Como organizar uma convenção

Faça seu plano por escrito. Com tanta coisa para fazer e muitos detalhes para lidar com, é muito fácil para passos importantes passar despercebida. Planeje seu trabalho e trabalhe seu plano. Isso também irá ajudar as tarefas de controle delegado e manter um acompanhamento adequado.

Reserve o seu local. Esta é a decisão mais importante que você faz sobre o planejamento de sua convenção. Escolha um local que combina com o tamanho estimado do seu grupo, que tem instalações limpas e bem equipados, e onde eles podem fornecer serviço de alimentação para o seu grupo de forma fresco e oportuna. Considere se os participantes irão participar mais cedo ou ficar até mais tarde, o que significa que você terá que avaliar as atracções nas proximidades.

Criar uma comissão. Ninguém disse que você tinha que planejar tudo o que você convenção sozinho, não é? Ajuda, faça uma comissão entusiasta e se cercar de pessoas que são úteis, e são trabalhadores comprometidos. Além disso, vale a pena que estabelece ideias chave num grupo de referência pequena para evitar qualquer supervisão.

Lembre-se que se as pessoas estão com fome, come. Por outro lado, também eles precisam usar o banheiro ocasionalmente. Verifique se o seu programa está estruturado para que os participantes têm tempo para comer alguma coisa durante os intervalos e também pode ir ao banheiro, se necessário.

Consulta com os proprietários locais sobre suas responsabilidades para com posturas municipais, etc. que você não seja pego, pergunte! Depois de saber o que você precisa, certifique-se de todo o seu planejamento é coberto. Seria uma boa idéia de colocar uma pessoa encarregada desta área do evento.

Contact. Você não pode resolver e cuidar de tudo sozinho. Manter comunicação constante com o seu pessoal, ajuda, certifique-se todos desempenharem as suas funções e pedir ajuda quando necessário. Enquanto mais forte são as suas habilidades de comunicação e liderança durante o evento, então o melhor será o resultado.

Reunir informações. Além dos registros, você deve reunir sugestões de melhorias, as informações de representantes que podem patrocinar ou presentes em sua próxima convenção, enquetes e comentários dos participantes em contato. Esta informação é essencial para ajudar a melhorar o seu evento, por isso certifique-se de levar algum tempo após o evento para analisá-lo.

Insira as informações (se aplicável). Felizmente, você pode reunir informações eletronicamente, eliminando a necessidade de registo. Se não, vale registrar previamente formas ao invés de após o evento- Desta forma, você lhe lista de contatos elaborada que você vai usar em e-mail "Save the Date" para o evento do próximo ano.

Analisa a informação. Check, resume e analisa as respostas dos participantes da pesquisa. Preste atenção ao que funcionou, o que não fez e que sugestões feitas boas vindas aos participantes para melhorar o processo e experiência. Ele inclui esta informação com as suas notas da etapa anterior. Além disso, verifique o seu orçamento: você ajustou-o para o orçamento? Que fundos foram gastos que podem ser evitados ou omitido no futuro? O que poderia ser melhor gastar? (Por exemplo, pesquisas de participantes pode mostrar a necessidade de sinalização adicional para evitar confusão e gerenciar o fluxo de tráfego. Se você sabe disso, você pode adicionar fundos no próximo sinalização orçamento do ano).

Obrigado. Após o evento, enviar notas ou cartas de agradecimento a essas pessoas importantes que participaram. Aqui os membros da comissão, voluntários, funcionários, patrocinadores, expositores, fornecedores que doaram fundos ou itens (flores, decorações, bebidas, publicidade, etc.) para o evento estão incluídos. Nunca subestime o poder da gratidão. Quando você toma o tempo para expressar sua gratidão sincera, são essas mesmas pessoas e os fornecedores que serão mais receptivas quando você pedir ajuda-los no próximo ano.