Como escrever uma agenda para uma reunião

2 partes:

Escrever uma agendaA melhor prática para usar uma agenda

A bem organizada precisa de uma agenda de reuniões bem escrito. Não deixe que a sua reunião torna-se esforços ineficiente e excessivamente longo em que muitas reuniões parecem terminar. Para manter uma agenda detalhada ainda tempo flexível você pode manter uma simplificada e focada reunião, certificando-se de cumprir todos os objectivos enunciados no menor espaço de tempo possível. Se você quer escrever sua própria agenda, você usa um modelo ou fazer mais do que você já tem, Ele lê os passos abaixo para saber como fazê-lo corretamente!

parte 1
Escrever uma agenda

Criar uma agenda a partir do zero

1
Começa a dar um título à sua agenda. Desde a mais bela literatura à folha de cálculo mais maçante, quase todos os importantes documentos precisa de um título e agendas para as reuniões não são excepção. Você coloca o título deve dizer ao leitor duas coisas: em primeiro lugar, que é uma agenda e, em segundo lugar, o tema que abordará a reunião. Quando você tiver tomado uma decisão, coloque o título na parte superior do documento em branco. Ele não precisa ser algo florido ou complicado, uma vez que no contexto de negócios, títulos simples e diretas são geralmente a melhor.
  • Resista à tentação de usar grandes tipos ostensivas de fontes ou título. Na maioria dos casos, é melhor usar uma fonte simples e graves, como Times New Roman ou Calibri e fazer o título tem o mesmo tamanho que o resto do texto no documento (ou ligeiramente maior). Lembre-se que o objectivo do título é informar os leitores o que eles vêem, não necessariamente entreter ou distrair-los.
  • 2
    Ele inclui informações sobre "Quem?""Onde?"E"Quando?"No cabeçalho. De um lado, depois do título, as agendas para reuniões geralmente têm um cabeçalho que pode variar em detalhes, dependendo do nível de formalidade que incentiva o seu local de trabalho. Tipicamente, este cabeçalho está localizado a uma linha abaixo do título. Normalmente informação objectiva e breve sobre a reunião não está relacionado com o tema em discussão é incluído aqui. Este destina-se a informar as pessoas que não estão na reunião quando e onde ela ocorreu, e que estavam presentes. Abaixo ele mencionou algumas das coisas que você poderia incluem-qualquer informação que você escolher, certifique-se de rotular claramente todos os detalhes (colocar no rótulo de texto em negrito funciona muito bem neste caso):
  • Data e hora. Você pode agrupá-las ou dar a cada um a sua própria secção separada.
  • Lugar. Se sua empresa tem várias ramificações, você pode querer escrever o endereço. Se você tiver apenas um lugar, talvez você deve escrever o nome da sala onde a reunião (por exemplo, Sala de Conferência # 3) será realizada.
  • Assistentes. Normalmente posições profissionais são opcionais.
  • caracteres especiais estarão presentes. Poderia ser convidados especiais, alto-falantes ou líderes.
  • 3
    Escreva uma breve declaração factual. Reuniões não têm uma finalidade claramente definida corre o risco de perder tempo precioso enquanto os participantes decidir a questão de quem vai falar. Ir uma linha depois de escrever o cabeçalho e usa um texto em negrito ou sublinhado a rotular a seção dos objetivos com um título como "Target" ou "Propósito", seguido por um cólon ou uma quebra de linha. Então, em alguns, frases diretas e concisas, descrever os elementos de discussão da reunião. Nesta parte você pode escrever de 1 a 4 sentenças.
  • Por exemplo, se queremos escrever uma declaração de missão para uma reunião que tocar no assunto de um orçamento, podemos dizer o seguinte: "objetivo: definir metas para o orçamento-chave no ano fiscal de 2014 para 2015 e discutir medidas para reduzir custos a longo prazo. Além disso, o diretor da empresa irá apresentar os resultados de um estudo recente da competitividade ".
  • Se você já escreveu um texto em um contexto científico, pense na declaração de missão como um sommelier ou um sumário executivo da reunião. Basicamente, você diz mais ou menos o que você pretende discutir na reunião, sem dar mais detalhes.
  • 4
    Escreva um programa para os principais pontos da reunião. Os programas de ajudar a combater o defeito comum que têm reuniões de negócios é estender por muito tempo. Ir uma linha depois de escrever a declaração de missão, colocadas em negrito ou sublinhado o título do programa e, em seguida, começa a criar as entradas (que devem corresponder aos principais questões a serem discutidas). Para facilitar a leitura, dar a cada entrada de sua própria linha.
  • Rotular cada entrada com o tempo em que você pretende iniciá-lo e terminar ou a quantidade de tempo que você pretende gastar em cada. Escolha um dos dois sistemas e ser consistente, como misturar ambos vão olhar profissional.
  • Em outras palavras, você deve marcar cada entrada ou com o início eo fim do qual você gostaria que o toque emissão ou simplesmente especificar a quantidade de tempo que levará para discutir o assunto. Por exemplo, uma amostra poderiam ser introduzidos como "02:00 - 02:05: Apresentações e apoio à decisão " ou "5 min: Apresentações e apoio à decisão ". No entanto, ele evita sistemas de rotulagem usar ambos simultaneamente.
  • 5
    Aloca tempo para convidados especiais. Se vai haver alguns convidados especiais, você vai querer passar algum tempo atender a essas pessoas. Atribuir a cada hóspede uma única entrada, mesmo se você tiver mais de um tópico de discussão. Desta forma, todos podem organizar os seus assuntos como entenderem.
  • Para evitar conflitos embaraçosos com o programa, entre em contato com os convidados com antecedência para determinar quanto tempo cada um precisa desempenhar o seu tópico de discussão.
  • 6


    Ele fornece adicional no final da reunião para perguntas e respostas. Durante este tempo, as pessoas podem pedir esclarecimentos a respeito de um assunto confuso, dar suas próprias opiniões, sugerir temas para futuras reuniões e fazer outros comentários. Você pode destacar este tempo para perguntas e respostas para incluí-lo na rodada final do programa ou simplesmente para falar depois de tratar o final da reunião.
  • Se, no final da reunião, ninguém tem quaisquer perguntas ou comentários adicionais, você pode terminá-lo antes do tempo. Muitos dos participantes será grato por isso!
  • 7
    Eles também podem fornecer um esboço dos tópicos para discussão. Geralmente, o programa é a "carne" da ordem do dia da reunião (a parte que as pessoas vão estar olhando para orientar a discussão). No entanto, embora não seja essencial para chegar a este ponto, fornecer esquema de temática adicional dos principais pontos podem ser úteis para os participantes confusos. Um resumo vai permitir que os participantes têm um lembrete da organização das ideias apresentadas no encontro, que ajuda as pessoas que estão lutando para manter-se com cada assunto tocado. A seguir, um exemplo do tipo de organização é mostrado para um esquema de temática você provavelmente vai querer usar (se você quiser saber mais, leia o artigo Como fazer um esquema temática):
  • I. rubricas orçamentais de alta prioridade
  • viajar A. Orçamento para funcionários
    B. Taxas de concessões
  • i. Negociação, um melhor negócio?
  • despesas C. entretenimento
    II. Medidas para melhorar os ganhos
    • A. Acordos de serviços alternativos
    • i. Apresentação de opções para os clientes
      II. solicitar comentários
    tecnologia móvel B. Reinvestment
    ...etc.
  • 8
    Confira a programação para erros antes de distribuí-lo. Uma vez que alguns assistentes poderia basear-se fielmente a agenda para a reunião, é uma ideia muito sensata para avaliar se há erros antes de entregá-lo. Este não é apenas um ato de cortesia para o público, mas também reflete positivamente a sua atenção aos detalhes e valor que você tem para a sua posição.
  • Além disso, certifique-se que não há erros em seu livro de endereços pode economizar tempo e prestígio, como eles gastam tempo a explicar uma agenda cheia de erros pode desviar o assunto da reunião, além de ser embaraçoso para você, especialmente se há pessoas importantes presentes.
  • Usando um modelo para uma agenda

    1. 1


      Use um modelo padrão de um processador de texto. Muitos processadores de texto como o Microsoft Office, Pages para Mac, etc., têm modelos predefinidos para uma variedade de documentos pessoais e profissionais que podem incluir a agenda das reuniões. Esses modelos agilizar e facilitar grandemente a apresentação de um documento de aparência profissional. Normalmente, estes tipos de modelos são pré-organizados em seções lógicas com uma disposição agradável à vista, então tudo que você precisa fazer é inserir as informações relevantes nos espaços corretos e pronto!
    2. Enquanto todos os processadores são ligeiramente diferentes, a maioria dos quais têm a capacidade de usar modelos permitem que você navegue-los usando a barra de menu localizado na parte superior da janela do programa.
    3. Se o seu processador de texto pode usar modelos, mas não têm adequadas para cumprir agendas, você pode baixar mais no site do criador do programa. Por exemplo, Microsoft Word modelos estão disponíveis em office.microsoft.com, enquanto Pages para Mac pode ser alcançado na Apple App Store.
    4. 2
      Você também pode baixar um modelo em uma fonte de terceiros. Se o seu processador de texto não inclui qualquer modelo para agendas e não pode obtê-los em seu site, não se preocupe porque há toneladas de modelos gratuitos que você pode obter na Internet. Use o mecanismo de busca de sua escolha para realizar uma pesquisa simples como "modelo de agenda de reuniões" e você vai encontrar dezenas de resultados relevantes. No entanto, uma vez que nem todos estes resultados vêm de uma fonte oficial e respeitável, é importante escolher um bom modelo. Aqui estão alguns sites de terceiros que você pode visitar:
    5. Salve modelos do Word: Este site fornece muitos modelos de qualidade profissional para o Microsoft Word.
    6. Palavra modelos em linha: uma outra boa fonte para modelos do Word. Embora esta página oferece apenas algumas opções.
    7. iWorkCommunity: a agenda bom modelo para Pages. No entanto, este modelo é para versões (pré `09) mais antigas do Pages.
    8. A App Store tem vários modelos para Pages. Infelizmente, nem todos estão disponíveis gratuitamente.
    9. 3
      Preencha os espaços em branco no modelo. Depois de encontrar um modelo adequado no seu processador de texto ou ter baixado um de seu gosto, tudo o que você precisa fazer é preenchê-lo com as informações necessárias. A maioria dos modelos têm claramente marcada áreas para que você escreva nomes, horários, temas de discussão, os títulos das secções, etc. Preencha todos os campos relevantes para completar a agenda, então, no final, rever rapidamente se há erros. Tão prático como pode ser, modelos para agendas não estão livres de erros ortográficos e gramaticais entre outros.
    10. Não deixe nenhum campo em branco. Por exemplo, nada parece menos profissional do que ter uma entrada que diz "Faça aqui." Se, por alguma razão, há partes do modelo que você não quer usar, certifique-se de excluí-los em vez de deixá-los em branco.
    11. 4
      Faça pequenas alterações na sua programação que atenda às suas necessidades. Modelos para agendas de reuniões pode ser extremamente prático, mas não há nenhuma razão para que Debas sendo anexado à carta ao estilo e formatar um predesigned. livres de fazer mudanças no conteúdo e estilo do modelo de acordo com a sua preferência para se certificar de sua programação atende aos padrões que você e sua empresa tem estabelecido para a sensação reunião.
    12. Por exemplo, se você gosta do olhar de um modelo específico, mas o seu cabeceamento é tão longo que gera distração, sinta-se livre para apagar as seções supérfluos de lo de acordo com sua preferência, contanto que você fazê-lo de uma forma que não arruinar formato documento ou afetar a aparência da agenda.


    parte 2
    A melhor prática para usar uma agenda
    1
    Programa primeira das questões mais importantes. Ao planejar uma reunião, é geralmente uma boa política colocada no início das questões mais importantes. Isso garante duas coisas importantes. Em primeiro lugar, que todos possam discutir estas questões quando estão em sua capacidade mental plena e menos fadiga no início da reunião. Em segundo lugar, no caso em que a reunião encerrado prematuramente ou alguns assistentes para ser removido antes do final do mesmo, e será discutido as questões mais importantes.
    • As reuniões não vão sempre à forma como pretende. Se algumas questões menores e muito importantes são omitidos no final de uma reunião, você pode resolvê-los em seu próprio país ou agendar outra reunião para outra altura. No entanto, se você não pode resolver as questões mais importantes, a reunião terá falhado para alcançar parte de seu objetivo, que pode ser frustrante e embaraçoso para você. Normalmente, a colocação das questões mais importantes no início do programa irá evitar este problema.
  • 2
    Manter a sua programação programa, mas ser flexível. No planejamento e realização de uma reunião, um dos maiores perigos que devem ter em conta é que a reunião se encontra com o tempo previsto. Normalmente, os funcionários detestar reuniões de longa duração e por uma boa razão, porque eles podem ser extremamente chato e impedi-los de fazer o seu trabalho real. Para garantir que a reunião permanece dentro do programa, você deve verificar o relógio e quando você tem a oportunidade de continuar com cortesia com o seguinte dizer algo como "Devemos nos mover para o próximo item, se terminar a tempo."
  • No entanto, as reuniões muitas vezes não saem como o esperado, então você precisa para se preparar para compensar se um sujeito leva mais tempo do que o que você tinha planejado. Seja flexível ao tentar cobrir tanto terreno quanto possível no tempo limitado que você tem. Por exemplo, se uma parte da reunião se arrasta, você pode precisar de encurtar a discussão de outros temas ou eliminar relativamente sem importância para assegurar as peças conclusão atempada.
  • 3
    Comece a escrever o seu livro com antecedência. Embora agendas não são necessariamente tão importante quanto outros tipos de documentos de negócios (tais como relatórios, planilhas, slides, etc.), ainda que você quer que o seu é tão profissional e arrumado quanto possível, especialmente se você planeja compartilhá-la com seus colegas durante a reunião. Para garantir que você tenha tempo suficiente para produzir um documento de qualidade, de começar a escrever o seu livro assim que razoavelmente possível.
  • Você começa em frente também irá fornecer o benefício de ser capaz de receber feedback sobre sua agenda antes da reunião. Compartilhe um rascunho de sua agenda com os seus colegas de trabalho ou seus supervisores e pedir a sua opinião pode ajudar a resolver defeitos e adicionar faltando detalhes que você não considerar em primeiro lugar. Se você esperar até o último minuto para escrever o livro, você pode não ter tempo para se candidatar a estes comentários.
  • Enquanto você poderia escrever a agenda das reuniões diárias convencionais um dia de antecedência das reuniões importantes podem exigir semanas de preparação.
  • 4
    Compartilhar a agenda com os participantes antes da reunião. Para garantir que todos venham ao encontro conhecer todos os assuntos a serem discutidos, você deve compartilhar a agenda com antecedência. Dependendo da política da empresa onde você trabalha, isso pode significar muitas cópias para imprimir e entregá-los pessoalmente ou simplesmente enviá-los como um anexo. Independentemente do meio que você escolher para distribuir sua programação, certifique-se que você não tem erros técnicos antes de enviar.
  • Dependendo da importância de ter a reunião, você provavelmente vai querer dar a ordem do dia aos participantes, pelo menos, uma ou duas horas de antecedência. No caso das reuniões mais importantes, pode ser necessário enviar a agenda com um ou mais dias de antecedência.
  • Como as pessoas tendem a ser ocupado e ser esquecido, é aconselhável levar várias cópias adicionais da agenda para a reunião no caso de alguém se esquece deles.
  • dicas

    • Uma excelente ferramenta para uma reunião produtivo é uma chamada "OARR" (Objectivos, Agenda, papéis e responsabilidades). Em primeiro lugar, a reunião deve ter um alvo. Se você organizar uma reunião de fornecer apenas informações, não desperdiçar o tempo das pessoas executá-lo. Envie-lhes um boletim informativo. O objetivo deve ser um componente ativo e, se possível, um produto para mostrar: "Determina metas trimestrais para a equipe." o diário é uma lista dos tópicos que vão tocar a este objectivo, com um tempo limite não explayarte também. Por exemplo: 1. Verifique o estado das últimas metas trimestrais (15 minutos), 2. Mesa Redonda, onde sugestões de metas (20 minutos), 3. Escolha 5 principais objectivos (10 minutos) são dadas, etc. No caso de papéis e as responsabilidades, determina que presidirá a reunião, quem vai e quem vai atribuir ações anotações para ser tomado como um resultado da reunião.
    • Dependendo do que você prefere seus colegas, pode valer a pena para manter uma data limite de tempo para as pessoas a sugerir idéias para adicionar à agenda. Definir um prazo e tempo e cumpri-lo. Permita-se fazer alterações para melhorar a agenda ou simplesmente incluir eventos que invalidam a agenda inicial.
    • Se alguém não pode chegar à reunião, considere a criação de uma seção no topo da agenda que permite às pessoas para se desculpar com antecedência ou deixar um espaço para o efeito e simplesmente anuncia o ausente durante a reunião.
    • Se sua empresa tem um padrão especial para agendas, usá-lo como um modelo. Em alguns lugares, é importante manter este padrão.

    RELACIONADOS

    Artigos Relacionados