Como escrever uma carta de reclamação para a empresa

3 Métodos:

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Escrever uma carta de reclamaçãoAtingir o tom e formato certoDar seguimento

Escrever uma carta de reclamação é algo que a maioria das pessoas em algum momento de suas vidas. Se você está insatisfeito com um produto ou serviço de uma empresa, geralmente é possível para resolver o problema de uma forma mutuamente benéfica, através de uma carta firme, mas educado de reclamação. Escrever uma carta de reclamação não deve ser complicada ou assustador. Tudo que você precisa é listar claramente os factos e educadamente pedir uma solução. Leia a seguir para obter instruções detalhadas.

método 1
Escrever uma carta de reclamação
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Enviar a carta para o departamento de atendimento ao cliente. Quando você escrever uma carta de reclamação, as melhores chances de sucesso será a abordar a carta para o departamento da empresa de serviço ao cliente. O departamento de serviço ao cliente geralmente lidar com queixas e é provável que a sua carta é processada de forma eficiente e eficaz.
  • Tente descobrir o nome do gerente ou diretor de atendimento ao cliente e enviar a carta pessoalmente. Comece sua carta com "Caro / Mr, a senhora ou senhorita.", Seguido por seu nome. Se você não consegue encontrar o nome do gerente de serviço ao cliente, basta digitar "Caro / Mr ou a Sra"
  • Você pode tentar encontrar o endereço do serviço de atendimento ao cliente no site da empresa, em materiais promocionais ou de publicidade da empresa, a embalagem ou os rótulos dos produtos.
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    Chegar ao ponto rapidamente na carta. A primeira linha da carta deve explicar claramente por que você está escrevendo a carta eo que exatamente a sua reclamação. Ele dá o máximo de informações relevantes como você pode possivelmente, além de números de série ou modelo relevante.
  • O destinatário da carta deve ser capaz de identificar o ponto principal da carta dentro de cinco segundos, para evitar longas introduções e emaranhados.
  • Você pode fornecer mais detalhes ou explicações sobre a situação da seguinte oração parágrafo de abertura, mas a primeira linha deve chamar a atenção da sua reclamação da forma mais sucinta possível.
  • Por exemplo, a primeira frase deve ler da seguinte forma: "Eu estou escrevendo uma reclamação sobre um secador de cabelo com defeito eu comprei a sua empresa em 15 de julho em sua loja na First Street, Exemplo".
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    Explicar especificamente o resultado ou solução irá satisfazê-lo. Se você quer um substituto, um reembolso, um reparo ou alguma outra forma de compensação, explicá-lo claramente no segundo parágrafo. Isso ajudará a evitar que fiquem uma carta geral ou uma resposta comum e dar o destinatário algo para trabalhar no final do mesmo.
  • Tente ser o mais construtiva possível em seus comentários, sugerindo um caminho a seguir e manter a sua relação com a empresa. Se você solicitar um reembolso ou outra compensação e, ao mesmo tempo que você informar que você tem a idéia de levar o negócio de distância, este vai dar-lhes pouco incentivo para tentar resolver o problema.
  • Se você quer a empresa para corrigir um problema mais amplo, também explicá-lo em sua carta, mas reconhece que algo como isso vai levar tempo.
  • Não ameace com uma acção judicial na sua primeira comunicação. Pode ser necessário para a solução final, mas primeiro envia uma carta de reclamação e aguardar a resposta.
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    Anexar cópias de documentos como um backup. Isso pode incluir recibos, garantias, cópias de cheques enviados e, se necessário, fotos ou vídeos. Toda a documentação deve ser incluída na sua carta.
  • Certifique-se de enviar "cópias" de documentos que deseja incluir, não documentos originais. Assim, não há nenhuma chance de que esta informação chave é perdido ou extraviado, em caso de necessidade de fornecer provas para outra pessoa.
  • Também não se esqueça de explicar no corpo da carta que os materiais são incluindo o são. Por exemplo: "Em anexo uma cópia do recibo original, juntamente com uma cópia da garantia do secador e informações de número de série".
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    Dê-lhes um limite de tempo para resolver o caso. É útil para fornecer um período exato em que você gostaria que o problema fosse resolvido. Isto lhe dará paz de espírito e ajudá-lo a levar o assunto a uma conclusão rápida.
  • Dê um limite de tempo também vai ajudar a evitar a possibilidade de que o seu cartão for perdido ou esquecido, levando a ter mais desconforto e ressentimento entre você ea empresa.
  • Apenas certifique-se que você fornecer o período é razoável. Normalmente, uma ou duas semanas é suficiente, embora isso vai variar dependendo do que suas exigências.


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    Termina a carta com respeito. Graças ao destinatário por sua ajuda e que eles saibam como e quando eles podem entrar em contato para resolver a questão. Isto tornará muito mais fácil o seu trabalho, resultando em um resultado mais eficiente para você.
  • Assinar a carta com "sinceramente"Se você souber o nome da pessoa que você escrevê-lo ou "atenção"Se você se refere a ele como "Sr" ou "Senhorita". Evitar encerramentos impessoais como "Melhores desejos" ou "seu".
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    Atingir o tom e formato certo
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    Seja cortês. Você pode estar com raiva e têm todo o direito de ser, mas ser rude só fará o destinatário está na defensiva. Escrever em um tom respeitoso e evitar ameaçador, ofensivo ou comentários sarcásticos todos os custos. Lembre-se que a pessoa que lê sua carta não foi direcionar tudo o que aconteceu responsável e terá maior capacidade de resposta e desejo de ajudar um cliente cortês e educado do que um irritado e acusatório.
    • Lembre-se, a empresa que você escreve, provavelmente, não quero machucá-lo intencionalmente. A maioria das empresas estão interessados ​​em satisfação do cliente.
    • Você terá muito mais sucesso tratar o destinatário como alguém que quer ajudar, ao invés de assumir que é preenchido com intenção maliciosa.
    • Não escreva quando você está com raiva. Esperar para escrever sua carta até ter se acalmado. Ou se você quiser escrever a letra quando está com raiva e deixá-lo lá por um dia ou dois antes de enviar. Em toda a probabilidade, você vai querer reescrever algumas coisas de uma forma menos inflamatório.
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    Seja conciso. Os representantes de serviço ao cliente pode receber centenas de cartas por dia, por isso é vital que ir para o ponto rapidamente, para que eles saibam exatamente o que eles estão lidando com apenas estão começando a ler. Se o seu cartão for muito longa ou detalhada, o leitor está inclinado a dar uma olhada em seu conteúdo e terminar com uma ideia pouco clara do problema exato ou a resolução desejada.
  • Evite detalhes desnecessários ou desviar com diatribes longas ou tangentes.
  • Tente manter a sua carta de uma página ou abaixo de 200 palavras.
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    Ser autoritário. Ser autoritário em sua carta cria o tom certo e permite-lhe conhecer a empresa que a sua reclamação deve ser levado a sério. Isto é especialmente verdade para as queixas mais graves, que podem ter implicações financeiras.
  • Ser autoritário carrega uma série de coisas, como a qualidade da linguagem utilizada, o seu conhecimento dos direitos e responsabilidades da empresa e também uma apresentação profissional da carta.
  • Todas estas coisas dão-lhe credibilidade, o que deve ter um efeito positivo sobre a resposta à sua carta.
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    Criar um formato claro e correto para a sua carta. Como mencionado acima, dar um formato de sua carta profissionalmente pode influenciar favoravelmente como sua carta de reclamação é recebida. Ele inclui seu nome, endereço e data no canto superior direito, seguido do nome ou título da pessoa a quem você escreve, juntamente com o endereço da empresa, no lado esquerdo acima do corpo da carta.
  • Sempre escreva sua carta em um computador. Isto torna mais fácil de ler e mais clara na aparência. Se você deve escrever sua carta à mão, certifique-se de escrever de forma clara e legível, sem riscar palavras ou manchas de tinta.
  • Para colocar a sua assinatura, deixar um espaço em branco abaixo "seu" ou "atenção"Onde você pode colocar a sua assinatura mão. Abaixo este espaço deve ser escrito o seu nome para ser lido facilmente.
  • Mantenha limpo e bem espaçados, com os parágrafos sobre o tamanho de uma carta semelhante.
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    Verifique a ortografia e gramática. A ortografia ou gramática ruim podem influenciar negativamente como a sua queixa é recebida. Certifique-se de fazer uma verificação ortográfica no seu computador antes de imprimir a letra ou ter alguém lê-lo antes de enviar.
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    Dar seguimento
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    Ele espera que o limite de tempo que você forneceu é cumprida. Seja paciente e não olhe para qualquer ação adicional até que o limite de tempo que você forneceu em sua letra inicial está esgotado. Se essa data passa e não ouvi nada, você pode acompanhar com um telefonema ou e-mail para confirmar se a carta foi recebida. É sempre melhor dar o benefício da dúvida para a empresa.
    • Se você não receber qualquer informação sobre o seu cartão ou se você receber, mas a situação não foi tratada a sua satisfação, você pode prosseguir com uma queixa a alguém mais acima na cadeia de comando.
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    Ele prossegue através da cadeia de comando. Se você não conseguir lidar com o gerente de serviço ao cliente, tentar encontrar que a próxima pessoa na cadeia de comando e alcança-lo. Toda vez que você subir a escada, a partir de um serviço ao cliente representante para um supervisor, em seguida, o diretor, o vice-presidente, o presidente, comunicações adjuntos você teve a níveis anteriores. Isto irá actualizar a situação do novo representante da empresa e é susceptível de tornar a questão seja resolvida sem litígio.
  • É melhor começar com o departamento de atendimento ao cliente antes de subir ao invés de diretamente na parte superior. Isso ocorre porque o departamento de serviço ao cliente é mais acostumado a lidar com essas queixas e qualquer carta ao presidente provavelmente será referido neste departamento.
  • Se este for o caso, os funcionários do departamento de serviço ao cliente desfavoravelmente podia ver imediatamente, uma vez tentou passar por cima deles.
  • Note que se você escrever uma carta para o presidente ou o gerente, terá que ser muito clara, concisa e bem escrita, e eles não vão ter conhecimento prévio do incidente.
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    Se você quiser tomar medidas legais, procure um advogado. O advogado vai saber como proceder. Tenha em mente que a ação legal deve ser o último recurso e apresentá-lo como uma possibilidade em sua carta irá criar um tom negativo e desvia simultaneamente qualquer pedido de indemnização a pedir. Você pode ser devolvido se você não gosta do seu blefe.

    • dicas

    • Antes de escrever, levará algum tempo e refletir sobre o que aconteceu. Quando você já pensou em tudo e sabe o que quer e como você quer, você está pronto para escrever a carta.
    • Existem sites para clientes que podem enviar as suas queixas e ver se outras pessoas têm sido na mesma situação com a empresa particular.
    • Certifique-se de sua carta inclui nome, endereço, endereço de e-mail e número de telefone (sua casa, seu trabalho e seu telefone celular, se possível). Também não se esqueça de pedir a informação em seu leitor, para que ambos possam manter a par de qualquer progresso em relação a sua queixa.
    • Leia de novo e de novo e se certificar de que tudo é verdadeiro, sincero e verificáveis.
    • Não envie cartas testemunhas juramentadas. Na verdade, se você acha que pode acabar em tribunal para isso, você pode querer prender não apenas a declaração de uma testemunha, mas também o seu nome. Lembre-se que ir a tribunal vai ser caro. Na maioria dos casos, é melhor procurar um acordo informal ou, pelo menos por meio de arbitragem.
    • Não insulte. Lembre-se que você quer uma recompensa ou uma solução, e ofender o leitor não vai conseguir isso. Se você gostaria de usar uma linguagem mais forte, evite usar a voz passiva e usar palavras mais diretas e descritivas. Talvez você esteja "chocado" o incluso "aborrecido", As palavras mais fortes do que simplesmente "desapontado".
    • Enviar sua reclamação por escrito tem um efeito mais forte do que o envio de um e-mail, fax ou comentário no blog ou no site da empresa. A maioria das empresas procuram reclamações formais por escrito com uma prioridade mais alta.
    • Ficar com cópias de toda a correspondência e as datas das cartas que enviou.
    • Se você escrever uma carta de reclamação sobre uma pessoa específica, limitar a sua carta a suas deficiências e não desafiar toda a organização. Se você escrever uma reclamação sobre uma política da empresa, e não insultar o destinatário ou à política. Apenas explique seu problema e como pretende resolvê-lo.

    avisos

    • É ilegal escrever uma carta contendo ameaças de violência física, destruição de bens ou ações contra a saúde ou segurança. Uma ameaça pode ser interpretado como assédio, permite uma acção em tribunal e pode estar sujeito a penalidades que variam de multas à prisão. Faça um favor e não acho que as ameaças. Não escreva-los e enviar!
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