Como convencer seu chefe para encurtar reuniões

Ninguém é inspirada por reuniões também se estende quando ele está cheio de sonolência. Dificilmente é uma maneira produtiva para obter qualquer horário de trabalho progride. No entanto, as reuniões podem terminar desta forma quando a cultura da empresa ou local de trabalho é sutilmente inclinado a supor que as reuniões longas significam resultados. Apesar de longas reuniões por ocasião são necessárias, muitos devem-lhe um bom corte para restaurar o moral dos funcionários, aumentar a criatividade e melhorar a eficiência. Na maior parte depende do patrão tomar a iniciativa de redirecionar as reuniões longas e confusas. Como você pode vê seu chefe que você precisa para encurtar as reuniões de uma forma sutil?

Conteúdo

Passos
Dicas
Avisos

passos

Ordenar seus pensamentos antes de ir para o seu chefe. Você precisa ter certeza de não ser o único que está reuniões longas e tediosas. Algumas pessoas estão predispostas a não gostar de qualquer tipo de reuniões e isso é um impedimento para sua própria espécie. As reuniões devem ser formas produtivas, interativas e agradáveis para trazer as pessoas. Se isso não é o que está acontecendo, mas na verdade só consomem tempo, então você provavelmente tem razões para buscar a encurtar.

medidos cuidadosamente a reação de seus colegas depois de reuniões e avaliá-los por algumas semanas para ter certeza de que você não está só de pensar que as reuniões são muito longos.
Olhe para o antes e depois das reações de reuniões. Faça as suas próprias observações. As pessoas muitas vezes vêm tarde? As pessoas estão em tempo, mas acabam falando frivolidades, enquanto se aguarda a aparência da cabeça ou apresentador? Você vê as pessoas voando ao redor da mesa após a reunião terminar ou participantes manter os olhos ansiosamente relógios e atirar para fora da porta no momento em que a sessão seja fechada? E a evidência mais poderosa, as pessoas dizem que não toleram longas reuniões a que estão submetidos?
Procure qualquer tempo perdido não só antes e após a reunião, mas também durante. Não algumas reuniões desajeitadamente direcionado para o ponto em que o moderador não tem controle e as conversas são muitas vezes fora de foco? Será que as pessoas que não têm interesse nas frivolidades resultado demorado acrescentado? Existe uma conversa tangencial ou bombástica é dado?

Faça um estudo sobre como eles podem tornar as reuniões mais eficazes. Talvez alguns bons exemplos de estratégias para boas reuniões irá ajudá-lo a apresentar um ponto válido quando se olha para convencer seu chefe para ter reuniões mais curtas. Isto pode ser arquivada no estudo das melhores maneiras de realizar uma reunião de fundo. Estratégias podem diferir pela indústria, práticas de trabalho e as exigências das equipes, mas existem alguns elementos básicos para fazer uma reunião demorado mais eficiente e menos:

Concentre-se em formas de reduzir reuniões demoradas e como reuniões têm mais curto em vez de mais tempo. Esta abordagem pode ser uma boa maneira de se envolver com um chefe que manifestaram a sua preferência por reuniões regulares. Você pode sugerir que apenas uma ou duas dessas reuniões são longas, enquanto o resto são apenas para apanhar ou fazer uma avaliação.

Ter em conta se as reuniões são realizadas apenas por uma questão de tradição. Isso pode ser um verdadeiro obstáculo, porque dá a impressão de algo sagrado. No entanto, faz sentido observar que uma reunião foi durante muito tempo para nada mais do que tradição, porque pode ser a primeira vez que alguém se torna consciente ou tem a coragem de dizer.

Embora não finjo saber mais do que o seu patrão, às vezes pode ser útil para analisar o custo da realização de reuniões longas. Converse com colegas de trabalho sobre o quanto isso lhes custa longas reuniões em termos de tempo e prazos para o cumprimento. Veja como grande parte da discussão é irrelevante ou simplesmente uma desculpa para se socializar. Mesmo assistindo o tempo gasto no início e no final da reunião. Como seu chefe, o tempo gasto em reuniões pode ser considerável, por exemplo, a utilização proposta de tempo executivo revelou que executivos gastam cerca de um terço do tempo de trabalho em reuniões. Esta é uma média de cerca de 18 horas por semana, sem contar com telefonemas, almoços de negócios e investiu na preparação das reuniões tempo. Destaque esses custos podem ajudar a convencer o seu chefe para começar a procurar maneiras de reduzir o tempo das reuniões.

Medite sobre quem deve ser realmente em reuniões. Mais uma vez, a tradição pode determinar que mais pessoas do que realmente necessário concluída na reunião. Quanto mais pessoas, mais tempo é uma reunião.

Ele socializar no trabalho é muitas vezes escondido sob o disfarce de reuniões. O guru da administração, o falecido Peter Drucker, disse uma vez "Ou está participando de uma reunião ou de trabalho, ninguém pode fazer as duas coisas ao mesmo tempo". Talvez você deve fazer um estudo sobre as formas de vincular a equipe que não envolvem reuniões, mas ainda satisfazer o desejo de congregar, lanches e bebidas ao meio-dia na sexta-feira. É muito melhor para chamar a socialização pelo nome, em vez de escondê-lo sob a reunião de escritório fachada.

Pense em algumas ideias para reduzir o tempo de encontros e apresentá-los para o seu chefe. Você vai ser mais persuasiva se você apresentar seu chefe soluções interessantes para conseguir reuniões mais curtas se você apenas queixas de interrupção de sua meditação diária para a duração das reuniões. Use os resultados do inquérito da etapa anterior para que você possa personalizar algumas ideias e fazer reuniões em vez de trabalhar mais eficaz e menos tempo. Você também pode definir idéias específicas para os seus locais de trabalho-algumas idéias que podem ser úteis incluem:

Basta perguntar aos participantes para participar, especialmente porque muitos dos participantes não contribuem ignorância ou área de desinteresse.

Ele analisa a utilidade de reuniões regulares que se tornaram hábito (é "que o tempo da semana") Em vez de motivar e útil. Recomenda a sua remoção ou minimização.

Evite reuniões que simplesmente endossam já foi tomada uma decisão. Se se trata de compartilhar informações, fazê-lo usando-mails ou newsletters.

Realiza uma reunião com atualização mensal tudo no local de trabalho para consolidar reuniões anteriores, salvo atualizações separadamente sensíveis, independentemente da categoria ou ramo, uma atualização é uma atualização.

programações definitivas para reuniões e começa sempre no tempo. Torná-lo conhecido, começando no tempo, chegando tarde que detalhes importantes serão perdidas e terá de apanhar com informações perdidas em seu próprio após a reunião. Além disso, a duração prevista para a reunião serão mantidas usando um timer. Quando o tempo é para cima, isso é tudo.

Criar agendas conjunto ou listas de propósito para as reuniões, se eles já não estão em uso. Isso faz com que os participantes da reunião pensar no propósito em vez de pensar sobre o fato da reunião. Depois de fazer uma agenda, eles perguntar sobre os itens discutidos para ver se eles realmente precisam de uma reunião. Outro uso para uma agenda ou uma lista é ter apenas uma reunião quando atingem um ponto de adjustment- antes disso, deve haver outra razão para uma reunião. No entanto, não espere para a agenda muito longa, muito longa pode promover duração e confusão.

Não deixe que a reunião os participantes se sentem. Se você realmente quer pensar além dos limites, instituiu a política de "não se sentar." Se ninguém fica confortável, eles serão incentivados a trabalhar e seguir em frente.

Tente cancelar uma reunião ordinária para ver se alguém perde ou se isso afeta a carga de trabalho.

Considere as maneiras em que seu chefe pode estar falhando ou a melhorar os trabalhos da reunião. Olhe para os elementos positivos e negativos do estilo de seu chefe nas reuniões. Uma das chaves para o "gerir-se" É de se concentrar em seus pontos fortes, descobrir maneiras de ajudar a fazê-la brilhar mais, enquanto sutilmente disuades o que os seus pontos fracos. Por exemplo, seu chefe pode estar convencido de que é perfeitamente correta para improvisar em uma reunião, mas como um resultado da falta de uma agenda, reuniões têm uma tendência a divagar. No entanto, seu chefe parece ser muito boa para ir ao cerne da questão através das contribuições dos outros. Isso permite que você tentar encontrar uma maneira de apresentar uma agenda para todos os participantes para segurar itens no lugar, dizendo que vai ajudar a todos para controlar uma reunião (e, portanto, não culpar o chefe). E talvez você pode sugerir que divide as reuniões mais longas em uma série de reuniões de curta duração que se concentram em um único tópico, que também pode manter a cabeça focada sobre o assunto. Você pode dar este ao seu chefe como algo que vai garantir que apenas as pessoas que têm alguma contribuição relevante, útil e inspirador assistir a reuniões individuais, em vez de ir para distrair toda a reunião o seu propósito.

Solicitar uma breve conversa com seu chefe. Verifique se o seu chefe tem qualquer tempo livre que podem efetivamente dispostos a falar. Se isso significa ter um espaço em sua agenda, eu anotá-la. E se você fingir que alguém com você, cuidado. A menos que você tem certeza de que ele ou ela tem uma contribuição valiosa, por favor, note que o seu patrão pode se sentir em desvantagem e poderia tomá-lo como um "conspiração" ou uma crítica pessoal. Além disso, em um ambiente que valoriza muito a abordagem de equipe, a empresa de um outro membro da equipe pode ser visto como uma confirmação de um acordo comum sobre um problema que precisa ser resolvido.

Seja educado, respeitoso e direto. Pode ser um desafio tocar um tema que é suposto que seu chefe é a autoridade e a última palavra, mas o coração fraco nunca ganhou nada, para ser preparado. Começa por explicar que, embora você aprecia a oportunidade de estar com os outros para discutir no local de trabalho, estão preocupados que a cultura do olhar de reuniões para reuniões muito longas (tentar sempre que possível para usar uma linguagem que não envolva "culpa" seu chefe). Explicar brevemente como isso afeta você Você e alguns colegas de trabalho com quem você falou. Expresse seu desejo de ter reuniões mais curtas para você e seus colegas têm mais tempo para terminar o trabalho. Neste ponto, eu sou educado e pedir ao seu patrão, se você estiver interessado em ouvir algumas das idéias que você pesquisou maneiras de tornar as reuniões mais dinâmicas e curtas. Leve em conta a resposta do seu chefe.

Lembre-se sempre a sua posição em relação ao seu chefe. É difícil controlar bem as pessoas e alguns líderes sentem-se facilmente ameaçada se eles percebem que o pessoal acha que eles podem fazer o seu trabalho melhor. Você tem feito muito para mostrar deferência e respeito à sua iniciativa. Seja autêntico consideração, formal. Acima de tudo, você entende que seu chefe pode sentir o mesmo que você, mas se sentem atraídos por uma razão ou outra para continuar a fazer as coisas que caminho- você poderia introduzir uma solução iniciada por funcionários, que em última análise poderia trabalhar para ambos .

Esteja preparado para perguntas. Sem perguntas ver como um ataque, mesmo se essa é a intenção deles. Em vez disso, você olha para eles como uma oportunidade para explorar todas as ideias em maior profundidade, como parte de sua persuasão. E, embora possível, é o seu chefe acredita que algumas das soluções veio dele enquanto você tiver sucesso, a probabilidade de que estes são adoptados será maior, portanto, não falar muito e nunca interromper. Esta é cortesia comum que qualquer pessoa merece.

Experimente todo o possível para se concentrar sobre os benefícios de reuniões de curta duração. Compila uma lista em papel se você não pode lembrar- se necessário, você pode sempre oferecer-se para sair da lista para o seu chefe para refletir sobre isso. Na verdade, se você está ciente de que o seu patrão prefere ler coisas antes e depois discutir, verifique se você tem algumas propostas de papel decentes para facilitar o trânsito de suas idéias. Neste caso, você sempre pode sugerir para retomar a conversa depois de seu chefe teve a oportunidade de ler suas informações.

Desde convencer o seu chefe está fazendo" gerir-se ", Leia sobre como ser um empresário bem sucedido pode ajudar. Uma leitura como esse nunca é um desperdício!

Seu chefe sugere que você está tomando a eficiência melhorada, como uma reunião de projeto pessoal. Se há algo que seu chefe vai concordar com boas ideias, toma a iniciativa de fazer tudo o que puder para ajudar. Isto irá reduzir a carga de seu chefe, mostrar a sua disponibilidade para levar a cabo as suas ideias e permite monitorar o progresso.

Tome qualquer sugestão de reduzir o seu chefe sobre horários de reunião e levá-las para fora. As idéias com a aprovação da cabeça estão prontos para implementação e deve priorizá-los. Apoiar o seu chefe e mostrar a sua vontade de fazê-lo abertamente.

Ofertas e desenvolver um esboço de um reuniões de política ou testar uma abordagem que incorpora as idéias que seu chefe acordados com você. A coisa agradável sobre como fazer isso é oferecer-lhe obter alguma liberdade para ser criativo durante o seu desenvolvimento, porque só um é "esboço" e, de qualquer maneira, o seu chefe concorda. Isto permite-lhe ser ousado e introduzir quaisquer outras idéias que não podem ser exploradas durante a discussão com seu chefe. Ele explica que qualquer coisa que você desenvolver vai ser curto, útil e considerar todo o pessoal. Quando você está preparando, ele fornece um conjunto de regras claras para reuniões usando o método de manter as coisas simples. Lista as regras da reunião e escrever em frases curtas e concisas, utilizando uma linguagem simples e descritivo.

Como parte de sua proposta sugere que você pode continuar a falar com a equipe para resolver as suas sugestões. No entanto, ter cuidado, porque você não quer dar o seu chefe a impressão de que isso está se tornando um projeto gigantesco. Deixe seu chefe veja que isso não vai demorar muito e você não vai consumi-lo ou outros funcionários. Por exemplo, você pode dizer que você vai usar uma pesquisa online que os resultados anônimos para obter informações de colegas de trabalho de forma a não se preocupar. Reforça essa idéia, dizendo que buscam melhores idéias sobre os curtas reuniões de funcionários, mostrando que eles também concordam.

Olhe para os muitos encontros alternativas possíveis. Estes são infinitas e, mais uma vez, dependerá das necessidades do local de trabalho, mas algumas idéias incluem: fazer chamadas de telefone ou Skype, obter feedback através de inquéritos on-line, tem eventos divertidos depois de horas de trabalho, enviar atualizações de e-mail ou intranet, usando quadros de avisos, criar cartazes, etc. Se você precisar de uma contribuição para uma ideia, uma maneira de evitar uma reunião é deixar uma lousa em branco em um escritório aberto para brainstorming, permitindo que os funcionários mais ir e vir como quiserem durante o dia. Isso descarrega o horário da reunião e é bom para os funcionários mais dedicados cujas idéias podem passar despercebidos.

Seguir-se com uma nota confirmando o que você está fazendo eo que você acha que vai continuar. Isto irá ajudar a reforçar a determinação de reuniões mais curtas e encontrar formas mais criativas de compartilhar informações dentro do local de trabalho. Ele também garante que seus esforços têm a bênção de seu chefe.

Guarda informação sobre os resultados das medidas para encurtar as reuniões. Para ajudar o seu patrão para ver que as reuniões são mais curtos e, como resultado, a produtividade ea criatividade têm beneficiado, oferece resultados de pista. Mantenha as informações sobre o número de reuniões realizadas antes e depois, bem como informações sobre a duração eo nível de satisfação dos trabalhadores e empregados em geral. Fazer uso de ferramentas de pesquisa e tabelas ou gráficos para coletar essas informações facilmente. Novamente, isto não significa ser um fardo, basta fazer o que precisava para provar que ter menos reuniões é beneficiar todos. Reunir informações relevantes o suficiente pode levar várias semanas ou meses, dependendo do tipo de trabalho do seu coração. Mantenha seu chefe ciente para que você saiba que você não está negligenciando.

Solicita funcionários para concluir um inquérito sobre a sua eficiência após as reuniões foram encurtados. Você não tem que avaliar cada após cada reunião. Em vez disso, recolher uma amostra aleatória para gerar resultados.

Pede sugestões sobre como melhorar o processo. Continua a solicitar sugestões e ideias dos empregados. As ideias geradas antes da implementação da política pode mudar com o passar do tempo, por exemplo, a noção de ser capaz de concluir reuniões em 15 minutos pode ter parecido uma boa idéia de antemão, mas talvez você descobriu que você precisa realmente 30 minutos para realmente conseguir algo.

Apresenta os resultados e quaisquer informações relevantes para o seu patrão para reforçar a sua experiência para encurtar reuniões. Ele mostra como reuniões de curta duração têm melhorado moral do pessoal, o aumento da eficácia e têm estimulado novas abordagens para a partilha de ideias e informações. Embora verbalmente discutir essa é a abordagem mais simples, talvez você deve reunir todas as informações relevantes em uma lista ou tabela para uma leitura rápida (claro e mantê-lo curto). Ele também cria toda a documentação (como "As orientações para reuniões eficazes de nosso local de trabalho") e visual lembretes (como um cartaz com os dizeres "As 3 Regras de uma reunião eficaz") Necessários para ajudar a garantir que as reuniões mais curtas continuará a ser o caminho a percorrer. Finalmente, entende que mudar a cultura da empresa leva tempo, mas com o apoio da cabeça e evidências dos benefícios, logo começam a mudar para melhor.

dicas

Quando você conversa com seu chefe, se você tem exemplos concretos da perda de negócios devido à prolongada, mas não há reuniões muéstraselos culpa. Pesquisa solicita provas como clientes perdidos por causa que os funcionários não estavam em suas mesas ou trabalhadores distraídos depois (ou antes) da reunião perdeu uma oportunidade de negócio.
Lembre-se que mesmo se você tiver bloqueado a 30 minutos do encontro e você pode conseguir seu objetivo em 20, sal cedo e não se sentir como frivolidades falando.
Designa um local específico (desprovida de distrações, como telefones, celulares e computadores). Se as reuniões são realizadas durante todo o escritório, salas de repouso ou em alguns empregados de escritório, considerem a designação de um quarto como o ponto de encontro (como sala de reuniões). telefones celulares, laptops e outras distrações devem ser removido da sala para permitir uma reunião mais focada.
Considere a criação de cartazes para salas de reuniões que são lembretes de coisas como saber o propósito da reunião e segurá-la no tempo definido. Como as pessoas começam a tomar este tipo de lembretes tão comum ao longo do tempo, mudar a cor ou o estilo dos cartazes fornecidos para ajudar visualmente.

avisos

Tenha cuidado se o seu chefe é o tipo de pessoa que muitas reuniões para parecer importante e poderoso. Somente você pode analisar esse contexto, mas se você sentir que este é um problema, você deve planejar com cuidado quando você sugerir que reuniões mais curtas, como pode ser percebido como um ataque direto à sua autoridade. Em qualquer caso, não é necessário, portanto, estar por trás de tudo o que se tornaram improdutivos. Você também pode achar que alguns colegas de trabalho se sentir desta forma sobre a sua participação em reuniões, de modo a manter isso em mente quando você faz pesquisas deles.
Se você achar que a baixa produtividade ou de colaboração é afetada como resultado da redução da quantidade de tempo permitido em reuniões, se sentir confiante de rever o seu plano. Você terá que passar por muitas provas antes de fazer as coisas direito.