Controlar inventário: 12 etapas (com fotos)

3 partes:Avaliar o seu inventário Atualizar seu inventário A manutenção do nível correto de inventário

Um dos aspectos mais difíceis da gestão de uma empresa é para aprender a gerir eficazmente o inventário para que você tenha o que seus clientes precisam e querem sem ter muito demais, o que pode ser um desperdício de dinheiro. Saber como controlar o inventário corretamente irá ajudar a garantir o sucesso do seu negócio, se você tem que decidir o que e quanto à ordem, quando fazê-lo e ter precisa do produto ou saber como lidar com o excesso e escassez de stocks conta.

parte 1

Avaliar o seu inventário

É incluindo os objectivos de um sistema de controle de estoque. Isto deve atingir três objectivos-chave. Saber é útil para permitir que você sabe se o seu actual sistema é eficaz e se ele pode ser melhorado, e saber como fazê-lo.

O sistema deve permitir que você sempre sabe o que está em seu inventário.
O sistema deve ter um meio para detectar e atualizar as alterações de inventário.
O sistema deve envolver um plano para o montante devido gestão e conservação, bem como ao fazer o pedido.

Investir em uma gestão de inventário de software. O primeiro passo para controlar o inventário é ser muito ciente de quanto você tem na mão em um momento, que tipo de ações têm disponíveis, onde estão localizados e como eles mudam ao longo do tempo. Atualmente, existem muitos aplicativos de software que podem ajudar neste processo.

Certifique-se de passar algum tempo a olhar para o mercado de software. Há um vasto comentários e análises on-line sobre todos os pacotes disponíveis. Eles podem deixar você saber se o software atenda às suas necessidades específicas. Obter software de gestão de inventário que incorpora o programa de contabilidade se novo começo. Isso permite que você mantenha todas as suas informações financeiras em um programa, além de coordenar.

Considere o uso de Quickbooks ou Peachtree. Estes são alguns programas de contabilidade, mas também têm algumas características de gestão de inventário que podem ajudar a manter o controle de seu inventário. Da mesma forma, eles vêm com uma base de dados central que pode garantir que todos os funcionários têm coordenado informações.

POS Maid é uma gestão de inventário programa gratuito pode ser muito útil para pequeno varejo negócio.

Criar rótulos claros. Cada item no seu inventário deve ter um número de ordem, uma quantidade e uma descrição básica que inclui o nome do fornecedor e qualquer outro detalhe importante. Isso facilita identificar com precisão qual o item é. Por exemplo, uma caixa deve ter uma etiqueta que inclui o número do item da camisa, o montante (12) e uma descrição se você pedir algumas camisas em caixas contendo 12 destes.

Isso torna o registo mais fácil de garantir que você sabe o que e quanto cada caixa contém contém.

Considere um código de barras sistema de registo, se você tem um monte de estoque. Isso permitirá que você coloque um código de barras em cada item, permitindo que a equipe rapidamente escanear, identificar e transferir as informações para os stocks de software utilizados. Isto é uma alternativa de etiquetas manuais.

Faça uma conta inicial de ações no inventário. É importante para fazer, ocasionalmente, uma contagem física dos estoques, mesmo se você usar um software. Isso está começando a fazer uma contagem inicial de ações no inventário. Você deve começar por criar um registro em uma folha com todos os números de itens, seguidos por colunas que indicam a quantidade.

Em seguida, basta você numerá-los todos os itens disponíveis que você tem, além de seus valores.

Você deve adicionar o software de inventário inicial, se você usá-lo. Você vai ter que adicionar o número do item, informações de compra e fornecedor. Esta será uma adição ao artigo no software. O último atualizar automaticamente o inventário quando você comprar mais ações no futuro. Além disso, ele reduz o inventário quando vendido.

Adicione uma contagem física é importante para assegurar que o software seja precisa. A contagem física também protege contra o declínio desconhecido e obsolescência dos estoques.

Stocks deve ter regularmente, mas você pode usar o processo estatístico ou contar os itens que são vendidos mais ou são mais valiosos.

parte 2

Atualizar seu inventário

atualizar manualmente o seu inventário. O software de gerenciamento de inventário pode ser uma maneira útil para manter o controle de stocks e é atualizado automaticamente quando um novo vendas e as compras são feitas. No entanto, é importante ter um sistema de controle manual para o inventário para que você tenha uma maneira de verificar a precisão do software (ou optar por não usar qualquer forma de software).

Você deve escolher um intervalo de tempo para rever regularmente o inventário com uma inspecção visual e uma contagem física. Isso vai depender de quão rápido os estoques em movimento.
Você vai ter uma lista de ações lá fora, e novas compras por um tempo (uma semana), além de uma lista de vendas que ocorreram durante a semana (que representa o inventário de saída).
Em seguida, você deve tomar o seu folha de registro do estoque inicial e realizar uma nova contagem de inventário. Seu novo inventário deve ser igual à contagem na semana passada, menos todas as vendas da semana, além de novas compras.

Salvar os documentos atualizados forma organizada. Certifique-se de salvar seus comentários semanais (ou o período de tempo que você escolher) em poucas pastas ou pastas ordenadas e organizadas por mês. Desta forma, você pode facilmente encontrar informações de inventário por uma semana especial se você precisa. Ele também é útil para o caso em que o seu contador precisa de algumas informações.

Você vai querer verificar as informações em sua contagem manual com o software que você escolher para usar antes de guardar. Eles devem ser iguais níveis de existência no software e contagem manual. Caso contrário, pode ser ter introduzido uma informação inadequada em stocks de software perdidos ou que você cometeu um erro durante a contagem manual. Neste caso, você deve voltar a tomar.

Obter um método de ponto de venda (sigla POS) de gestão de inventário, quando o seu negócio é grande o suficiente para precisar de um controle de estoque mais sofisticado. Este controle é realizado, como sugere o nome, ponto de venda, o que significa que a caixa registadora ou computador que você usa para verificar a sua conta de negócios com ações. Ele permite que você executar alguns relatórios no final do dia de trabalho, o mês, as vendas do período de reporte ou limite de tempo designado.

Um sistema com um ponto de venda pode dar ao luxo de acompanhar os seus stocks em tempo real, se sua empresa tem um grande estoque e se muitas vendas são feitas no dia. Estes sistemas consistem geralmente em computadores que executam um software de POS, que vem com uma impressora de recibos e gaveta de dinheiro. Estes sistemas atualizar automaticamente o inventário de cada vez que uma transação, além de que ajuda você percebe quando você precisa fazer uma nova ordem ou quando as disposições são acabado de fazer.

Quando você compra um sistema POS, note que você deve olhar para aquele que é fácil de usar e tem uma funcionalidade básica no início e depois se concentrar em adicionar mais recursos avançados como seu negócio cresce.

É possível vincular o gerenciamento de inventário de software POS ou software de contabilidade para que este último é atualizado automaticamente a cada vez que uma venda é feita.

parte 3

A manutenção do nível correto de inventário

Analisar informações de vendas. O objectivo da gestão de estoques é manter o ritmo da demanda, o que significa que você tem que ter reservas suficientes para atender às vendas projetadas que você tem. Você pode usar o histórico de vendas para prever o que vai estes no futuro, se você estiver no negócio por algum tempo. No entanto, você deve basear suas vendas previstas por tipo de negócio que você tem, a sua localização, outras empresas de dimensão semelhante em sua região ou setor e contratos ou clientes que já garantido se você é novo para o negócio.

Deve olhar para fora de quanto cada tipo de produto vendido por mês e certifique-se de encomendar estoque suficiente para cobrir este montante além de algumas ações adicionais no caso de haver mais demanda do que o esperado.
O montante adicional que os pedidos dependem da natureza do seu negócio. É este está propenso a rápido aumento ou diminuição na demanda? Se assim for, você deve manter algum estoque extra para ser cauteloso.

Decida quanto gestão de stocks e conservação. Estoques e encomendas para manter depender do seu nível de vendas, o tipo de material e o espaço que você tem disponível.

Você deve olhar para fora em suas informações de vendas anterior e verifique se você tem um pouco mais do que isso para se encontrar, para além de qualquer crescimento potencial, projetada se o seu inventário é itens perecíveis ou têm um baixo nível de espaço demanda. gestão de inventário é muito importante se você tem pouco espaço ou alguns itens não perecíveis e se você quiser controlar os níveis de cuidado para garantir que você não ficar sem estoque. Você deve sempre escolher um fornecedor confiável que pode lhe fornecer os seus produtos de forma rápida e em tempo.

Você pode reduzir suas rupturas, se você tem um estoque empresa de entrega confiável e se este pode muitas vezes fazer entregas.

Você pode considerar tomar vantagem de alguns descontos por atacado na compra de mais ações se seus itens são não perecíveis e se você tem o espaço envolvido. Esta é uma perspectiva útil se as suas vendas são difíceis de prever, se variar o suficiente e se seus produtos não estão em um mercado onde as preferências mudam rapidamente.

Escolha um ponto de voltar a fazer um pedido. Seu objetivo é sempre ter estoque suficiente para atender as demandas dos clientes, enquanto não tem muito como isso prejudica desnecessariamente a sua capital. Você tem que saber quando fazer uma ordem para garantir que você tenha o nível correto de estoque.

Uma perspectiva é especificar um nível mínimo de existências, que sempre que você vai fazer um pedido. Por exemplo, você nunca deve deixar seu camisas prestação cai abaixo de 100. Assim que isso acontecer, uma nova ordem será feita.

Isso garante que você nunca ficar sem estoque. Ele define um nível mínimo mais elevado para os produtos que são vendidos rapidamente ou têm o potencial para vender rapidamente. Se você tiver um negócio sazonal, você pode aumentar esse nível mínimo durante alguns meses no ano em que você vê um aumento na temporada.

Organiza ter um estoque de segurança para lidar com a escassez de eventos inesperados. Por exemplo, ele tem mais itens específicos necessários para um grande eventos de inverno se você vender alguns itens, principalmente para o tempo frio. Estes evitando rupturas de estoque de segurança (ou amortecedores) que podem ocorrer nos momentos em que você coloca uma ordem eo tempo que você recebe.

A quantidade de ações deve depender de como seu negócio é propenso a mudanças rápidas na demanda, além da época do ano se você tiver um negócio sazonal.

Considere o uso de uma gestão de inventário agência externa. Isto é muito útil se você é um grande revendedor ou se você precisa de um bom inventário de contagem para o final do ano ou no final de uma grande temporada de vendas. A agência todas as existências, fez uma nova ordem e até mesmo remover os produtos não desejados para enviar para o fabricante com o qual sua empresa tem um arranjo predeterminado.

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