Como escrever um e-mail para o atendimento ao cliente

Métodos 1:Escrever um e-mail a um Departamento de Atendimento ao Cliente

Em situações muito diferentes, os clientes podem precisar de se comunicar com as empresas e os fabricantes que fizeram negócios. Mas quando o tempo para enviar um e-mail ao serviço ao cliente chega, algumas pessoas podem não saber o que fazer. Muitas vezes, as perguntas sobre como fazer essas letras em formato de e-mail surgem, porque eles são usados para fazê-lo no papel, e que tipo de convenções ou protocolos são mais frequentemente utilizados para fazer um pedido relacionado com o serviço ao cliente. Embora este pode diferir pela indústria, região e cultura, existem algumas orientações gerais que lhe permitirá garantir que seus e-mails para os departamentos de Atendimento ao Cliente será eficaz. Aqui estão algumas orientações para aqueles que têm que lidar com este tipo de trabalho antes.

Escrever um e-mail a um Departamento de Atendimento ao Cliente

Verifique o website. Certifique-se de que a empresa não tenha resolvido o seu problema ou preocupação antes de enviar um e-mail de você. Fazendo isso economiza tempo e esforço, e geralmente ser um gesto muito apreciado pela empresa em questão.

Enquanto navega no site, procurar os canais de comunicação mais eficazes. Isto pode ou não ser o e-mail. Muitas empresas oferecem suporte por telefone ou outro contato direto, como chat online, ou outros meios de contato com clientes como correio normal.

Pesquisar ferramentas específicas online. Muitas empresas oferecem ferramentas específicas para rastrear pacotes, das devoluções, ou suporte do produto. Ele pode ser muito mais eficiente usar essas ferramentas para enviar um e-mail normal a uma conta de e-mail geral. Além disso, ignorar os meios previstos comunicação pode tornar os e-mails que você envia para o Departamento de Atendimento podem levar mais tempo para responder.

Ele inclui informações de identificação no seu e-mail. A empresa terá de saber quais os produtos ou serviços que você compra, bem como a data da compra e da cronologia dos eventos que fazem você escrever a mensagem. Eles também precisam saber onde você mora e da quantidade de itens comprados. Certifique-se de toda esta informação está em qualquer e-mail que você dirija a um serviço ao cliente.

Use um tom apropriado. Alguns especialistas dizem que os e-mails relacionados ao serviço ao cliente que não pagou atenção para o tag pode ser ignorado, ou em qualquer caso, não será muito eficaz. Tente manter um estilo de escrita que mostra um nível de educação e conhecimento, evitando escrever coisas desnecessárias.

Se você quiser obter algo da empresa, perguntar diretamente para ele. Muitos missivistas experientes serviço ao cliente considerá-lo melhor para viver do que você esperaria de uma empresa estar. Eles podem ou não dar-lhe que você perguntar, mas se você expressar clara e diretamente ajudará representantes de serviço ao cliente para entender sua perspectiva e qual é a sua posição como para resolver quaisquer problemas existentes com um produto ou serviço, ou qualquer outra de matéria relacionada com o serviço ao cliente.

Saiba mais sobre as políticas da empresa. Quando você faz um pedido, você deve primeiro investigar que tipos de demanda são mais propensos a ser bem recebido. Cabe a você como resolver um problema de serviço ao cliente, mas compreender a posição da empresa vai ajudar suas comunicações com essa empresa tem mais eficaz.