Como presidir uma reunião

3 partes:Prepare-se para embarcarEle atua como o presidente do conselhoEfetivamente dirige a bordo

trabalho do negócio, especialmente no ambiente de escritório exige um grau de colaboração. Por exemplo, as decisões importantes muitas vezes exigem mais do que a perspectiva de uma pessoa e o importante trabalho muitas vezes exige a perícia de várias pessoas para ser concluído. As reuniões são uma maneira de estruturar e organizar a colaboração, mas sem um senso de propósito ou controle, pode tornar-se muito tempo e ineficiente facilmente. Se você sabe como planejar, preparar e conduzir uma reunião que presidirás pode alcançar reunião eficaz e evitar desperdiçá-lo.

parte 1Prepare-se para embarcar

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Debateu sobre a próxima reunião com os participantes. Quando você ouvir que um dirigirás reunião é aconselhável que, antes de tudo, você gastar um pouco de tempo a falar com aqueles que assistem, especialmente com pessoas idosas ou importantes. Pergunte se há algo específico que você deseja discutir na reunião. Ele toma nota das suas respostas e usá-los como um guia quando você elaborar a agenda.

  • Ele considera que pedir aos participantes o que eles gostariam de discutir é uma abordagem inteligente, não só porque vai facilitar o desenvolvimento da agenda, mas também porque o processo envolve a placa antes de ter começado. As pessoas estão mais propensos a assistir às reuniões e prestar atenção durante lhes se eles sabem as questões que são importantes para ser tocado.

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Escreve e distribui a agenda. A agenda da reunião pode ser uma ferramenta valiosa não só para que presidirá, mas também para aqueles que o frequentam. Tenha em mente que as agendas contêm informações valiosas sobre a reunião, como quando ele vai ser, onde ser e quem vai participar. Mais importante, ele também descreve todas as questões a serem discutidas, permitindo que todos possam acelerar. Enviar a agenda com antecedência e ter em mente que o mais importante do tabuleiro antes deve enviar.

  • Ele considera que uma das coisas que você deve definitivamente contêm a sua agenda é o limite de tempo para tratar cada uma das questões a serem discutidas. Desenvolver um programa aproximada com antecedência irá ajudá-lo a torná-lo mais fácil de manter a reunião no caminho certo. Embora alguns dos temas de seu livro exigem mais tempo e outros menos, um programa fará com que seja mais fácil para você acompanhar estas questões e ajudá-lo a ajustar os tempos de conformidade.

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Investiga os assuntos a serem discutidos e reuniões anteriores em que foram tratados. Os participantes da reunião pode não estar ciente de todas as questões que pretende discutir-alguns podem não ter participado em reuniões anteriores, enquanto outros podem simplesmente ter esquecido toda ou parte da informação. Como presidente do conselho, será uma boa idéia para conhecer a história da discussão até agora. Tente conversar com pessoas que participaram anterior para descobrir se há um problema significativo sem concluir que você pode retomar suas reuniões de conselho importantes. Você também pode querer pedir as actas das reuniões passadas o registrador oficial, para ajudar você a fazer o seu planejamento.

  • As actas das reuniões anteriores pode ser um recurso importante quando você presidas um. Os minutos resumir as discussões e decisões que tiveram lugar, isso vai ajudá-lo relativamente rápido e fácil para completar a tarefa. Você também pode querer distribuir as actas de uma reunião anterior com a importante agenda que vai assistir o seu.

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Pede antecipadamente o espaço em que a reunião será realizada. O dia da reunião quer ter a certeza de que o quarto ou lugar onde você ir para recolher é limpo, apresentável e pronto para acomodar os participantes. Você quer ter certeza de que todos os componentes tecnológicas da junta (tais como apresentações, projetores, telas, etc.) funcionem adequadamente e estão prontos para uso, considere que os problemas técnicos podem consumir tempo valioso e perturbar a reunião.

  • Se você usar um PowerPont apresentação eletrônica, por exemplo, levar alguns momentos para se familiarizar com o controle remoto ou os controles que você irá usar para alterar as transparências. Você não quer desperdiçar controles malabarismo tempo quando as questões importantes são discutidos.

parte 2Ele atua como o presidente do conselho



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As chamadas para ordenar a bordo. Quando é, pelo menos, o mais importante programado para começar a reunião e todos os participantes, ou estão presentes, obter assistência cuidado. Introduzir-se como presidente do conselho e explica o seu propósito. Estabelece o período de tempo que vai para a placa e relata todo o tempo que você pretende terminar, poderia ser um pouco mais cedo ou um pouco mais tarde, mas para divulgar seu limite de tempo desde o início vai ajudar manter tudo sob controle. Se alguns dos participantes não conhecem uns aos outros, demorar alguns minutos para passar a lista e introduzir assistentes importantes.

  • Tenha em mente que algumas empresas e organizações têm procedimentos rigorosos e regulado para iniciar e conduzir uma reunião. Por exemplo, a American Federation of State, County, e Funcionários Municipais (AFSCME), nos Estados Unidos, utiliza um sistema conhecido como Regras de Ordem de Robert, que inclui chamada à ordem do conselho de bater um martelo e regras muito específicas para a apresentação e aprovar moções.

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Resume os destaques de reuniões anteriores. No início de reuniões que são parte de um projeto longo e brevemente em curso você quer informar todos os participantes sobre o status do projeto até agora com um rápido resumo dos factos e as decisões pertinentes das reuniões anteriores. Ele considera que pode ser que nem todos os participantes sabem tanto quanto você dos temas a ser discutido, para que todos pudessem rapidamente atualizar ajudar muito a placa é eficiente e eficaz.

  • Em vez de resumir as reuniões anteriores mesmo, talvez você prefira o tipo de oficial ou o registrador ler a ata da mesma para dar o resumo um ar de formalidade.
  • Você pode também considerar ler correspondência ou importantes comunicações que tiveram lugar desde a reunião anterior.
  • Tenha em mente que se você espalhar cópias das atas e participantes correspondência normalmente não é necessário ler o material em voz alta.

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Ela permite que os participantes importantes para reportar o estado da situação. Então, os que têm informações relevantes sobre o assunto comunicado à montagem de eventos novos ou recentes que ocorreram desde a última reunião. Os eventos que podem ser tratados neste momento poderia ser de praticamente qualquer tipo, por exemplo, novos problemas que a empresa ou organização, mudanças de pessoal, desenvolvimento de projetos e mudanças na estratégia enfrenta. Os participantes da reunião também querem saber os resultados das medidas específicas foram tomadas como resultado das decisões do conselho anterior.

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Apresenta todos os negócios inacabados. Se houve problemas na última reunião e que não tenham sido resolvidas ou decisões não foram feitas, fazer um esforço para discutir estas questões antes de avançar para novos desafios. Ele considera que quanto mais tempo você ficar sem os velhos problemas são resolvidos, os participantes querem menos responsabilidade por eles, de modo a tentar identificar e resolver todas as questões pendentes durante a reunião. Em geral, as questões que ainda estavam pendentes, tal como especificamente indicado "indeciso" ou "agendada para discussão futura" nas actas das reuniões anteriores.

  • Dependendo da cultura e as regras de seu local de trabalho, sua empresa ou organização pode ter procedimentos específicos para a tomada de decisões, por exemplo, os participantes da reunião pode ter que chegar a um consenso da maioria, ou talvez ser confiada à incumbida de tomar todas as decisões para um seleto grupo de altos funcionários.
  • Tenha em mente que algumas coisas são demasiado grande para ser concluída entre uma reunião e outra. Portanto, nem todos os casos será necessário parar os detalhes de projetos de longo prazo que ainda não estão concluídos. Porém, é necessário decisões ou projectos que as acções imediatas a serem tomadas são discutidos.

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Fala sobre o novo negócio. Em seguida, ele fala sobre os problemas, preocupações e questões novo é necessário discutir. Tenha em mente que estas questões devem surgir naturalmente progredir ou eventos que ocorreram entre o anterior eo presente juntos. Tentar obter decisões concretas e definitivas participantes, consideram que os assuntos mais deixar sem decidir, mais você vai ter que lidar com na próxima reunião.

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Resume as conclusões do conselho. Quando você tocou todos os casos passados ​​e presentes, ter um momento para resumir as conclusões da reunião para todos os participantes. Relaciona os resultados de todas as decisões tomadas e, se necessário, descreve ações específicas que são esperados para levar os participantes antes da próxima reunião.

  • Esta etapa é crucial, uma vez que será a sua última chance para se certificar de que todos saíssem do encontro saber exatamente em que estágio estão os projetos eo que se espera deles.

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Terminar lançando as bases para a próxima reunião. Finalmente, você dizer a todos o que esperar para a próxima reunião e, se já começou a planejar-lo, deixá-los saber quando e onde terá lugar. Isso ajuda os participantes sentem que não há continuidade entre uma decisão ou projeto importante para o próximo e também lhes dá um prazo para avançar ou concluir as tarefas atribuídas a eles.

  • Por favor note que não necessariamente você tem para planejar outra reunião, se todos esses casos passados ​​e presentes são tratados. No entanto, se houver um número suficiente negócios inacabados para garantir o seu futuro discussão, ou se você esperar para ver como certos projetos são desenvolvidos, provavelmente uma boa idéia para planejar uma futura reunião.

parte 3Efetivamente dirige a bordo

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Orientar a discussão, mas não o mestre. Uma de suas responsabilidades como presidente do conselho é manter a discussão ativa e focada sobre o assunto. sua tarefa não É a avaliar cada item que é tocado, ou manter fixa em um programa de discussão exata. Tem alguma flexibilidade. Permite que outros participantes possam falar livremente e deixar emergir novos tópicos para discussão, mesmo que não está na agenda. Você pode achar que você tem que terminar ou sutilmente alterar certos tópicos de conversa, a fim de manter o debate centrou-se, mas não sinto que você deve controlar todos os aspectos do conselho. Afinal de contas, é um processo colaborativo.

  • Como você progride a bordo, assistir a sua agenda. Se você ver que você está ficando para trás, você pode ter que ignorar determinados tópicos de discussão ou programá-los para mais tarde, no interesse de tempo. Não temo se as matérias eles são Eles discutiram são muito importantes.

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Incentiva todos os participantes a participar. Como presidente do conselho, sua tarefa é assegurar uma discussão aberta e produtiva. Se você notar que alguns participantes que podem ter conhecimentos relevantes sobre as questões que estão a ser abordados não aberto com o grupo, incentivá-los a falar. Não é necessário que desafiam falar ou mencionar diretamente, dizendo algo similar a "Penso que a experiência da Sra Smith pode achar que é útil a este tópico" É uma ótima maneira de garantir que os membros menos ativos do conselho participar.

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Certifique-se de que todos entendem o tema a ser discutido. Pode ser difícil de lembrar que nem todos os participantes da reunião têm a mesma quantidade de experiência e conhecimento sobre as questões que serão discutidas. A fim de garantir que todos os participantes possam investir seu tempo com sabedoria, você pode querer dar a oportunidade de resumir os problemas ou questões complicadas quando estão a ser tratada. Os participantes com menos conhecimento certamente apreciar.

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Não ignore as perguntas difíceis ou desconfortáveis. Se um presidente competente não manter tudo sob controle, as articulações podem tornar-se surpreendentemente improdutivo. Faça o seu melhor para garantir que todas as questões importantes são tratadas plano para discutir. Não deixe que os participantes de culpa são atribuídos uns aos outros ou oferecer desculpas vagas para explicar os problemas não foram resolvidos. Tente perguntar e obter respostas para questões que ninguém quer falar. Embora esta não será necessariamente o que querem todos os participantes, este tipo de perguntas incômodas são precisamente o que é necessário para responder ao conselho tão eficaz quanto possível.

  • Certifique-se de que as decisões importantes ser registados, se você tem um registro oficial ou um editor minutos, atribuir-lhes essa tarefa. Se você estiver indo para enfrentar a difícil tarefa de formular perguntas, você pode querer certificar-se de que as respostas que você obtém estão bem documentados.

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Cuide de tempo. Há uma razão pela qual as reuniões têm uma reputação tão ruim, muitos pensam que são um desperdício de tempo. Para evitar que o seu conselho é muito prolongado, usar seu poder como presidente para acelerar as discussões mesmas. Medo não programar certos assuntos ou conversas sem importância para uma data posterior, se o conselho parece demorar mais do que o esperado. Esteja preparado e pronto para ajustar rapidamente o seu programa para se certificar de nenhum dos seus convidados demore.

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