Estabelecer um arquivo de sistema no escritório

Poucas coisas são mais importantes para um escritório na ordem de funcionamento que um sistema de arquivos que funciona. Que você é o único que tem acesso a arquivos ou se você compartilhar com os outros, o sistema de arquivos que você escolhe deve ser organizado de modo que todos podem encontrar o que estão procurando. Se o sistema de arquivos é difícil de usar, você vai ficar com todos os seus documentos por medo de perder entre outros arquivos e em breve você terá uma pilha de papéis que cobrem sua mesa.

passos

1
Decida o que você vai usar arquivo de sistema. Não importa o que, a única coisa que deveria importar é que faz sentido para você saber exatamente onde cada folha. Suas opções são:
  • Em ordem alfabética. Este é o melhor sistema, quando a maioria dos arquivos são nomes de clientes ou pacientes.
  • Por assunto ou categoria. A maioria dos sistemas de arquivos são organizados por assunto ou categoria, que funciona muito bem se for bem feito, mas pode ser muito confuso se você não está bem feito.
  • ordem numérica ou cronológica. Este sistema é útil se você tiver arquivos que predomine uma numerada ou datas, tais como ordens de compra ou recibos de informações.
  • 2
    Preencha seus armários de arquivo com pastas suspensas. Pastas suspensas não está indo para tomar o seu lugar e agir como fixadores para envelopes pardos em si vai chamar a gaveta.
  • 3
    Organize seus papéis em pilhas por categoria. Se a bateria for maior que 5 cm, dividem-se em subcategorias. Se a bateria estiver muito fino, combiná-lo com outra pilha para cima e mudança de nome. Os nomes das baterias deve ser fácil de determinar qual a pilha é cada pedaço de papel.


  • 4
    Coloque cada bateria em um envelope pardo e marcar claramente. É melhor usar pastas com guias que estão no centro e não escalonados, pois faz arquivos olhar mais arrumado.
  • 5
    Coloque as pastas de papel manilha pastas suspensas. Para a maioria dos arquivos, você pode usar qualquer pasta de suspensão, mas se eles são arquivos grossas ou ficheiros que são divididas em subcategorias, usa pastas fundo duro. Você pode classificar as pastas da maneira que quiser, mas a maioria as organiza em ordem alfabética.


  • 6
    Etiqueta pendurado pastas com os mesmos nomes de pastas de papel manilha. Coloque todas as presilhas de plástico à esquerda da pasta, a menos que você está usando um arquivo de gabinete lateral. Para armários de arquivo laterais, que correm a partir da esquerda para a direita para abrir a gaveta em vez de para trás, coloque as guias no lado direito.


  • 7
    Coloque várias pastas Manila e pastas suspensas perto das arquivos de modo que você pode rapidamente adicionar uma pasta, se você encontrar um arquivo que não pertence na pasta em que se encontra. Evite pastas que estão muito grossa ou muito fina. Você também pode renomear pastas e redistribuir os arquivos se você olhar para a necessidade de re-categorizar tudo.
  • 8
    No final do ano, leva todas as pastas, uma nova pasta rotulados com os mesmos nomes de categoria e coloca os arquivos neles. Verifique as pastas para ver se você precisa transferir alguma coisa e colocar o resto em seu arquivo.

    • dicas

    • Se você gosta de seus arquivos são a cor, você pode usar seu computador para imprimir etiquetas de várias cores. No entanto, se todas as suas pastas têm cor e, em seguida, decidir que precisa adicionar outro, ele não vai ficar bem se você já não tem etiquetas coloridas ou se você tem que escrever à mão o rótulo. É melhor manter as coisas simples.

    avisos

    • Você nunca criar uma pilha de "vários arquivos" para coisas que você não pode categorizar todos os seus arquivos ou terminam lá.
    • Depois de ter um sistema de arquivos, você deve manter esse sistema. No final do dia, tomar todos os papéis que você tem em sua mesa e arquivá-los. Resista à tentação de colocar em uma caixa todos os documentos de arquivo mais tarde, já que apenas irá preencher essa caixa e irá tornar-se um outro arquivo.
    Artigos Relacionados