Fazendo um minuto de uma reunião

4 partes:

Conteúdo

Preparar adiantadoTome notas de reuniãoTranscrever a ataCom modelos para atas de reuniões

Você acabou de atribuir o cargo de secretário na comissão a que pertence. Parabéns! Mas você sabe como tirar, preparar e apresentar um projeto de lei? Se você seguir a Bíblia legislativa Regras de Ordem de Robert ou você tomar os minutos em um ambiente menos formal, em seguida, iremos apresentar métodos importantes a seguir.

parte 1
Preparar adiantado
1
Conhecer as políticas de sua reunião organização. Se o secretário deverá ter minutos formais, ver se o grupo segue as diretrizes do livro Regras de ordens de Robert ou outro. Em ambientes mais informais, pergunte o que você deve incluir na ata ou como ele é usado.
  • Conforme o gerente dos minutos, você não necessariamente tem que se familiarizar com todas as regras do livro. No entanto, comprar uma cópia (ou emprestar o Presidente) pode ser útil para responder a perguntas específicas.
  • Conhece bem o seu papel. Alguns secretários de minutos não participar da reunião, enquanto outros levam os minutos e, ao mesmo tempo contribuir para isso. Em ambos os casos, o secretário não deve ser alguém com um papel muito importante, por exemplo, o presidente ou o promotor.
  • 2
    Preparar um modelo previamente. As atas de cada reunião devem conter quase a mesma informação. Com um modelo, você terá um formato consistente para fácil referência. Deixe espaço para as seguintes informações mínimas.
  • Nome da organização
  • Tipo de reunião. É uma reunião ordinária semanal ou anual, uma reunião de um comitê pequeno ou convocado para um propósito especial?
  • Data, hora e local. Deixe espaço para a hora de início e fim (convocação e encerramento).
  • Nome do presidente ou líder da reunião eo nome do secretário (ou substitutos).
  • Lista de presentes e ausentes. Este será o atendimento. Observe se há quorum (o número de pessoas necessárias para realizar eleições).
  • Deixe espaço para a sua assinatura. Conforme o gerente do projeto, você sempre tem que assinar o seu trabalho. É possível que outra empresa necessários para aprovar o projeto, vai depender das políticas da sua organização.
  • um diário, se você fornecer um. Se o presidente ou o facilitador da reunião não lhe pediu para esboces ordem do dia, presume-se que você pode dar se você pedir. Tendo uma referência vai ajudá-lo a organizar as suas notas da reunião.
  • 3
    usa um caderno ou um laptop. Certifique-se de que você sente confortável o que você traz. Se você escrever os minutos, muitas vezes, atribui um notebook para esse fim ou criar uma pasta em seu computador.
  • Se você tomou a ata de uma reunião anterior e ainda não foi aprovado, não se esqueça de trazê-lo com você também.
  • Enquanto um gravador você pode ajudar a transcrição dos minutos depois, e não substituir a tomar notas. Se você gravar a reunião, certifique-se de que todos os presentes dêem o seu consentimento e não ser tentado a fazer uma transcrição literal.
  • Aprender a escrever abreviaturas acelerar o seu anotações, mas não é necessário anotar todas as palavras faladas a tomar as minutos. Na verdade, você tem que evitar.
  • Se você está convidado a assumir publicamente notas durante a reunião, usando um retroprojetor ou apresentações de cavalete. Certifique-se de que você pode, então, tomar notas em casa sem borrar assim você pode escrever no computador.
    • parte 2
    Tome notas de reunião
    1
    Distribui a folha de presença. Assim todo mundo está presente, passa uma folha de papel (mais para reuniões mais longas), com espaço para todos para escrever o seu nome e dados pessoais. Você pode usá-lo após a reunião para preencher a secção de participantes em seu modelo ou anexar diretamente para a minuta final.
    • Se você não sabe muitos desses contornos, em vez de um mapa de assentos e preenchê-lo quando você pedir a todos para apresentar. Tem na mão, enquanto tomar notas da reunião de modo que você pode se referir a certas pessoas quando necessário (como mencionado abaixo).
  • 2
    Preenche a maior parte da força de trabalho. Enquanto espera para a reunião começar, anote o nome da organização, a data eo local da reunião e do tipo de reunião (por exemplo, reunião semanal, reunião do conselho, reunião de uma comissão especial, etc.). Quando do início da reunião, observe o horário de início.
  • Se você não tem um modelo, note que essa informação no topo das suas notas de reuniões.
  • Se a reunião é convocada para uma finalidade especial ou uma programação especial, mantenha a notificação enviada aos membros notificados. Você deve anexar à acta após a transcrição.
  • 3
    Anote o resultado do primeiro movimento. A maioria das reuniões formais começam com um movimento para tirar a agenda, e este passo vai usá-lo como um exemplo. Se a reunião começa com um outro tipo de movimento, apenas certifique-se de registrar as mesmas informações relevantes:
  • A formulação exata do início do movimento: "Eu proponho". Normalmente eles vão ser: "Eu proponho a adoção da agenda".
  • nome do autor (pessoa que propõe o movimento).
  • O resultado da votação: se o voto for bem-sucedido, digite "moção aprovada." Caso contrário, digite "movimento rejeitado."
  • Você está no seu direito de solicitar movimentos longos, por escrito, se você não pode gravá-los com precisão. Se você é um problema recorrente, questão entre as reuniões se você pode obter uma política oficial para mais de um determinado número de palavras movimentos.
  • Se você já delineou a agenda, você poderia ser o autor deste movimento também secretário da ata. Não há problema, contanto que você permanecer objetivo marcando suas próprias ações.
  • 4
    Grave outros movimentos que ocorrem na reunião. Ouça com atenção todas as conversas, mas (a menos que seja algo que você indique o contrário!) Não anotá-la. Quando você toma um novo movimento, observe a informação relevante.
  • Lembre-se, cada movimento deve incluir o nome exato do movimento, o nome do autor eo resultado da votação.
  • Alguns movimentos foram destacados antes de ir votar. Se alguém diz: "Eu segundo o movimento" ou algo semelhante, escreva o nome da pessoa destacada.
  • Se você não sabe o nome do autor ou precisa de mim para repetir o movimento, interrompeu a reunião para pedir educadamente. Com precisão informações do registro é muito importante para justificar uma pequena interrupção.
  • Se você modificar um movimento, basta alterar o nome do movimento em suas notas. A menos que a mudança é controverso e gerado muito debate, não há necessidade de registrar uma mudança.
  • 5
    Ouça relatórios e solicitar cópias. Sempre que um relatório, um boletim informativo ou algo semelhante é lido em voz alta, anote o nome do relatório e a pessoa que lê-lo (ou o nome da subcomissão que preparou). Se há um movimento em anexo, registrá-lo como faria com qualquer outra reunião.
  • O mais prático é para solicitar uma cópia ao final da reunião. Torne-se uma nota de perguntar o leitor ou o líder reunião (presidente) uma cópia. Você vai ter que anexar uma cópia de cada relatório após a transcrição da ata.
  • Se há cópias disponíveis, em seguida, registra o local original onde você tem esse documento. Você pode ter que descobrir esta informação após a reunião.
  • Se um membro faz um relatório oral (em vez de ler um documento), escrever um breve resumo e finalidade do relatório. Não há detalhes específicos ou anote o orador cita textualmente.
  • 6


    Registra as ações tomadas ou a serem alocados. Isso inclui tanto as ações cometidas cheques na reunião anterior como novo. Qualquer um foi convidado a escrever uma carta? Anote o seu nome e instruções.
  • Dependendo da formalidade da reunião, muitas dessas ações pode cair no termo "movimentos" gerais. Para reuniões menos formais, talvez você tem que estar muito atentos a qualquer decisão tomada não de forma tão clara.
  • menciona brevemente a lógica por trás de uma decisão, se houver.
  • 7
    Anote todas as questões processuais e fracassos. Cada vez que um objeto de procedimento, as pontuações toda oposição e sua base, além de toda a decisão proferida pelo presidente.
  • Certifique-se de incluir qualquer referência a Regras de Ordem de Robert, as regras do protocolo de organização ou empresa.
  • 8
    Só se perguntou, registra resumos de conversas. Oficialmente, o projeto de lei é o registro do que ele fez, não o que ele disse. No entanto, fazer tudo o que pedir ordens específicas de sua organização.
  • Se você estiver indo para gravar uma conversa, ser o mais objetivo possível. Ele inclui pontos específicos e não de opiniões e minimiza o uso do adjetivo e advérbios. Seu objetivo é escrever feita seco e chato!
  • Não se referem a pessoas pelo nome durante o resumo de uma conversa. Especialmente durante discussões acaloradas que possam ofender.
  • 9
    Ele conclui o final da reunião. Anote o tempo do adiamento da reunião. Lembre-se de coletar cópias de relatórios ou alguém que você lembrar o den.
  • Leia sobre suas notas para ver se alguma coisa está faltando ou precisa de esclarecimentos. Se você tem que perguntar a alguém alguma coisa, fazê-lo antes de sair.
    • parte 3
    Transcrever a ata
    1
    o processo inicia-se o mais rapidamente possível. É melhor para transcrever a minuta oficial, imediatamente após a reunião, quando tudo aconteceu manter fresco em sua memória.


  • 2
    Escrever as notas da reunião em um computador. Talvez porque você teria feito se você tiver usado um computador portátil na reunião. Guarde as suas notas e abre um novo documento para os minutos que você possa comparar suas notas e os minutos face a face.
  • 3
    Organize suas notas nos parágrafos puras. Cada movimento, decisão ou emitir novo procedimento deve estar em seu próprio parágrafo. Como você organizar, verifique o seguinte:
  • Use ortografia e gramática correta. Se necessário, use o verificador ortográfico.
  • Utilizar o mesmo tensa ao longo do documento. Use o tempo passado ou presente, mas não usá-los alternadamente no mesmo documento.
  • Seja o mais objetivo possível. Sua opinião não deve ser inferida a partir dos minutos. Supõe-se que tem que criar um registro objetivo para que todos possam usar.
  • Use uma linguagem simples e precisa. Você deve substituir todas as frases precisas linguagem vaga. Você deve remover completamente as descrições floridas.
  • Ele inclui apenas as ações tomadas, ninguém fala. A menos que você pedir especificamente annotate, você deve se concentrar no que é ele fez, não o que ele disse.
  • Ele inclui o número de páginas para facilitar a consulta.
  • 4
    Circulou um esboço de seu projeto de lei para membros. Envie uma cópia para cada membro com as informações pessoais que você forneceu no formulário de inscrição. Se você não tiver seus dados pessoais, o líder da reunião pode se comunicar com eles.
  • 5
    Solicitando a aprovação da ata da reunião. É provável que seja solicitado a ler em voz alta os minutos na próxima reunião e enviá-lo para aprovação. Se a moção for aprovada, isso indica que o projeto foi aceito.
  • Se a lei for corrigido, antes da aprovação, fazer alterações no documento e indica o fim de tudo isso mudou. Não descrevem as correções específicas.
  • Quando uma moção para corrigir os minutos após ser aceito proposta, incluindo o nome exato do que o movimento na conta relevante e se ou não a moção foi aprovada.
    • parte 4
    Com modelos para atas de reuniões
    1


    Ir para um web site templates minutos. Doxtes Tem uma vasta coleção de modelos úteis para escolher minutos, conforme o site oficial Microsoft Office. Esses modelos já desenvolvidos vai economizar tempo e organizar os minutos irá ajudá-lo a evitar erros.
  • 2
    Tire algum tempo para olhar para cada site. Use ferramentas de pesquisa e busca através de suas opções para que você saiba o que é melhor para você.
  • Se você precisa de um tipo específico de modelo (por exemplo, geral ou standard), procura os locais e transferi-los às suas necessidades específicas, clicando no "Download" ou botões "Usar modelo". Certifique-se de salvá-lo em um lugar fácil de encontrar para que você não perca.
  • 3
    Abra o arquivo. Agora que você tenha baixado, descompacte o arquivo e abri-lo no Microsoft Word ou Excel. Assim, você pode usá-lo com a melhor qualidade e facilidade, utilize a versão mais recente do Microsoft Word. Mantendo-se apenas fornecer a todos e permitir que você usar os novos recursos.
  • 4
    Adicione o logotipo da empresa e símbolo de copyright no cabeçalho. Remove amostra logo, mas certifique-se primeiro ler os termos de uso do site para baixar o modelo. Você não precisa entrar em problemas legais desnecessários, certo?
  • 5
    Alterar o título. Na seção título, destaca as palavras "reunião / grupo" e escreve o título real da ata da reunião.
  • 6
    Mudar de assunto (opcional). Para a minuta modelo olhar melhor e mais profissional, considere mudar as cores ou escolher um tema padrão. É simples: olhar para a guia "Layout" e depois o "Cores e temas." Lá você pode personalizar a apresentação do seu modelo. Você pode fazer que combinar as cores de seu logotipo da empresa.
  • 7
    Nomear as seções do modelo. É suposto ser de vários títulos ao longo dos campos do modelo. Você pode precisar de mais, menos ou talvez você não gosta de como eles têm direito. Personalizar-los de acordo com as necessidades de reuniões.
  • 8
    Salvar o modelo em seu laptop de modo que você pode levar para as reuniões e pode começar a tomar os minutos. Se você ainda está usando o Microsoft Office, tudo será mais rápido e mais fácil, também pode manter-se a reunião de uma forma mais organizada e com mais precisão do que antes. Outra opção é imprimir o modelo e escrever notas à mão, mas certifique-se o espaço é campos suficientes para incluir tanta informação quanto necessário.
  • 9
    Corrige modelo. Parabéns! Acabar de escrever os minutos no modelo. Sua produtividade e precisão aumentará exponencialmente durante as reuniões com um modelo como um guia para organizar informações. Como em qualquer projeto, leia sobre os detalhes de seu modelo para que você possa ver se alguma coisa está faltando ou se algo não está claro. Uma vez que você tem certeza de que tudo está em ordem, o modelo está pronto para uso e estará pronto para as reuniões por vir.

    • dicas

    • Escreva os minutos imediatamente após a reunião terminou. Idealmente, você vai fazer quando os fatos permanecem frescas em sua memória. Também será importante que os participantes obter uma cópia das acções que lhes são confiadas tão rapidamente após a reunião.
    • Sente-se tão perto do presidente da reunião. Então você pode ouvir tudo e pedir esclarecimentos sem ter que levantar a voz.
    • Peça a outros para escrever seus movimentos não tem que registrá-los no ato.
    • Mantenha ata arquivada em um lugar seguro.
    • Não tenha medo de interromper ou pedir esclarecimentos a qualquer momento.
    • Os minutos são muito importantes. Estes são salvas e poderia ser uma referência muitos anos depois. Se é uma questão jurídica, por exemplo, a reputação de alguém pode depender deles.
    • Lee determinadas seções Regras de Ordem de Robert, em particular a seção lidar com o secretário.
    • Escrita ver os fatos como eles se desenvolvem. Se o mesmo assunto é mencionado duas vezes, não é grupo.

    avisos

    • Não incluem muitos detalhes nos minutos. Mesmo se você perguntar a gravar conversas, ele tenta ser o mais breve e concisa possível. Limite-se a anotar os pontos mais importantes, mas acabam sobrecarregados e vai encher a conta com detalhes desnecessários.
    • Interpretações e sentimentos pessoais detentor dos minutos, por qualquer motivo não deve ser refletido no registro.
    • Se parte da reunião é confidencial entre um advogado eo seu cliente, não registrar qualquer coisa dessa parte. Em vez disso, ele escreve: "O conselho informou que a conversa foi confidencial entre o advogado eo cliente. A conversa não foi gravada. "
    • Se você está convidado a gravar uma conversa confidencial, por exemplo, entre um advogado e seu cliente leva outro minuta e armazená-la separadamente da ata da assembleia geral. Marcá-lo como confidenciais e deixa claro que tem acesso a ele.
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