Usando o Microsoft Access: 46 etapas (com fotos)

6 peças:

Conteúdo

Criar um seleto critérios de consulta
Criar uma consulta seleção com os parâmetros
Criar uma consulta de tabela
Criar uma consulta acréscimo

Criar um novo banco de dados A adição de dados para o banco de dados Estabelecer relações de tabela criar consultas Criação e utilização de formas Criar um relatório

Microsoft Access é um programa para criar bancos de dados que permite que qualquer pessoa para manter e editar um banco de dados. Este programa é adequado para qualquer trabalho a partir de pequenos projectos para grandes empresas, também é muito visual. Isso o torna ideal para entrada de dados, porque eles não precisam trabalhar com tabelas ou planilhas. Leia os passos abaixo para fazer o máximo deste programa.

parte 1

Criar um novo banco de dados

Clique na guia Arquivo e selecione "Novo". O banco de dados está contendo todos os seus dados em suas diversas formas. Você pode optar por criar um banco de dados em branco, um site em branco ou escolher entre uma variedade de modelos.

Um banco de dados em branco é um banco de dados de padrão Microsoft Access e é adequado para uso local. Para criar uma tabela que também irá ser gerado.
As bases de dados da web são projetados para serem compatíveis com as ferramentas de publicação na web do Microsoft Access. Para criar uma tabela que também irá ser gerado.
Os modelos são bancos de dados predefinidos feitas para uma ampla gama de utilizações. Escolha um, se você não quer gastar muito tempo criando a estrutura de um banco de dados a partir do zero.

Colocar um nome para seu banco de dados. Quando tiver seleccionado o tipo de banco de dados, dar-lhe um nome que indica a sua finalidade. Isto é especialmente útil se você estiver trabalhando com vários bancos de dados diferentes. Digite o nome que você dá-lhe a caixa "Nome do arquivo". Selecione "Criar" para criar o novo arquivo de banco de dados.

parte 2

A adição de dados para o banco de dados

Determina a melhor estrutura para sua informação. Se você estiver criando um banco de dados em branco, você vai querer pensar sobre a melhor maneira de organizar seus dados e fornecer a estrutura adequada. Em Microsoft Access, existem várias maneiras que você pode formatar e interagir com os seus dados:

Mesas. Esta é a principal maneira pela qual os dados são armazenados. Tabelas são semelhantes a planilhas do Excel, porque os dados são organizados em linhas e colunas. Devido a isto, a informação a ser importado a partir do Excel ou outro programa que usa folhas de cálculo é um processo relativamente simples.
Formulários. Os formulários são a maneira pela qual a informação é adicionado ao seu banco de dados. Enquanto você pode entrar directamente para as tabelas, formulários permitem que você inserir dados mais rápidas e mais visualmente.
Relatórios. Resumo e informações de exibição em seu banco de dados. Os relatórios analisar as informações e responder a perguntas específicas, tais como o quanto de lucro foi feito ou onde estão os clientes. Tipicamente, os relatórios são concebidos para ser impresso.
Consultas. Esta é a maneira que você pode recuperar e filtrar os dados. Você pode usar consultas para exibir entradas específicas de várias tabelas. Você também pode usá-los para criar e atualizar dados.

Crie sua primeira mesa. Se você está começando com um banco de dados em branco, automaticamente você faz com uma tabela em branco. Você pode começar a inserir dados nesta tabela, à mão ou copiando e colando de outra fonte.

Cada dado deve estar localizado em sua própria coluna (campo), enquanto cada registro deve estar em uma linha separada. Por exemplo, cada linha representa um cliente, enquanto cada campo para um dados diferentes sobre o cliente (nome, endereço de e-mail, número de telefone, etc.).

Você pode renomear os rótulos de coluna para torná-lo mais fácil de identificar os campos. Clique duas vezes no cabeçalho da coluna para mudar o nome.

Importar dados de outra fonte. Se você deseja importar a partir de um arquivo ou local, é possível configurar o Microsoft Access para extrair as informações e adicioná-lo ao seu banco de dados. Isso é útil quando você deseja extrair informações de um servidor web ou outro recurso compartilhado.

Clique em "dados externos".

Selecione o tipo de arquivo que você está importando. Na seção "Import and link" você vai ver algumas opções para os tipos de dados. Você pode clicar no botão "Mais" para ver mais opções. ODBC significa conectividade aberta de banco de dados e inclui bancos de dados como SQL.

Ir para a localização dos dados. Se você estiver em um servidor, você precisa fornecer o seu endereço.

Na janela seguinte, selecione "Especificar como e onde armazenar os dados no banco de dados atual." Clique em "OK" e siga as etapas para importar seus dados

Adicionar outra tabela. Você vai querer salvar suas diferentes registros em bancos de dados diferentes. Isso ajudará você a manter seus bancos de dados em funcionamento. Por exemplo, você poderia ter uma tabela com as informações do cliente e outra com informações sobre pedidos. Você vai querer vincular as informações do cliente com a ordem.

No "Criar" na guia "Iniciar", clique no botão "Tabela" e uma nova tabela aparecerá em seu banco de dados. Você pode inserir informações da mesma forma como você fez no primeiro.

parte 3

Estabelecer relações de tabela

Saiba como as teclas de trabalhar. Cada mesa terá uma chave primária que é único para cada entrada. Por padrão, o Microsoft Access cria uma coluna chamada Id aumentando em número cada vez que entra uma entrada. Esta coluna é definida como a chave primária. Além disso, as tabelas também podem ter chaves estrangeiras, campos que estão ligadas a uma outra tabela no banco de dados. Estes campos relacionados contêm os mesmos dados.

Por exemplo, em sua tabela Pedidos que você pode ter um campo ID do cliente para acompanhar o que o cliente encomendado o produto. Você pode criar uma relação para esse campo com o campo ID na tabela Clientes.
Usando estas relações serve para fazer os seus dados permanece consistente, eficiente e legível.

Clique na aba "Database Tools". Em seguida, clique no botão "Relações" na seção de mesmo nome. Isto irá abrir uma nova janela com a visão geral de todas as tabelas no banco de dados. Cada campo será listado em sua mesa nome.

Você tem que ser criado para o campo de chave externa antes de criar o relacionamento. Por exemplo, se você quiser usar o ID do cliente na tabela Pedidos, cria um campo na tabela chamada "Cliente" e deixar em branco. Certifique-se de que você tem o mesmo formato que o campo para o qual você está ligando (os mesmos números, neste caso).

Arraste o campo que você deseja usar como uma chave estrangeira. Solte-o no campo que você criou para a chave estrangeira. Clique em "Criar" na janela que aparece para definir a proporção para os campos. uma linha entre as duas tabelas que conectam campos aparece.

Marque a opção "Impor integridade referencial" ao criar o relacionamento. Isto significa que, se todas as mudanças de dados num campo, o outro é automaticamente actualizado. Isso ajudará a manter os seus dados precisos.

parte 4

criar consultas

Saiba o papel das consultas. As consultas são ações que lhe permitem visualizar, adicionar e editar informações rapidamente em seu banco de dados. Existe uma grande variedade de tipos de consultas que vão desde simples buscas para criar novas tabelas com base em dados existentes. As consultas são ferramentas essenciais para a criação de relatórios.

As consultas são divididos em dois tipos principais: consultas e seleção ação. Selecione consultas e extrair dados das tabelas pode executar cálculos. Por outro lado, a ação pode adicionar, editar e excluir dados nas tabelas.

Utilize o "Assistente de consulta" para criar uma seleção consulta básica. Se você deseja criar uma consulta seleção básica, use o "Assistente de consulta", que irá indicar os próximos passos. Você pode acessar o assistente a partir da guia "Criar". Isso permite que você exibir campos específicos em uma tabela.

Criar um seleto critérios de consulta

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Abra a ferramenta de design da consulta. Você pode usar critérios para restringir sua seleção de consulta e exibir apenas as informações necessárias. Para começar, clique no botão "Criar" e selecione "design da consulta".
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Escolha a sua mesa. uma imagem, chamada "Show Table" é aberta. Clique duas vezes a tabela que você deseja executar a consulta e, em seguida, clique em Fechar.
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Adicione os campos que deseja recuperar. Clique duas vezes em cada campo localizado na tabela que você deseja adicionar à consulta. Os campos serão adicionados na caixa de "Design".
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Adicionar aos seus critérios. Você pode usar diferentes tipos de critérios, tais como texto ou funções. Por exemplo, se você quiser exibir apenas os preços mais elevados para US $ 50 do seu campo "preços", introduzir gt; = 50 nos critérios. Se você gostaria de exibir apenas os clientes no Reino Unido, escreve Reino Unido no campo Critérios.
Você pode usar vários critérios para consulta.

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Clique em "Executar" para ver os resultados. O botão "Run" está localizado na guia Design. Os resultados da consulta são exibidos na janela. Pressione Ctrl + S para salvar a consulta.

Criar uma consulta seleção com os parâmetros

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Abra consulta da ferramenta de design. Uma consulta parâmetro permite especificar o que você deseja recuperar cada vez que a consulta for executada. Por exemplo, se você tem um banco de dados com clientes de várias cidades, você pode executar uma consulta parâmetro para perguntar qual cidade você deseja exibir os resultados.
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Criar uma consulta de selecção e especifica o (s) mesa (s). Adicione os campos que você quer na tomada de consulta recuperar a visão geral do clique duplo da tabela.
3
Adicionar um parâmetro para a seção Critérios. Os parâmetros são indicados. "
Você pode terminar os parâmetros ou "?" "", Mas não com ou "" "".

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Faça uma consulta com vários parâmetros. Você pode usar vários parâmetros para criar um intervalo personalizado para os resultados de sua consulta. Por exemplo, se ele é o campo de data, você pode retornar uma gama de escrevê-las entre e . Você terá dois indicadores quando você executar a consulta.

Criar uma consulta de tabela

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Clique na guia criar e selecione o botão "Design da consulta". Você pode usar consultas para extrair dados específicos a partir de tabelas existentes e, com eles, criar uma nova tabela. Isto é especialmente útil se você quiser compartilhar partes específicas do seu banco de dados ou criar formulários para subconjuntos específicos de seu banco de dados. Primeiro você precisa criar uma seleção regular de consulta.
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Selecione a (s) tabela (s) que deseja extrair a informação. Dê um duplo clique as tabelas que você deseja extrair informações. Você pode fazer várias tabelas, se necessário.
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Selecione os campos que deseja recuperar dados. Usando visão geral da tabela, clique duas vezes nos campos que deseja adicionar. Estes serão adicionados à sua caixa de consulta.
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Defina os seus critérios. Se você quiser detalhes específicos de um campo, use a seção para ajustar os critérios de filtro. Lee "Criar um seleto critérios de consulta" mencionados acima para a seção detalhes.
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Teste a sua consulta para garantir que retornar os resultados desejados. Antes de criar sua tabela, executar a consulta para certificar-se de remover todos os dados corretos. Ajustar os seus critérios e campos até que você obter todos os dados desejados.
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Salve a consulta. Pressione Ctrl + S para salvar a consulta e usá-lo no futuro. aparece no seu painel de navegação no lado esquerdo da tela. Clique para selecionar novamente a consulta e, em seguida, na guia Design.
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Clique no botão "Criar Mesa" na seção "Tipo de consulta". uma janela pedindo-lhe o nome para a nova tabela será exibida. Introduza-o e clique em OK.
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Clique no botão "Run". Sua nova tabela será criada com a consulta que você definiu. Sua tabela aparece no seu painel de navegação à esquerda.

Criar uma consulta acréscimo

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Abra uma consulta criada acima. Você pode usar consulta acréscimo para adicionar dados de uma tabela para outra existente. Isso é útil se você precisa adicionar mais dados a uma tabela que você criou com uma consulta de tabela.
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Clique no botão Anexar na guia Design. Isso abrirá a caixa de diálogo denominada "Anexar". Selecione a tabela que você deseja anexar.
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Modificar os critérios da sua consulta para coincidir com o que você deseja adicionar. Por exemplo, se você criar uma tabela com os critérios de "2010" para o campo Ano, altere o ano em que você deseja adicionar, como "2011".
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Define o local onde você deseja acrescentar os dados. Certifique-se de definir os campos corretos para cada coluna que você está anexando. Por exemplo, ao usar as alterações acima, os dados devem ser anexados ao campo Ano em linha "Anexar a".
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Executar a consulta. Clique no botão "Run" na guia Layout. A consulta será realizada e os dados são adicionados à tabela. Você pode abrir esta última para verificar se a informação foi adicionado corretamente.

parte 5

Criação e utilização de formas

Selecione a tabela para a qual você deseja criar um formulário. Formas permitem visualizar facilmente os dados em cada campo, além de alternar rapidamente entre os registros ou criar novos. As formas são essenciais para períodos prolongados de entrada de dados, uma vez que a maioria das pessoas acham que é muito mais fácil do que trabalhar com tabelas.

Clique no botão "Form" na guia criar. Ao fazê-lo com base em campos existentes na forma de tabela que está criado. Microsoft Access faz um bom trabalho para criar automaticamente os campos com o tamanho correto, mas você pode modificar e mover qualquer item desejado.

Se você não quer mostrar um campo específico no formulário, você pode clicar com o botão direito e selecione Excluir.

uma folha de dados em cada registro se suas tabelas estão relacionadas, aparecerá mostrando todos ligados para que os dados será muito mais fácil de editar. Por exemplo, cada representante de vendas em seu banco de dados pode ter um banco de dados de clientes ligados à sua inscrição.

Vá para a sua nova forma. A seta na parte inferior irá mover entre os registros. Como você alterar os campos, estes irão começar a preencher com os dados de registro. Você pode usar os botões nas extremidades para se deslocar para o primeiro ou o último registro.

Clique no botão de folha de dados para usar a mesa. Isto é, no canto superior esquerdo e permitir que você começar a modificar os valores de sua tabela utilizando o formulário.

Fazer alterações em registros existentes. Você pode editar o texto em qualquer campo em cada registro para modificar os dados na tabela. As mudanças aparecerão automaticamente neste caso, como nas tabelas anexas.

Adicionar novos registros. Para criar um novo registro no final da lista, clique em "Add Record" perto dos botões de navegação. Agora você pode usar os campos para inserir dados no registro em branco da tabela. Esta é uma maneira muito mais fácil de acrescentar novas informações.

Salve o formulário quando tiver terminado. Certifique-se de salvá-lo, pressionando Ctrl + S para que possa voltar a acessá-lo facilmente em outra ocasião. aparece no seu painel de navegação no lado esquerdo da tela.

parte 6

Criar um relatório

Selecione sua tabela ou consulta. Os relatórios permitem que você exiba rapidamente os resumos dos seus dados. Muitas vezes usado para a receita de relatórios e remessas, também é possível adaptar a quase qualquer aplicação. Os relatórios desenhar dados de ambas as tabelas e consultas que você criou.

Clique na guia Criar. Selecione o tipo de relatório que deseja criar. Existem maneiras diferentes de criar um. Microsoft Access permite criar automaticamente um relatório ou mesmo um costume.

Relatório. Isto irá criar um relatório automático com todos os dados de sua fonte. Nenhum grupo juntos nada, mas no caso de alguns bancos de dados, talvez este seja o suficiente para mostrar o que você precisa.

Relatório em branco. Isto irá criar um relatório vazio onde você pode digitar seus dados como você vê o ajuste. Você pode escolher qualquer campo disponível para criar um relatório personalizado.

Assistente de relatório. Este assistente irá guiá-lo através do processo de criação de um relatório, o que lhe permite escolher e agrupar os dados e, em seguida, dar-lhes um formato consistente.

Estabelece uma fonte para um relatório em branco. Se você optar por criar um relatório em branco, você deve selecionar uma fonte para ele. Primeiro, clique na guia "Organizar" e selecione "Folha de propriedades". Você também pode fazer isso pressionando Alt + Enter.

Clique na seta para baixo que está ao lado do campo "Record Source". uma lista de tabelas e consultas aparece disponíveis. Selecione um e será atribuído ao relatório.

Adicionar campos ao relatório. Quando você tem uma fonte, você pode começar a adicionar campos ao relatório deste. Clique na guia "Format" e depois em "Adicionar campos existentes." A lista de campos aparece no painel da direita.

Clique e arraste os campos que deseja adicionar no painel Design. O registro será exibido no relatório. Como você adicionar campos adicionais, que será automaticamente alinhada com as existentes.

Você pode redimensionar os campos clicando nas bordas e arrastando o mouse.

Remove campos do relatório clicando no cabeçalho e pressionando a tecla Delete.

Adicionar grupos ao seu relatório. Grupos permitem analisar rapidamente as informações em um relatório, porque com eles pode organizar informações relacionadas. Por exemplo, você pode querer vendas do grupo por região ou do vendedor. Grupos permitem que você faça isso.

Clique na guia Layout e, em seguida, no botão "agrupamento e classificação".

Botão direito do mouse em qualquer lugar do campo que deseja adicionar ao grupo. Selecione "Grupo" no menu.

um cabeçalho para o grupo será criado. Você pode ajustar este cabeçalho você deseja usar para rotular o grupo.

Salvar e compartilhar seu relatório. Quando o relatório estiver pronto, você pode salvar e compartilhar ou imprimir qualquer documento. Usá-lo para compartilhar o desempenho de sua empresa com seus investidores, as informações de contato com seus empregados e muito mais.

dicas

Microsoft Access começa no "Backstage View", que fornece uma lista de opções que nos permitem abrir um banco de dados existente ou criar uma nova comandos de acesso para editar qualquer um deles.

avisos

Alguns recursos do Microsoft Access nem sempre estão disponíveis, dependendo do tipo de banco de dados que você criou. Por exemplo, você não pode compartilhar na web um banco de dados no ambiente de trabalho, e da mesma forma, algumas funções locais, como consulta de totais, não vai funcionar em um banco de dados online.