Arquivamento: 23 etapas (com fotos)

2 métodos:A apresentação de documentos em papel O arquivamento de documentos digitais

arquivamento de dados é essencial para a gestão de uma empresa ou escritório. Qualquer organização ou indivíduo pode se beneficiar com o desenvolvimento de um sistema codificado e consistente para arquivar documentos, seja no computador ou em um arquivo. Usando um métodos estruturados para arquivamento de documentos vai economizar tempo e espaço.

método 1

A apresentação de documentos em papel

Compre um arquivo e algumas pastas. Você precisa de um sistema para arquivar documentos é grande o suficiente para suportar a quantidade de arquivos que você precisa. Se você não pode comprar um arquivo de próxima geração, encontrar alguns modelos utilizados em brechós ou lojas de móveis.

Codificar o seu sistema para arquivar documentos. Você vai precisar de um padronizado de forma que todas as pessoas que arquivam documentos processo a seguir. Escrever este conjunto de instruções para que os documentos possam ser acessíveis a quem precisa.

Data carimbada com um selo em tudo que você arquivos. Quando você caminhar através da porta, você deve escrever ou carimbar a data na parte superior, no mesmo lugar em todos os documentos. Aproveite o tempo para escrever as datas em registros passados para ser uniforme.

Comprar muitos pastas. Separe seus documentos em projetos ou subprojetos. Você pode mais tarde ter que ajustar um pouco para acomodar esta projetos de sistemas com grandes quantidades de dados.

Utiliza um processo diferente para o arquivo de projetos e projetos concluídos. Se o arquivo tem muitos níveis, você pode usar a parte superior para os projectos em curso e no fundo para projetos concluídos.

Codificar pastas por cores. As pastas estão disponíveis em uma variedade de cores. Comprar um diferente para cada tipo de projeto que você de cores de trabalho. Por exemplo, todos os registros financeiros pode ser azul, enquanto os arquivos de projeto podem ser rosa.

Rotular as pastas. Muitas pastas para arquivos vêm com marcadores. Usá-los para se certificar de que você pode abrir o arquivo e imediatamente encontrar o que você precisa.

Guardar novos documentos na primeira fila. Mantê-los em ordem cronológica, colocando os arquivos mais antigos na parte de trás. Isto vai poupar tempo quando você precisa encontrar um documento.

Use um sistema de semanal para arquivar documentos. Se você tiver muitos documentos, você tem pelo menos sete pastas que podem ser utilizadas de acordo com os dias da semana. Coloque os documentos que você precisa para completar o sistema de dias para que você possa organizar o que você precisa a cada dia.

Mova os arquivos que não foram concluídas pasta amanhã hoje, se você precisa.

Não usar seu desktop como um sistema para arquivar documentos. Porque você tem pastas para projetos em andamento, você manter documentos importantes estes. Você perde menos arquivos se eles estão no lugar certo.

Se livrar de arquivos que não são necessários. Parte de um bom sistema para arquivar documentos está puxando, amassando os que não são essenciais. Isto irá reduzir o tamanho de seus arquivos e permitir que você encontrar documentos com mais facilidade.

Faça um sistema de arquivos numérico ou codificada se o seu escritório usa códigos. Esta pode ser uma boa maneira de usar as informações trabalho específico para arquivar documentos com mais precisão.

Considera mudar para um sistema de arquivar digitalmente se tiver alguns documentos físicos, mas muitos arquivos digitais. Alguns documentos, como recibos, são criados a desaparecer com o passar do tempo, por isso é melhor para armazenar num sistema para o arquivamento de documentos digitalmente.

Ir para o próximo método para aprender a mudar para o sistema de arquivar documentos digitalmente.

Salve todos os tipos de documentos em conjunto. Em vez de manter seções separadas para discos, drives flash USB, pastas ou brochuras, mantém juntos todos os tipos de documentos, desde que sejam parte do mesmo projeto ou subprojeto.

método 2

O arquivamento de documentos digitais

Criar um backup do sistema antes de começar a organizar. A parte mais importante de documentos de arquivo digital pode ter certeza que seus arquivos não são perdidos se um disco rígido falhar, se alguém rouba o seu computador ou se a senha for perdida. Comprar um disco rígido amovível ou um sistema de armazenamento na nuvem.

Melhor ainda, criar dois backups. Se você não tem documentos, você deve ter um backup no site e em outros lugares, no caso de algo acontecer ao seu escritório ou computador.

Define o sistema de backup para fazer um backup diário de todo o seu computador ou informações de seu website. Para as empresas que registram uma grande quantidade de informação diária, é aconselhável realizar backup a cada hora.

Comprar um scanner que se conecta ao seu computador. Verifica todos os documentos importantes quando se atinge o e-mail para criar uma cópia de segurança digital e um sistema para arquivar documentos. Para grandes projectos para arquivar documentos digitalmente, compre um scanner de documentos com alimentador de documentos e software para arquivamento de documentos automaticamente para economizar tempo.

Proteger o seu backup com uma senha. Lembre-se que é mais seguro para escrever sua senha em um pedaço de papel e mantê-lo em sua carteira ou em sua mesa para salvar um documento no computador. Um ladrão digital é menos propensos a atacar o seu escritório, em vez de atacar seu computador.

Decida se você quiser usar um software ou não. Se você deseja controlar todos os seus arquivos diretamente, você deve simplesmente estabelecer pastas e subpastas em um disco rígido do seu computador. Se você quiser usar um sistema de gerenciamento de documentos, a compra de software para arquivar documentos e digitalização programa de reconhecimento óptico de caracteres (OCR, por sua sigla em Inglês).

OCR significa que o documento digitalizado que é criado será placeable. O computador pode ler documentos quando você digita os termos de pesquisa no programa de software.

sistemas de OCR para arquivamento de documentos permitem que você busca através destes usando um texto que pode ser dentro deles. Por exemplo, o nome de uma loja ou de um subtítulo.

Criar um sistema de nomenclatura padrão. O nome de cada documento da mesma forma, incluindo assunto, data e outras informações pertinentes. Por exemplo, recibos devem ter a loja nome, data e produtos adquiridos.

Codifique suas pastas e subpastas. Você precisa separar seus documentos por data, temas ou projectos se você arquivar seus documentos usando uma pasta em vez de um sistema de gestão documental. Criar um novo subconjunto de pastas para organizar pastas que têm muitos documentos.

Ela evita a tentação de salvar arquivos no computador desktop. Depois de baixar os arquivos, nomeá-los de acordo com seu sistema e imediatamente archícalos para acessá-los facilmente.

Investiga e usa um programas nativos. computadores da Apple incluem etiquetas de cores para arquivos usados com freqüência. Ambos os computadores da Apple, tais como aqueles com sistema Windows, muitas vezes têm um sistema que cria backups automaticamente e têm capacidades de pesquisa.

Coisas que você precisa

arquivo
pastas codificados por cores
etiquetas
instruções de operação para arquivamento de documentos (em papel ou digital)
Disco rígido removível
digitalizador