Criando um planejamento de continuidade de negócios

4: Métodos

Entenda o que é um bom planejamento de continuidade de negóciosDeterminar recursos de recuperação de chaveCriar o seu planejamento de continuidade de negóciosImplementar seu planejamento de continuidade de negócios

Os planos de continuidade de negócios fornecem procedimentos de como os empregadores e os empregados vão se manter em contato e continuar a fazer o seu trabalho em caso de um desastre ou emergência, como um incêndio no escritório. Infelizmente, muitas empresas nunca tempo para desenvolver um plano desse tipo são feitas, geralmente porque eles não acreditam que necessário. No entanto, a criação de um plano de continuidade de negócios extensa lhe permitirá aumentar a capacidade da sua empresa para continuar as operações normais durante ou após significativa a interrupções de operações de negócios.

método 1Entenda o que é um bom planejamento de continuidade de negócios

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Aceita as ameaças e os riscos potenciais que sua empresa enfrenta. É assustador pensar na possibilidade de que uma interrupção parar o seu comércio, mas você deve sempre estar pronto e disposto a aceitar os riscos e as ameaças pode lhe causar uma confusão para o seu negócio. Depois de aceitar os riscos e as ameaças não podem ser previstos ter resultados devastadores para operações comerciais, você pode fazer um plano para garantir que tanto os ativos de sua empresa e os funcionários estão suficientemente protegidos.

  • Faça uma lista de riscos potenciais e seu impacto sobre o seu negócio. Por exemplo, a morte de uma pessoa-chave, normalmente, não resultam que as portas se fecham por um tempo, mas pode ter um sério impacto sobre os resultados, as relações com fornecedores e serviço ao cliente.
  • Depois de identificar os riscos, organizá-los por impacto e da probabilidade de priorizar o seu planejamento.

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Não confundir os planos de continuidade de negócios com planos de recuperação de desastres. Às vezes ele se refere a planos de continuidade de negócios e planos de recuperação de desastres e ambos têm muito em comum. Os planos de recuperação de desastres deve ser orientada para a recuperação dos negócios após um desastre e mitigar consequências negativas. Em contraste, os planos de continuidade de negócios concentrar na criação de um plano de acção destinado a prevenir a ocorrência de todas as consequências negativas de um desastre.

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Considere as ameaças e os riscos potenciais que a empresa enfrenta. Planos de análise de impacto de negócios consideradas as consequências potenciais para o seu negócio, quando a capacidade de operar e o processo foi interrompido por uma ameaça ou risco. Como resultado, criar uma análise de impacto nos negócios permite identificar problemas, riscos e ameaças deve abordar o seu planejamento de continuidade de negócios. Você deve considerar os possíveis efeitos de uma interrupção das operações de negócios podem resultar como:

  • Perda de renda e vendas
  • Maiores gastos
  • Deserção ou cliente insatisfação
  • Atrasos na entrega de serviços
  • multas reguladoras
  • Atraso ou incapacidade de iniciar planos de negócios futuros

método 2Determinar recursos de recuperação de chave

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Faça uma lista do pessoal interno chave. Após a ocorrência de um evento que interrompe as operações normais de negócios, você tem de mobilizar rapidamente o pessoal-chave para executar um planejamento de continuidade de negócio com sucesso. Criar uma lista de pessoas-chave de pessoal e de apoio interno. Estes são os funcionários que ocupam cargos sem a qual seu negócio absolutamente não pode operar. Faça a lista tão longa que você precisa, mas tão pequeno quanto possível.

  • Faça uma lista de todos os funcionários internos chave com informações de contato completo, incluindo telefone comercial, telefone residencial, telefone celular, pager, e-mail corporativo, e-mail pessoal e qualquer outra forma possível contactar em uma situação de emergência em que comunicações normais podem não estar disponíveis.
  • Considera que funções de trabalho são extremamente necessárias para continuar as operações diárias. Você deve pensar em quem ocupa essas posições quando o trabalhador primário está de férias.
  • Lembre-se que o pessoal chave inclui não só os executivos seniores. Por exemplo, um contas assistente de baixo nível a receber intermediários poderia ser responsável por relatórios de processamento envolvendo empréstimos ou coleções de contas pendentes, o que afeta significativamente a quantidade de lucro operacional disponível. As contas a receber assistente deve ser considerado o pessoal-chave, porque funções de trabalho dessa pessoa fornecer acesso a capital de empresa, desde que o tratamento excepcional e recolha de fundos.

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Documenta o equipamento de escritório crucial. Os computadores da empresa de atendimento, muitas vezes contêm a informação mais importante que você e seus funcionários precisam de acesso mesmo quando se trabalha fora do escritório. Você deve fazer uma lista de equipamentos e dados críticos e criar uma estratégia para o acesso seguro em caso de uma interrupção. Não se esqueça do software que muitas vezes seriam considerados equipamentos crucial, especialmente se é um software especializado ou não pode ser substituído.

  • Esta lista deve incluir senhas, dados de identificação ea localização dos arquivos de chaves.
  • Algumas empresas não podem operar até mesmo por algumas horas sem uma máquina de fax. Você depende muito de sua copiadora? Você tem impressoras especiais que absolutamente deve ter com você em todos os momentos?



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Identifica documentos cruciais. Você deve reunir todas as informações necessárias para reiniciar o seu negócio em caso de incêndio ou outro sinistro que irá destruir documentos importantes localizados documentação on-site. Certifique-se de ter cópias alternativas fisicamente armazenados fora do escritório e maneiras de acessar documentos cruciais, tais como artigos de incorporação e outros documentos legais, contas de serviços públicos, informações bancárias, RH documentos cruciais, documentos de arrendamento imobiliário, declarações impostos e outros documentos cruciais.

  • Você deve considerar como o plano de acção seria se houvesse uma perda total de instalações. Você sabe quando a reembolsar o empréstimo para veículos da empresa? Quem você você enviar o pagamento para seus serviços de e-mail?

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Identifica quem pode realizar teletrabalho. No caso de operações de negócios não pode continuar no local regular, o teletrabalho é uma ótima maneira para os funcionários para continuar a exercer as suas funções, como de costume. A capacidade dos seus funcionários para trabalhar, mesmo fora do escritório, significa que pelo menos alguns dos atrasos para o trabalho, como de costume pode ser evitado. Algumas pessoas na sua empresa poderia ser perfeitamente capaz de fazer negócios a partir de um escritório em casa.

  • Descubra quem pode trabalhar em casa e quem não é devido à conectividade de Internet limitada ou outros problemas e garantir que seus funcionários fornecer os recursos necessários para o teletrabalho.

método 3Criar o seu planejamento de continuidade de negócios

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Identificar opções de equipamentos de contingência. As opções de equipamentos de contingência são alternativas equipamentos acessíveis que podem ser usados ​​quando as operações normais de negócios interrompida.

  • Aonde alquilarías caminhões se um desastre danificou ou destruiu os veículos utilizados no curso normal dos negócios? Onde você alquilarías computadores? você pode usar uma conexão auxiliar para fotocópias, faxes, cópias e outros funções cruciais?
  • fornecedores de equipamentos alternativa normalmente não devem ser especificamente identificados, a menos que eles são únicos e já negociou um acordo (o que é muito raro).
  • É mais importante para identificar a serviços, equipamento e recursos que deve ser capaz de proporcionar um substituto. O pessoal-chave que estão confiadas a responsabilidade de gerenciar o relacionamento com o substituto deve ter a autoridade necessária para tomar decisões importantes.

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Identifique o seu contingência localização. Este é o lugar onde você vai realizar suas operações, enquanto os seus principais escritórios não estão disponíveis.

  • Poderia ser um hotel- muitos deles têm instalações bem equipadas negócio que você deve usar. Também poderia ser o escritório de um dos seus empreiteiros ou seu advogado.
  • Um aluguer de armazenamento perto de seu local regular pode ser um bom lugar para se mudar e produtos da loja com pressa.
  • Talvez teletrabalho para todos é uma opção viável.
  • Se você identificou um local temporário, incluindo um mapa do local no seu planejamento de continuidade de negócios. Onde quer que esteja, verifique se você tem todas as informações de contato adequadas (incluindo nomes de pessoas).

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Criar uma seção de instruções no seu planejamento de continuidade de negócios. Você deve incluir passo a passo sobre como executar o planejamento de continuidade de negócios e resolver o que fazer, quem deve fazê-lo e como instruções. Faça uma lista de qualquer responsabilidade e registrar o nome da pessoa a quem são atribuídos. Também fazer o contrário: para cada pessoa, fazer uma lista de suas responsabilidades. Assim, se você quer saber quem deve chamar a companhia de seguros, você pode procurar "seguro" e se você quer saber o que Juan Perez está fazendo, você pode procurar "banheiro" para obter essa informação.

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Documenta contatos externos. Se você tem fornecedores ou prestadores de serviços externos, desenvolve uma lista especial de contatos que inclui uma descrição da empresa (ou pessoa) e qualquer outra informação que é absolutamente crucial sobre ele, incluindo as informações de contato do pessoal-chave.

  • Inclua em sua lista de pessoas como advogados, banqueiros, consultores e qualquer tecnologia da informação cuja ajuda você pode precisar em termos de vários problemas operacionais.
  • Não se esqueça dos serviços públicos, escritórios municipais e comunitários (polícia, fogo, água, hospitais, etc.) e de correio.

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Reunir informações! Um planejamento de continuidade de negócios é inútil se todas as informações estão dispersas em diferentes lugares. Um planejamento de continuidade de negócios é um documento de referência e deve ser mantido todos no mesmo lugar, algo como uma pasta de 3 anéis.

  • Fazer muitas cópias e dar um para cada membro do seu pessoal-chave.
  • Ele mantém várias cópias extras em um local fora do escritório, em casa ou em um cofre.

método 4Implementar seu planejamento de continuidade de negócios

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Comunicar o plano para os empregados relevantes. Certifique-se de todos os empregados que poderiam ser potencialmente afectados por uma interrupção que leu e compreendeu o planejamento de continuidade de negócios. Aproveite o tempo para se certificar de que os funcionários estão cientes de sua relevante na implementação e execução de funções políticas.

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Ele fornece informações essenciais sobre a continuidade dos negócios equipe de planejamento diferente de chave. Não deixe as coisas ao acaso! Mesmo que os funcionários-chave foram informados sobre os seus papéis no âmbito do planejamento de continuidade de negócios, no entanto você deve garantir que todos os funcionários estão cientes dos procedimentos de evacuação de edifícios e locais de contingência. Assim, a ausência imprevisível do pessoal-chave não impedirá o pessoal-chave não sabe como reagir a interrupções nas operações de negócios.

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Os planos para modificar e atualizar o seu planejamento de continuidade de negócios. Não importa quão bom seu plano é provável que seja eventos perturbadores que não são abrangidos por ela. Você deve estar aberto a atualizar ou modificar seu planejamento de continuidade de negócios tendo em conta informações adicionais ou mudanças nas circunstâncias. Cada vez que algo muda, atualizar todas as cópias do seu planejamento de continuidade de negócios e nunca deixar obsoletos.

dicas

  • Não dependem de uma mídia de armazenamento de computador à prova de fogo segura. A maioria dos cofres estão papel- à prova de fogo projetado para CD, DVD, disquete ou fita magnética irá derreter. Obter um seguro especial para esses itens. Melhor ainda, ele armazena os dados fora do escritório em uma plataforma na nuvem!

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