Como conduzir uma reunião eficaz

reuniões produtivas, valiosos e agradáveis ​​exigem um objetivo, o diálogo aberto e um líder forte. Aqui estamos a fazer as suas reuniões são importantes.

passos

1

Faça cada montante reunião, ou não fazer qualquer reunião. Decidir se uma reunião é necessária e convida apenas as pessoas necessárias. enormes quantidades de tempo valioso só se perde porque os gerentes pensam que o próprio tempo de cara é importante ou porque eles estão acostumados a uma rotina particular. Os e-mails são geralmente importante para dar a sua equipe um relatório de atualização ou status. Mas se você precisa de feedback instantâneo de todos os participantes, em seguida, um e-mail não será tão eficaz como um encontro cara a cara.

2

Ele define as metas e agenda distribuída antes. Criar uma estrutura para a sua placa. Basta definir um resultado ideal normalmente inspira participantes e torna as reuniões mais produtivas. No final, o que é uma característica que destaca todos juntos deve ter: um objetivo. Antes do início da reunião, certifique-se que todos entendam os objetivos que fazem uma agenda.

3

Seja mestre de sua reunião, colocado no comando e manter a placa em movimento. Bons placas são um produto de boa liderança. Ponte no comando e deixa claro que pretende manter a conversa oportuna, relevante e útil. Mostre-lhe seus colegas que você respeitar o seu tempo certificando-se de que não há qualquer visível para todos relógio. Ficar sobre o assunto é a chave para manter uma programação. Se a conversa sai da pista, reorienta o grupo, dizendo algo como: "Interessante, mas acho que estamos a fazer progressos em nossos objetivos com isso.



4

Obter as informações que você precisa construtiva de todos os presentes. Desde o ponto de encontro é uma comunicação de duas vias é fundamental para obter informação honesta de todos. É da responsabilidade do líder da reunião para fazer com que todos sejam ouvidas. Para criar um consenso ou chegar a uma decisão em grupo impede que seus opinião- revelar-se demasiado fácil para um líder para suprimir uma discussão se todo mundo assume que o resultado já está determinado. Evite a tentação de descartar pensamentos imediatamente - mesmo se eles são terríveis.

5

Fechado com um plano de acção, para tentar garantir que todos deixa saber o que o próximo passo. Também termina a bordo perguntando a todos se eles pensam que a reunião foi útil e se não, para fazer melhor da próxima vez. Seguir-se em sua própria análise que pode ser feito para melhorar suas técnicas para a reunião eficaz.

6

Fique a par do andamento das coisas que foram decididas na reunião. Também manter o grupo informado sobre a evolução. Isso vai ajudar a organizar a próxima reunião de forma mais eficaz.

7

Certifique-se de sua placa não aconteceu isoladamente deixar as pessoas certas sei o que foi decidido e que acontece em seguida. É fácil deixar a sala de reuniões, retornar ao seu ambiente de trabalho e imediatamente esquecer cada mudança, decisões e nova ideia que o seu grupo concordou. Certifique-se de que você tem um sistema para manter-se com o que foi decidido e atribuições todos concordaram em tomar, para que você possa acompanhar e manter as coisas em movimento, mesmo se você não enviar acta completa da reunião.

dicas

  • Prepare a sua placa, que geralmente é esquecido por muitos.
  • Deixe todos os participantes dar feedback sem se sentir constrangido ou ofendido.
  • Uma excelente ferramenta para bordo eficaz é usar OARR: Objectivos, Agenda, papéis e responsabilidades. Em primeiro lugar, a sua placa deve ter um objetivo. Se você tiver uma placa apenas para distribuir a informação, as pessoas não perca seu tempo com uma placa. Enviar um e-mail informativo. O objectivo deve ser um componente ativo e, se possível, um produto a ser mostrado: `determinar as metas trimestrais para a equipe ". A agenda é uma lista de tópicos que irá ajudá-los a alcançar esse objetivo, com um limite de tempo para mantê-los no tom certo. Por exemplo, `1.Revisar o estatuto de metas trimestrais passados ​​(15 minutos), 2.Mesa rodada para sugerir metas (20 minutos), 3.Escoger as 5 melhores golos (10 minutos), etc. Para papéis e responsabilidades, determina quem vai liderar a reunião, que vai tomar notas, que irá atribuir ações ou tarefas resultantes da articulação.
  • Certifique-se de iniciar e terminar a reunião na hora.

avisos

  • Os líderes precisam saber não apenas como se dar bem com a placa, mas quando não chamar a.
  • Sete razões pelas quais uma reunião deve ser cancelados ou remarcados:
  • Um membro chave pode não alcançar. Reprogramar a placa é uma dor de cabeça, mas é pior para reunir todos e não ser capaz de realizar o trabalho planejado. Se precisar de informações a partir de um membro chave, reprograma a reunião.
  • Se a agenda não tenha sido distribuído em tempo útil. As pessoas precisam de tempo para se preparar para a reunião, fazer sugestões e alterações à ordem do dia e fazer algum sentido de quanto tempo vai ser atribuído a cada ponto nele. Eles devem receber a ordem do dia, pelo menos, três dias antes.
  • O objetivo da reunião é clara. Quando uma placa é simplesmente informativo, os participantes sentem que é injusto para fazê-los perder o seu tempo. Deixe claro o que eles têm para alcançar, por que, como e quando.
  • O trabalho pode ser mais rápido ou melhor, em outro formato (por exemplo, por e-mail ou telefone). Não faça uma reunião a menos que seja a única e melhor maneira de fazer o trabalho.
  • O material de leitura não tenha sido distribuído com antecedência. material de leitura deve ser feita no momento de cada pessoa, e não o tempo de grupo.
  • O único espaço disponível para a placa não atender às necessidades tecnológicas do grupo. Se o material não pode ser convincentemente presente ou da melhor maneira, espere até que possível.
  • Uma descoberta recente evento ou fez o gol do conselho, de forma irreversível.
  • Os líderes devem saber não apenas como conduzir uma boa reunião também deve saber quando não realizar.

    • Coisas que você precisa

    • Atualizações. Se o fluxo de informações é unidirecional, envie um e-mail ou pedir para apresentar um relatório.
    • Agenda e objetivos.
    • A pessoa encarregada de tempo - garante que o início bordo e fim no tempo, lembra o facilitador quando a agenda está passando o tempo que eles têm permitido.
    • Pessoa tomando notas - observa o que se diz e distribui minutos, quando necessário.
    • Prompter - anote as ideias sobre a bordo durante o brainstorming, ele garante que todas as idéias são direcionados, som ou não prometendo à primeira vista.

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