Reorganizar um arquivista

Se você é uma pessoa normal, você tem pelo menos um armário de arquivo em sua casa ou escritório, e provavelmente não é tão organizado como você queria. Mesmo que o seu armário de arquivo consiste em uma pilha confusa de papéis, este artigo irá ajudá-lo a organizá-la.

passos

1
Pense em como você deseja organizar o seu armário. Se um sistema é que você faz importa suas notas no papel.
  • 2
    Passar por cada gaveta uma vez, fazendo uma pequena lista de todo o conteúdo. Se você já tem um par de arquivos, escrever os nomes desses arquivos e seus conteúdos.
  • 3
    Encontra uma área de trabalho limpa para trabalhar e ver todos os papéis que você tem. Começar a organizar os papéis em linhas de acordo com como você deseja organizar: cartões de crédito em uma pilha, outros relatórios de contas, etc. Você pode aproveitar a oportunidade de jogar nada ou muito velho.
  • 4


    Depois de ter separado de todos os arquivos, você pode adicionar categorias à sua lista.
  • 5
    Olhe atentamente para a sua lista e escolher o método mais adequado de organizar para você, seu escritório ou de sua casa. Para trabalhar os arquivos, você pode querer um arquivo para cada projeto ou departamento-de arquivos pessoais que você pode separá-los de acordo com o tipo de conta. Note que você deseja separar os itens por mês ou ano.
  • 6


    Faça uma nova lista de arquivos que você precisa para marcar. Coloque cada um em uma gaveta folha separada. Em cada lado da folha, a lista a categoria de Arquivos- estes são geralmente nas pastas de suspensão. Por exemplo, uma pasta de suspensão que é rotulado como "cartão de crédito" pode conter arquivos sobre as contas de arquivos de contas "MasterCard" ou "Visa" e pode ter 2000 ou 2004 e assim por diante.
  • 7
    Certifique-se de que você tem todos os itens que você precisa. Uma série de pastas suspensas combinadas com inserções de Manila, bem marcado, é uma ótima maneira de manter-se organizado qualquer sistema de arquivamento.
  • 8
    Digitado e impresso tubos etiquetas. Coloque etiquetas nas pastas penduradas e inclui Manila.


  • 9
    Coloque as pastas penduradas nas gavetas do armário e começar a colocar seus arquivos em ordem alfabética Faça o mesmo para qualquer arquivo solta você tem.
  • 10
    Colocar a etiqueta apropriada no lado de fora de cada arquivo no gabinete de arquivo e puxa todos os arquivos que não servem. Você já fez.!

    • dicas

    • Quando você está desenvolvendo seu sistema de organização, descobrir quantas vezes você precisa usar os arquivos no armário de arquivo. Coloque os arquivos que você utiliza com mais frequência na frente para que você possa removê-los.
    • Se você está preocupado com saber onde arquivar as suas pastas novamente, você pode colocar uma segunda linha na sua pasta em uma listagem mais pequena fonte que está pendurado pasta de arquivo. Alguns sistemas de rotulagem vêm com essa opção no software.
    • Não tenha medo de usar diferentes sistemas de arquivamento. Seus arquivos em casa não tem que ter o mesmo fim que os arquivos de seu trabalho.
    • Seja paciente se você tiver problemas para encontrar coisas em primeiro lugar. Você sempre pode imprimir uma lista de arquivos e onde eles estão e integrar ao lado do arquivista.
    • Você não tem que apresentar todos ao mesmo tempo para ser organizado. Mantenha uma bandeja em sua mesa ou perto do seu arquivista de itens que você precisa para arquivar e fazê-lo uma vez por semana.
    • Estes passos também servem para arquivar documentos no seu computador.

    avisos

    • Quando você começa a acumular papéis soltos, você não começar a fazer nova Arquivos- que é o caminho para o caos e desorganização. Primeiro certifique-se de que o arquivo não existe actualmente.
    • Se você precisar fazer um novo arquivo, parar para pensar o lugar mais lógico para colocá-lo, em vez de apenas colocá-lo na primeira gaveta do armário de arquivo que você abrir.
    Artigos Relacionados