Como transformar seu escritório em um escritório sem papel

Se você faz parte de uma empresa de médio porte, ou apenas começando uma empresa que está submersa em papéis e arquivos e quer ser mais responsável com o meio ambiente, há muitos benefícios para tentar reduzir a quantidade de papel usado. Aqui você vai encontrar o caminho para fazer a mudança menos "dolorosa" possível.

passos

1
Investir em um programa de gestão de documentos. O DMS (Programa de Gestão de Documentos para o short) são o centro de qualquer plano para reduzir o consumo de papel. Você deve estabelecer um guia para saber onde serão armazenados os documentos electrónicos quem e de onde podem acessá-los, como ser protegidos e quando ele pode ser arquivado ou excluído com segurança. os departamentos de RH, jurídico e finanças também devem ter regulamentos a seguir. Você pode criar um sistema como este em seu próprio país ou você pode comprar um programa de gerenciamento de documentos (normalmente incluídos em um pacote de programas de redução de papel) para criar um fluxo de trabalho adequado.


  • 2


    Modifica os hábitos de impressão dos seus trabalhadores. Eles podem não precisar imprimir toda a sua informação eletrônica. Incentive-os a ter uma atitude redutora quando impressões, mesmo que isso exige que você remova algumas impressoras e fazer o restante de acesso mais difícil. Convencer seus funcionários a pensar duas vezes antes de imprimir não necessariamente incorrem em uma redução de conveniência. Instalar programas de gestão de impressão podem redirecionar impressões para as impressoras mais eficientes para que possam reduzir o custo de cada impressão em algumas frações de centavo por folha.
  • Você também deve definir a impressora para imprimir em duplex, usando ambos os lados do papel. Além disso, instala uma impressora PDF em cada computador, permitindo aos usuários "imprimir" qualquer coisa em um arquivo PDF que é reconhecido universalmente em qualquer computador.
  • 3


    Mudar tudo para o digital. Dê uma maneira simples e fácil de digitalizar documentos para os seus trabalhadores para que eles possam enviá-los, em vez de ter que copiá-los várias vezes e distribuí-los com a mão. Contratar um serviço de digitalização profissional para os seus documentos arquivados importantes gravados em discos de computador. Além disso, obter uma forma de faxes para ser encaminhado aos e-mails de seus funcionários em vez de ser impresso pela máquina de fax.
  • Se os seus funcionários devem lidar com muitos documentos, talvez você pode reduzir o número de impressões se você lhes der um segundo monitor. A capacidade de comparar documentos, um ao lado do outro, a tela irá reduzir consideravelmente o número de impressões.

    • Lista de programas de gestão de documentos

    Artigos Relacionados