Como automatizar relatórios Excel: 20 etapas (com fotos)

2 métodos:Crie uma planilha interativa Automatize os relatórios

Um dos muitos recursos do Microsoft Excel é a sua capacidade de automatizar relatórios. Você pode criar planilhas interativas para simplificar as habilidades dos outros para inserir dados em seus livros, e você também pode automatizar a geração de relatórios. Ambas as funções exigem algum conhecimento de Visual Basic. Aqui estão os passos para realizar estas duas tarefas.

método 1

Crie uma planilha interativa

Decida o layout da planilha será. Você deve projetar sua planilha para que outras pessoas que o usam, pode encontrar rapidamente os campos necessários para inserir dados.

Você pode fazer o layout da planilha é vertical ou horizontal. Para a maioria dos usuários, é mais fácil trabalhar com um arranjo vertical, especialmente se você pretende fazer para imprimir a folha.

Criar rótulos de texto para sua planilha. Seria melhor ter uma etiqueta acima de cada coluna, bem como um marcador na célula que está à esquerda de cada uma das células na coluna onde pretende colocar os campos de entrada.

pressione simultaneamente as teclas Alt e F11. Isso fará com que o editor Microsoft Visual Basic abre.

Clique duas vezes em "ThisWorkbook" painel de chamada "Projecto-VBA" que está no lado superior esquerdo. Ao fazê-lo, uma codificação janela, na seção principal do editor será aberto.

Selecione a opção "processo" no menu Inserir. Isto irá mostrar a caixa de diálogo "Adicionar procedimento".

Digite no campo "nome" um nome para o procedimento. Coloque o seu procedimento que é um nome representativo (por exemplo, "SumarGastos") Se você vai usar sua planilha interativa para fazer um relatório das despesas associadas com as viagens. Clique "aceitar" para fechar o diálogo.

O nome do seu procedimento não pode incluir espaços, mas você pode usar o caractere sublinhado (_) para substituí-lo.

Depois de fechar o diálogo "Adicionar procedimento"Você verá uma linha rotulada "Public Sub" seguido do nome do seu procedimento. Abaixo desta linha, haverá um espaço e, em seguida, ver as palavras "End Sub".

Digite o código para cada campo a ser inserido na planilha. Você deve escrever duas linhas de código para cada campo.

A primeira linha de código tem a forma "Range ("nombreDeLaCelda") .Select", onde "nombreDeLaCelda" Ele representa a célula em que o campo vai para onde os dados serão inseridos. Esta deve ser a célula que é imediatamente à direita de um rótulo de texto. Se você tem um rótulo de texto na célula A2, então você deve colocar um campo de entrada na célula B2 (Range ("B2") .Select). Ele inclui citações que são ao lado do nome da célula, e não aqueles que estão em torno da declaração de código completo.

A segunda linha de código tem a forma "ActiveCell.Value = InputBox ("SolicitudDeEntrada")", onde "SolicitudDeEntrada" Representa o texto exibido para informar ao usuário quais dados devem ser inserido na célula de entrada. Por exemplo, se a entrada de célula é entrar despesas de alimentação, você deve substituir "SolicitudDeEntrada" por mensagem de texto "Digite o total de todas as refeições, incluindo dicas" (Incluindo as aspas que estão em torno do texto do pedido de entrada, mas não aqueles que coloque o comando inteiro).

Digite o código de cada campo de cálculo. Novamente, você deve usar as mesmas duas linhas descritas acima, mas desta vez o seu ActiveCell.Value é um cálculo numérico ou função, tais como SUM, em vez da função InputBox utilizado para apresentar um pedido de entrada.

Adicionar uma linha de código para salvar sua planilha interativa. O formato é "ActiveWorkbook.SaveAs Matrícula: ="NombreDelArchivo.xls"", onde "nome do arquivo" Ele representa o nome da sua planilha interativa (incluindo as aspas que estão ao redor "nome do arquivo"Mas não aqueles que rodeiam completamente o exemplo).

Se você tiver o Excel 2007 ou uma versão posterior, você pode substituir o sufixo ".xls" por ".xlsx"Mas, se alguma das pessoas que irão utilizar a folha de cálculo é Excel 2003 ou anterior, você não pode usar a planilha a menos que tenham um programa com um suplemento para a leitura.

Pressione a tecla Alt e as teclas Q simultaneamente. Isso fará com que o Editor do Visual Basic fecha.

Pressione as teclas Alt e F8 simultaneamente. Isso fará com que a caixa de diálogo Macros abre.

Clique no nome do seu procedimento na lista de macros. Se o seu procedimento é o único na lista serão selecionados automaticamente.

Clique no botão Opções. Você será solicitado a digitar um caractere no teclado para usar como um atalho de teclado Ctrl. Escolha uma letra que seja representativo e não tem sido utilizado como personagem atalho, como "e" de "entrada".

Clique "aceitar" para fechar a caixa de diálogo Opções de macros. Agora você pode distribuir sua folha interativo para aqueles no cálculo uso. Depois de aberto, eles podem usar a tecla de atalho para permitir a entrada de dados e siga as instruções que você criou para completá-lo com seus dados.

método 2

Automatize os relatórios

Transforme o seu relatório em uma tabela dinâmica. Tabelas Dinâmicas são projetados para resumir as informações para que você possa comparar os números e identificar tendências. Sua tabela dinâmica deve ser conectado com os dados que estão em qualquer lugar em sua planilha ou aqueles que foram importados de um banco de dados.

Escrever código Visual Basic para abrir e fechar o relatório. O código deve executar as funções estão listados abaixo. Cada função será descrita seguido do código entre colchetes usados para implementá-lo. Quando você escrever o código, escrevê-lo em um único bloco, substituídos por nomes tais como a sua própria, e não incluem os colchetes ao redor do código de exemplo.

Abra a planilha no modo de somente leitura.

Actualização de dados e salva o relatório, neste exemplo, como informações de data PDF. . Se o documento é criada deve ter um formato diferente, substitui o formato ".pdf" pela extensão apropriada.

Feche a planilha sem salvá-lo, em seguida, fechar o Excel.

uso ".xlsx" ao invés de ".xls" no sufixo da planilha se você salvou no Excel 2007 e formatos baseados em XML posteriores.

Faça um lote de código (lote) para iniciar o código do Visual Basic. Isso é necessário para o código Visual Basic é executado automaticamente. Se você não usar um lote de código, você deve executar o código VB manualmente.

Seu código deve ter este formato, substituindo os nomes de pasta e arquivo o seu próprio, e omitindo os suportes :.

Faça um lote de código para verificar se o arquivo de saída existe como criado. O código deve executar as funções descritas abaixo. Cada função ao lado suportado código usado para implementá-lo. Quando você escrever o código, escrevê-lo em um único bloco, substituídos por nomes tais como a sua própria, e não incluem os colchetes ao redor do código de exemplo.

Verifique se o arquivo de saída existe. . Se o formato de arquivo de saída é PDF, eu substituí-lo por isso, quando apropriado.

Se o arquivo de saída ou o relatório existe, e-mail para as pessoas em necessidade.

Se o arquivo de saída ou relatório não existe no local especificado, tornar o processo envia uma mensagem dizendo que o envio falhou.

Verifique se a pasta "secretária" existe no computador. Você deve verificar para a pasta "secretária" para ambos os sistemas de 32 bits e de 64 bits. Se você fizer isso, você deve abrir manualmente Excel e planilha.

Localização em sistemas de 32 bits: c: windows system32 config systemprofile

Localização em sistemas de 64 bits: c: windows syswow64 config systemprofile

Agendar uma tarefa para executar seu código, se necessário. O código do lote devem ser executadas sequencialmente e permanentemente, independentemente se alguém não usa ou computador. Você deve usar a configuração para conceder o mais vasto conjunto possível de privilégios.

dicas

Geralmente, as tarefas agendadas são melhor executado a partir de um servidor de uma conta do sistema com privilégios de administrador. O único inconveniente para executar tarefas a partir de uma conta do sistema é que a interface do usuário não está disponível. No entanto, tarefas automatizadas são geralmente destinados para rodar em oculto, sem que o usuário pode observá-los.

Como automatizar relatórios excel

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