Como escrever um relatório de um evento: 12 Steps

3 partes:

Conteúdo

Dicas
Coisas que você precisa

Organize o seu relatório de eventos Faça o seu relatório tem o conteúdo correto Termine o seu relatório

você atribuiu para escrever um relatório do evento? Estes relatórios determinar se um evento foi bem sucedido ou não, comparando os resultados com os objectivos iniciais. É também um importante meio pelo qual as pessoas ou empresas que acabam de celebrar um evento podem determinar quais mudanças fazer. Existem várias maneiras que você pode garantir o sucesso de seus relatórios, especialmente se você decidir realizar um outro evento no futuro.

parte 1

Organize o seu relatório de eventos

Determinar qual é o estilo de apresentação e formato para cada público. Os relatórios do evento pode ser física ou grampeados documentos Spiral, bem como documentos PDF ou apresentações do PowerPoint enviados via e-mail, etc.

Certifique-se de organizar o seu relatório em seções claras. Seu objetivo é comparar os resultados do evento com os objectivos inicialmente trazaste para ele. Faça um resumo dos principais resultados do evento.
Define o relatório com as necessidades e interesses de cada patrocinador e audiência. Considere os objectivos dos patrocinadores. De certa forma, os patrocinadores são o principal público dos relatos de eventos. Eles querem saber se valeu a pena ou não para patrocinar o evento. Por esta razão, você deve considerar que pontos eles querem saber e quais são seus temas de interesse.
Além disso, você deve ajustar o relatório para que ele atenda às necessidades específicas do evento e patrocinadores, já que ambos são únicos. Não compor um relatório mecanicamente. Outros públicos incluem executivos de gerência sênior e gerentes financeiros.

Criar um processo para controlar as informações que você precisa para o seu relatório durante o curso do evento. Não confie na sua memória.

Acompanhe as principais informações antes, durante e após o evento vai permitir que você escrever um relatório mais específico e eficaz. Isso também permite reunir informações mais atempadamente.

Continuamente recolhe informações e pedir ajuda aos outros se necessário (incluindo potenciais praticantes) para coletar dados. Nunca se esqueça que você não deve esperar até o término do evento para começar a elaboração do relatório.

Use apenas as principais informações. Um dos problemas relacionados com os relatórios de eventos é que eles fazem pouco mais do que repetir a agenda ou se concentrar em frases superficiais ou otimistas. Não cometam esse erro. O que você deve fazer é realçar os pontos principais com um estilo claro e analítico.

Escolha alguns dos momentos mais emblemáticos do evento e descrevê-los em detalhe. Uma boa idéia é considerar três aspectos positivos e talvez três pontos que causaram surpresa.

Evite incluir muitos detalhes mundanos no artigo, como o menu de almoço ou um resumo detalhado do discurso. O que você deve fazer é destacar os detalhes que realmente importam.

parte 2

Faça o seu relatório tem o conteúdo correto

Desenha-se um resumo executivo. O seu relatório de evento deve incluir um sumário executivo, que deve ser uma versão concisa de um relatório completo e detalhado. Disse sumário executivo desempenha o papel de uma introdução.

Você poderia criar dois relatórios: um sumário executivo projetado para pessoas que têm interesse nos resultados do evento e uma mais completa e detalhada para os organizadores ou patrocinadores do relatório de evento.
No resumo, se concentrar apenas sobre os objectivos e resultados mais importantes. O sumário executivo deve ser curto e ter apenas uma ou duas páginas. Deve resumir os destaques do evento e incluir uma breve interpretação dos dados.

Ele inclui recursos visuais em seu relatório. É muitas vezes mais eficaz para oferecer uma imagem para ilustrar as tendências estatísticos, em vez de apenas apresentar uma grande quantidade de números.

Se o evento envolve um novo produto, você pode incluir uma foto deste. As fotografias tiradas durante o evento pode ajudar a ilustrar o seu relatório. Tentar obter fotografias da participação patrocinadores do evento. Mais uma vez, esta é uma tarefa que não é possível efectuar após o evento.

Em seu relatório, você pode incluir amostras, reproduções e outros exemplos de objetos que pode receber durante o evento. Da mesma forma, ele inclui o número de pessoas que receberam cupons de patrocinadores, etc. cobertura Documenta dos meios de comunicação ambos o local e off para os patrocinadores.

Documenta publicidade e cobertura da mídia. Mais tarde, você deve fazer uma comparação entre a cobertura da mídia gerada e objetivos do evento.

Concentre-se em folhetos e artigos impressos em que os patrocinadores de publicidade ou onde seus nomes são mencionados aparece. Além disso, tentar recolher o volume de custos de circulação e publicidade.

Documenta publicidade televisiva, anúncios de serviços à comunidade, as avaliações, o custo da cobertura de publicidade e notícias.

Não se esqueça de documentar os custos de custos e rádio publicidade e promoção, os relatórios auditados, etc.

Ele inclui algumas linhas sobre os objectivos do evento. É realmente importante para vincular os objetivos do evento com seus resultados. Certifique-se de incluir um lembrete do que foi a missão original do evento e quais objetivos foram delineados.

Você também pode incluir o programa do evento. Você deve discutir o que os participantes mais importantes foram, em algum momento. Lembre-se de ser breve.

Certifique-se de gastar tanto tempo e detalhes de mencionar os resultados mais importantes do evento e, em seguida, compará-los com os objectivos. Seja realista e não tente embelezar as coisas que não funcionam.

As informações financeiras incluídas no relatório. É importante fornecer uma explicação detalhada de orçamento o evento e o dinheiro foi realmente gasto (ou potencialmente ganhou). Certifique-se de incluir uma comparação dos custos previstos e reais, e melhorar os pontos fortes e as áreas a serem melhorados.

Detalha os custos, incluindo os custos marketing e atividades promocionais, despesas e custos de patrocínio pessoal relacionadas com. É uma boa idéia de incluir um orçamento detalhado. CFOs e executivos da alta administração vai querer ver evidências para apoiar suas conclusões.

Ele inclui um registo da ganhos, tais como taxas, patrocinadores e anexos. No entanto, você deve certificar-se de comparar os ganhos com as projecções inicialmente estabelecidos.

Ele inclui estatísticas que são relevantes para os leitores. Você não quer escrever um relatório que está cheio de informações superficiais. O número de pessoas presentes no evento é uma estatística que deve incluir. É uma boa idéia para fornecer dados que podem ser quantificados.

Outros dados estatísticos ou gerais que são relevantes a serem incluídos são: o número de vendas geradas eo número de visitantes em relação a uma posição específica. Fornecer este tipo de informação dá mais credibilidade ao relatório. Ele fornece informações sobre os participantes ou participantes. Ele inclui dados demográficos, índices de freqüência e resultados de pesquisas realizadas na audiência (por exemplo, hábitos de compra).

Informa o número de pessoas que responderam às campanhas dos patrocinadores e doações feitas em favor de organizações de caridade. impacto económico Documenta e participação dos trabalhadores.

Ele inclui um elemento qualitativo que contextualizar os dados. Seu relatório deverá incluir estatísticas, mas também deve citar as palavras dos participantes, de modo que você fornecer feedback contextual.

Recolher citações e obter feedback dos participantes e membros da equipe de organização, de modo que a avaliação dos prós e contras do evento não vem apenas do autor do relatório. Isto dará a seu relatório mais credibilidade.

Considerar a inclusão de investigações por parte de terceiros. Coloque o valor da cobertura dos meios de comunicação é algo que um terceiro poderá investigar.

Avalia o espaço e instalações. Tire um tempo para avaliar a eficácia da localização e as instalações do ponto de vista dos outros. Debate como o espaço foi utilizado para a conferência, evento, etc.

parte 3

Termine o seu relatório

Dê o seu relatório sobre o tempo. Tente escrever e publicar o relatório o mais rapidamente possível. Certifique-se de agendar o seu tempo para tornar isso possível. Algumas pessoas sugerem a emissão do relatório em 30 dias, mas outros pensam que isso deve ser feito em apenas um par de dias.

Independentemente do prazo, certifique-se de terminar o relatório sobre o tempo. Talvez você escrever o relatório para uma agência que tenha sido contratado por um cliente específico. Preste atenção a todos os requisitos.
A coisa mais importante é que o público vai esperar para receber um relatório completo e oportuna. Aproveite o tempo para ser completo e fazer o seu trabalho bem, mas não espere muito, porque o seu relatório vai olhar datado.

Verifique se o seu relatório. Certifique-se a gramática está correta e relatório evita erros de pontuação e ortografia.

Certifique-se de suas respostas são detalhados. Você deve seguir a regra de ouro da escrita "show com atos e não palavras". Isto significa que é uma boa idéia para fornecer exemplos específicos para apoiar os pontos gerais listados no relatório.

Não se esqueça o seu público e garantir que a sua escrita é formal e profissional. Um relatório não é um documento evento casual, mas um elemento essencial para determinar o sucesso de um documento de evento, que deve ser digno de respeito.

dicas

Tirar mais fotos do que você acha que vai precisar. O que você aprecia no futuro.
Para algumas palavras de líderes e organizadores, você não ir até eles em primeiro lugar, porque eles permanecer no local por muito tempo, mesmo após o evento acabou. Certifique-se de pedir a sua opinião primeira vez ao público, uma vez que são os primeiros a ir. Da mesma forma, não insista em falar com um alto-falante ou líder, se você está ocupado demais (a) com outra coisa. Você pode falar com eles mais tarde.
Para declarações dos líderes ou organizadores, fazer muitas perguntas, naturalmente, até que a pessoa expressar seus pensamentos.
Obter mais declarações do que você acha necessário. O que você aprecia no futuro.
Se você tirar boas fotografias, elas mostram a ação que ocorreu durante o evento ou a reação das pessoas a este.
Tente tirar fotos de todo o evento, incluindo uma imagem do público e do alto-falante para comunicar ao leitor a magnitude do evento.

Coisas que você precisa

Uma câmera digital
Um notebook