Como facilmente encontrar duplicatas no microsoft access

registros duplicados pode aparecer se muitas pessoas usam e introduzir informação no mesmo banco de dados sem precauções. Combine vários bancos de dados em uma única também pode causar duplicatas. Microsoft Access fornece uma ferramenta de consulta para encontrar duplicatas em seu banco de dados. Com isso, você pode eliminar ou fundir duplicado para que seu banco de dados é mais fácil de ler e insumos mais eficazes.

passos

1
Ela compreende o que torna "duplicar" a informação. A informações duplicadas não significa que todos os campos são idênticos. Por exemplo, um cliente que foi introduzida na base de dados duas vezes pode ter dois números de identificação diferentes e alguma outra diferença grafia. Além disso, se o nome comum é que pode haver dois clientes diferentes. Você precisa comparar as informações disponíveis e analisar cuidadosamente cada resultado para determinar se ou não uma duplicata.
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    Faça um backup do seu banco de dados. É aconselhável criar um novo backup antes de alterar o banco de dados. Assim, se você excluir uma entrada por engano, você pode restaurá-lo sem problemas.
  • Clique no menu "arquivo" e selecione "Salvar como" ou "salvar & publicar".
  • Clique "Backup do banco de dados" na secção "você avançado". Siga as instruções para criar o backup.
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    Informa os utilizadores que está prestes a fazer outras alterações. Para evitar conflitos, certifique-se adicionar qualquer outra informação do usuário ao banco de dados. Ele não é um requisito, mas pode ajudar a evitar muitas dores de cabeça no futuro, se algo der errado.
  • Converte o modo de banco de dados "exclusivo"Se for possível. Isso vai impedir que outros usuários fazer alterações no banco de dados. Clique no menu "arquivo" e selecione "opções", Em seguida, selecione "Configuração do cliente". seção "de abertura padrão"selecionar "exclusivo". Se o banco de dados não é usado por muitas pessoas, não se preocupe com isso.


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    aberto "Assistente de consulta". Ferramenta de consulta pode ajudar a encontrar as entradas que contenham conteúdo duplicado. O processo para abrir o assistente depende de qual versão do Access que você está usando:
  • 2013/2010: clique na guia "criar" e depois "Assistente de consulta".
  • 2007: clique na guia "inserir" ou "criar" e selecione "Assistente de consulta".
  • 2003: Abre a janela "Base de dados" e selecione a guia "consultas". Clique no botão "novo".
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    Selecione o "duplicado Search Companion". Este assistente ajuda a comparar campos para localizar entradas duplicadas.


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    Selecione a tabela que você deseja pesquisar. Aparece uma lista de todas as tabelas no banco de dados. Selecione a tabela que você deseja verificar.
  • Para rever duplicatas, mantenha vista selecionada "desenhar".
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    Selecionar os campos você acha que pode ter duplicatas. Selecione todos os campos que você deseja comparar. Ele inclui campos suficientes para ser capaz de julgar se é duplicada ou não. Você pode usar expressões para encontrar correspondências parciais.
  • Evitar o uso de campos gerais. Evitar o uso de campos como data ou local para evitar que muitas entradas para comparar acumulam.
  • Sem muitos campos para criar uma diferença entre os registros ou campos que são muito geral, têm muitos resultados duplicados.


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    Selecione campos adicionais para verificar. Um campo adicional ou dois pode ajudá-lo a decidir se a informação for duplicada. Por exemplo, um campo "fim ID" Ele ajuda a determinar se o mesmo nome que é duas vezes são entradas separadas. Ele inclui pelo menos um campo extra para ajudá-lo a fazer a distinção e evitar apagar acidentalmente informações.
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    Criar a consulta. Eles vão dizer-lhe para dar um nome para a consulta. Clique "finalizar" para ver os resultados.
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    Verifique cuidadosamente os resultados. Duplicatas com base em seus critérios aparecem na tela. Verifique cada resultado e usar seu conhecimento da empresa para decidir se uma entrada é duplicado. Verificar exatamente se um registro é duplicada antes de excluí-lo.
  • Se você não pode decidir, mais uma vez criar uma consulta com campos adicionais para ajudá-lo a tomar a decisão.
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    Exclui registros duplicados. Botão direito do mouse na coluna à esquerda e selecione "remover" para excluir o duplicado. Você pode selecionar e remover vários registros simultaneamente.
  • Você pode combinar informações de uma das duplicatas no registro que você pretende manter registros.
  • Cuidado para não excluir todos os registros de sua lista de resultados duplicados ou acabe sem um registro original.
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