Fazendo um evento: 33 etapas (com fotos)

5 partes:Determinar o básico Colocando as coisas Alcançar a meta Gerir o próprio evento Resolução de problemas

A organização de eventos é uma grande experiência, se é o seu próprio partido, um evento corporativo, um evento para a família e amigos, ou de casamento ou um evento mais formal. É um trabalho duro, mas também muito gratificante. Você pode fazer a diferença para as pessoas envolvidas, que vão apreciar a sua bondade e muito grandes esforços para organizar um aniversário, aniversário, casamento ou outra celebração ou evento. Os passos seguintes irão ensiná-lo a ser um grande organizador de eventos, e dar-lhe algumas sugestões para resolver problemas e, com um planejamento cuidadoso, evitá-las completamente.

parte 1

Determinar o básico

Encontre o seu propósito e suas metas. Tudo isso parece muito lógico, mas você precisa tê-los permanentemente escrito para saber o que é o melhor tamanho do orçamento local, adequado, a natureza da apresentação, a quantidade (ou classe) de convidados e que estratégias usar para seu evento específico . Então, qual é o resultado ideal que você quer? O que você faz?

Depois de decidir o que você faz (comemorar, levantar fundos, educar, vender, propor casamento, etc.), pense por que você vai. Conhecer as suas motivações pode ajudar a dar foco e impulso.
Tem algumas metas também pode ajudar a alinhar na direção que você precisa ir. Você não pode tentar alcançar um objetivo que ainda não foram estabelecidas. Quando você tem R $ 4000 e US $ 5000`re apontando, esse objetivo pode empurrá-lo em direção à meta.

Escolha a data e hora. Este é um dos factores mais importantes na organização do evento. Se você escolher uma data e hora em que qualquer pessoa pode participar, não importa quão grande é o evento que você planejou. E, se você escolher uma data que não é muito longe (ou muito em breve), seus convidados ou esquecê-lo ou planejar. É a síndrome de Goldilocks organização de eventos!

Idealmente, você deve deixá-los saber seus convidados sobre o evento com cerca de duas semanas de antecedência. Isto dá-lhes uma boa quantidade de tempo para que ainda não têm planos e dá-lhe uma boa agenda para convidar e lembrar-lhe uma ou duas vezes antes do dia vem. Então, faça o seu evento nas próximas semanas, pelo menos, se você puder.

Escolha local. Agora você tem uma idéia do que você vai fazer e quando você pode começar a pensar em local e mais perto do potencial local com uma data e as coisas que você precisa. Que tipo de construção que você deseja realizar o evento e como o espaço será administrado? Será que os convidados vão estar sentados em cadeiras em filas em bancos, mesas ou cobertores para piquenique ao ar livre? Será que o tempo vai ser um problema? Haverá necessidade de um espaço para a dança, alto-falantes, um pódio ou estágio? Se assim for, o plano para certificar-se de que o espaço para o evento é grande o suficiente.

É sempre melhor para visitar o local de antemão e desenhar um mapa da área. Este mapa pode ser utilizado como um "plano de batalha" e permite que você faça esboços e alocar espaço para mesas, rotas de serviço para a alimentação, acesso para deficientes, se necessário e saída rotas e planejar como você vai colocar o equipamento no lugar. Você também deve verificar onde o gerador vai (se necessário), equipamento externo, como uma geladeira, máquina de fazer gelo, grade ou fogão, etc., e onde as velas e cabos devem ser (que pode ser coberta discretamente com um tapete ) e outros riscos de segurança que devem ser abordados.

autorização de direitos autorais ou município é necessário? Na maioria dos casos, as autorizações para bares são necessários, mas também para o ruído excessivo, acesso de veículos e estacionamento, construção de locais de grandes dimensões como um pavilhão, e outras necessidades.

Escolha o número de pessoas que você convidar. Quantas pessoas permitem que seu orçamento e do local? Alguns eventos são estritamente de entrada ou apenas para convidados, por isso eles são mais fáceis de planejar, mas muitos eventos têm atrasado ou hóspedes adicionais, incluindo crianças, casais ou amigos. E lembre-se também que quanto mais as pessoas que você tem, você precisa de mais equipamentos.

Como este pode ser o maior problema logístico, é sempre aconselhável para se certificar de que há espaço suficiente para que todos possam se mover em torno do lugar.

Em estabelecimentos antigos, para o número de convidados é geralmente conhecido como "pax", Por isso, se você está trabalhando em um centro de função e veja "150 pax"Isso significa que 150 convidados são esperados.

Definir um orçamento. Esperançosamente, você tem algumas pessoas que apoiá-lo em conjunto para estimar quanto dinheiro você vai precisar para este evento. Você vai pagar pessoal? Você está indo para alugar o equipamento eo local? Você está indo para fornecer comida e bebida? Você está indo para publicar folhetos ou cartões postais? Ir para um número que parece viável e adaptar o seu plano para ele. Você não quer acabar pagando do próprio bolso para este evento se você não tem que.

Você pode estar em uma situação onde você pode receber patrocínios ou doações, mas a maioria não têm tanta sorte. Se você não esperar para receber mais fundos, é imperativo que o orçamento corta sempre que necessário. Em vez de ter um equipamento de food service, organiza um evento em que cada convidado trazer um prato (serviço de alimentação será mínimo, mas precisa fornecer uma mesa para o almoço, tavolas Caldas e frigoríficos). Em vez de contratar um fotógrafo, tirando fotos a si mesmo. Seja criativo quando necessário!

Montar uma equipe. Organizar a sua equipe de serviço (mesmo que sejam membros da família ou outros voluntários e amigos) para lidar com diferentes seções importantes, mesmo se você não está hospedando um evento profissionalmente, mas um evento de família pequena. Boa organização de eventos de grande escala tem a ver com a organização de pessoas para que cada um é responsável por áreas individuais do evento e garantir que todos saibam qual é o plano.

Esta equipa terá que notificar com quase tanta antecipação como o pessoal para ir recrutar e seus convidados. Atribuir-lhes trabalhar o mais rapidamente possível, dando uma preferência, se puder. E tentar ter algumas pessoas há sempre falhas em espera- último minuto.

Determina a agenda. Você não pode planejar mais até que você sabe exatamente o que vai acontecer no evento. O que eles vão dizer alto-falantes? Haverá jogos, atividades ou apresentações a ser agendada? Quanto tempo você terá convidados para comer? Organiza uma bastante detalhada para o programa de actividades do dia.

Sempre deixe algum espaço para ser flexível nenhum caso será exatamente como planejado, minuto a minuto. Pessoas que seja tarde, discursos levam mais tempo do que o esperado, a linha para o buffet não avança, etc. Assim, embora você precisa ter uma boa idéia do que está acontecendo, entender que é apenas para fins organizacionais, e que nada ser escrito.

parte 2

Colocando as coisas

Enviar convites. Por causa de que outra forma as pessoas vão saber para participar? Você precisa enviar convites! E isso não é algo que você deve economizar. O convite é a cara de seu evento. A primeira impressão pessoas se do que você pode esperar e até mesmo se a participar. Tem que ser bom.

Considere os convites típicos: cartões postais, folhetos, etc. Mas era digital: usam e-mail, boletins informativos, Facebook, Twitter e sites como Eventbrite, que funcionam como convites, monitora convidados e calendário.

Correção: Se você quiser assistir a tantas pessoas quanto possível, definitivamente usar o Facebook e Twitter. Se você quer deixá-lo sozinho para as pessoas VIP, evitar o uso dessas plataformas. Se não o fizer, só você vai entrar em um problema.

Os monitores que tenham aceite. Você precisa de uma contagem para saber exatamente quanto e que precisa, então eu monitoréalo. provavelmente não é o número de pessoas que realmente frequentam, mas deve dar-lhe uma ideia geral. Os sites projetados para organização de eventos pode ajudá-lo com isso, mas você também pode fazê-lo no Facebook ou em uma planilha no Excel.

Gerenciar o que você tem que contratar. você terá que recrutar, contratar, livro ou delegar fotógrafos, construtores, designers e decoradores, oradores convidados, patrocinadores, artistas ou bandas, ou clérigo oficiante, parceiros de dança ou manifestações? É sábio para incluí-los no serviço de refeição e de estar para o cálculo recebem comida suficiente e um lugar à mesa, se adequado e, se necessário.

O almoço e bebidas serão fornecidos? Se assim for, você sabe que vai estar na equipe que vai cuidar da cozinha, serviço e limpeza. Que tipo de comida que servem? É provável que tenha pessoas com alergias, vegetarianos ou vegans requisitos, diabéticos, requisitos religiosos como halal ou kosher, eles não comer glúten, etc.? E haverá bebés, crianças pequenas ou idosos ou deficientes que não podem comer alimentos sólidos?

Ele organizou entretenimento e logística? Esta parte pode ser a entrega de estéreo, pavilhões ou tendas e efeitos decorativos ou encenação que você precisa, como um microfone e amplificadores, iluminação, tomadas, projetores e telas para apresentações, máquinas de fumaça ou outros efeitos mágicos para o palco, como espelhos, faixas corporativos e cartazes, etc.

Se subcontratos para uma empresa ser animadores, a consulta com eles para garantir que eles podem fornecer e organizar a sua própria equipa, e onde estão as seções do palco e no local de serviço e que o programa é. Desta forma, você pode descobrir o que você vai fazer para ajudá-los.

Buffets, floristas, artistas e outras pessoas importantes apreciam ter o maior tempo possível para planejar, como é geralmente mais caro para obter produtos e pessoal pedidos máxima urgência. A outra vantagem é que, se eles não podem atender sequer têm tempo para encontrar uma alternativa.

Encontrar alguém que é o mestre de cerimônias (MC). O MC não sempre organiza o evento completamente, mas é o hospedeiro. Normalmente, é um dos convidados, que organizaram discursos e anunciou eventos, tais como pratos de comida, dança, convidados proeminentes ou entretenimento. Constantemente colaborando com essa pessoa e mantê-lo atualizado. Se é bom em seu trabalho, ele vai ajudar muito.

Às vezes você tem que ser o MC, caso em que o seu trabalho se tornará muito mais difícil porque você tem que continuar trabalhando até que tudo acabou. Neste caso, torna-se importante para organizar sua equipe e atribuir os líderes do grupo de serviço para que você possa delegar a maioria das funções normais.

Reúna sua equipe. Quando você contratar pessoal, os comentários mais de uma vez que eles estão trazendo o equipamento que vai precisar. Em alguns casos, você pode ser as pessoas estão apenas fornecendo produtos e nada mais ou você vai ter que obter o equipamento separadamente. Você pode alugar, comprar ou pegar emprestado de sua rede social extensa. Reveja sua lista, desde os guardanapos para os alto-falantes e cabos de extensão.

As decorações são uma grande parte de qualquer evento. Toalhas de mesa, flores, presentes, velas, balões, bandeiras ou panos de fundo para fotos, tapetes vermelhos, etc., sempre bem feito antecipadamente.

Cobrir suas bases. Uma coisa que muitos iniciantes esquecer são os aspectos mais delicados do estabelecimento. Há o suficiente? Por exemplo, sanitários e banheiros, estacionamento, rampas para cadeiras de rodas, vestiários, despensas e espaço de cozinha, latas de lixo, refrigeradores de vinho, acesso à eletricidade, etc. Estes são os obstáculos que são viáveis apenas se antecipar com bastante antecedência.

Ele também acha fora do evento: transporte e alojamento serão necessários para convidados internacionais ou fora da cidade ou delegados em hotéis, bem como reservas e espaço para transportar o chumbo e trazer o evento?

Sabe com quem está lidando. Entenda a hierarquia social do seu evento (se não é realmente o seu) é fundamental para saber como lidar com qualquer situação. Uma vez que é essencial que o cliente tenha confiança em você, você tem que descobrir:

Quem são os convidados principais (este é geralmente simples quando se trata de um evento de celebração), como a noiva eo noivo. O cliente nem sempre é o convidado chave, mas pode ser parte de seu grupo ou não apresentar a todos.

Quem são os convidados hosts (clientes, que muitas vezes atuam como anfitriões em seus próprios quadros e tendem a ser motivadores sociáveis e bons dos hóspedes). Essas pessoas são úteis para manter um ambiente agradável e fala se as coisas ficarem tranquila, encorajando as pessoas a dançar ou convidados presentes uns com os outros para fazer novos amigos. Essas pessoas devem ser confiáveis, mas é geralmente útil para conhecer e mantê-lo informado, eles podem ser oferecidos como oradores convidados ou MC em seu lugar, em caso de uma emergência e estes são geralmente as pessoas que fazem o evento fluir para a frente.

Quem são os pacificadores. Você deve estar ciente em todos os momentos de quem são essas pessoas-chave, como você tem que informá-los sobre as questões e envolvê-los em lidar com problemas e disputas, conforme apropriado. Estes geralmente serão o chefe da família, um porteiro, um chefe ou de segurança contratada.

Quem é o responsável pelas decisões. Na maioria dos casos, é você como um organizador, mas quando você tem que consultar os hóspedes e não é apropriado para envolver os clientes-chave (como eles normalmente estão ocupados ser bons anfitriões), descobrir quem você deve consultar em caso de uma emergência. Em última análise, a pessoa que tem a autoridade final na matéria é a pessoa que paga a conta se você está cobrando por seus serviços, ou qualquer um que considere "o cliente".

parte 3

Alcançar a meta

Se familiarizar com o local. Muito antes do evento, é uma boa idéia ter um olhar local e resolver como organizar tudo. Você pode precisar de tomar providências adicionais para adaptar a planta (cabos de extensão, iluminação, etc.). E se o lugar é difícil de encontrar para você, provavelmente é difícil de encontrar para os seus convidados, assim que tomar isso em conta.

Se depende de você, onde ele irá planejar o que e quando. Se não houver espaço, você deve ir. Fale com o gerente da loja sobre que tipo de ajuda pode e está disposta a oferecer e se há um código de cidade que precisam cumprir, especialmente no caso de uma emergência.

Considerar a preparação de kits para sua equipe. Sua equipe vai trabalhar duro. Para mostrar o seu apreço e mantê-los em seu melhor desempenho, deixá-los um kit para dar para o início do evento. garrafas de água, barras de granola, chocolates, pequenos detalhes obrigado, qualquer coisa que você sente apropriado. Eles também irá elevar o moral desde o início.

Considere fazê-los placas ou um pequeno presente para fazer sentir parte do evento e para ser lembrado. E não se esqueça de mantê-los alimentados e hidratados! Sempre pense em seu computador como um recurso que você deseja usar no futuro.

Entrar em contato com todas as equipes e terceiros. Antes do evento, é importante ter tudo em ordem. Certifique-se de fornecer instruções claras para a sua equipe sobre como obter o local e dar-lhes o seu número ou, de preferência um cartão com os contatos que você chama, se você precisar de instruções. Alguém tem alguma dúvida? Não? A trabalhar!

Certifique-se de todos é confortável com o seu trabalho. É possível que algumas pessoas não estão dispostos a verbalizar isso, de modo a tentar analisar se possível. Será que eles parecem seguro e confiante? Se não, tranquilízalas, rever o seu trabalho e pedir-lhes algumas perguntas básicas. Se você estiver em dúvida, você combiná-los com um parceiro mais capaz.

Prepare uma lista de contatos e outros documentos, se necessário. Sua própria organização é tão importante quanto o evento. Se você é organizado e as coisas ficam caóticas, ainda é possível que tudo corra bem. Mas se você não for, você pode unir a um grande. Aqui estão algumas maneiras de preparar:

Faça uma lista de contatos com números de telefone e endereços. Será que o pasteleiro pensou que estava indo para pegar o bolo? Não há problema. Chamar Ana, que vive Cerca- ela pode fazer compras em torno da padaria no caminho para o evento.

Faça uma lista de verificação. À medida que a equipe irá chegar, você vai saber quais os produtos, que equipa e que está em falta.

Prepare receitas e faturamento, conforme necessário. Enquanto mais controle tem especialmente agora, você terá menos problemas mais tarde.

Evite mudanças de última hora. É provável que seja mudanças artísticas frequentes? Casamentos são infames, porque os clientes fazer alterações de design de última hora, por isso é sábio para dar aos seus clientes um prazo para alterações. Geralmente, uma semana antes do evento é muito perto, mas dá ao cliente um pouco de flexibilidade e impede alterações de última hora vir tarde demais para ser prático ou rentável para implementar.

Se eles são simples, mudanças sutis ou básicas já alcançado usando as decorações, então não é razoável aos pedidos de acesso para mudanças. Seja como que acomodam quanto possível, o que é geralmente um evento altamente antecipado emocionalmente.

parte 4

Gerir o próprio evento

Organiza tudo. Seja o primeiro a chegar ao local para supervisionar os preparativos. Garantir que todos recebem de acordo e começar a fazer chamadas se não é. Ajudar aqueles que precisam de ajuda, dirigida para aqueles que precisam de direção e sal da estrada quando você tem que. Não há feridos até depois do evento, por favor.

Você vai se sentir mais calmo se você fizer uma lista de verificação. Ter uma festa para o pessoal, um para agentes contratuais, outro para decorações e organização básica, e um para a equipe. Quando tudo está marcado na lista, que é quando você terá tempo para respirar.

Delegados. Não tenha medo de delegar. O principal fator é o estresse quando um evento é o tempo. Para salvá-lo, todo mundo tem que contribuir. Se alguém não está sendo tão útil como poderia, dar-lhe algo melhor para fazer. É o seu trabalho. Não é que está sendo mandona ou pasándote o hatched`re fazendo o que você tem que fazer.

Ao delegar, sou firme, mas educado. Diga: "John, eu preciso de você lá agora para ajudar com os fornecedores de alimentos. obrigado". O seu pessoal tem que lidar, bem como o evento. Mantenha tudo sendo swimmingly o líder que você tem que ser.

Seja flexível. Isto significa certificando-se de que as coisas aderir ao programa e ajuda ou tem planos de backup se algo retardado e aceito. Se você começar a ficar estressado, você perde a cabeça. Nada de bom virá disso. Então, quando esse discurso últimos dez minutos do que deveria e ele está ignorando seus sinais de socorro óbvios ou sua tentativa de falso ataque de um coração para criar uma distração, relaxar. Basta fazer ajustes lanches e ninguém vai notar. O evento irá permanecer intacta.

As coisas acontecem. É assim. Eles têm o mau hábito de gastos. Não há maneira de prever tudo, e quanto mais cedo você aceitar isso, melhor para você. Uma calma organizador do evento e serena pode fazer maravilhas para um evento- tensa e fez um feixe de nervos não pode. Então relaxar e deixar ir. Tudo termina em breve!

Mantenha todo o dia. Verifique se o número de hóspedes e suas necessidades estão corretas no dia do evento e informa a equipa de quaisquer alterações de serviço o mais rápido possível. Você deve ser o primeiro par de olhos para perceber se algo der errado.

Verifique com seus clientes para ver como eles se sentem-pode ser animado, nervoso, preocupado, entediado ou mentalmente exausto ou ter um problema que em alguns casos pode ser aliviado com um pouco de compreensão, palavras amáveis e ajuda prática. É sensato usar esse tempo para reavivar o entusiasmo em os hóspedes e funcionários, quando apropriado.

Fazer a sua coisa. Respeite sua equipe de serviço e está confiante de que pode cuidar de si mesmo se você lhes deu uma boa base, você deve ir bem. Ele oferece ajuda, se necessário, mas deve ser experiente o suficiente para não precisar de alguma ajuda. Aqui estão algumas coisas para manter em mente:

Ele age como um porteiro ou recepcionista em primeiro lugar, recebendo e cumprimentando cada convidado (se for o caso) que eles chegam. comando Pásale para MC quando o evento começa. O papel de organizador será composto de mais ativamente resolver problemas e certificar-se de todas as tarefas, tais como a preparação da refeição e serviço são realizadas como planejado.

Você deve estar ciente dos convidados e manter contato com o MC com frequência e discretamente se você quer (ou precisa) para mudar os planos.

Mantenha uma distância respeitosa dos clientes-chave (afinal de contas, o evento é para eles), mas facilmente acessível pensando em momentos apropriados como eles acreditam que está namorando o evento, bem como quaisquer problemas, pedidos ou sugestões que possa ter.

marketing de eventos, dá memórias. Quer todos os convidados se lembrar do quão bem que fui. Na verdade, é provável que você quer mais o que é isso. Uma visita a um website, doações futuras, a palavra da boca, que seja. Para garantir que o seu evento seja tão lendário como digno, dá uma memória. Se uma foto, um panfleto ou uma caneta, ter algo para lembrar convidados do evento é uma boa maneira de ter certeza de ficar em sua mente.

Felicito após o evento. A maioria dos eventos tendem a dirigir-se quando começam, mas todo o trabalho duro é a preparação que ninguém vê. Então, dar palmadinhas nas costas, porque você merece! Ok, agora de volta à ação. Seu trabalho ainda não acabou!

Após o evento, a organização de um tempo para conhecer o seu cliente e agradecer-lhe. É sempre recomendável para fornecer um presente apropriado e pensativo para lembrar o tempo que passou com você, como é esses pequenos detalhes que fazem a experiência mais rica e que você pode fazer para recomendar os seus serviços no futuro. Se você deu um presente durante o evento, e uma lista de presentes, juntamente com os outros convidados, em seguida, um presente pensativo para após o evento, tais como flores, uma foto emoldurada de seu momento favorito do evento (como fita-corte, o clímax do show, a cerimônia de premiação, o beijo do casamento, o momento as velas no bolo é soprado, etc.) ou algum outro presente pode ser apropriado.

Recomendam todos e vem para fora! Como sua mãe lhe ensinou: "deixá-lo na mesma condição em que você encontrou". O mesmo vale para o local. Tudo tem que ser como era antes llegaras- este é um negócio onde você não querem ficar mal a ninguém. Então deixe a sua equipe quando é hora de desmontar tudo e não deixar ir até que tudo esteja em ordem. E você também tem que colaborar!

É verdade que é bom, mas também impede que você cobrar mais do que deveriam. Muitos lugares adicionar taxas adicionais de limpeza se encontrar qualquer oportunidade para fazê-lo. Para deixá-lo tão brilhante quanto possível para evitar custos ocultos.

Cuide de declarações e os pagamentos, e graças a todas as partes envolvidas. Você pode precisar de tomar as providências para o retorno do equipamento alugado ou emprestado e depois consultar com o cliente sobre a sua experiência. Mesmo se você não pagá-lo após o evento, agradecer a oportunidade de ter uma experiência tão boa de correr um evento com ele ou ela. você pode pedir um cartão de visita?

Agradecemos também a sua equipe! Certifique-se de todas as partes tenham recebido seu pagamento (e que todas as partes envolvidas tenham pago), apresenta recibos e cuidar de todos. Você deve ser um dos últimos em salir- e não se esqueça de trancar.

parte 5

Resolução de problemas

Sabe como lidar com os hóspedes que chegam tarde e problemas outros hóspedes. Este é um problema comum, por isso é melhor estar preparado. No geral, os atrasos são compreensivelmente difícil evitar (como problemas de tráfego inesperados) e os hóspedes que chegam no tempo sabe perdoar. Dito isto, aqui estão algumas coisas que você pode fazer para evitar que isso aconteça:

Certifique-se os convites são claras quanto ao tempo do evento e, se solicitar uma resposta, certifique-se de confirmar a hora. Em contato com o MC (através de sua lista de contatos), os convidados relevantes (muitas vezes os líderes dos grupos), os animadores e o pessoal da cozinha acaba de se tornar ciente de um problema que não pode ser facilmente resolvido. Se os hóspedes atrasadas são o centro das atenções (como a noiva eo noivo), métodos gerais são:

Fale diretamente atrás dos convidados para pedir a sua hora prevista de chegada. Informa a cozinha imediatamente de quaisquer desenvolvimentos, para que possam retardar ou apressar-se para manter o tempo.
Abster-se de fazê-la conhecida publicamente que o evento está sendo adiada devido a certas pessoas (porque eles vão realizar-se), mas informa os anfitriões ou convidados chave que você está ciente deste fato. Deixe-os saber o que você pretende fazer, mas deixar os anfitriões fazer uma sugestão, porque sabem que os membros do seu grupo e que seria adequado no contexto.

Preste muita atenção ao tempo em relação aos discursos. Se os convidados principais são atrasado, serve um aperitivo (primeiro curso) ou bebida adicional cedo, porque isso vai impedir os convidados que chegaram a tempo de se cansar e vai mantê-los ocupados.

Para os hóspedes que será adiada por mais tempo do que é razoável ou possível (como para servir comida que simplesmente não pode esperar, a partir soufflés), Inicia o evento como planejado e quando os convidados chegam tarde, fazer com que início no próximo prato de comida (mesmo que seja a sobremesa).

Organiza uma dança, jogo, discurso ou outra forma de entretenimento adicional (especialmente música) e certifique-se de ter distrações adicionais, tais como fotografias de grupo ou partido a ser feitas até que os convidados chegam. Você deve considerar essa estratégia para trás um dia de antecedência.

Para os hóspedes que chegarem atrasados deliberadamente decisão deve ser visto como convidado, não é sua culpa como um organizador, para que o seu primeiro dever é para os convidados que já estão presentes e garantir que o pessoal está lidando com eles. Em suma, ele age como se não houvesse nenhum problema e ir em frente de qualquer maneira.

Sabe como lidar com questões alimentares. Isso é raro, se você planejou as coisas com cuidado, no entanto, os acidentes acontecem (como um convidado ou uma criança fazer uma bagunça em uma tabela de alimentos ou tem um acidente na cozinha). Você deve estar ciente do tipo de convidados com antecedência, para ter em conta quando e onde a comida é servida (como um buffet) e onde esses convidados serão assentados.

Todos os derramamentos devem ser limpos imediatamente por razões de segurança, mesmo que isso signifique a remoção de um tapete vermelho ou uma decoração ou móveis desejado fazê-lo. Se é impossível esconder uma mancha sem afetar a aparência ou a integridade do artigo (como uma antiguidade), então é aconselhável para removê-lo. Se você tem um sobressalente, úsalo- se não, mudar os móveis ou decoração existente não parecer algo está faltando.

Uma barreira da corda luz, uma cortina ou uma tela são recomendados se você precisa esconder a área de alimentos (como um buffet com samovars ou organizar "revelação" o próximo curso), porque alguns convidados pode parecer que, se a comida é na área de refeições, é livre para todos quando eles querem, o que nem sempre é o caso.

Reorganizar o menu. Se não for possível incluir parte de uma placa (como acompanhamento que tem queimado), quer exclúyelo tudo, procura uma alternativa ou reduz o tamanho das porções para estender a comida, mas aumenta muito de outros alimentos para equilibrar. Informar anfitriões tabelas conforme necessário.

Pode haver vegetarianos, abstêmios e pessoas com alergias alimentares ou dietas religiosas ou especiais que você não está esperando. nenhuma surpresa não deveria acontecer com um planejamento adequado, mas os clientes, por vezes, levar a outros membros da família, amigos ou casais sem consultar você, especialmente se um evento é apenas por convite. Isso geralmente facilmente-lo resolvido. Manter uma contagem enquanto os convidados chegam e, quando chegar ao portão, pergunte se eles têm alguma exigência dietética e informa a cozinha e serviço de equipe imediatamente.

Para grupos maiores inesperadas que não foram expressos, enviar um membro da equipe para a cozinha para avaliar a situação e, se necessário, o sal para obter mais suprimentos. Cozinhas geralmente sobre a oferta para compensar em caso de acidentes, e muitas vezes há mais cancelamentos convidados inesperados. partes limitadas pode ser estendido fornecendo cargas adicionais, tais como bagels, saladas ou porções de vegetais, cujos ingredientes podem obter rapidamente nos supermercados locais.

Sabe como lidar com crianças. É bom lembrar que muitos organizadores cometeram erros graves por subestimar a inteligência ou esquecer as necessidades e desejos de crianças em eventos como eles têm as mesmas necessidades e desejos como adultos: se divertir e não ficar entediado. Lembre-se que muitas vezes os pais também ofendido se o evento não atender a seus filhos. Na prática, o melhor é aplicar nos convites uma resposta para cada criança que vai participar.

É melhor do que os (menores de 10 anos) as crianças recebem pouca comida ou lanches cedo, uma vez que em muitos jantares alimentos não começa até 8:00, que é mais tarde do que muitas crianças são usadas. A comida fornecida deve ser divertido e saudável, mas tão especial como o menu para adultos, porque os pais apreciam os toques especiais para os seus filhos. Isso faz com que o seu trabalho para que eles possam se divertir como convidados.

Crianças com mais de 10 anos geralmente pode ser que serve comida e um monte de adultos, mesmo que eles não comer tudo, mas oferecer-lhes o menu infantil (com autorização dos pais) se eles não parecem muito animado sobre as opções. Também foi conhecido que 13 a 18 pediram a mesma comida que o menor, como hambúrgueres e batatas fritas, em vez do mais refeição restaurante formal, e é um truque usado frequentemente para chamar o menu infantil como "menu alternativo" para os convidados nessa faixa etária. É muito sábio para jogar pelo seguro e discutir com clientes-chave com antecedência seus planos para manter envolver jovens e velhos.

uma área distinta para as mães com crianças pequenas devem ser fornecidos para as suas necessidades, como toileting, alimentação, etc., e um lugar para crianças muito pequenas dormir quando eles estão cansados.

Sabe como lidar com os hóspedes indisciplinados ou bêbados, os clientes que têm problemas com fundição e outros convidados. Idealmente, isso nunca iria acontecer, mas acontece, a família e eventos corporativos. Política e drama, muitas vezes vêm à luz em eventos que, como um outsider, você nem sempre seria conscientes disso. Prepare-se.

Pergunte ao cliente ou os clientes-chave antes do evento qual é a probabilidade de tais problemas, ou os convidados selecionados anfitriões se não é adequado para discutir estas questões com clientes-chave, de modo que você pode garantir que as pessoas sentem em lugares onde não há eles causam problemas. Usado para o pessoal de serviço ou a chave para atuar como monitores não oficiais e estar ciente dos problemas de intervir hóspedes quando necessário. No sentido estrito da palavra, seu trabalho é para garantir que o evento corra bem, mas só se for caso disso, e não se envolver em assuntos particulares. Portanto, você deve estar ciente de que dentro do partido que são os "pacificadores" do grupo.

Como pode ser difícil de recusar-lhe álcool para um convidado de intoxicados ou lidar com um convidado bêbado que tende a raiva ou violência, é aconselhável contratar um hóspede de pacificador e só envolver a polícia se necessário após consulta com os clientes-chave. Mesmo pequenos eventos em seu quintal onde o álcool é muitas vezes armazenados na caixa de gelo para os hóspedes para servir-se, é igualmente importante estar ciente.

As pessoas que falhar são difíceis. Se isso acontecer, você desalójalas discretamente se a chave adequada e consultas para verificar se eles não são convidados bem-vindos. Para as pessoas que lançam uma grande escala e são indisciplinados ou abusivo, seu trabalho é para proteger os hóspedes reais quando apropriado e chamar a segurança ou a polícia se eles não ir atrás de você ou os convidados principais pedir-lhes gentilmente que eles deixam.

Na primeira, os clientes muitas vezes reorganizar os cartões do lugar onde eles vão sentar-se, assim você acaba sentado ao lado de pessoas que querem ou a tabela a. É aconselhável consultar os clientes-chave em que medida isso é permitido por eles. Normalmente, você deve ter organizado os planos das mesas com antecedência e ter recebido a aprovação dos convidados principais. Se as pessoas têm de estar em certos quadros, então é aconselhável para manter as pessoas fora da sala em tudo até que é hora de sentar-se. Muitas vezes, no lobby, lobby ou área de bar serve para esta finalidade, e se ele é muito importante devido a questões familiares, é sábio para cada host e pessoal de serviço convidou o grupo de pessoas e se mover em massa para as várias tabelas para encaixá-los na ordem correta.

Sabe como lidar com as intempéries. Chuva ou neve repentina e inesperada pode ser comum em algumas partes do mundo da mesma forma, uma onda de calor ou frente fria pode também apresentar um problema. Enquanto eventos climáticos não são geralmente um problema se você ficar dentro de casa, ao ar livre torna as coisas difíceis. Se o mau tempo é esperado, considere mudar o evento local. Se o evento não podem ser realocados ou reprogramados, ele contrata uma grande tenda ou dossel (a verdade é que isso pode ser caro a curto prazo). É importante estar ciente do novo clima no momento em que há pouco que pode ser feito para resgatar um evento afetado pelo clima, então, fazer o melhor que pode com o que você tem.

Muitas partes do mundo agora têm apólices de seguro em caso de condições climáticas severas ou outros problemas. Se você estiver em uma área que é conhecida por sua inesperada mudança climática, é aconselhável para obter uma cotação se você pode fazer o evento ser reprogramadas, uma vez que, pelo menos, cobrir o custo para o cliente a estender a equipe contrato, local e o pessoal de serviço.

dicas

Mantenha um espaço pequeno para fácil acesso para coisas como guardanapos extra para derrames, extintores de incêndio, kit de primeiros socorros e outras contingências. Se as coisas vão bem, você não vai precisar, mas para grandes eventos é melhor estar seguro.
Para convidados e oradores convidados cansados, afetados pela defasagem de tempo ou mentalmente exausto, é sábio para pedir-lhes ou seus assistentes para seu bem-estar e, se necessário, reservar um tratamento de spa e massagens ou de outra forma adequada para revitalizar. Ele também pode ser uma boa idéia para certificar-se de enviar um pouco de comida, caso não tenham comido por um tempo, ou medicação se eles se sentem um pouco ruim (como uma dor de cabeça associada com o vôo ou nervos ou dor de estômago). Encaminhá-los a um médico, se necessário. clientes cansados e palestrantes convidados podem destruir um evento, não importa o que os outros obstáculos que teve que superar durante a noite.
O objectivo é garantir que todos possam ver e ouvir o palco, música e discursos.
Também é bom lembrar que é sempre um privilégio para organizar o evento outra pessoa, mesmo que possa parecer estressante e difícil como o seu contributo pode fazer muitas pessoas felizes e sair com uma experiência que vai se lembrar para o resto de suas vidas, o , proporcionando-lhe uma gama de habilidades que você pode usar em sua vida cotidiana.
Como organizador, você pode ter que agir como um host ou mesmo uma dança improvisada casal para garantir que o evento corra bem. É sensato para desenvolver habilidades para ser um orador capaz e dançarino enquanto o papel do delegado organizador outro membro da equipe que pode cobri-lo para o momento. O objectivo é assegurar que ninguém está sentado a uma mesa tranquila.