5 maneiras de escrever um e-mail follow-up

5 Método:ler e-mails público Regras de resposta a e-mails respostas de revisão restrições e-mails

E-mail é uma parte importante de profissionalismo vida no entanto, às vezes as pessoas ignoram as regras de etiqueta ao usar dispositivos eletrônicos. Você pode aprender a escrever um e-mail follow-up de uma forma profissional e concisa que irá ajudá-lo a se comunicar melhor com os seus clientes, colegas e amigos.

parte 1ler e-mails

Leia todos os e-mails cuidadosamente antes de responder. Em qualquer caso, você deve responder à primeira pergunta sem ler os outros.

Avalia o tom do e-mail. Se o e-mail tem um tom formal que você deve responder ao estilo formal.

Tente dar às pessoas o benefício da dúvida, se um e-mail que lhe dá a impressão de ser agressivo ou rude. É muito mais difícil de comunicar emoções através de um e-mail com um telefonema.

Notas A data e hora que o e-mail foi enviado. Tente responder todas as mails importantes dentro de 24 horas.

Utilizar a opção marcada com o seu programa de e-mail para colocar mails em ordem de prioridade na sua caixa de entrada.

Leia e-mail para uma segunda vez antes de responder. No caso de o cargo mais confusa, lê-los três ou quatro vezes.

Se email é confusa e pode chamar a pessoa pega o telefone e ligar para ela. Às vezes, um breve telefonema pode evitar distorcer as respostas a e-mails.

parte 2público

Preste atenção ao que você está copiando e-mail. Você deve responder a todos, levando gerentes de conta ou outros departamentos que irão utilizar e ver o seu e-mail.

Quanto mais as pessoas são copiados no e-mail, você deve ter mais cuidado ao enviar uma resposta. Se você copiou na linha cc, muito provavelmente você não vai precisar de respondê-la.

Eu sou muito cauteloso com e-mails profissionais. A menos que você tem proximidade com a pessoa que você está escrevendo sobre questões pessoais que não estão relacionados ao negócio, você deve usar uma saudação e uma assinatura.

Nenhuma resposta se a informação não se relaciona com outras pessoas. Por exemplo, se o seu chefe envia um e-mail para todos os funcionários, mas você tem uma pergunta específica sobre o e-mail, responde apenas para o seu chefe.

parte 3Regras de resposta a e-mails

Se você se refere a várias questões, mudar de assunto de e-mail. Será mais fácil para a pessoa a compreender a sua importância e encontrá-lo em uma data posterior.

Remove toda a formatação. As pessoas vêem os e-mails em tablets, smartphones e outros dispositivos que não consideram sempre a formatação. Remove itálico, que estão em negrito e nunca escrever em letras maiúsculas.

Comece o seu e-mail com uma saudação. Isto pode ser formal, como "Dear Mr. Lopez," ou pode ser menos formal, como "Olá, John,".

Se for útil, criativo ou apropriado, agradecer a pessoa por e-mail. Um pequeno elogio pode ajudar muito. Mantenha-o muito breve.

Primeiro responder a perguntas relevantes. Tudo o que está listado no primeiro parágrafo têm a maior ênfase.

Saiba como responder a um e-mail com várias perguntas. Se mais de três perguntas, copie e cole as perguntas em sua resposta, então você respondê-las sob a perguntas escritas.

Você pode colocar um traço ou uma bala sob a questão para indicar sua resposta. Algumas pessoas usam cores diferentes, mas isso não poderia refletir em todos os dispositivos.

Adicionar uma despedida no final. Tal como acontece com as saudações iniciais, fazer uma despedida formal como "Atenciosamente" ou um a menos formal como "Até logo".

Adicionar uma assinatura abaixo de despedida. Muitos programas de e-mail têm assinaturas automáticas, mas outros exigem que a assinatura é inserida manualmente.

parte 4respostas de revisão

Verifique a ortografia de todas as respostas a e-mails.

Remove informações irrelevantes. E-mail é uma forma abreviada de comunicação, bem como o objectivo deve consistir em apenas um par de parágrafos, a menos que você está enviando um relatório.

Verifique se o seu e-mail antes de enviá-lo. Note-se que é um profissional de comunicação que está a ser salvo e não um documento que pode ser descartado. A maioria dos e-mails pessoais e empresa são retidos indefinidamente.

parte 5restrições e-mails

Evitar o uso de sarcasmo em e-mails. Não se comunicar bem como um senso de humor.

Abster-se de criticar e-mail. Use um telefonema ou uma reunião para discutir problemas pessoais com outra pessoa.

Evitar o envio de e-mails pessoais usando uma conta de e-mail da empresa. Eles geralmente são revistos e pode ser motivo para demissão.