Como escrever um plano de contingência

3 partes:

avaliar os riscosidentificar cenáriosMantenha o seu plano de contingência

Organizações a criar planos de contingência (embora às vezes chamado de "plano B") para se preparar para algo de ruim que podem afectar a capacidade de executar a organização. Desenvolver um plano de contingência eficaz é essencial para uma organização. Muitas coisas podem colocar em risco a organização, de um desastre técnico (como uma violação de informações) para um natural (como uma inundação). Escrevendo preparar planos de contingência para tal possibilidades de organização.

parte 1
avaliar os riscos
1
Prepare-se para escrever o seu plano de contingência. O principal objetivo deve ser o de assegurar que a organização continua a funcionar se ocorrer um desastre.
  • É uma boa idéia ter uma política formal que explicita a necessidade de um plano de contingência.
  • O plano deve ser simples juntos. A linguagem e instruções devem ser compreensíveis para audiências futuras. Você nunca sabe quem terá de implementá-lo.
  • Descubra o gatilho específico que pode exigir que você use o plano de contingência. Determinar como você vai medir o sucesso (assim você pode retornar à operação normal). Identifica todas as operações de negócios essenciais para continuar.
  • 2
    Certifique-se o plano satisfaz as três questões-chave de planos de contingência. Verifique se o plano aborda cada uma destas questões irão ajudá-lo a garantir que você não esquecer de nada.
  • O que pode acontecer?
  • Como podemos responder?
  • O que podemos fazer para ser preparado com antecedência?
  • 3
    Encontre os riscos são mais prováveis ​​de ocorrer em sua organização. Determinar os riscos potenciais é um dos aspectos mais importantes de um plano de contingência. Ele não é um processo único. Você deve determinar o riscos que eles são específicos para a organização. Há muitos riscos potenciais que as empresas podem enfrentar.
  • Os desastres naturais, como inundações, furacões e secas podem exigir um plano de contingência. Outros riscos potenciais incluem uma crise, um acidente no local de trabalho, problemas pessoais (como a morte de um líder ou uma greve), perda de questões de informação, má gestão e produtos (como no caso de I para o retirar do mercado).
  • Você deve concentrar-se em áreas, incluindo administração, comunicações, recursos financeiros, coordenação, logística e respostas técnicas.
  • desastres técnicas podem incluir os componentes da organização que têm a ver com a infra-estrutura de comunicação. Você deve considerar o potencial perda de informações ou clientes.
  • 4
    riscos priorização. Os riscos de taxa com base no probabilidade eles ocorrem. Nenhum risco é igual aos outros e a maioria dos planos de contingência não pode tratar em profundidade cada risco potencial. Você tem que descobrir o que é o mais provável e que mais afetam a empresa.
  • Concentre-se nos eventos mais críticos. Você deve fazer uma lista de todos os eventos que podem afetar as operações e depois avaliá-los de 1 a 10. Qual seria o impacto de cada evento? Por exemplo, um pequeno fogo que é limitado a uma máquina provavelmente ser qualificada com menos do que toda a pontuação planta fogo.
  • Em seguida, desenvolve uma série de quantas vezes pode ocorrer o risco. Por exemplo, você pode dar uma pontuação de 10, se isso pode acontecer uma vez por mês e pode ocorrer um caso uma vez a cada 100 anos. Em seguida, multiplique as duas pontuações para probabilidade e impacto para uma pontuação total.
  • Trabalhar primeiro com as maiores pontuações. Ele define um limite. No entanto, você pode ver casos com pontuações baixas e desenvolver um processo geral. As áreas que são essenciais para a sobrevivência da organização em geral devem ser colocados no topo (como a manutenção de fluxo de caixa, quota de mercado e pessoal de apoio).
    • parte 2
    identificar cenários

    1
    Desenvolve cenários para a irrigação com a maior pontuação. Você vai ter que produzir cenários realistas para cada risco, a fim de desenvolver um plano de contingência eficaz. especificamente delineado o que aconteceria se não houvesse a cada um dos riscos de maior prioridade.
    • Comece por determinar os impactos Depois de desenvolver cenários completamente. O que poderia ser o máximo impacto de cada cenário em detalhes?
    • É possível desenvolver diferentes escalas da mesma cena (por exemplo, no melhor, mais provavelmente o caso e, no pior caso).
  • 2
    Criar um cronograma para como os cenários podem ser implementados. Determinar quem será responsável por o quê e quando. Não se esqueça de atualizar as listas de contatos e determinar quem será responsável por notificações.
  • Delineia prazos. O que o primeiro dia ou na primeira semana acontecer? Seja muito específico.
  • Você pode ter prazos para cenários que lidar com as vulnerabilidades físicas, organizacionais e institucionais. Por exemplo, uma vulnerabilidade física pode lidar com a infra-estrutura, uma organização com a existência de sistemas de alerta precoce ou equipamentos resposta institucional qualificado e a existência de recursos financeiros ou parceiros externos. pessoas diferentes podem estar no comando de diferentes aspectos.
  • 3


    Determine o que é mais importante para garantir que o negócio é iniciado novamente. Explorar esses ângulos detalhes. Coloque as capacidades e vulnerabilidades em uma caixa. Qual a capacidade que a organização de assumir riscos e mitigá-los?
  • Por exemplo, imagine o perigo potencial é uma inundação. Um risco potencial pode ser inundado rios bancos e afetar as casas na área. A vulnerabilidade pode ser a infra-estrutura pobre. A capacidade pode ser a de ter pessoal qualificado na mão.
  • Faça uma avaliação honesta dos recursos. Que funções terá de alterar ou reduzir devido aos recursos limitados? Uma análise de impacto nos negócios. Você deve identificar quais áreas são necessárias para o negócio para cumprir a sua missão e continuar operando.
  • 4
    Procure maneiras de reduzir o risco. Normalmente, não é suficiente para desenvolver um "plano B" sentar e esperar para nunca ter que ir buscá-la. Avalie como você pode tomar medidas imediatas para reduzir os riscos. Desenvolver estratégias preventivas.
  • Considerar a disponibilidade de parceiros. Que recursos locais estariam disponíveis se ocorrer um desastre? Será que os vizinhos estariam dispostos a ajudar?
  • A melhor planos de contingência para ajudar as empresas a identificar as áreas que podem melhorar para que eles possam reduzir a probabilidade de que o plano precisava na primeira instância.
  • Por exemplo, você pode perceber que você precisa de um seguro ou você organizar exercícios de desastres. Você pode notar que o pessoal chave precisa de treinamento adicional. Quando se trata de ameaças às informações, instale um sistema de emergência. Faça um plano para cada cenário.
    • parte 3
    Mantenha o seu plano de contingência
    1


    Deixe-los a planejar a todos os funcionários. Você tem que educar as pessoas-chave na organização sobre o plano antes que ele seja necessário.
    • Diga às pessoas o papel e quais responsabilidades serão nenhuma confusão se o plano deve ser implementado em caso de emergência. Isso irá reduzir as chances de pânico é criado.
    • Dar à pessoa uma formação adequada para cumprir as obrigações estabelecidas no plano. Se necessário, organiza treinos. Fazer ajustes depois de observar o treinamento.
  • 2
    Teste o seu plano de contingência. Você pode fazer testes gerenciável e rentável realizá-las em quatro etapas. Se for demonstrado que uma área tem falhas ou conflitos com planos de contingência de outros departamentos, você pode corrigir e testar novamente o plano.
  • Fazer uma avaliação da gestão. Gerentes de escolher uma data e hora de rever todos os planos de contingência e reconhece as pessoas que totalmente concluído os seus trabalhos.
  • Faça uma revisão interdepartamental. Este é o lugar onde cada departamento analisa os planos dos outros. Esta é a fase em que os recursos são alocados e os conflitos são identificados.
  • falhas de estudo em sistemas críticos. Esta etapa de teste pode ser localizado entre os departamentos. O teste envolve a simulação de falhas do sistema e vendedor. Você pode dramatizar cenários sem realmente ter que interromper o funcionamento de uma máquina ou processo.
  • A situação real. Finalmente, você deve testar exaustivamente o plano de contingência. Isto pode envolver um fecho de curto prazo das áreas chave feito em tempo real.
  • 3
    Salvar o plano em um lugar onde você pode acessá-lo facilmente. Se ocorrer o desastre, você não quer que o plano de queimar com o fogo ou perdidos na enchente. Você não quer uma violação de informações dificulta plano de recuperação quando você mais precisa.
  • Coloque uma cópia do plano em um lugar diferente. No entanto, você deve mantê-lo em algum lugar onde você pode obtê-lo rapidamente se você precisa.
  • Mantenha sempre uma cópia do plano em um local diferente do original e certifique-se que mais de uma pessoa sabe como acessá-lo, e autoridade para fazê-lo.
  • 4
    Rever o plano regularmente. Às vezes as coisas mudam. Suas estimativas podem estar desatualizados. Os riscos podem ser maiores do que costumavam ser.
  • Trata-se de mais de uma pessoa no plano e suas atualizações. Por exemplo, você pode pedir um novo funcionário para analisá-lo com outros olhos ou da auditoria.
  • Confirma todas as conjecturas comparando-os com a recente ou rever-lhes informações com terceiros. Talvez o sistema de backup tem menos informações do que você pensou.

    • dicas

    • Não deixe que o seu plano de contingência é uma baixa prioridade e nunca acho que você vai usar.
    • Você provavelmente vai querer ter mais do que um plano de contingência.
    • Comece comitê organizador para o plano de contingência e escolher uma pessoa para liderar esta comissão. O líder do plano de contingência prevê habilidades, ferramentas e conhecimentos para que cada departamento pode escrever o seu próprio plano.
    • Comentários do plano novamente. Uma segunda análise ajuda a encontrar coisas que você omitiu a primeira vez.

    RELACIONADOS

    Artigos Relacionados