Como gerir o seu e-mail do outlook de forma eficaz

Filtra mensagens rapidamente. Outlook 2010 tem um novo recurso que ajuda a classificar as mensagens por data e as organiza em conversas.

• Quando utilizar esta função, as mensagens com o mesmo assunto aparecem como conversas e os usuários podem visualizar, expandir ou reduzi-los clicando no ícone à esquerda da linha de assunto. As mensagens dentro de cada conversa são classificados com a mensagem mais recente na parte superior. Quando você receber uma nova mensagem, toda a conversa muda-se para o topo da lista de e-mails que o ajuda a controlar facilmente o fluxo de e-mails.
• Para ativar a conversa sobre as conversas em grupo na guia Vista, marque a caixa Ver como conversa. Você pode reduzir o tamanho de uma conversa com a função de Limpeza. Este recurso irá ajudar a remover mensagens utilizadas na conversa.
• Na guia Início, no grupo mensagens excluídas, clique em Limpar em seguida, clique em Limpar conversa. Em todas as versões do Outlook, os usuários podem encontrar mensagens na mailbox mais rápida mutação como são classificados na pasta de e-mail. Por exemplo, você pode classificar seus e-mails por data, remetente e tamanho do arquivo ou nível de importância.

Grupos as mesmas mensagens em pastas. Ao criar uma pasta de e-mail novo, os usuários podem grupo relacionado mensagens juntos em pastas. Por exemplo, você pode agrupar mensagens por assunto, de projetos, comunicação ou outras categorias que são apropriadas para o seu trabalho ou hobbies. Os usuários também podem criar uma pasta para todas as mensagens enviadas por seu chefe ou alguém importante incluindo as principais informações necessárias salvar. Para criar uma nova pasta no Outlook 2010, vá para a guia Pastas, clique em New, clique em Nova pasta. Para criar uma nova pasta no Outlook 2007 ou Outlook 2003, vá para a barra de menu, clique em Arquivo, selecione Novo, depois Pasta.

Crie uma pasta para procurar mensagens. A pasta de pesquisa é uma maneira rápida e conveniente para encontrar uma coleção de e-mails. Isto não tem qualquer mensagem, mas fornece pastas virtuais que exibem todas as mensagens em sua caixa de entrada com base nos atributos que você está procurando. Pastas de Pesquisa Outlook fornecer funções padrão, como e-mails não lidos, mas também pode criar suas próprias regras. Por exemplo, você pode usar as pastas de pesquisa para ajudar a encontrar todas as informações relacionadas a um projeto específico, um cliente importante ou uma reunião futura.

• Para criar uma pasta de pesquisa no Outlook 2010, no e-mail, clique na guia Pastas, clique em New, clique em Nova Pasta de Pesquisa.
• Para criar uma pasta de pesquisa no Outlook 2007 ou Outlook 2003, no e-mail, clique no menu Arquivo, mova o mouse para Novo e clique em Procurar Pasta.

Reduzir o filtro de e-mails indesejados com e-mails. Mantenha mensagem de e-mail desnecessário longe da caixa de entrada usando o e-mail Outlook filtro. Este filtro irá enviar e-mails marcados como spam e-mails em uma pasta separada na caixa de correio. Os usuários podem visualizar o conteúdo desta pasta para garantir que nenhum e-mail importante enviada caminho errado lá. Se assim for, você deve ajustar o filtro para evitar mensagens de sinalização incorretos no futuro.

Atribuir uma categoria de cor. Atribui uma cor a grupos de e-mails não relacionados e outras categorias do Outlook, tais como notas, contatos e compromissos. A partir daí, os usuários podem facilmente identificar e classificar. Por exemplo, você pode facilmente controlar todas as mensagens, compromissos e contatos para os projectos de venda de computadores, criando uma categoria chamada "venda de computadores" e mensagens atribuindo a isso.

Marca de rastrear. Os usuários podem usar o sinalizador para a função de rastreamento, a fim de marcar os e-mails e tarefas para ajudar a organizar ou marca. Os sinalizadores indicam que você siga um tema, lembre-se do pedido de alguém ou pedir uma mensagem indicada ou um contacto. Eles também podem organizar a sua pasta de e-mail facilmente, porque eles sabem exatamente o que fazer e quando fazê-lo. Observe que quando você criar uma tarefa e você definir uma data de expiração para a tarefa, isso vai discar automaticamente para não esquecer a data de validade para essa ação e levá-la para fora.