simples "Olá" será suficiente.
• Se você perguntar para você ou alguém da sua família, pergunte quem é. antes de dizer mais. A última coisa que queremos é dar-lhes demasiada informação é para os vendedores. Se eles estão reservados ou ou querem identificar, você não tem nenhuma obrigação de continuar a conversa.

método 3Correio de voz

1

Regista a tua saudação. Eles não entram todas as chamadas e quando não o fazem, as máquinas gravadores e correio de voz estão lá para receber chamadas passamos. Como não sabe quem você pode chamar, utilize a etiqueta de telefone é importante.

2

No escritório, você deve ser profissional. O atendedor de chamadas no trabalho deve ser como uma chamada "ao vivo". Diga: "Olá, está chamando o escritório do Sr. Burns. Por favor, deixe sua mensagem, incluindo o seu nome e número de telefone e a hora que você ligou. Se isto é uma emergência, ligue para o meu assistente no 415-555-1234."

3

Se, mantê-lo simples, amigável e simples. Você pode dizer: "Oi, aqui é Steve. Eu não posso responder agora, mas deixe seu nome e número e chamá-lo o mais rapidamente possível. "

• Se você deseja ficar anônimo, você pode dizer "Olá, este é o número 415-555-1234. Ninguém está disponível para tomar o seu call-deixe seu nome e número e nós ligamos-lhe. "
• opções de família são flexíveis. Você pode responder em nome de toda a família. "Olá, este é a família Simpson. Não podemos responder agora, mas deixe uma mensagem e vamos chamá-lo assim que puder. "
• Você pode ter um coro de vozes da família, mas a essência deve ser a mesma: "Nós lamentamos que não podemos atender a sua chamada no momento. Por favor, deixe uma mensagem. "
• Faça o que fizer, evitar dizer: "Nós não estamos em casa agora", especialmente se você não está em casa! Isso permite que os meliantes sabem que não vai incomodá-lo "emprestar" o seu televisor, aparelho de som ou jóias.

dicas

• Se o seu telefone tem ID, certifique-se de verificar antes de responder, mas lembre-se que você pode ser alguém que está usando o telefone de outra pessoa. O mesmo se aplica quando você está chamando alguém.
• Se a chamada for para outra pessoa, anote tudo, então não esqueça. Por exemplo, o número do telefone, o nome da pessoa, a hora da chamada, por isso chamada, etc.
• Manter um caderno e caneta na mão, ao lado de cada telefone, então você não precisa se apressar para fora se você precisa dar uma mensagem.
• Se possível, procure um lugar calmo para não incomodar os outros com conversa e para que você possa ouvir mais claramente.

avisos

• Aprenda a dizer adeus educadamente. Você não quer incomodar as pessoas penduradas abruptamente.

Coisas que você precisa

• Um bloco de notas e caneta à mão para todas as mensagens.
• Segurança em si mesmo que você pode lidar com a situação e tomar uma mensagem apropriada.