Como para mala direta no microsoft word

3 partes:Adicione destinatáriosCrie o documentoConcluir a mesclagem

A fusão é uma ferramenta poderosa para escrever e enviar uma carta ou um e-mail personalizado para várias pessoas diferentes ao mesmo tempo. Você também pode usá-lo para criar envelopes ou etiquetas com informações para cada destinatário. Mala direta importar dados de outra fonte, como o Excel e, em seguida, usa esses dados para substituir espaços reservados através da mensagem com a informação apropriada para cada indivíduo a quem você está indo para escrever. Você pode usá-lo para criar rapidamente mensagens personalizadas para centenas de pessoas ao mesmo tempo.

parte 1
Adicione destinatários
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Ela compreende o que que lhe permite funcionar "mala direta". A função "mala direta" É um recurso projetado para criar cartas e e-mails em massa, assim como envelopes e etiquetas com diferentes para cada quadros de mensagens. Você pode carregar um banco de dados de destino ou inseri-los manualmente e, em seguida, usar espaços reservados ou "campos" para completar automaticamente as informações para cada destinatário em sua própria cópia.
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    Criar um destinatário planilha (opcional). Você pode inserir manualmente cada beneficiário, durante a mesclagem, que é bom se você quer apenas enviar mensagens para um punhado de pessoas, mas perceber que é muito mais fácil criar uma planilha ou um banco de dados antes de começar.
  • Clique aqui para obter instruções sobre como criar uma planilha no Excel.
  • Clique aqui para obter instruções sobre como criar um banco de dados Access.
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    Clique na guia "correspondência" para abrir ferramentas "Mail Merge". Se você estiver usando o Word 2003 ou uma versão anterior, clique no menu "ferramentas" e selecione "Cartas e correspondências" → "Mesclar barra de ferramentas Visualizar mapa".
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    Clique no botão "Iniciar mala direta" e selecione um formato. Você pode usar "mala direta" para criar e-mails, cartas, envelopes, etiquetas e diretórios. Você também pode selecionar "Documento do Word normal" se você não tiver certeza de qual usar.
  • Se você selecionar "envelopes"A janela aparecer "opções sobre", Que permite selecionar o formato que será dado a envelopes, bem como o tamanho físico com envelopes.
  • Se você selecionar "etiquetas"A janela aparecer "Opções de etiqueta", Que permite selecionar o tipo de papel de etiqueta e do tamanho de cada um.


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    Clique "Selecionar destinatários" e selecionar o que você quer assim que adicionar destinatários para a mala direta. A parte dos beneficiários é o mais poderoso mala direta, uma vez que permite substituir os espaços reservados ou "campos" na carta com a informação pessoal de cada destinatário. Você pode inserir manualmente destinatários, carregar um banco de dados ou planilha ou fazer upload de seus contatos do Outlook.
  • Se você selecionar "Escrever uma nova lista", Uma nova janela aparece que lhe permite inserir manualmente as informações para cada destinatário. Isso é útil se você tem acesso a uma planilha com as informações dos seus destinatários, mas também a forma mais lenta de introduzir dados. Você pode clicar Personalizar colunas ... para criar campos personalizados para os dados que você está entrando.
  • Se você selecionar "Usar uma lista existente"Você pode procurar os arquivos no seu computador para olhar para diferentes tipos de bancos de dados e planilhas, incluindo aqueles criados no Excel ou Access. Você também pode clicar em nova fonte e se conectar a um servidor SQL online.
  • Se você escolher "Selecione a partir de contatos do Outlook", Seus contatos do Outlook pode ser carregado e desmarque a caixa contactos que não deseja incluir.
    • parte 2
    Crie o documento
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    Comece a criar seu documento, como faria normalmente. Depois de ter introduzido os destinatários que você pode começar a criar seu documento. Você pode fazê-lo a partir do zero ou utilizar qualquer modelo. É importante inserir destinatários primeiro, para que você pode usar nos campos apropriados ao criar o documento.


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    Clique no botão linha de saudação para criar uma saudação personalizada. Se você quiser ver como vai ficar saudação em cada cópia da mala direta, você pode usar a janela de visualização que aparece.
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    Clique no botão caixa de combinação Insert e selecione o campo que deseja inserir no documento. Estes domínios são, então, substituído com os dados obtidos a partir do banco de dados do receptor ao gerar documentos.
  • Por exemplo, se você deseja que o documento para mostrar o primeiro e último nome, você deve selecionar "nome"Pressione a barra de espaço e clique no botão caixa de combinação Insert novamente e selecione "sobrenome".
  • Como outro exemplo, você pode usar o botão bloco de endereço para criar envelopes com endereço impressa de cada destinatário. Escrever seu próprio endereço na área do endereço do retorno sobre o modelo de envelope e, em seguida, adicionar "bloco de endereço" a área do recipiente no molde.
  • Você pode selecionar qualquer campo de dados que contém o destinatário. Certifique-se de que todos os destinatários da lista se aplica, como campos em branco será muito óbvio quando se lê o documento.


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    Clique no botão Realçar campos de mesclagem para destacar os campos inseridos. Isto tornará mais fácil de perceber como os campos serão durante a edição.
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    Clique no botão resultados de visualização para ver como o produto final será. O display mudará para exibir o documento com a informação combinada correspondente ao primeiro destinatário.
    • parte 3
    Concluir a mesclagem
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    Para erros. Clique no botão erros de busca para fazer documentos do Word digitalizar toda a correspondência combinados para garantir que todos os destinatários são válidas para cada um dos campos de dados. Você será informado sobre quaisquer dados inválidos para que você possa corrigir o problema antes de continuar.
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    processo de combinação termina. Uma vez que você terminar de rever os erros, você pode terminar o processo de intercalação e criar documentos individuais. Quando você pressiona o botão Termine & Mesclar Você tem três opções:
  • Editar documentos individuais. Você pode escolher em quais entradas você deseja aplicar esta ação. Uma vez que você fizer isso, um novo documento, que terá uma nova página para cada entrada será criado. Você pode, então, analisar o documento e fazer edições manuais em cada uma das páginas.
  • imprimir documentos. Você pode escolher em quais entradas você deseja aplicar esta ação. Uma vez que você fizer isso, os documentos serão enviados para a fila de impressão e impressa individualmente.
  • Enviar e-mails. Você pode definir a linha de assunto, bem como seleccionar o campo que contém os endereços de e-mail dos destinatários. Você pode enviar e-mails em massa usando o Outlook. Note que esta opção irá enviar imediatamente a mensagem, para se certificar que está tudo bem!
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