Arquivar documentos

Arquivamento significa para armazenar ou preservar as informações. Todos os dias, as organizações converter documentos em papel em arquivos digitais para aumentar a sua duração. Que juntamente com a grande quantidade de informações geradas por computadores hoje, isso só significa que os documentos arquivados vai crescer em importância. Se você sabe como, você pode liberar espaço para o seu computador para gerenciar documentos existentes mais eficientemente.

passos

1
documentos arquivados em um arquivo zip. Os arquivos zip muito úteis com os arquivos importantes que são raramente necessário, reduzir o espaço ocupado pelos documentos em seu disco rígido.
  • Basta selecionar os arquivos que deseja converter para o formato zip.
  • clique com o botão direito do mouse e selecione a opção "Enviar para".
  • Enviar arquivos para "pasta compactada (zipada)".
  • Verifique se os arquivos realmente estão lá quando você clicar duas vezes no arquivo zip. Se forem, então você pode apagar os arquivos originais.
  • 2
    Mover os documentos para um meio de armazenamento removível. As opções mais populares para os arquivos digitais são unidades de fita externos, discos rígidos externos ou unidades flash USB.


  • 3
    Faça um backup em um CD ou DVD, se você tem um CD ou DVD. Backups são outra forma de arquivar, mas você provavelmente conhece este método pelo seu outro nome (gravar um disco). Por exemplo, o Windows usa um LFS sistema de arquivo e um formato com registro mestre de inicialização, este tem uma melhor compatibilidade com outros dispositivos para copiar arquivos para um CD ou DVD.
  • Para os arquivos de sistema LFS, insira um CD ou DVD gravável na unidade de CD ou DVD do seu computador.
  • Quando a caixa de diálogo aparecer, clique em "Gravar arquivos em disco de dados".
  • Atribuir um nome ao disco, em seguida, clique "seguinte".
  • Aguarda uma pasta vazia do disco aparece. Isto significa que o disco está formatado e pronto para copiar arquivos.
  • Abra a pasta com os documentos que você deseja arquivar e arrastar os arquivos para a pasta vazia do disco.
  • Para o formato "Com registro mestre de inicialização", insira um CD ou DVD gravável na unidade de CD ou DVD a partir de um computador.
  • Quando a caixa de diálogo aparecer, clique em "Gravar arquivos em disco de dados".
  • Atribuir um nome para o disco e clique "Mostrar opções de formatação".
  • Escolha a opção "Com registro mestre de inicialização" e clique em "seguinte".
  • Aguarda uma pasta vazia do disco aparece. Isto significa que o disco está formatado e pronto para copiar arquivos.
  • Abra a pasta com os documentos que você deseja arquivar e arrastar esses arquivos para a pasta vazia do disco.
  • 4
    Enviar documentos para um armazenamento remoto.
  • Além de servir como um lugar para arquivar documentos, locais de armazenamento remoto seguro proteger as informações, tais como um desastre fogo e falhas no disco rígido.
  • Com tantas empresas oferecendo este serviço, você deve se comunicar diretamente com um deles para obter detalhes específicos sobre como eles operam e para saber o que garante inclui documentos de arquivo remotamente.


  • 5
    Usa software para arquivar digitalmente.
  • Um dos mais conhecidos para manter a aparência de um métodos de documentos é através da criação de um arquivo PDF. Isto fornece um software que Adobe, conhecido como Adobe Acrobat, facilita a conversão de documentos para o formato PDF a partir de vários programas de software. Existem também vários programas gratuitos que criam esses arquivos.
  • O fato de que os detalhes específicos são meios públicos que futuras versões do software Adobe pode ler versões anteriores de documentos.
  • Além disso, os leitores de PDF estão prontamente disponíveis e disponível para download gratuitamente no site da Adobe.
  • 6


    Mantenha-se atualizado sobre a tecnologia para arquivar documentos. Com a rápida evolução da tecnologia, que está em vigor hoje, amanhã pode ser obsoleto. Isto pode ser um problema quando um novo sistema de documentos arquivados mover.

    • dicas

    • Lista os documentos arquivados com o tempo de outras pessoas e você pode encontrar os arquivos que precisam. Este processo pode ser tão simples como nomear arquivos ou pastas nomeado conteúdo e as datas incluir arquivos. Por exemplo, se você arquivar documentos de uma empresa, você poderia chamar uma pasta "arquivos da empresa durante o primeiro trimestre de 1997". Em sistemas mais antigos, é provável que os arquivos usando metadados para fins de catalogação.
    • Outra razão para o arquivamento de documentos é que às vezes há exigências legais que exigem salvar as informações.

    avisos

    • Um risco é que os arquivos estão danificados. Portanto, certifique-se de usar uma testada adequadamente para fazer backup de seu sistema de informação.
    • Muitas vezes, os dados de multimídia associado a um hardware ou software específico e não pode ser acessível fora dos sistemas proprietários.
    • Não tem um sistema pronto para arquivar documentos pode gerar arquivos acidentalmente perdido, especialmente se excluído por engano.

    Coisas que você precisa

    • sistema de armazenamento removível, se você deseja arquivar os documentos em um outro meio.
    Artigos Relacionados