Como para facilitar uma reunião

9 métodos:Criar a agendaEnviar convites para reuniõesOrganizar o local de encontroEle fornece as ferramentas necessárias para a sua reuniãoPrepare um formulário de avaliação ou pesquisaEnviar lembretes sobre a reuniãoComece a reunião na horaManter a reunião sobre o temaResponde a todas as respostas podem

Qualquer pessoa que queira marcar uma reunião para um negócio ou como um conselheiro para o negócio de outra pessoa deve compreender as medidas adequadas para facilitar a reunião. Convide aqueles que irão participar, fornecendo o que todo mundo precisa tirar o máximo proveito da reunião e mantê-lo fluindo são responsabilidades que irão facilitar a reunião. Uma pessoa com as partes interessadas habilidade também irá trabalhar para manter todos os convidados, mantenha as personalidades e política fora do problema enquanto se concentra sobre o tema atual. Este artigo irá explicar como facilitar uma reunião de um grande sucesso.

método 1
Criar a agenda
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Defina o tempo de início e fim do tempo, juntamente com os prazos para cada assunto como uma cortesia para aqueles que irão participar da reunião.
  • 2
    Pergunte às pessoas na sua organização, ou a pessoa que solicitou uma reunião para as questões que precisam ser incluídos na reunião, incluindo uma breve descrição do tema.
    • método 2
    Enviar convites para reuniões
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    E-mail é a maneira mais fácil para convidar as pessoas, especialmente se eles usam o mesmo software de calendário.
  • 2
    Ele inclui prazo reserva. Isso permite que você tenha a quantidade adequada de material para todos os participantes, sem ter que estar em execução no dia do encontro para reunir material extra.
    • método 3
    Organizar o local de encontro
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    O plano do site deve ajudar a reunião a fluir do jeito que você precisar dele. Se a reunião for em um lugar alugado como um quarto de hotel ou outro local que é comumente usado em reuniões, os funcionários do local deve saber sobre as opções para acomodar o lugar.
    • Quanto a uma leitura - cadeiras em uma fileira. Ele estabelece o orador como o foco principal e funciona bem quando o objetivo principal é fornecer informações.
    • Como teatro - uma mesa do outro lado da sala. Isto permite a um painel de oradores ou peritos enfrentados com as pessoas sentadas em fileiras.
    • Como em sala de aula - mesas em frente das fileiras de cadeiras para os hóspedes podem tomar notas, enquanto o alto-falante ainda é o foco da reunião.
    • Rodadas de escolher se você quer os participantes a trabalhar em equipes ou quer promover o intercâmbio entre grupos de participantes.
    • Em forma de U - para reuniões de onde você quer os participantes a visualizar e interagir quando necessário.
    • cadeiras de lugar em um círculo com o alto-falante no meio de reuniões que estão abertos e onde eles devem participar.
    método 4
    Ele fornece as ferramentas necessárias para a sua reunião
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    Um facilitador bem preparada fornece todas as canetas, cadernos, livros, manuais e outros materiais que possam necessitar para a reunião.
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    Criar um lugar para perguntas, seja na frente de uma placa onde os visitantes podem escrever suas perguntas, ou em um local especificado na sala onde os visitantes podem postar suas perguntas sobre post-its. Isso fará com que a reunião fluir melhor, permitindo que os seus participantes resolveram horários específicos das questões de reuniões.
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    Ele fornece os participantes com bebidas e lanches (para reuniões mais longas) ou jarros de água ou garrafas de água e doces em cada mesa (para reuniões de curta duração).
    • método 5
    Prepare um formulário de avaliação ou pesquisa
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    Você pode entregar ou uma pesquisa em sua reunião, ou contar os participantes que irão comandar uma pesquisa de correio um ou dois dias após a reunião.


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    Inquéritos ou formulários de avaliação irá dar feedback para ver como ele foi recebido sua reunião.
    • método 6
    Enviar lembretes sobre a reunião
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    Estes devem ser entregues um ou dois dias antes do prazo para a reserva.
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    Chamadas para qualquer mudança de planos especificando ele irá enviar um e-mail.
    • método 7
    Comece a reunião na hora

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    Qualquer um que chega tarde pode pegar atual just é rude com aqueles que chegaram cedo ter que esperar para os retardatários.
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    Fazer alguns anúncios no início da reunião sobre as quebras de informação e almoço, a localização das casas de banho, e uma explicação de como fazer perguntas.
    • método 8
    Manter a reunião sobre o tema
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    O trabalho do facilitador é manter todos os convidados e palestrantes sobre o assunto.
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    Respeitar as horas de descanso e alimentação.
    • método 9
    Responde a todas as respostas podem
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    Tome as perguntas que fazem você. Ele permite que todos tenham tempo para fazer suas perguntas.
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    Ser acessível aos participantes e ficar um tempo após a reunião para aqueles que não queria dizer a suas perguntas na frente de todo o grupo.
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    Lembre seus clientes que precisam para concluir os inquéritos e agradecer-lhes para ir.
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