3 maneiras de escrever as actas das reuniões corporativas

3 Métodos:

Conteúdo

Dicas
Avisos
Coisas que você precisa

Preparação para a reunião Durante a reunião Após a reunião

Se você agir como secretário de um diretório ou a gerir um pequeno negócio, você pode precisar de tomar nota das actas das reuniões corporativas. Esta é uma tarefa muito importante, porque é uma exigência legal (especialmente em organizações sem fins lucrativos) e também os registros fazem parte dos registros oficiais da empresa e refletem sua história. Estes podem ser escritos facilmente seguindo alguns passos simples e respeitando um formato e protocolo específico.

método 1

Preparação para a reunião

Enviar um aviso que inclui a data, hora, local e objetivo da reunião com bastante antecedência (várias semanas) para todas as pessoas que são esperadas para assistir.

Prepare uma pasta para cada membro do conselho, incluindo a citação, a ata da reunião anterior, a lista de membros do conselho com suas informações de contato e documentos, tais como relatórios de orçamento e resoluções. Se houver informações confidenciais, submetê-lo quando o assunto é tratado como funcionários (em certos casos) e visitas deixaram o quarto.

Certifique-se de ter em mãos as informações de material de gravação com o qual você se sente mais confortável: um notebook, uma pasta ou pasta, um laptop ou um gravador.

O dia da reunião, certifique-se todos os participantes têm com o que tomar notas, as suas credenciais (se necessário) e refrescos.

método 2

Durante a reunião

Registra as seguintes informações:

Nome da organização e tipo de reunião
A data citada reunião, se houve citação
A data e local onde a reunião teve lugar
A hora de início da reunião

Regista o propósito da capelas por exemplo: placa trimestral reunião ou eleição anual dos membros do conselho.

Lista as seguintes informações:

Os membros do conselho, diretores e funcionários presentes e as suas posições

pessoas desaparecidas

convidados, que organização a que pertencem e a razão para a sua presença

O nome eo cargo da pessoa que preside a reunião

O nome da pessoa que toma a ata da reunião

Observa a assistência necessária para um quorum e se houvesse.

Registra a votação sobre a aceitação, revisão ou rejeição da ata da reunião anterior.

revisões registro para o registro anterior.

Ele apresenta as ações decorrentes de acordos reuniões anteriores e registra a discussão, votação ou resultado.

Notas novos escrutínios, como a eleição de diretores e o número de votos a favor e contra e as abstenções. Exceto no caso de abstenção, não é necessário registrar os nomes das pessoas ou como eles votaram. Introduza um motivo para a abstenção e se a pessoa deixou a reunião durante a votação.

Lista os itens da ordem do dia e deixa espaço para gravar anotações.

Notas sobre a discussão dos pontos da ordem e quem disse o quê.

Lista as ações a serem tomadas que foram discutidos e os nomes dos responsáveis pela sua execução antes da próxima reunião.

Grave qualquer outro tópico de discussão que não está na ordem do dia, que propôs e o resultado.

Grave o resultado de qualquer resolução que foi submetido para revisão, atualização ou foi submetida a votação. A mesma decisão formal constituem um documento separado.

Digite a data ea hora da próxima reunião.

Registros que a reunião foi celebrado por maioria ou unanimidade e registrar o tempo de paragem.

método 3

Após a reunião

Com entusiasmo, escreve muito cheio minutos.

Enfatiza em negrito qualquer votação, ações a serem tomadas e / ou deliberações da assembleia.

Prontamente distribui minutos entre todos os participantes para avaliação e feedback. Se nenhuma revisão não é sugerido, que formaliza os registros, imprimi-los e arquivá-los em uma empresa de pasta ou pasta. Ele distribui os atos finais entre os participantes e também entre aqueles que estavam ausentes.

dicas

Se algo não está claro, não se esqueça de pedir ao tempo para que a discussão é registrado corretamente. Não espere para escrever o projecto de acta de esclarecimento.
Decisões e votações devem ser parte da actas- no entanto, você deve manter uma cópia em um seguro, separado do dano que pode ocorrer pelo fogo, água ou outra pasta fatores. Também nesta pasta deve ser armazenado de cópias digitais.
Não tente gravar literalmente cada intervenção durante o capelas fazer um padrão e escrever uma versão que inclui aspectos fundamentais do que foi dito. Ao escrever os minutos completos, você pode adicionar aspectos importantes da discussão.
Talvez os atos constitutivos são de uma época anterior da comunicação digital. Esta situação é rara, mas que depende da data em que eles foram escritos e se eles foram revistos ao longo dos anos. Certifique-se de verificar os endereços de e-mail e sugere uma alteração dos actos constitutivos se eles contêm informações atualizadas de contato.

avisos

Tenha cuidado quando você envia o projecto de acta aos participantes para avaliação porque alguns podem aproveitar esta oportunidade para mudar o que ele disse. Certifique-se de que as revisões dos minutos todo o grupo ocorrem quando eles estão prontos para que não há lugar a distorções ou mal-entendidos.