Como organizar um evento

4 partes:

Organizar um evento pode parecer uma tarefa extremamente difícil. E, de fato, pode ser, se você não tem a organização e planejamento necessário. Bem, este artigo abordará apenas que, a partir dos meses de preparação prévia de como manter a calma no dia do evento.

parte 1Planeje com antecedência

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Determinar o efeito do evento. Tenha em mente uma ou duas frases ajudarão a trazer o evento na direção certa. Você pretende fazê-lo para educar sua comunidade?, Para persuadir potenciais contribuintes, a fim de obter fundos?, Para homenagear uma pessoa ou grupo em específico? Limitar o seu objetivo como você pode. Tudo o que você vai fazer (ou para educar, persuadir, honra, etc.),por que você faz?

• Pense nisso como a sua principal missão. O esquema para o sucesso. Quando você sabe exatamente o que você quer fazer, será mais fácil para realizá-lo!

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Estabeleça metas. O que é exatamente o que você quer realizar? Não é o número de pessoas que querem participar, nem o fato de que realmente realizou o evento- o que você ganha com isso? ¿5 pessoas para fazer parte da sua organização?, Arrecadando US $ 1000?, Uma mudança de mente?, O que as pessoas animado?

• Pense nas três coisas mais importantes que você quer que aconteça como resultado deste evento e pensar sobre elas se tornando realidade. Talvez seu objetivo é financeira, social e pessoal. Você decide!

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Reunir voluntários. É necessário ter uma boa equipe que possui habilidades diferentes. Eles podem ajudar com várias tarefas como a preparação de programas e orçamentos, criação de convites e cartazes, recepção de convidados e limpeza após o evento. Em outras palavras, eles podem ajudá-lo a terminar o trabalho. Além disso, se possível, os voluntários Obter confiança!

• Certifique-se de membros de sua equipe e supervisores "são conscientes" de seus planos. A colaboração pode facilitar o seu trabalho muito. Então, quando você pedir-lhes para ajudar, que saibam desde o início, todas as suas expectativas quanto eles e seu nível de participação.
• Se você não consegue encontrar voluntários, contratar uma equipe! Tudo depende do tipo de evento que você organizar. O lugar onde você faz poderia fornecer uma equipe ou você pode solicitar os serviços de um emprego externas de agências.

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Prepare um orçamento. Você deve incluir todas as possíveis despesas, receitas, patrocinadores e mesmo as despesas eventuais. Se você não fazer um orçamento, você acaba com um monte de contas a pagar, um vazio e nenhuma ideia do que aconteceu carteira. Seja realista desde o início para evitar surpresas inesperadas no dia do evento!

• Encontrar maneiras de reduzir os custos. você pode obter pessoal para trabalhar de graça? Será que quis considerar a obtenção de um lugar mais barato para o seu evento (como casa de um amigo)? Lembre-se: um pequeno e simples festa que vai bem sempre será mais impressionante do que um fim ostensivo por ser um fracasso.

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Decide o lugar e tempo para o seu evento. Isto é o mais importante ao organizar um evento. O tempo e o lugar fará com que as pessoas dizem "Sim, claro que vou participar"? Deve ser um momento em que todos está disponível e um lugar que todos podem ter. Além disso, tem que ser algo que você pode reservar!

• Verifique se o seu calendário da comunidade e considera o tipo de público que você convidar. Se seu objetivo é convidar um grupo de donas de casa, realizar o evento durante o dia e no bairro é a melhor opção (talvez com algum serviço de babysitting incluído?). Por outro lado, se o seu objetivo são estudantes, faz com que o evento da noite e do centro da cidade. Se possível, ir onde seu público é encontrado.
• Claro, alguns lugares exigem uma reserva. Entre em contato o mais breve possível com os responsáveis ​​para o lugar que você pretende usar como um local para o evento. É possível que eles são mais ocupada do que você!

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Pense sobre logística. Logística é necessário para todos. Qual será o seu sistema de estacionamento?, Quais são os caminhos para as pessoas com deficiência são?, O que você pode fazer com o tamanho do lugar?, O que?, O que as equipes precisam de elementos adicionais (água para altifalantes, distintivo , brochuras) vai exigir um gasto extra?, quantas pessoas são necessárias para tornar o evento ocorre sem problemas?

• É importante para se sentar por um minuto para si mesmo (e sua equipe) e pensar sobre todos os aspectos da questão. Há algum obstáculo que possa antecipar e evitar?, Um convidado especial que você tem para acomodar algumas excepções?, Você deve fazer?

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Pense no marketing e publicidade do seu evento. Enquanto você estiver no processo de organização, concepção de um cartaz. Isto deve incluir uma data provisória, hora, local, convidado de honra, nome e tema ou slogan do evento. Desde que você ainda está em tempo para o evento, você pode tomar seu tempo para criar os cartazes, mas é melhor para preparar uma versão preliminar em primeiro lugar para expor a gama completa de seu projeto!

• Pensar em outras maneiras de divulgar o seu evento. E-mails?, ¿Correio convencional?, Talvez Facebook, Twitter ou outros sites para dezenas de eventos que existem (mais sobre isso em etapas posteriores). O que você precisa fazer anteriormente para atrair as pessoas para o seu evento e que para manter a sua atenção durante o mesmo?

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Organize-se. Você pode apenas sentir muito confuso agora, mas calma e abra o Excel. Faça uma lista de atividades que estarão no evento. Criar algumas planilhas para organizar seus pensamentos. Pode parecer desnecessário para agora, mas em dois meses será extremamente grato a si mesmo por ter feito com antecedência.

• Prepare um cronograma (com prazos) para cada atividade. Anote os nomes de todos e o lugar e momento em que eles são necessários. Dessa forma, você pode organizar e responder a quaisquer perguntas.

parte 2Duas semanas antes do evento

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Certifique-se de que tudo corra conforme o planejado. Defina a data, o local, o convidado de honra, pessoal, nome do evento e slogan. existe algo que pode dar errado?, um revés de última hora que possam surgir? Neste ponto, tudo deve ser decidido.

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Reúna-se com sua equipe. Obter a aprovação para o seu orçamento, programa, etc. dos membros da equipe, bem como supervisores. Este é um bom momento para responder a todas as perguntas. Nós todos sabemos o que eles têm que fazer?, se sentir confortável com todos de acordo?

• Mais uma vez, encontrar-se com sua equipe e voluntários para resolver quaisquer problemas que possam surgir. Este é também um bom momento para criar um plano de ação.
• Certifique-se de que não há problema dentro da equipe. Fique em contato com todos os chefes de equipa, bem como com membros e voluntários.

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Delegou responsabilidades para diferentes membros e permite que uma pessoa experiente para coordenar todas as atividades. Se é um mega-evento, deixar que as pessoas diferentes coordenar várias atividades sob a supervisão de um gerente. O líder da equipe deve ser alguém pelos mesmos membros podem confiar.

• Uma boa idéia seria a de ter uma ou duas pessoas dedicadas a receber, atender e promover o evento como participantes se juntar e tudo começa. Basicamente, eles compõem o comitê de recepção, incentivar e permitir que as pessoas sabem que estão em boas mãos.

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Certifique-se de atualizar o site relacionado ao evento. provavelmente você já promovido pelo Facebook e Twitter, mas há também muitos outros sites que você pode usar para espalhá-lo. Eventbrite, Evite, e Meetup são três dos locais mais importantes que você pode usar. Se você ainda não ouviu falar deles, Investigar agora!

• E, claro, promover o seu evento através de seu site, blog ou página de Facebook do site, se você tiver qualquer um deles. Você pode enviar lembretes, criar imagens e monitorar RSVPs para o evento. Quanto mais ativo você for, mais as pessoas que você conhece.

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Conseguir patrocinadores e outras fontes de dinheiro de delegados. Você vai ter que fazer um monte de despesas dentro das próximas semanas e não quer que eles todos fora de seu bolso! Se reúne pelo menos uma parte do dinheiro para cobrir as despesas iniciais (tais como localização, equipamentos e alimentos). Algumas dessas pessoas, lugares ou coisas podem exigir o pagamento antecipado, mesmo antes de você começar a planejar o evento.

• Certifique-se de que você tem um sistema de gestão recibos, confirmações, facturas e documentação em geral. Você precisa manter tudo em ordem para ter em conta, naturalmente, então quanto mais organizado você está, desde o início, o melhor. Isto é especialmente útil se a empresa onde você trabalha faz algo estúpido.

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Promover o evento. Preparar folhetos, anúncios públicos, relatórios para os meios de comunicação, faz telefonemas, envia mensagens para grupos on-line e visitas aos participantes ou patrocinadores em potencial. O que de outra forma as pessoas vão ouvir sobre o seu evento? Certifique-se a informação que você publica é completa, deixando o público com apenas algumas perguntas. Afinal de contas, é melhor se eles ficam com o enredo!

• Pense no seu público-alvo. Se você tentar alcançar as pessoas idosas, você não vai perder seu tempo enviando-lhes a sua publicidade online. Ir a lugares e emprega as ferramentas utilizadas por esse público específico. Faça a sua publicidade como acessível e mais normal possível.

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Reunir os elementos necessários para o evento. Estes podem incluir medalhas, jogos, lembranças, prêmios ou certificados. Há uma grande quantidade de pequenos acessórios que podem passar despercebidos ao olho destreinado, mas você sabe como preencher cada canto e recanto excedente. Além disso, não se esqueça das mesas, cadeiras, equipamentos de som, sinais, toalhas de mesa e todas as coisas importantes!

• Este é outro ponto que você deve considerar. Não parar de pensar até que você tenha lembrado cinco coisas que você esqueceu (incluindo canetas um kit de primeiros socorros, baterias, gelo e extensões de corrente). Você quer saber que não importa o que aconteça, você pode corrigi-lo.

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Tomar providências para tudo. Adopta as medidas necessárias para fotos e Vídeos- para transportar hóspedes- comida para o pessoal de limpeza, etc. A lista poderia continuar indefinidamente, mas isso nunca chegou a terminar organizar o seu evento!

• Fazer arranjos para comida e bebida. Este também é um bom tempo para se preparar especial, como aqueles para os locais com deficiência. Verifique se os convidados são vegetarianos ou ter algum outro tipo especial de dieta.
• Tomar providências para cadeiras, mesas, pano de fundo, microfones, alto-falantes, computadores, projetores LCD, pódios, etc., tudo que você precisa instalada no local.

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Prepare uma lista de contatos. Você vai precisar de números de telefone, endereços e e-mails dos membros da equipe. Ele também faz uma lista semelhante para convidados VIP e fornecedores de bens ou serviços. Se alguém não comparece ou tarde, essa lista vai deixar você saber.

• fornecedores de alimentos Suponha que não chegar a tempo. O que faz? rapidamente retirar a sua lista e chamas. Você acha que você estava indo para escolher 100 kg (200 lb) de carne de porco desfiado? Bom não importa. Enviar alguém em um caminhão para buscá-lo para o endereço indicado na lista. Crise evitada. E agora você sabe que você nunca deve fazer uma reserva novamente com os fornecedores ou você vai ser mais explícito com suas instruções!

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Visite o local com sua equipe. Olhe ao redor e avalia a área de estacionamento, banheiros, paisagismo, layout do site e as várias entradas e saídas. Procurar lugares próximos onde você pode fazer fotocópias, fazer telefonemas e comprar nada em caso de emergência. Basicamente, se familiarizar com o terreno como se fosse a palma da sua mão.

• Falar com o dono do lugar. Essa pessoa deve conhecer o terreno melhor do que ninguém. Existe um problema que você deve estar ciente de?, Uma restrição temporal?, As portas estão fechadas em determinados momentos? Deus me livre, mas existe alguma inspecção programada de alarmes de incêndio?

parte 324 horas antes do evento

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Mantenha a calma. Vá em frente. É extremamente importante manter a cabeça fria e não ser dominado pelo stress. Você teria que você preparou durante meses! Tudo sairá bem. Embora mais calmo você é, mais ela será sua equipe e melhor será o evento. Além disso, tudo vai acabar em breve!

• Sério, vá em frente. De ter tomado todas as precauções necessárias, você pensou sobre todos os possíveis problemas e se algo der errado, você vai saber como lidar com isso. Além disso, lembre-se: Ninguém vai culpá-lo. Um convidado escandaloso, pessoas más alimentícios sabe que não pode controlar tudo. Então relaxe, tudo vai ficar bem.

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Faça uma verificação final com sua equipe. Certifique-se de ter comunicado a todos o local ea hora de chegada. A última coisa que você quer é que toda a sua equipe irá chamar o dia do evento perguntando onde a porta de trás.

• Embora qualquer pessoa fazer-lhe perguntas, fazer o seu melhor para avaliar o desempenho do seu computador. Nós todos parecem concordar com o seu trabalho?, juntamente? Se não, conversar com eles e ver se você pode resolver suas diferenças. Talvez um deles torna-se mais confortável em uma diferente ou trabalhar com os outros desde então.

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Verifique todos os convites e respostas. Criar uma lista de convidados em uma planilha e fazer uma contagem das pessoas presentes. Para a maioria dos eventos, o número de pessoas que fazer uma reserva não Ela representa a quantidade realmente participar. Você poderia ter 50 pessoas para confirmar a sua presença, mas, eventualmente, assistir a 5 ou 500. Assim, embora você deve saber a quantidade de reservas, mesma maneira que você deve estar preparado para ambos os casos!

• Relembre a data do evento para convidados VIP. Você ficaria surpreso em saber quantas pessoas dizem "Oh, é verdade. É amanhã, certo? ". Você pode evitar que, com um simples telefonema ou mensagem de texto.

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Ir para o local e verificar que tudo está pronto. É o quarto é limpo e disponível?, Todos os equipamentos eletrônicos está instalado e operando? você pode instalar alguns equipamentos de antecedência, se necessário?, a equipe parece pronto?

• Verifique se há pessoal suficiente presente para manipular o evento. É sempre melhor ter mais do que o necessário. Talvez você precisa de alguém que está pronto para lidar com uma missão de emergência ou para ser responsável por cuidar de um convidado ou para resolver um problema que você prever. Ou até mesmo se a carga de café é feito.

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Prepare kits para os participantes. Este kit pode consistir de uma garrafa de água, um lanche, um pequeno caderno, uma caneta, uma brochura e qualquer informação que possa precisar. Também seria uma boa idéia para incluir pequenas lembranças. Este é um toque agradável que diz ao público que este é um evento muito bem pensado e organizado. Além disso, faz com que se sintam apreciados!

• Você pode dar este convidados do kit ou sua equipe, ou mesmo ambos! Quem não gosta de receber uma barra de granola e uma caneta?

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Faça uma folha de atividades. Esta é uma lista de todas as informações necessárias classificadas no tempo e / ou sala de estar. Prepare uma agenda em que os detalhes do minuto atividades importantes. O formato depende de você. Apenas tente manter ao mínimo a quantidade de informação que pode ser fácil de ler.

• Se você realmente é uma pessoa organizada e diligente, que poderia ser útil para os diferentes tipo atividades de folha. Alto-falantes pode precisar de uma lista de outros que vão falar, juntamente com a localização eo tempo que eles vão. Sua equipe também pode precisar de uma lista de equipamentos técnicos, horários e protocolo de limpeza. Se você tem tempo para fazê-lo, eles podem ser muito úteis.

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Faça uma lista de coisas que vão tomar o lugar do evento. Como seria terrível se você chegar ao evento e tudo está lá, todo mundo está lá e você percebe que a única coisa que falta são os 1200 óculos que você esqueceu em casa? Que decepção. Você acabou de estragar tudo. É por isso que você deve fazer uma lista, verifique-a duas vezes e levar tudo o necessário!

• Se as coisas estão em lugares diferentes, atribua uma pessoa para cada tarefa específica. Assim, o dia do evento não vai gastar 8 horas correndo de um lado para o outro para recolher todos os documentos necessários e perder. Compartilhando a carga alivia o peso ... ou isso é como diz o ditado.

parte 4O dia do evento

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Chegue cedo para o local junto com membros de sua equipe e voluntários. Verifique se todos estão presentes e que todos os equipamentos eletrônicos para funcionar corretamente. Quaisquer últimas perguntas minuto? bebidas Se o tempo permitir, dividir, dar uma palestra para motivar e fazer uma pausa! Eles merecem isso, estão bem preparados.

• Certifique-se os organizadores usar um emblema distintivo ou outro elemento conhecido que participantess podem solicitar assistência, se necessário. Às vezes os uniformes não são suficientes.

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Instala tudo. Tanto dentro como fora do local. Precisa colocar balões na caixa de correio?, Um sinal na esquina?, O que você deve colocar nas portas e corredores? Se seus convidados deve passar por um labirinto para chegar, em seguida, os mais sinais colocar melhor.

• Os sinais de boas-vindas e outras informações na frente do local será muito útil. Você vai querer que os participantes possam ver da rua do local. Não há dúvida sobre isso!
• Coloque um ponto de recepção e inscrição. Quando os clientes são direcionados para a porta, eles devem ver exatamente o que eles precisam fazer. Caso contrário, eles vão começar a circular em torno inseguro e desconfortável. Lembre-se do comitê de recepção mencionado acima? Ter uma pessoa na entrada para recebê-los e resolver suas dúvidas.
• Ponha um pouco de música! Você pode remover qualquer situação embaraçosa que de outra forma poderia permanecer no ambiente.

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Certifique-se as pessoas importantes sabe o que acontece. Se um orador está atrasado, é necessário notificar. Se o alimento está levando mais tempo do que o esperado, você precisa deixá-los saber as mudanças no programa. Raramente eventos saem como planejado, em seguida, deixar seu trabalho atual e certifique-se que os participantes estão cientes das mudanças.

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Tire fotos! Você pode querer ter uma lembrança do evento. Além disso, ver alguém de passagem com uma câmera na mão pode excitar os convidados. Não se esqueça dos banners dos patrocinadores, seu, entrada, recepção, etc. Talvez você pode usar no próximo evento!

• Se possível, tenha um amigo ou um profissional de fotógrafo take deste. Você já tem o suficiente para fazer! Você vai ter algumas bebidas e socializar com seus convidados, por isso, deixar que alguém se encarregará de tirar fotos.

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Dê a seus convidados algo para levar. Provavelmente você semear uma idéia em suas mentes e querem quando eles saem, eles pensando em alguma coisa, pedir algo ou querendo tomar qualquer ação. Então distribui um folheto ou algo que eles podem levar para casa e fornece-los com idéias que podem realizar em seguida evento.

• Parte disso poderia ser a criação de um fórum para comentários. Oferecer-lhes uma forma de analisar e dar as suas opiniões sobre as melhorias e o que gostaria de ver na próxima vez. E, claro, como eles gostariam de participar!

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Limpar todo o lugar! Verifique o medidor de energia elétrica, remova o cartazes, tabelas, etc. quer deixar o local tão limpo como você encontrou o lugar, especialmente se você pagou por ele e quer usá-lo novamente em outra ocasião, os proprietários pode querer sobrecarregar montantes que você poderia ter evitado deixando o lugar limpo. Dividiu o trabalho entre os membros de sua equipe para terminar o mais rápido e fácil possível.

• Garantir que os hóspedes não se esqueceu de nada valioso. Se for esse o caso, coloque um ponto de objetos perdidos.
• Se você quebrou alguma coisa, diga o proprietário do imóvel. É melhor ser honesto e direto.
• Tome cuidado com o lixo o melhor que puder. O serviço de manutenção vai cuidar do resto.

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Cuidar de todas as tarefas de pós-evento. Dependendo do seu evento, você pode não ter que fazer qualquer coisa ou você deve encontrar uma extensa lista de confirmações e faturas. Aqui estão algumas idéias para você começar:

• Graças a todos os membros da equipe, especialmente os patrocinadores e voluntários. Você não poderia ter feito sem eles!
• Termina e cancelar dívidas. Você deve fazê-lo o mais rapidamente possível. Quanto menos você deixar pontas soltas, melhor.
• Faça uma festa de agradecimento àqueles que o ajudaram. Quer o seu sentir equipa apreciado e que os contribuintes acho que eles têm feito a diferença para uma boa causa.
• Memórias ou outras publicações distribuídas a pessoas relevantes.
• Enviar recibos para patrocinadores e outros contribuidores.
• Postar as fotos no site do seu evento.

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Ter uma reunião para avaliar como fazer um evento melhor da próxima vez. Depois de tudo foi dito e feito, o que você teria feito diferente?, O que funcionou eo que não organizá-los?, Um evento como este de novo?, O que você aprendeu com a experiência?

• Se você recebeu críticas, avaliá-los. E se seus convidados não comentaram nada, perguntar a sua equipe! O que você achou?, Pelo menos nos divertimos?, É porque a barra de granola e caneta sem ganhou, certo?

dicas

• Fatores a considerar ao escolher o lugar e negociar o preço

• Capacidade da sala (número de convidados, não incluindo os indecisos)
• fornecimento de alimentos (se você servir comida)
• Horas (Quantas horas estará disponível o local?)
• Iluminação (se o evento ocorre durante a noite)
• Ar-condicionado
• equipamento técnico (microfone, alto-falantes, etc.)
• Móveis, pisos (mesas, cadeiras, toalhas de mesa)
• Música, se é permitido (para eventos informais)
• de energia em espera
• Acesso ao evento, independentemente do facto de o local situa-se no centro da cidade (independentemente do facto de os clientes podem chegar sem problemas)
• salas especiais para os organizadores, vestir-se, etc.
• Custo total

avisos

• Esteja preparado para qualquer situação. Às vezes, as coisas saem do controle. Se você é parte de uma equipe, não fique zangado se alguém grita com você (essa pessoa pode estar sob um monte de estresse). Se você é um coordenador, não fique tenso e você entrar em pânico. Tornar mais fácil. Tente descobrir o que vai acontecer eo que você pode fazer para corrigi-lo.
• Não entre em pânico ou ficar estressado. A mente fria irá produzir melhores resultados no momento certo.