Respondendo ao telefone

3 Métodos:

Atender o telefone é uma habilidade de vida muito importante. situações profissionais, como uma chamada de negócios ou um telefonema de um potencial empregador pode exigir um cumprimento mais formal. Se você atender a chamada de um amigo, um membro de uma ou família amado, você terá que responder de forma mais casual e natural. Se atender uma chamada de um número privado ou desconhecido, você deve errar no lado de formalidade e prudência.

método 1Atenda o telefone pessoal

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Adaptar a sua saudação para quem liga. Se você sabe quem está chamando, de acordo com o identificador de chamadas e a sua experiência, não hesite para cumprimentar essa pessoa como se fosse face a face. Se você não sabe quem você chama, você responde de uma maneira mais formal e espera que o chamador diz que seu propósito.

• Para um padrão e cumprimento internacionalmente aceite, dizer o seguinte: "Olá?". Respondeu com uma ligeira inflexão para cima no final do seu cumprimento, como se vai formular uma pergunta: "Olá?". Isso fará com que o chamador responde e na maioria dos casos vai explicar a razão para a sua chamada.
• Se você chamar um amigo, eu recebê-lo informalmente: "Olá Tom! Como vai você? ".

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Se você chamou um supervisor, um conhecido ou um potencial empregador, saudá-lo mais formalmente, mas com um ar de familiaridade: "Boa noite, Sr. Lopez. Como esta?".

• Se você não sabe quem está chamando, retorna a um simples: "Olá?".

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Depois que você diz "Olá?"Ele espera que o chamador responder-lhe. Quando você diz "Olá?", Você irá conferir responsabilidade apresentar. Confira os seguintes exemplos, suas palavras negrito e as palavras do chamador itálico.

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"Olá?"

• "Oi Carlos, eu sou Tom".
• "Ah, Olá Tom! O que faz?".

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"Só estou ligando para ver se você vai estar aqui mais tarde. Eu estava pensando em ir para ver o novo filme de Star Wars".

• "Claro, eu estou para ver o novo filme de Star Wars!".

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Personalize seu cumprimento. Como você ganhar mais experiência em atender o telefone, talvez você começa a desenvolver padrões de saudações e frases específicas que você usa uma e outra vez.

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Considera identificar-se com a saudação: "Oi, eu sou Carlos" ou "Carlos fala".

• Considere a experimentar com variações informais "Olá?": "Hey!", "Que houve!" ou "Ei, o que você está fazendo?" ou "Ah, o que é novo?". Estas saudações informais são melhores amigos e conhecidos para se adaptar nonprofessionals.

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Define a mensagem de correio de voz para os momentos em que você não pode atender o telefone. Qualquer um de seus amigos, aos seus familiares ou empregadores podem acabar de ouvir uma mensagem de correio de voz, por isso certifique-se de ser educado e direto. Evite gravações de voz zombeteira ou piadas a menos que você está absolutamente certo de que apenas seus amigos chamá-lo.

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Dizer o seguinte: "Este é o correio de voz de Carlos. Desculpe, não posso atender o telefone agora. Deixe uma mensagem e eu vou retornar a sua chamada o mais rapidamente possível".

• Considere a definição de um som familiar, se você usar o telefone em sua casa. Dizer o seguinte: "a família Ramirez Olá, este é. Desculpe por não ser capaz de vir ao telefone agora, mas deixe-nos uma mensagem e nós ligamos-lhe o mais rapidamente possível! ". Sinta-se livre para se divertir com gravações da família, é que toda a família falam cada membro do coro ou ela diz uma parte da mensagem.
• Considere os dados perguntar diretamente o interlocutor, em vez de apenas pedir para deixar uma mensagem: "Por favor, deixe seu nome, número e razão para a sua chamada, e eu vou retornar a sua chamada o mais rapidamente possível". Este método mais específico pode ser mais adequado para um número que você espera receber muitas chamadas profissionais.

método 2Respondendo a um telefone no trabalho

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Mantenha-o profissional. Quando você atender o telefone em seu escritório, você nem sempre sabe quem está do outro lado da conversa. Atender o telefone profissionalmente pé direito começar qualquer conversa que você está prestes a ter.

• Em caso de dúvida, ele responde com um simples: "Oi, eu sou Carlos".
• Mesmo se você tem identificador de chamadas, eu poderia chamar o seu chefe a partir do telefone de um colega! Atender o telefone com "Sim que?" Ela oferece às pessoas uma impressão negativa ou muito casual do que você.

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Concentre-se na conversa. Você deve estar totalmente presente. Pare o que você poderia estar fazendo e tomar um curto período de tempo para se preparar.

• Tem a cara que você quer projetar antes de atender o telefone. Isso faz uma diferença se você sorrir, franzir a testa ou chato você é, o chamador ouvirá isso em seu tom.

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Abster-se de clicar na Internet ou distraído durante a chamada. Se você não participar, o chamador pode distinguir.

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Sempre log. Em situações de negócios, é adequado para atender o telefone com seu nome e empresa: "Bom dia, obrigado por ligar para XYZ. Estou Carlos. Como posso te ajudar?".

• Se for uma chamada interna e saber que é feito, você pode responder com seu nome e seu departamento: "Oi, este é WebDev fala Carlos. Como posso ajudá-lo hoje?". Isto irá informar o chamador que contactou a pessoa certa e você está pronto para ajudar. Manter um tom agradável e amigável, será muito mais agradável para chamar todos.
• Em muitas situações, o escritório, existem diretrizes para atender o telefone que todos os funcionários devem seguir. Sempre transmite sinceridade, não importa quão absurdo que possam parecer as linhas preparadas, o cliente pode notar a diferença se você está animado em comparação com se você apenas lê as notas. dizer "Bem-vindo à Good Burger, casa do melhor hambúrguer!" Parece completamente ridículo se você dizê-lo com convicção.

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Responde com o nível adequado de decoro. Tente não falar muito informalidade até saber quem é o chamador.

• Se o alto-falante não é apresentado, dizer o seguinte: "você poderia dizer quem é?". É importante saber que chamou o caso de precisar entrar em contato com essa pessoa novamente ou transferir para outra linha. Além disso, este gesto permite que você saiba o chamador que ele é pessoalmente, e, portanto, ela é importante. É importante estabelecer relações de trabalho positivas com pessoas que se comunicam com você mais de uma vez.

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Tente não ser rude, mesmo se você está frustrado. Lembre-se que em um ambiente de trabalho, suas palavras e ações caem diretamente na sua empresa. Se você tornar a sua empresa parecer ruim, talvez você banir a clientes- também provável que seus supervisores não torná-los engraçado.

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Esteja preparado para levar a mensagem. Se alguém chama para conversar com seu supervisor ou colega de trabalho, mas você é a única pessoa disponível para atender a chamada, perguntar quem é tão educado e pedir-lhe para indicar o seu propósito. escuta com cuidado e gravar o máximo possível de informações relevantes:

• Se a pessoa tentando se comunicar não está disponível, diga o seguinte: "Sinto muito, mas o Sr. Orihuela não está disponível agora. Posso levar uma mensagem?".

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Não esqueça de anotar o nome, número de telefone da pessoa e a razão para a sua chamada. Avalia como urgente parece que a chamada: O chamador parece precisar de algo para participar nas próximas duas horas ou apenas na próxima semana? Se for uma chamada importante do negócio, você tem que lidar com o assunto o mais rápido e eficiente quanto possível- para ter certeza de obter a mensagem o mais rápido possível.

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Estou desconfiado de chamadas para recolher informações. Se você não reconhecer o chamador e pede esta informação sobre si ou outras pessoas, tenha cuidado para não revelar muito sobre o funcionamento interno da sua empresa.

• Mesmo se o interlocutor dá-lhe um nome e identifica sua empresa, você deve ser cauteloso a menos que seja um contato confiável. Se você não tiver certeza, colocar a chamada em espera por um minuto e pedir conselhos a um colega: "Temos feito negócios com alguém chamado David Nieto antes? Ele está fazendo um monte de perguntas sobre nossos processos e capacidade e quer ter a certeza que posso confiar nele ".
• Em uma situação de negócio, dizer o seguinte: "Desculpe, senhor ou senhora. A política da empresa afirma que não estou autorizado a dar informações. Poderia dar mais detalhes sobre por que ela necessária? ". Em seguida, fazer a sua avaliação a partir daqui.

método 3Atender uma chamada de um número desconhecido

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Considere quem pode chamar. Se você está esperando um telefonema de alguém, seja um conhecido, uma organização ou um potencial empregador, atender o telefone considerar isso. Avalia se a situação requer uma saudação pouco mais ou menos formal, mas erra na formalidade, apenas no caso.

• Neste caso, responder médio educadamente e formalmente. uma simples "Olá?" Ele vai trabalhar. Não há necessidade de identificar imediatamente- se o chamador conhece pessoalmente ou ter o seu nome em uma lista, responda: "Olá, eu posso falar com Carlos?".
• Se a chamada aparece como "desconhecido" ou "trancado"Você não tem que se sentir obrigado a atender o telefone. Responder, se quiser, ou apenas esperar para ver se o chamador deixa uma mensagem de voz. Você pode sempre chamar de volta se ele é importante.

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Preste atenção aos trotes. Se você atender o telefone e chamada torna-se ridículo ou ofensivo rapidamente, ele pode ter sido um trote. Alguns trotes são vulgar e óbvia, enquanto outros tentam enganá-lo em acreditar que esta é uma chamada legitimamente importante. Lidia com trotes como faria com valentões: se você ainda não reagir e jogar piada, único incentivo. No entanto, pode ser útil não desligar e ir junto se que lhe dá uma idéia de quem está ligando. Algumas empresas de telecomunicações em os EUA oferecem um acompanhamento chamada de serviço: se marcas * 69 uma vez que você desligar o telefone, um serviço de mensagem automática vai dar qualquer informação pública sobre o último número que você ligou.

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Cuidado com os operadores de telemarketing. Se atender uma chamada de um número desconhecido e a pessoa do outro lado da linha começa a fazer-lhe perguntas sobre você, você pode tentar obter o seu dinheiro.

• Operadores de telemarketing chamar dezenas de pessoas por dia e muitos deles não estão interessados ​​em que eles vendem. Não se sinta mal por dizer: "Obrigado por chamar, mas eu não estou interessado. Tenha um bom dia!". Em seguida, desliga. Não desperdice seu tempo ou a deles.
• Se você não quiser receber chamadas dessa empresa particular, pedir ao operador de telemarketing para colocar o seu número na sua lista "não chame". Muitas empresas vão cumprir com o seu pedido e não vai incomodá-lo mais.
• Se você está interessado em o que vende o operador de telemarketing, não hesite em ficar on-line e ouvir o discurso. Eles observam que, quanto mais você estiver na linha, quanto mais você tenta vender coisas!
• Se você perguntar sobre você ou outro membro da família, pergunte seu nome e organização antes de dizer-lhes algo, a última coisa que você quer fazer é dar muita informação para operadores de telemarketing! Se eles estão reservados ou não dizer-lhe quem são, lembre-se você não tem nenhuma obrigação de continuar a falar com eles.

dicas

• "Olá?" É o que você deve apelar. é quase sempre responder direito "Olá?", Se o chamador é seu amigo, amado, mãe, supervisor, chefe de polícia de sua localidade ou um completo estranho.
• Caller ID é muito útil. Se você pode saber quem está ligando antes de responder, você estará muito mais preparado para a chamada.
• Em geral, "O quê?" ou "Sim?" Não é uma forma atraente para atender o telefone, mesmo se você não gosta da outra pessoa ou se você estiver em um mau humor. Ele oferece o melhor de você quando você atender o telefone.

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