Como organizar uma conferência: 20 etapas (com fotos)

4 partes:

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Planning Conference: Primeiros passos Organizar a conferência Planeando o conteúdo da conferência Divulgar a conferência

A conferência é uma excelente maneira em que as pessoas com interesses comuns podem se reunir e trocar idéias mais avançadas de seu campo. Para citar alguns, as conferências são eventos regulares no mundo acadêmico, em muitos campos da indústria, grupos de marketing em vários níveis e grupos religiosos. Se você decidiu organizar uma conferência em seu campo, você poderia começar por perceber que uma conferência bem planejada é uma lista de tarefas quase 1 km de extensão. Você vai ter que planejar e pensar da sala de conferências, a lista de participantes, ferramentas tecnológicas e até mesmo quebra. Se você começar a lamentar a quantidade de trabalho em planejamento, retarda o seu esforço, fazer uma pausa e reconhecer que você tem as habilidades para organizar uma conferência. A chave para o planejamento de uma conferência de sucesso é tratar cada tarefa um passo de cada vez e manter uma lista detalhada do que você fez eo que você deve fazer em seguida.

parte 1

Planning Conference: Primeiros passos

Comece cedo. Você deve começar os primeiros estágios de planejamento da conferência com pelo menos oito meses de antecedência. Pode ser ainda maior se a conferência terá muitos participantes ou se o seu escopo é amplo.

Lembre-se, muitos locais e serviços de alimentos e bebidas devem ser reservados com meses de antecedência, como muitos participantes tem que viajar e fazer planos para estar presente.

Formar uma comissão. A comissão da conferência vai fazer todas as decisões a respeito dele e, portanto, haver mais de uma pessoa para se certificar de que você tem perspectivas suficiente para tomar decisões sobre questões importantes. Assim, você tem número suficiente de pessoas que vão levar adiante tudo realmente.

Você precisa de um coordenador da conferência, que será responsável por todas as decisões importantes e acabam levando mais tempo para unir todos os esforços. Você também pode contratar um planejador de eventos, se você tem um orçamento grande o suficiente, pois isso vai lhe poupar a dor de cabeça.

Se esta conferência é a repetição de um já foi feito antes, ele tenta entrar em contato com o coordenador do ano anterior na comissão. Se você não pode participar, perguntar pelo menos algum ano passado material para ajudar você a otimizar o planejamento.

Escreva sua agenda e objetivos. Você vai ter que definir claramente o que você espera alcançar com esta conferência, pois isso vai determinar o resto de suas decisões. Saber o que você quer transmitir e que vão antes de iniciar uma conferência de aliviar o stress organizar para avançar.

Se você nunca planejou uma conferência, é sensato que você manter um plano de pequena e relativamente simples na primeira vez que fazê-lo. Em termos práticos, isso significa que uma conferência de um ou dois dias, no máximo, com não mais do que 250 a 300 pessoas.

Escolha a cidade e datas. Embora seja possível que, sem planejamento não pode escolher o local ea data específica, é importante ter uma boa idéia de quanto tempo você tem que planejar.

Provavelmente haverá muitas restrições sobre a data que você escolher por causa da sua situação particular, no entanto, geralmente conferências são realizadas durante certos períodos do ano e em determinados dias da semana. Por exemplo, na Europa, as conferências ocorrem geralmente entre Março e Junho ou entre setembro e novembro, em outro período as pessoas são menos propensos a participar. Da mesma forma, conferências tendem a ser realizada a partir de quinta-feira para sexta-feira ou segunda-feira a terça-feira. Encontre o que os padrões da indústria em seu campo antes de escolher o mês e dia são.

A duração de uma conferência depende do número de pessoas participar e acho que tudo o que tem de alcançar na conferência. Uma conferência com 250 a 300 pessoas, planeja quase dois dias inteiros.

Em geral, você só deve tentar organizar uma conferência em sua própria cidade, e este deve ter acesso a hotéis, aeroportos próximos e de uma faixa aceitável de lugares. Também é melhor se a cidade é uma grande área metropolitana que as pessoas gostaria de visitar de qualquer maneira por isso, as pessoas sentem hesitantes para ir provavelmente iria participar se for um destino turístico.

Colocar um nome para a conferência. Isso vai ajudar quando você começa a difusão-no entanto, também servem no planeamento e você terá seus materiais são consistentes e começar a construir uma presença em redes sociais para a conferência.

Escolha um nome que se refere ao alvo ou o público da própria conferência. nomes busca Conferências semelhantes para obter ideias-no entanto, certifique-se o seu é original.

parte 2

Organizar a conferência

Desenvolver o seu orçamento. Não há nenhuma maneira você pode fazer mais sem saber quanto dinheiro você gasta em geral e assim, em seguida, dividir esse alocações de dinheiro ao centro de conferências, materiais e pagamento dos alto-falantes. Stick para o seu orçamento e se você delegar responsabilidades, certifique-se de seus assistentes também estão seguindo seus limites monetários.

O fato de que você decidir ou não para recrutar patrocinadores para o seu evento pode influenciar o seu orçamento. Patrocinadores pagar uma taxa para apoiar a de conferência, mas também ganhar uma presença no conteúdo da própria conferência, apresentações ou painéis geralmente têm seu próprio alto-falantes e materiais de conferência com anúncios e logotipos. O lado positivo é que o patrocinador vai pagar com antecedência e você terá dinheiro para trabalhar de acordo com seu plano. Patrocinadores poderia ser filantropos e líderes da indústria local, dependendo do assunto.

Define o valor de entrada eo método de vendas. Algumas palestras são gratuitas para os participantes e outros têm um custo exorbitante. Há vários factores a considerar quando você tomar conhecimento do preço de entrada e determina como vender começar:

Quais são as taxas associadas com o planejamento da conferência? Se for uma conferência local e pequeno, com pouco ou nenhum custo, pode fazer sentido não cobrar as pessoas para participar. Outra opção é permitir que os expoentes de assistir gratuitamente, enquanto outros fizeram pagar uma pequena taxa para cobrir os custos da conferência.

Conferências de vários dias ou aqueles que servem refeições costumam cobrar uma taxa de inscrição, que varia de $ 30 a várias centenas de dólares nos Estados Unidos.

Muitas conferências usando uma escala de pagamento para as pessoas que se encontram em diferentes fases das suas carreiras. Por exemplo, conferências acadêmicas normalmente cobram uma taxa mais baixa para estudantes e professores também cobram uma taxa mais baixa para os membros das associações patrocinadoras ao público em geral.

Escolha o lugar da conferência. Quando você procura por local, manter o número de participantes, conveniência local, estacionamento e proximidade a transportes públicos, aeroportos e hotéis em mente. Seu objetivo de encontrar um lugar para realizar a conferência deve ser o de levar os participantes a participar da maneira mais fácil possível.

Veja se sua cidade tem um centro de convenções ou hotel, com instalações para convenções. Para pequenas conferências, muitas vezes você pode alugar uma igreja local ou centro comunitário.

Pede a ajuda de agentes locais. Se você tiver escolhido um lugar que é conhecido por conferências, em seguida, tirar proveito deste recurso valioso. Isso é o que a equipe todos os dias e ser capaz de responder a quaisquer perguntas ou preocupações que você e dar conselhos quando necessário.

Alguns até têm um planejador de eventos local de pessoal e que pode lidar com todos os detalhes restantes da sua conferência. Mesmo se o planejador cobra uma taxa, pode valer a pena impedir que este se tornar seu próprio trabalho a tempo inteiro para as próximas semanas.

Decidir o menu. Quando você organizar uma conferência, você tem que lembrar que os participantes não quer sentar-se durante todo o dia, sem tentar uma refeição decente e muitos não vai saber o que está disponível na área. Determine se você contratou um serviço de catering e bebidas tomar café da manhã, almoço e lanches ou do local da conferência que você escolheu irá fornecer serviço de alimentação.

Note-se que muitas pessoas têm restrições alimentares, alergias e preferências que podem fazer o planeamento da refeição é bastante difícil. Se você escolher um alimentos e bebidas empresa experientes, eles podem fazer escolhas para vegetarianos, escolhas alimentares sem glúten sem nozes, alimentos kosher e outras preferências alimentares.

Ele insiste em uma excursão. Tendo passado por mais de atividades na organização da sua conferência não terá que deixar nada ao acaso. Para fazer isso, você deve fazer um passeio com os outros participantes quando a conferência está agendada para começar.

Vá para o local da conferência e se reunir com a equipe no dia anterior para que você esteja certo que tudo está no lugar e também prestar atenção a todos os detalhes de última hora.

parte 3

Planeando o conteúdo da conferência

Planejar o programa. Agora você sabe o título da conferência e tem uma idéia geral do tópico. No entanto, você tem que decidir como isso será feito realmente. As conferências são de vários tipos e diferentes indústrias têm abordagens diferentes. Se você não tem certeza de como proceder, considere seguir uma conferência de formato comum:

Comece com uma idéia básica ou um discurso de abertura. Este é geralmente um discurso ou apresentação que dá a alguém nome reconhecido na indústria ou no campo, alguém que normalmente é um orador bem conhecido que pode convencer a ir. A ideia básica pode ser realizada na parte da tarde e depois terminar com o jantar. Ele também pode ser feito logo no início da manhã, durante o primeiro dia da conferência.
No outro dia ou dias da conferência deve ser dividido em sessões mais curtas. O conteúdo real de sessões normalmente determinada pela pessoa que irá expor (participantes enviam propostas) - no entanto, você também pode programar oficinas, exibição de filmes ou outros formatos que você sabe que você deseja incluir. Dependendo do número de pessoas presentes, você pode realizar uma sessão de cada vez (o que é conhecido como "plenária") ou você pode ter várias sessões realizadas simultaneamente (o que é conhecido como "grupos de trabalho"). Assim, os participantes terão opções para as quais a participar.
A conferência termina bem, com um palestrante motivacional ou um desafio para o público.

Decidir o tipo de sessões que você terá. Isso vai variar de acordo com as normas do industrializado no entanto, você pode considerar palestras, trabalhos em apresentações de progresso, oficinas, atualizações de políticas sobre situações ou discursos, sessões interativas ou abrir uma apresentação do cartaz.

O tipo de sessões que você espera ter influência na forma como publicitarás a conferência, portanto, decide antecipadamente o tipo de conteúdo que será mais significativo para o seu público-alvo.

O comprimento de sessões pode variar de 45 minutos a cada três horas, dependendo do número de apresentações e conteúdo.

Planejar se você incluir alguma outra atividade. Saber como você pode ajustar outros eventos importantes em seu programa da conferência será importante para torná-lo um evento de sucesso.

Você também pode programar o tempo para eventos organizacionais, tais como prêmios ou reuniões de negócios.

Você pode incluir refeições e bebidas ou pedir aos participantes para trazer sua comida (geralmente só vai escolher a última opção se você não cobrar uma taxa para a assistência, caso contrário, as pessoas vão esperar que a taxa de inscrição inclui pelo menos uma refeição). Você também pode fazer uma pausa e deixar os participantes almoçar em restaurantes nas proximidades, se você está localizado na cidade.

Decidir se seus convidados podem querer algum entretenimento e excursões da área local, uma noite em um clube de comédia ou um filme ou jogar. Em algumas cidades e em algumas indústrias, espera-se que isso seja feito, mas em outros, pode parecer fora de lugar.

parte 4

Divulgar a conferência

Determinar quem irá participar. Existem muitos tipos de conferências, incluindo conferências acadêmicas, religiosas e industriales- e por sua vez, cada um destes tipos diferem no tipo de participante. Você tem que ter certeza que não há interesse suficiente no segmento que você está buscando antes de prosseguir com o planejamento.

Se você vai para apenas um pequeno grupo, por exemplo, os funcionários de sua empresa ou membros de sua igreja, não tem que seguir muitos passos para divulgar a conferência. Um ou dois e-mails simples, com uma menção em um boletim informativo ou uma reunião administrativa, deve ser suficiente para divulgar a conferência.

Olhando líderes na indústria que podem participar. Você precisa de uma grande estrela ou um orador principal para o ajudar a convencer os outros na indústria.

Uma vez que você sabe com certeza os grandes nomes campo participantes, você pode incluir essas informações em seus materiais de conferência. Por exemplo, nos anúncios, a participantes.

Criar uma página web da conferência. Hoje, é quase obrigatório ter presença digital para uma conferência de sucesso. Encontrar uma URL que inclui o nome da conferência ou um derivado lógico do mesmo, assim vai ser fácil de encontrar. Ele inclui todas as informações importantes sobre a conferência no site e não se esqueça de incluir o URL em todos os materiais impressos e anúncios que estão relacionados com a conferência.

No site, não se esqueça de incluir a data, hora e endereço do local da conferência, bem como os nomes dos oradores proeminentes. Você também pode incluir informações sobre transporte, hospedagem, atrações do lugar e você pode anexar o programa da conferência, quando disponível como desejado.

Você também pode atualizar o site com um link para registrar quando você está pronto para abrir o registro.

Publicita. Comece cedo (até um máximo de um ano de antecedência) para que os apresentadores podem começar a submeter propostas para a sessão de ideias. Dependendo do tamanho da sua conferência e seu público-alvo, a sua abordagem será diferente. Considere o lugar onde os membros de seu público-alvo obter informações sobre esta indústria ou grupo. Estes poderiam incluir:

redes sociais (como Twitter e Facebook conta da organização patrocinadora);

servidores automáticas listas de discussão e listas de contatos de e-mails;

jornais, boletins, revistas ou blogs comerciais;

cartazes, folhetos ou outros avisos que são enviados para empresas, organizações ou grupos relevantes.

Solicita propostas. Em seu material de publicidade deve incluir também uma "chamada para os participantes" ou um "pedido de propostas", assim que você pedir às pessoas para enviar documentos ou grupos, painéis ou oficinas propostas.

Dependendo da sua indústria, você pode indicar uma extensão específica da proposta. Na academia, conferências menores geralmente exigem um resumo de algumas palavras, enquanto a maior chamada de conferência para os manuscritos completos.

Começa inscrições aceitar. Uma boa idéia é ter uma maneira para que os participantes se registre antes da conferência até meses de antecedência, para que você tenha uma idéia da quantidade de pessoas presentes.

Faça o site de registro está ligado ao website da conferência. Se você não tem o conhecimento técnico para criar o seu próprio, você deve saber que existem várias maneiras de fazer uso dos serviços existentes. Por exemplo, você pode pagar uma taxa para utilizar os serviços de RegOnline, uma empresa que hospeda inscrições online para eventos e envia-lo de uma forma que é fácil de usar.

Você também pode permitir que os participantes ligar ou enviar um fax para registrar se você tem uma maneira de processar o pagamento por cartão de crédito.

Se você não quiser desenvolver um método online ou telefone, assinar um formulário de inscrição e enviá-lo para o seu site em formato PDF. Então ele pede aos participantes que imprimi-lo, preenchê-lo e enviar e-mail, juntamente com um cheque para o endereço da sua empresa.

Para incentivar um registo precoce oferece um desconto para aqueles que se inscreverem com um mês ou mais de antecedência, uma taxa ligeiramente mais elevada para aqueles que esperam registar no mês antes da conferência e uma taxa ligeiramente mais elevada para registros na porta .

dicas

Peça com antecedência se alto-falantes precisam de algum equipamento adicional para apresentações, como um pódio, televisores, telas grandes ou computadores.
Descobrir se algum dos participantes da conferência têm quaisquer necessidades dietéticas especiais na preparação do menu.
Ao comparar os preços de local, também pediu para o preço de alimentos, água, bebidas, etc. Estes podem ser muito caros.
Considere o propósito da conferência para reservar o quarto. Você poderia obter um com assentos auditório ou assentos que têm mesas para notas.