Como fazer operações contabilísticas

3 partes:

Conteúdo

Inserir transaçõesEquilibrar operações contabilísticasManter registros detalhados da contabilidade transações

Todas as empresas, independentemente de quão grande ou pequeno são, tem que monitorar todas as transações. Existem muitos sistemas que você pode comprar software financeiro, mas é melhor se você primeiro ter uma compreensão clara de como o trabalho de contabilidade transações. Você vai ter que entrar em cada transação comercial, como receber um pagamento ou pagar uma conta, em um livro, que é como um grande diário de bordo. Aqui você tem uma coleção de contas e categorias chamadas debitarás (você vai aumentar ou diminuir) uma conta e simplesmente pagar ( `aumento ll ou diminuir) para outra conta (abaixo você verá alguns exemplos). Os criadores de software de contabilidade de qualquer maneira seguir esta fórmula, mas tem muito facilitado o processo para o usuário médio.

parte 1
Inserir transações
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Reunir qualquer papelada em conexão com as transações comerciais. Isso pode incluir faturas, contas de serviços públicos, notas de crédito emitidas aos clientes, declarações fiscais, cheques emitidos e as informações da folha de pagamento. Verifique cada factura ou pagamento recebido para certificar-se de que é preciso antes de gravar em um grande livro. Antes de entrar em qualquer transação, certifique-se que todos tenham sido aprovados por um proprietário de supervisor ou de negócios.
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    Estabelece diferentes contas ou categorias para cada tipo de operação. As contas podem consistir em numerário, inventário, despesas, etc. Pense neles como as páginas de um caderno ou itens que possam estar no seu próprio orçamento. Você vai ter que definir os seguintes tipos de contas:
  • vendas de conta ou ganhos, gravou todas as vendas feitas aos clientes.
  • Da mesma forma, a conta de despesas registra qualquer dinheiro que a empresa passa a operar as suas instalações, fabricar e vender o produto.
  • Além disso, a empresa terá de registar as suas posses, como dinheiro, contas a receber (vendas para clientes que ainda não foram pagos) e bens físicos, como edifícios e equipamentos. Estas participações são registrados em conta de ativo.
  • A conta de passivo, por outro lado, regista qualquer importância o negócio devido a partes externas, tais como empréstimos bancários, contas a pagar (aos fornecedores, por exemplo) e salários a pagar (salários que os empregados obtiveram, mas ainda não que tenham pago).
  • Muitas vezes, essas grandes categorias são divididas em contas mais específicos e pequenas.
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    Decida quais contas de débito ou crédito. A coisa mais importante é lembrar que cada transação pode ser descrito como um cartão de débito ou de crédito e que o crédito deve ser sempre acompanhada por um débito equitativa. Por exemplo, quando você recebe um pagamento de um cliente, os Debitas conta "eficaz" e fertilizá-lo para "Contas a cobrar" na sua contabilidade. Quando você paga por um anúncio de TV, você Debitas para "As despesas com propaganda" e fertilizá-lo para "eficaz".
  • Débitos aumentar despesas, ativos (tais como dinheiro ou móveis) e as contas de dividendos e créditos diminuir essas contas. Uma boa maneira de lembrar este aumento é a sigla DAGD (débito ativos, despesas, dividendos). Outras contas, tais como passivos e resultados aumento com créditos e diminuição com débitos. Este sistema de contabilidade tem sua própria lógica e é melhor memorizá-lo em vez de aplicar a sua própria lógica para o que é "aumenta" e o "diminui".
  • Tenha em mente que o número de entradas de crédito e débito podem ser desigual para que os valores totais são iguais. Por exemplo, se um cliente paga por meio do produto em dinheiro e metade com crédito, haverá duas entradas de débito, dinheiro e contas a receber, e apenas um vendas a crédito de entrada.
  • Todos os sistemas de software de computador disponíveis irá facilitar a contabilidade de entrada do log de transações colocando cada um em seu lugar certo no livro.
  • Pode ser necessário para criar novos nomes de conta no livro, se você tem uma transação extraordinária, como a venda de ações ou compra de terras.
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    Verifique todas as transações contábeis introduzidos no livro. Cada transação deve aparecer em sua categoria de forma adequada, por exemplo, se você Debitas algo de lado o livro, um montante igual a essa transação deve aparecer no lado do crédito no livro.
  • Por exemplo, você ingresarías uma transação para uma conta de energia elétrica de US $ 500 na coluna de débito abaixo "Contas a pagar" e na coluna de crédito abaixo "eficaz" por US $ 500 depois que ele é pago. Certifique-se de incluir o número da fatura e uma breve descrição nas notas.
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    entradas do livro transferido para uma contabilidade geral periodicamente. A contabilidade geral é uma coleção de todas as suas contas. Por exemplo, haverá uma página no razão geral para cada uma de suas categorias de caixa, contas a receber, contas a pagar, despesas com serviços públicos, etc. Então, você vai ver os totais de cada tipo de conta em um período de tempo específico.
  • A contabilidade geral registra as informações da conta, ao contrário do livro, que registra transações. Em outras palavras, uma única transação transferido para a contabilidade geral deve ser pago pelo menos dois lugares ou contas.
  • Por exemplo, uma venda a um cliente o valor pago seria registrada no livro como uma única transação, o reconhecimento de um débito para a conta de caixa e um crédito para o resultado. Para transferir para livro Major General, mas este texto seria registrada em dois lugares separados, a conta de caixa ea renda. Isso permite que você veja como a transação e outros ao redor cada conta afectada individualmente.
  • As entradas na contabilidade geral deve ser acompanhada da data da transação para ajudar a identificar a origem do mesmo. Alguns contadores também incluem um número de referência, como um número de ordem, por exemplo, para facilitar a localização das operações a suas entradas no razão.
    • parte 2
    Equilibrar operações contabilísticas
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    saldos do razão geral antes de fechá-lo cada vez que você entra em uma contabilidade de operação. Fazer um balancete e outros relatórios para certificar-se de que tenha sido imputadas às contas corretas e as transações foram publicados corretamente. Se você digitou um ou 100 transações, débitos totais deve ser igual créditos totais.
    • Se você estiver indo para adicionar manualmente ou usando um software de contabilidade, você sumarás todos os débitos e créditos, independentemente da categoria em que se encontram. Eles devem ser sempre em relação a zero.
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    Verifique se existem erros no balancete. Se os débitos não são iguais aos créditos, você vai ter que voltar para as entradas de razão para localizar o erro. Mesmo que sim débitos iguais aos créditos, de qualquer maneira pode ser um erro se uma transação não é introduzido ou inserido duas vezes ou se uma transação é lançada na conta errada.
  • Por exemplo, quando você recebe um pagamento de um cliente, você pode ter debitadas na conta de dinheiro, mas esqueceu a pagar a contas a receber, o que significa que suas contas refletir que você ainda deve dinheiro quando não é. Neste caso, todos os créditos não seria igual para todos os débitos.
  • Em alguns casos, isso pode exigir entradas para rastrear contas para as entradas originais no razão para encontrar o problema. Por isso, é sempre útil para combinar estas entradas com a data da operação ou um número de referência.
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    Fazer relatórios para declarações de renda, balanços e demonstrações de resultados retidos. Isto pode ser feito manualmente ou utilizando um sistema de contabilidade de software. Então você vai ter uma imagem completa da sua empresa.
  • A declaração, por exemplo, subtrair suas despesas com a renda em um determinado período de tempo e você vai saber se você tem benefícios ou você tem uma perda. Para mais informações, leia o artigo Como escrever uma declaração de renda.
  • Um balanço mostra os activos e passivos de uma empresa. Ativos incluem dinheiro, equipamentos, terrenos e contas a receber. As responsabilidades incluem contas a pagar e notas promissórias. Para mais informações, leia o artigo Fazendo um balanço.
  • Se você pagou qualquer dividendo (pagamento aos acionistas) no último período, você também precisa de uma declaração de lucros acumulados. Uma declaração de lucros acumulados mostra a quantidade de benefícios que você obtido (lucro líquido) menos qualquer dividendo pago. Os resultados cumulativos representam em si lucros reinvestidos na empresa.
    • parte 3
    Manter registros detalhados da contabilidade transações
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    Uma breve descrição de cada transação que você entra no razão. Por exemplo, "pagamento em dinheiro de publicidade na televisão por cabo, fevereiro 2015". Isso vai ajudar a esclarecer o montante, a causa e o processo de registro para cada transação mais tarde.
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    Manter a documentação de apoio em suas entradas contábeis. Isto é muito importante no caso de erros ou para quaisquer perguntas que surgem mais tarde. Documentação em todas as entradas podem ser arquivados pela atribuição de um número de inscrição no livro e uma data como um pacote. Qualquer pessoa deve ser capaz de encontrar uma entrada na contabilidade geral e, em seguida, ir para a documentação facilmente backup.
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    Mantenha cópias de todos os documentos por pelo menos um ano. Isso inclui entradas como contabilidade contabilidade geral, juntamente com todos os recibos e outros documentos da transação. Você vai precisar até que as contas foram auditadas e ter apresentado o seu retorno de imposto.
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    Salve a documentação eletronicamente durante pelo menos sete anos. Digitaliza documentos frente e de trás e guardam as cópias em dois discos, um para armazenamento no escritório e outro para mantê-lo de fora para uso em caso de emergência. Há sempre a possibilidade de que seus impostos são auditados há vários anos, por isso é importante manter esses registros.

    • dicas

    • Ledger equilibra todos os dias, rastrear e corrigir eventuais erros. Esta prática é uma das primeiras coisas que são ensinadas aos estudantes de contabilidade e sua importância não pode ser exagerada.
    • treinar funcionários em várias áreas para que mais de uma pessoa ter uma compreensão completa do seu sistema de contabilidade e como inserir transações.

    avisos

    • Armazenar cópias de backup de todas as transações contábeis em um disco do computador. Adote o hábito de baixar todo o livro razão, no final de cada dia útil. Faça um segundo backup e salva ambos os discos em locais separados, um em frente ao prédio onde a contabilidade livro físico é. Este será inestimável em caso de um evento catastrófico, como um incêndio ou fenômeno meteorológico destrutivo.
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