Fazendo uma carta comercial

4 partes:

Comece a letraCompor o corpoIncluem fechando a letraTerminar a letra

Se você escrever uma carta e profissional impecável? Quase todas as cartas comerciais seguem um formato definido e fácil de aprender que você pode se adaptar a qualquer tipo de conteúdo. A carta comercial deve ter sempre a data, remetente e do destinatário, e parágrafos que compõem o corpo. Siga os passos abaixo e modificá-lo conforme necessário para os padrões de sua empresa.

parte 1
Comece a letra
1
Saber o formato. Seja qual for o conteúdo de sua carta, existem algumas orientações comerciais que você deve seguir em sua apresentação. As cartas comerciais deve ser escrito com uma fonte, como Arial ou Times New Roman. Tente usar números em blocos. É, você tem que iniciar um novo parágrafo com a tecla "Enter" duas vezes. Não deixe recuo para parágrafos.
  • Use margens de 2,5 cm (1 polegada) em todos os lados.
  • Um cartão eletrônico também deve ser escrito com a mesma fonte. Não use modelos ou diferentes do preto e branco cores em um e-mail comercial.
  • 2
    Escolha o tipo de papel correto. A carta deve ser impressa em 21 x 28 cm (8,5 x 11 polegadas), também conhecidos como "de tamanho de letra". Você também pode usar o tamanho A4. Algumas grandes contratos podem ser impressos em 21 x 35 cm (8,5 x 14 polegadas), também conhecidos como "tamanho legal".
  • Se estiver a imprimir a letra para enviar, considere imprimi-lo com o papel timbrado da empresa. Isto vai dar uma aparência mais profissional, também têm o logotipo da empresa e informações de contato.
  • 3
    Coloque as informações da empresa. Coloque seu nome e endereço (esta última dividida em diferentes linhas) da empresa. Se você é independente, coloque seu nome em vez do nome da empresa e acima dela.
  • Se a sua empresa tem projetado um papel timbrado, você pode usá-lo em vez de digitar o nome e endereço da empresa.
  • Se você escrever o endereço, este deve aparecer justificada tanto à direita ou à esquerda no topo da página, dependendo das preferências da empresa ou o seu.
  • Se você está enviando a carta para outro país, escreva o nome do país em letras maiúsculas.
  • 4
    Coloque a data. Escrever a data completa é a opção mais profissional. Por exemplo, digite "01 de abril de 2015". Esta data deve aparecer justificado para a esquerda algumas linhas abaixo o endereço de retorno.
  • Se você escreveu a carta ao longo de vários dias, colocar a data em que o acabado.
  • 5
    Coloque as informações do destinatário. Insira o nome completo, título (se disponível) do local de destino, o nome da empresa e endereço nessa ordem (uns com os dados separados em linhas). Se necessário, ele inclui um número de referência. Destinatários informação deve ser justificada para a esquerda algumas linhas abaixo da data.
  • É melhor para tratar a carta para uma pessoa específica. Desta forma, uma pessoa real, terá de responder a sua carta. Se você não sabe o nome da pessoa que você tem que enviar a carta, aprender um pouco. Ligue para a empresa para descobrir o nome e título de seu destinatário.
  • 6
    Escolha uma saudação. A saudação é um indicador importante de respeito, e você decidir usar depende se você sabe que o destinatário ou não, o nível de proximidade de ambos e o nível de formalidade da relação. Ele leva em conta o seguinte:
  • Escrever "To Whom It May Concern" unicamente se você não sabe exatamente o que você está indo.
  • Se você não conhece bem o destinatário, "Dear" é uma opção segura.
  • Você também pode usar o título eo nome do destinatário, por exemplo: "Caro Dr. Vasquez".
  • Se você sabe que o destinatário bem e têm uma relação informal, você pode dirigírtele com o seu nome, por exemplo: "Caro Susan".
  • Se não tiver certeza do sexo do receptor, basta digitar o seu nome completo: "Kun Vega".
  • Não se esqueça de escrever dois pontos (:) após a saudação, como: ". Para quem possa interessar"
    • parte 2
    Compor o corpo
    1
    Encontrar o tom certo. Tempo é dinheiro, como diz o ditado, e a maioria dos empresários odeio perder tempo. Portanto, o tom de sua carta deve ser breve e profissional. Para fazer o seu cartão é rápida leitura, ir direto ao ponto e inclui breves comentários no primeiro parágrafo. Por exemplo, você pode sempre começar com um "A razão para isso é ..." e de lá ir.
    • Não se preocupe com as transições floridas, grandes palavras ou frases longas que vão além do assunto. O objectivo deve ser o de comunicar o que deve comunicar de forma rápida e sem falhas quanto possível.
    • Ser convincente na sua carta. Na maioria das vezes, o objetivo de uma carta é convencer o leitor a fazer algo: mudar sua mente, corrigir um problema, enviar dinheiro ou ação. Apresentar seus argumentos.
  • 2
    Use pronomes pessoais. É perfeitamente correto usar "I", "nós" e "você" em uma carta comercial. Sim, ele evita o "você", vá para o leitor como "você".
  • Lembre-se que se você escrever a carta em nome da empresa, as coisas mudam: se você estiver indo para falar do ponto de vista da empresa, deve usar "nós" para deixar o leitor saber que a empresa apoia suas palavras. Se você escrever a sua própria opinião, limitar-se a usar "I".


  • 3
    Escrever de forma clara e concisa. Deixe o leitor saber exatamente o que você está tentando dizer. O seu leitor só responder-lhe rapidamente se a sua mensagem é clara como a água. Em particular, se houver qualquer resultado ou ação que você deseja obter como resultado de sua carta, mencionar. Explicar a sua posição com o mínimo de palavras possíveis.
  • 4
    Use a voz ativa. Quando você descrever uma situação ou fazer um pedido, não se esqueça de escrever na voz ativa em vez da voz passiva. A voz passiva pode dar a impressão de que suas palavras são ambíguas ou impessoal. Além disso, a voz activa é mais directo. Por exemplo:
  • Passivo: os óculos não são projetados ou fabricados com atenção a durabilidade.
  • Ativo: sua empresa projeta e fabrica óculos sem a atenção para a sua durabilidade.
  • 5
    Seja de conversação quando apropriado. Evite cartão de tipo, se possível. Ninguém pode forjar um relacionamento com alguém com cartão de tipo impessoal. No entanto, evite coloquialismos como "você sabe", "ie", "pa". Mantenha um tom corporativo, mas ser simpáticos e solícitos.
  • Se você conhece bem o destinatário, você pode incluir uma linha amigável desejou-lhe coisas boas.
  • Use o seu julgamento para determinar o quanto show de personalidade. Às vezes, incluir um pouco de humor pode ajudar muito em um ambiente empresarial, mas é melhor optar por ser cauteloso antes de fazer uma piada.
  • 6
    Seja educado. Embora você escrever uma reclamação, pode ser educado. Ele leva em conta a posição do receptor e oferecer para fazer o que puder, dentro da razão, para ser confortáveis ​​e carinho.
  • Por exemplo, uma queixa pode ser indelicado: "Eu encontrar seus óculos são horrendo e nunca vai comprar novamente." Uma queixa pode ser educado: "Estou desapontado com fazer os óculos e eu pretendo comprar de outros fornecedores no futuro."
  • 7
    Use o cabeçalho "segunda página" para incluir mais páginas. Quase todas as cartas comerciais deve ser conciso o suficiente para caber em uma página. Mas se ele for maior, como um contrato ou declarações de um julgamento, você pode precisar adicionar mais páginas. Use a "segunda página" papel timbrado, que normalmente tem um endereço curto e é feito do mesmo tipo de papel como a primeira página.
  • Ele inclui o número da página, na segunda página e o subsequente, no topo da página. Talvez você também deve incluir o nome ea data do destinatário.


  • 8
    Resumir. No último parágrafo resume seus argumentos e expor claramente se as ações que pretende tomar ou o que você espera que o destinatário. Tenha em mente que isso pode contatá-lo com perguntas ou preocupações, por isso, agradecer-lhe por sua atenção para a letra ou o assunto.
    • parte 3
    Incluem fechando a letra
    1
    Escolha um fechamento. O fechamento, tais como o cumprimento, é um indicador de respeito e formalidade. "Atenciosamente" ou "melhores cumprimentos" opções são geralmente seguros, mas você também pode considerar "Atenciosamente", "Sem mais delongas", "Esperando sua notícia." Alguns um pouco menos formais encerramentos, mas ainda profissional são: "Atenciosamente", "Obrigado". Digite uma vírgula (,) depois de escrever encerramento.
  • 2
    Assinar a carta. Deixar cerca de 4 linhas em branco para a sua assinatura. Assinar a carta após a impressão, ou, se você está enviando e-mail, digitaliza uma imagem de sua assinatura e coloque-o sobre esta parte da carta. A tinta é de preferência azul ou preta.
  • Se você estiver indo para assinar a carta em nome de outra pessoa, digite "p.p:." Antes de sua assinatura. Isso significa "por procurationem (por favor)"Em latim, ou seja," representando ".
  • 3
    Escreva seu nome e informações de contato. Sob sua assinatura, digite seu nome, título, número de telefone, endereço de e-mail e qualquer outro contato. Ele fornece cada dado em uma linha separada.


  • 4
    Ele inclui as iniciais do digitador. Se alguém (não o remetente) escreveu a carta deve incluir as iniciais da pessoa sob o bloco de assinatura. Por vezes, as iniciais do editor também estão incluídos. Era tão claro quem fez a letra.
  • Por exemplo, se você incluir apenas as iniciais do datilógrafo, escrever letras minúsculas: mj.
  • Se você incluir as iniciais do editor, colocá-los em datilógrafo maiúsculas e minúsculas bem: RW: mj. Alguns estilos de mudar a dois pontos (:) por um lado (/ bar).
  • 5
    Tome nota dos anexos. Se você tiver anexado documentos para o destinatário para vê-los, fazer uma nota do mesmo algumas linhas sob suas informações de contato. Você vai ter que incluir o número e tipo de documentos. Por exemplo, ele escreve: "anexos (2): CV, brochura".
  • Você também pode abreviar "Anexos" por escrito "Anx".
  • 6
    Adicionar mais nomes de destinatários. Se você está enviando uma cópia da carta para outra pessoa, você deve incluir em sua carta. Faz digitar "cc:" abaixo da linha "Anexos", que significa "cópia de cortesia", juntamente com o nome e cargo da pessoa ( "cc" usada para significar "cópia carbono", quando as cartas foram escritas em papel carvão).
  • Por exemplo, digite "cc: Maria Gomez, vice-presidente de Marketing".
  • Se você estiver adicionando mais de um nome, nome do meio está abaixo da primeira, mas sem o "cc:".
    • parte 4
    Terminar a letra
    1
    Editar a carta. A apresentação é um elemento-chave de profissionalismo. Verifique se o destinatário pode vê-lo como alguém capaz e responsável por erros de edição. Corrector ativa o processador, mas também lê a carta bem antes de enviar.
    • Pergunte a si mesmo se a letra é clara e concisa. Existem números de mais de 3 ou 4 frases? Se assim for, determinar se você pode eliminar informações desnecessárias.
    • Se a letra é muito importante, sugerimos pedir a um amigo ou colega para lê-lo. Às vezes, os olhos de outra pode ajudar a detectar erros ou linguagem não-natural que você pode não ter notado.
  • 2
    Nenhumas uvas da carta. Se houver várias páginas, geralmente não grampeados. Se você quiser se certificar que estão na ordem certa, coloque um clipe no canto superior esquerdo.
  • 3
    Enviar a carta. Se você estiver indo para enviá-lo pelo correio, use um comercial sobre. Se você tiver uma, use o logotipo de impressão empresa envelope. imprimir claramente o endereço do remetente e endereço do destinatário. Dobrar a letra em três partes, de modo que o recipiente aberto pela primeira vez o superior e, em seguida, a parte inferior. Certifique-se de colocar selos suficientes e enviar.
  • Se você acha que sua escrita é desordenada e não vão bem com a sua personalidade profissional, grava os endereços no seu processador de texto e Coloque o envelope na impressora.
  • Se a letra é extremamente importante e de tempo crítico, considerar enviá-lo pelo serviço de correio expresso.
  • Se você quiser enviar a carta por e-mail, HTML converte a letra ou salvá-lo como PDF para preservar a formatação. No entanto, é melhor para enviar o cartão físico.

    • dicas

    • Use uma qualidade caneta para assinar a carta.
    • Responde sem demora. Se você não pode responder em menos de uma semana, notificar o destinatário e dizer uma data aproximada quando você pode receber uma resposta sua.
    • Ela enfatiza o lado positivo. Fale sobre o que você pode fazer, não o que você não pode fazer. Por exemplo, se não há mais um produto no estoque, não diga a seu cliente que você não pode atender seu pedido. Em vez disso, diga-lhe que o produto é muito popular e já vendeu fora. Diga-lhe que você pode solicitar uma ordem de compra para ele.
    • Se você escrever uma carta complexa, recomendamos que primeiro escrever um esboço:
    • Ele inclui tópicos que você quer tentar. Não se preocupe com a ordem.
    • Para cada tópico, incluindo palavras-chave, exemplos, argumentos e fatos.
    • Verifique a relevância de cada tema expressa por seu alvo e seu leitor.
    • Livrar-se de qualquer coisa que não é relevante para o caso.
    • Categoriza as informações de acordo com a melhor ordem para o seu leitor.

    avisos

    • Não empregam muita adulação. Incluir um verdadeiro elogio é aceitável, mas exagerar isso indica que você tem que recorrer à lisonja, não suas habilidades para fazer o seu trabalho.
    • Não seja muito enfático em seu tom. Lembre-se que a idéia é tentar melhorar ou iniciar uma relação profissional com uma carta comercial.

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