Como realizar uma mala direta

3 Métodos:preparaçãomala direta no MS OfficeFundem-se em OpenOffice.org

A fusão é um software de automação de escritório que lhe permite adaptar um único documento para vários destinatários. Você pode configurar e usar uma combinação com qualquer tipo de documento, incluindo envelopes postais, etiquetas, circulares, e-mails, faxes e cupons numerados. Leia os seguintes passos e aprender a fazer uma mala direta em seu próprio computador.

método 1
preparação
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Criar um arquivo de dados. Pode ser uma planilha de arquivos, arquivos de banco de dados ou até mesmo um documento de texto com o formato apropriado. Os arquivos de planilhas são geralmente mais utilizan- este guia assume que você está usando um arquivo de planilha.
  • O arquivo de dados deve conter todas as informações que você precisa para mudar cópias de segurança. Por exemplo, se você escrever uma carta circular, o arquivo de dados pode conter os nomes e endereços de todas as pessoas a quem você pretende enviar a carta.
  • Coloque uma secção de informação em cada célula ao longo de uma linha, para cada tipo de informação (nome completo, honorífico e assim por diante) é na sua própria coluna.
  • Faça os nomes das colunas que são razoáveis. mala direta lê os dados em colunas. Assume-se que a primeira entrada em cada coluna de informações é o nome genérico para esse tipo de informação, por isso use nomes que fazem sentido para você.
  • Por exemplo, começar a escrever um nome de coluna "nomes", Em seguida, coloque todos os primeiros nomes na coluna. Quando o sistema perguntar-lhe o que campo para introduzir o seu cartão, você vai ver "nomes" como uma opção, e você vai se lembrar do que o conteúdo dessa coluna.
  • usuários do Microsoft Office que também usam o Outlook para seus e-mails pode usar o seu livro de endereços do Outlook como um arquivo de dados, se assim o desejarem.
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    Salve o arquivo de dados. Salvá-lo em algum lugar onde você pode encontrá-lo facilmente, e colócale um nome que seja fácil de lembrar.
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    Escrever o seu documento principal. Este é o documento no qual você irá inserir informações. Por exemplo, se você escrever uma carta circular, o documento principal é a letra. Os elementos que se fundem preencher para você (como nomes) deve ser deixado em branco por enquanto.
    • método 2
    mala direta no MS Office
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    Abra a mala painel de tarefas. No documento principal, clique no painel para abri-lo. Se você não vê-lo, abra o menu Ferramentas e selecione Mesclar a partir da lista.


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    Respostas a perguntas de MS Office. A mesclagem ferramenta no Office tem alguns passos destinados a facilitar a sua vida através da combinação de seus arquivos mais inteligente e preciso.
  • Começa por dizer que tipo de documento que você está escrevendo. Clique no direito, e clique em Avançar.
  • Dizer ao sistema que "documento de origem" (Documento principal) que deseja usar. Se você seguiu estes passos, você deve ser capaz de selecionar a opção "usar este documento". Clique em Avançar.
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    Escolha o arquivo para mesclar. Este é o arquivo de dados que você criou anteriormente. Selecione a opção correta e clique em Avançar para procurar o arquivo e conectá-lo ao seu documento principal.
  • Se você preferir usar o seu livro de endereços do Outlook, selecione essa opção.
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    Escolha quais dados usar. Office permite marcar e desmarcar linhas de informações a seu gosto. Isso permite que você escolha quais itens de informação no arquivo de dados que você deseja combinar com o documento principal, tornando os dados do arquivo mais útil ao longo do tempo, desde que você pode usá-lo para várias coisas diferentes. Quando estiver satisfeito, clique em Avançar.
  • Você pode classificar os dados clicando nos cabeçalhos de cada coluna. Isso pode ser útil se você precisa para realizar uma pesquisa através de um monte de informações.
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    Inserir campos de dados. Na próxima página do painel de tarefas, o sistema irá pedir-lhe para escrever os seus documentos, se você não tiver feito isso, e apresentará uma variedade de opções para a entrada de dados do arquivo para o documento.
  • Inserir um campo de dados, colocando o cursor no local onde será o campo, e clicando no botão apropriado no painel de tarefas para inseri-lo lá.
  • Você pode excluir duplicado ou campos extraviado pressionando a tecla Delete, o mesmo que você usa para apagar um número ou uma letra comum.
  • As opções padrão mudar um pouco, dependendo do tipo de documento que você está escrevendo. Escritório faz todos os esforços para completar a informação apropriada com os dados que você dá. Por exemplo, se você está escrevendo uma carta circular do negócio, você pode ver uma opção para inserir um bloco de endereço, que inclui nome, sobrenome e endereço completo de cada destinatário, bem organizados em poucas linhas.
  • Algumas das opções de padrão aberto janelas adicionais para completar as informações adequadas. As janelas são muito simples e fácil de entender.
  • Se você estiver usando um padrão e não parece ser encontrar a informação certa, clique no botão marcado "campos correspondentes" para mostrar o programa que de seus nomes correspondentes aos seus nomes padrão. Por exemplo, você pode mostrar que você deve usar a categoria "nome de família" o arquivo de dados para completar os dados "sobrenome" no bloco de endereço.
  • Para usar seus próprios campos, clique em "mais opções". Você pode ver os nomes que você deu a cada coluna e usar.
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    Verifique seus cartões. A fusão não vai mostrar os campos de informações específicas que se aplicam ao seu documento principal até imprimi-lo, mas o Office oferece um recurso de pré-visualização que permite verificar e certificar-se de que as informações sejam apresentadas correctamente dependendo da maneira você colocou os campos no documento. Sinta-se livre para usá-lo até ter certeza de que tudo está em ordem.
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    Termina a combinação. A tela final na mesclagem painel de tarefas informa que tudo está no lugar e está pronto para imprimir seus documentos. um grupo de informações é exibida para cada documento impresso eo programa irá imprimir tantas cópias como grupos de informações lá.
  • Se você quiser fazer edições individuais a documentos específicos, você pode fazê-lo a partir deste painel de tarefas tela, clicando em "Editar cartas individuais" primeiros.
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    Fundem-se em OpenOffice.org
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    Criar um banco de dados. No OpenOffice.org é sempre necessário para criar um arquivo de banco de dados para uma combinação de correspondence- ainda pode criar um arquivo de dados em uma planilha em primeiro lugar.
    • No documento principal, abra o menu Arquivo e selecione a opção para criar um arquivo de banco de dados.
    • Na janela que aparecer, selecione a opção "conectar a um banco de dados existente". A partir do menu exibido, selecione "planilha" e clique em Avançar.
    • Na tela seguinte, dirige a planilha OpenOffice.org que pretende utilizar. Você pode escolher a senha proteger o banco de dados, marcando o botão de opção abaixo do arquivo. Clique em Avançar quando estiver pronto.
    • Nesta tela, escolher se quer ou não registar a base de dados para um acesso traseira mais simples, e decidir se deve ou não abrir o arquivo de banco de dados para a edição agora. (Você provavelmente não tem que fazer isso se o seu arquivo de planilha foi recém-criado). Clique em Concluir para salvar o banco de dados.
    • Certifique-se de dar ao banco de dados de um nome que seja fácil de lembrar.
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    Inserir os campos. Agora que você ligou a sua informação a um banco de dados que OpenOffice.org pode entender, é muito simples de usar esse banco de dados para uma mala direta, desde que você sabe onde olhar.
  • No menu Inserir, selecione "campos", e logo "outros ..." o submenu. Alternativamente, você pode fazer com "control + F2".
  • Na janela que aparece, clique na guia "base de dados".
  • Clique no botão Procurar na parte inferior direita da janela e localize o arquivo de banco de dados que você acabou de criar.
  • Depois de ter selecionado seu banco de dados, aparecem na lista intitulada "seleção de banco de dados", No lado direito da janela.
  • A partir da lista "Tipo de campo" que está localizado no lado esquerdo da janela, seleccionar a opção "campos de mala direta".
  • Clique no símbolo "+" que é ao lado do seu banco de dados e arquivo de planilha aparece. Clique no símbolo "+" e você verá os nomes de campo que você escolheu quando criou sua planilha.
  • Selecione o campo que deseja inserir e clique em Inserir para colocar o campo no documento principal.
  • Lembre-se de colocar o cursor no local onde você quer que seu campo é inserido antes de clicar em Inserir, ou tem que cortar e colar para movê-lo para a posição correta.
  • Como no Office, campos de texto são tratados como caracteres alfanuméricos em seu documento principal. Você pode movê-los com a barra de espaço e remover a chave "o".
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    Termina a combinação. Verifique várias vezes cada campo é no lugar certo. Quando estiver pronto, imprima o documento principal. A fusão vai imprimir uma cópia para cada conjunto de entradas no arquivo que combinados com o documento.

    • dicas

    • Os programas de processamento de texto geralmente têm modelos que você pode usar para criar documentos-chave.
    • Certifique-se de dividir campos como termos específicos quanto possível. Por exemplo, você provavelmente usa um título de cortesia (Mr., Ms.), primeiro e último nome. Ou seja, três campos para nomes, para usar três separados com um tipo de campo colunas em cada coluna.
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