Como escrever um serviço ao cliente de e-mail

Um e-mail de atendimento ao cliente em dinheiro resolver o problema do cliente ou pergunta em breve. Fazendo isso irá manter os custos baixos de atendimento ao cliente e ajudar a garantir a fidelidade do cliente. Além disso, um e-mail de atendimento eficaz lhe dará ou seus representantes de serviço ao cliente mais tempo para se concentrar em outros clientes, o que irá melhorar o tempo de resposta em conjunto. O que se segue é um guia sobre como escrever um serviço ao cliente de e-mail.

passos

1

E-mail de entrega tão rapidamente quanto possível.

• Os clientes esperam que os seus problemas sejam resolvidos em tempo hábil.
• Não espere mais de um dia útil para responder a e-mail.

2

Use uma linha de informações de negócios.

• Uma breve descrição do problema na linha de assunto. Deve ser suficiente para fazer o cliente saber exatamente o que e-mail sem usar muitas palavras.
• Por exemplo, se o cliente envia um e-mail com o título "problema" seria útil para alterar o título para algo como "instruções ABC para baixar o software para usar o sistema operacional XYZ".
• Uma linha de assunto informativo irá ajudar o cliente a priorizar e-mail e saber que não é um spam.
• Evite colocar todas as letras maiúsculas e minimiza o uso de pontos de exclamação. Esses hábitos são indicativos de e-mails de spam e não profissional.

3

Certifique-mail pessoal.

• Vá para o cliente pelo nome.
• Escolha uma saudação que ir com o cliente. Por exemplo, se for um médico, você deve usar o "Dr. Perez ".
• Se um cliente não sabe a saudação apropriada, em seguida, escrever "Mr. Pérez "," Mrs. Ramos "ou algo similar.
• Um cliente de e-mail pessoal irá se conectar mais com um e-mail genérico e informal.

4

Use o tom adequado.

• Um tom profissional e cortês é apropriado para a maioria serviço de e-mails de clientes.
• O primeiro parágrafo do e-mail deve agradecer o cliente por e-mail e fornecer uma breve revisão desta. Em outras palavras, agradecer o cliente e fornecer uma breve resposta: "Sim, o software ABC é compatível com o sistema operacional XYZ".

5

Cliente dá instruções concisas.

• Este deve ser o corpo principal do e-mail.
• Considere o nível de habilidade do cliente em relação ao material assunto.
• Ele fornece fácil de compreender instruções.
• Use números ou marcadores para separar cada passo que o cliente deve tomar para alcançar o resultado desejado.

6

Ele fornece informações adicionais de suporte ao cliente.

• Ele inclui um parágrafo final que fornece ao cliente obter informações adicionais de contato, se ele ou ela tem quaisquer outros problemas.
• Exemplos incluem o cliente deve responder diretamente para o seu e-mail com quaisquer dúvidas adicionais, entre em contato com um e-mail geral de conta ou um número de telefone.
• Cliente fornece um link para as perguntas mais frequentes (FAQ, para o short) ou um link para outras dicas úteis.
• Deixe-o saber que horas o apoio da equipe de apoio ao cliente ao cliente está disponível para assistência adicional.
• Se estiver disponível, fornece ao cliente um número de rastreamento como uma referência para futuras comunicações sobre o problema em questão.

7

Feche o seu e-mail.

• graças do cliente novamente para o seu e-mail e para o uso de seu produto ou serviço.
• Fornecer o seu nome. Por exemplo, o e-mail termina com um "Atenciosamente, José Olmos".

8

Corrige-mail.

• Use uma ferramenta para verificar a ortografia.
• Ler e-mails e verifica que não tem erros gramaticais.

9

Enviar e-mail para o cliente.

dicas

• Não use o cliente conta de e-mail para enviar ofertas ou promoções depois de entrar em contato para atendimento ao cliente. Isto pode ser visto como spam pelo cliente e criar tensão em sua relação de negócios com sua empresa.
• Um e-mail contendo insultos ou outra linguagem agressiva pode causar-lhe para estar zangado. Atrasou a sua resposta a esse tipo de correspondência por um curto período de tempo para evitar arremetas contra o cliente.