E-mails arquivamento

E-mail ou e-mail é uma das formas mais populares de comunicação. Com seus usos na comunicação empresarial e pessoal, caixas de correio pode encher-se rapidamente. Sabendo arquivar seus e-mails lhe permitirá salvar sem ocupar muito espaço no disco rígido ou o seu servidor de e-mail. A maioria dos programas de correio têm um sistema de arquivamento de e-mail.

passos

1

Por favor, note que e-mails não são armazenados no seu computador, mas em um servidor de email como o Microsoft Exchange ou um serviço de e-mail na web. Se você nunca apagar mensagens, servidor de e-mail não permitirá que você continuar a salvar as novas mensagens.

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Localize a ferramenta para arquivar seu programa de e-mail com o nome "ferramentas". servidores de correio pode usar nomes diferentes para o mesmo. Por exemplo, e-mail Microsoft Outlook são arquivados em um dispositivo de armazenamento pessoal (PST). pastas de arquivos são arquivos de dados que são armazenados no seu computador, e não no servidor de correio.

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Criar o próprio arquivo pastas, também conhecido como pastas pessoais, se você quiser mais controle sobre as mensagens que vão para quais locais.

• Nomeie a pasta, e designar a sua localização. Por exemplo, você pode querer uma pasta chamada "bicicleta", Incluindo clube e-mails bicicleta relacionada você pertence. Outra pasta pode ser chamado "a escola"Se você ir para a escola.
• Se você não vê sua pasta, clique no sinal de + ao lado das outras pastas.
• Você pode até criar uma pasta "Temp" para itens que não precisam de atenção imediata, mas você deseja remover da caixa de entrada, para o momento.
• No Outlook, essas pastas pessoais têm a extensão. pst.

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Quando você quer arquivar as suas próprias mensagens usando arrastar e soltar.

• Crie uma nova pasta usando a barra de ferramentas na parte superior da página.
• Basta colocar o mouse na mensagem, clique esquerdo e segure o botão para baixo como você arrastá-lo para a pasta apropriada.
• Quando você soltar o botão do mouse, o e-mail vai passar.
• No Gmail, clique na caixa ao lado do e-mail, em seguida, clique "arquivo".

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Deixe o seu e-mail programa fazer o trabalho para você, clicando em "sim" quando você receber uma mensagem perguntando se você deseja automaticamente arquivo.

• Programas com um arquivo de auto permite configurar as mensagens que deseja arquivar e quantas vezes você deseja arquivar. Por exemplo, o valor padrão é auto-arquivo no Outlook a cada 14 dias.
• Se o seu programa de e-mail não é arquivado automaticamente, você pode ter que definir isso no menu Ferramentas.

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Em seu trabalho, contacte o Departamento de dar-lhe informações sobre as políticas de arquivamento. Algumas empresas executar arquivos em massa ou de armazenamento de e-mail para toda a empresa.

dicas

• • Arquivamento de e-mails é uma boa maneira de limpar sua caixa de entrada e prestar atenção às preocupações mais imediatas.
• Se o seu programa de e-mail não tem um recurso de arquivamento (embora a maioria são), o arquivo de e-mail ainda pode ser feito selecionando uma mensagem e guardá-lo como um documento.
• arquivo Outlook também permite aos usuários arquivar tarefas ou itens de calendário.

Coisas que você precisa

• programa de E-mail com funções para arquivamento.