Como melhorar suas maneiras ao enviar e-mails: 24 passos

Abra sua caixa de entrada pode ser como abrir uma caixa de Pandora da gramática imprópria, soletração pobre e mau gosto. Considere a impressão de que seus e-mails são deixadas para os outros é sempre tempo para diferenciar seus e-mails de outros. Siga estes passos e melhorar a sua tag e-mail.

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passos

Use os campos corretamente contentores. Se você está apenas enviando um email para uma pessoa, digite o endereço no campo "para". Se você quiser enviar os mesmos outros coreo, adicionar esses endereços no campo "CC:". Se você fizer isso, todos os destinatários podem ver os endereços dos outros se você não quer que isso (por exemplo, se você está enviando e-mail para as pessoas que não conhecem uns aos outros), protege a sua privacidade por escrito a cada endereço no campo "CCO:". Isso envia a todos uma "Bcc". Para postar a sua empresa, o uso de "CCO:" Pode ser considerado instruções impolite no campo "para" Eles são esperados para agir, e aqueles no campo "CC:" Eles são para manter chefes informadas ou colegas.

Evite priorizar suas mensagens. É irritante e pretensiosa assumir que o seu pedido por correio é mais importante do que qualquer outro, especialmente em um contexto de trabalho. Seja cortês o suficiente para dar crédito que recebe o seu e-mail para assumir-se a dar prioridade à sua mensagem. Tire o hábito de marcar cada um e-mail como "Urgente!" ou "! Alta prioridade!" ou seus e-mails vai acabar sendo tratado como uma criança que disse que o lobo vem e será ignorado.

Seja recibos cuidadosa pesquisa. Embora existam certos casos, quando um recibo é obrigada a tomar registo ou prova necessário, na maioria das vezes isso é apenas irritante e força o leitor a ter de executar ações adicionais além de ter que lidar com seu e-mail. Se algo é realmente urgente, ou se você precisa ter certeza de que a outra pessoa recebeu sua mensagem, pegar o telefone e ligar.

Use a linha de assunto corretamente. Uma questão bem escrito fornece um resumo útil do conteúdo do e-mail, informando o leitor rapidamente. Caixas de entrada são normalmente saturado, por isso uma boa linha de assunto ajuda o destinatário para determinar a prioridade de seu e-mail. Ele também ajuda a evitar que seu e-mail é excluído antes que leram. Uma vez que a matéria é a primeira coisa que o destinatário vê, mantê-lo livre de erros, conciso e evitar linhas genéricas como "Olá", "Que onda," ou o nome de quem irá receber o e-mail (isso pode ser bloqueado por filtros anti-spam).

Seja consistente. Alguns formatos de usar linhas em branco em vez de recuo para novos parágrafos. Alguns usam espaço duplo entre as frases. Se você escolher para soletrar os números ou usar dígitos- não você alternar entre eles no mesmo e-mail. Se uma palavra é capitalizada ou notação uma vez, deve ser por isso cada vez que aparece.

Diga Olá para o seu destinatário. As letras, é claro, começar com a saudação "Caro (a) (nome do destinatário)". Por outro lado, os correios são geralmente menos formal, e um "Olá" é suficiente. Dependendo da finalidade do e-mail, por exemplo, se uma carta que pede o trabalho, você pode querer usar o modo tradicional. Bondade nunca acaba.

Mantenha seu e-mail conciso, coloquial e focada. É mais difícil de ler letras em uma tela de computador em uma folha de papel, de modo a manter seus e-mails curto e direto ao ponto. Embora não haja nenhum e-mail de longa ideal, manter frases curtas, cerca de 8-12 palavras e deixa um espaço entre os parágrafos.

Use a gramática e ortografia. Cheia de erros de ortografia e-mail, frases mal construídas, e errado pontuação (ou, pior, ausente) pode estar cansado de ler, enviar a mensagem de que o seu tempo é mais valioso do que o seu destinatário. Use sua língua padrão, revisa e usar os corretores ortográficos como faria em qualquer meio de comunicação escrita.

Evite formatos exageradas. Mudar fontes e cores, fazer listas de marcadores, ou usar o código HTML pode fazer um e-mail parecer estranho ou não ser fácil de ler, mesmo se o formato parece ser bom em seu computador. Mantê-lo simples.

respostas do programa e-mails. Ao contrário de correio tradicional, e-mails chegam imediatamente, e com o remetente sabe disso. As pessoas normalmente esperam uma resposta rápida, e, embora seja bom para tentar responder a estas expectativas, você remove uma enorme quantidade de tempo. É uma boa idéia para agendar tempo para ler e responder a e-mails, tornando-o mais produtivo. Alertar os seus colegas através de uma assinatura de correio ou elementos de resposta urgentes devem ser tratadas por telefone ou cara a cara e que, caso contrário, ele vai responder à pessoa no momento especificado. As pessoas vão aprender rapidamente como operar o seu método.

Determina quem terá que responder. E-mails enviados a você só você geralmente requerem que você responda apenas o apresentador, mas para e-mails que são enviados para muitas pessoas, talvez você precisa escolher a opção "Responder a Todos" para enviar uma resposta para todos. Seja uso sensato- "Responder a Todos" todo o tempo cria respostas abundantes e deixar mensagens definhar nas caixas de entrada de muitas pessoas. Considere as consequências de receber um e-mail, responder a todos e que a mensagem chega a 20 pessoas que, por sua vez decidem responder a todos- pode rapidamente centenas e milhares de e-mails e todos serão obrigados a "responder a todos" para manter todos cientes, porque ninguém sabe quem a mensagem é dirigida e quem não é.

Pense duas vezes antes de responder apenas para dizer obrigado. Algumas pessoas não querem um e-mail que diz "obrigado". Isso leva energia extra para abrir e ler apenas o que você sabe. Uma nova tendência é a de incluir uma linha dizendo "NTN" - "Não, obrigado Necessários" (Não há necessidade de agradecer).

Tenha cuidado quando você citar o e-mail para o qual está a responder. Em geral, exceto para o trabalho ou formais e-mails, citando o texto de um e-mail que você recebeu deve ser feito com cuidado. Nem todas as pessoas que enviam e-mails esperar dissecções e criticar ou repetir o que tenho mandado. Isso pode realmente ser ofensivo se não for feito com cuidado. Se o e-mail que você está respondendo é informal ou muito curto, a resposta esperada é informal e sem data, mas se é formal, uma resposta formal é esperado.

O mandato deve ser longa o suficiente para guiar o leitor o que você quer dizer e não mais, especialmente se a mensagem original é incluída na resposta.
Tornar óbvio o que está fazendo e se certificar de que suas respostas correspondem a porções do e-mail acima e são fáceis de ver. Quando você fizer isso, esta parte do seu e-mail deve ser uma questão de tempo e-mail que você recebeu, destacando as partes relevantes com um"gt;" em primeiro lugar e seguido por sua resposta.
Organiza a resposta para cada um dos seus compromissos se destacar e ser imediatamente seguido por uma resposta. Borra (especialmente os cabeçalhos e assinaturas) partes irrelevantes.
Talvez seja uma boa idéia para listar ou não organizar compromissos.

Certifique-se de incluir as informações a que você está respondendo. Muitas pessoas e empresas escrever e responder a centenas de e-mails todos os dias. Evite indiscriminada enviar um e-mail apenas para dizer "sim". Ele inclui a pergunta que o destinatário lhe fez para que eles saibam que eles estão respondendo.

Termine o seu e-mail educadamente. Fechar com uma declaração como "Os melhores desejos," "Boa sorte," ou "Agradecemos antecipadamente a sua ajuda," Você pode suavizar um e-mail severa e até mesmo obter uma resposta mais favorável.

Assinar o seu nome. Fazer isso é cordial e atenciosa. Basta escrever o seu nome no final de cada e-mail ou usar o aplicativo para criar uma assinatura automática com o seu nome, título e informações de contato.

Ele anexos limites. Não adicionar um anexo a menos que seja realmente necessário. Mantê-los tão pequena quanto possível. A maioria dos aplicativos de e-mail podem enviar e receber anexos de até 1MB, mas qualquer coisa mais pesada que pode ser um incômodo para você ou o seu destinatário, e até mesmo pequenos arquivos pode levar muito tempo para abrir, se a conexão é lento. Se você precisa enviar um arquivo maior, comprimi-lo ou usar serviços on-line que irá ajudá-lo a enviar mais gandes como arquivos yousendit.com. Se você precisa enviar várias páginas, como planos para uma reunião ou grandes correções de texto, enviar um fax ou carta.

Não comprimir seus arquivos a menos que necessário, se o anexo é muito grande para enviar. Caso contrário, você corre o risco de desperdiçar o tempo do seu destinatário e possivelmente prejudicar você pode abrir o seu apego. Muitos dispositivos móveis não pode descompactar esses arquivos. Além disso, é redundante porque muitos dos arquivos comuns como .xlsx, .docx, .pptx (MS Excel, Word e PowerPoint) já estão em um formato compactado.

Não ignore e-mails válidos. Se alguém lhe fizer uma pergunta válida em um e-mail, responder, mesmo que a resposta não é o que eles querem ouvir. Se você precisa enviá-lo para outra pessoa, em seguida, usar o CC: campo para saber quem enviou o que está acontecendo. É frustrante para ser ignorado. Se a pessoa estava no telefone ou na frente de você, você provavelmente iria ignorar não é uma questão de fazer, por isso não fazê-lo por e-mail.

Tenha cuidado que copia as respostas. Se você responder a uma mensagem e então alguém cópias no campo CC: uma terceira pessoa que enviou o e-mail originalmente não incluído, certifique-se da pessoa que originou a mensagem não vai se preocupar com isso. Esta informação pode ter sido "somente para seus olhos". Isto é especialmente importante se você enviar e-mail é o seu supervisor. Tenha cuidado ao usar Bcc:. Isso pode dar errado se essa pessoa responde de volta sem ter visto o seu exemplar estava "oculto".

Pense antes de enviar alguma coisa. Você não enviar e-mails quando você está sensível. livre para escrever o assunto e texto do e-mail, em seguida, salve-se sentir. Basta adicionar destinatários e enviá-lo depois que você teve tempo para pensar sobre o que você está indo para Remetentes talvez mudar sua mente e ser o melhor. Melhor ainda, pegar o telefone ou ir com a pessoa cara a cara. É muito difícil julgar o tom de um e-mail, mesmo com o uso de emoticons. A voz de uma pessoa lhe diz mais sobre a sua intenção de que sua escrita.

Não escreva em todos os tampões. Isso é desnecessário e pode perturbar o seu destinatário, ganhando-lhe uma resposta irritada. Escrevendo em todos os tampões é considerada o equivalente a "grito".

Tenha cuidado ao usar abreviaturas e emoticons. Isso pode ser aceitável em um e-mail informal como aquele que lhe envie o seu amigo. No entanto, em uma carta formal para pessoas que você pode parecer inadequado, e você pode sentir que você está sendo irreverente.

Não encaminhar mensagens em cadeia, a menos que você quer ganhar a ira de seus destinatários. Esses e-mails desordenar caixas de entrada e largura de banda desperdiçada, e as pessoas não podem apreciar.

dicas

Se você precisa pesquisar ou pensar antes de responder um e-mail, ou se você está ocupado demais para escrever uma resposta apropriada envia rapidamente uma resposta curta informando que o destinatário recebeu o e-mail informando quando e respondê-las.
Deixe um espaço entre os parágrafos para fazer o seu e-mail mais fácil de ler. Não há necessidade de usar parágrafos recuados, a maioria das pessoas não fazê-lo em e-mails.
Algumas abreviaturas são comumente usados em e-mails e são geralmente aceitáveis, exceto e-mails profissionais e formais.
Smileys ou rostos feitos combinando personagens -) podem ser usados em e-mails informais para melhor expressar as emoções que você está tentando se comunicar, mas você deve evitá-los nas comunicações profissionais.
Em um e-mail de trabalho, mostrar respeito por seu destinatário vai direto ao ponto: "Espero que o seu ..." "Eu acho que deveria ..." etc. antes que você quer dizer, e explicando o seu ponto sobre as seguintes linhas. Muitas pessoas só ler as primeiras linhas antes de decidir se a responder ou para manter por um tempo. Estas linhas devem dizer o suficiente para tomar uma decisão informada. Para e-mails pessoais, é uma boa idéia para abrir uma pequena nota pessoal antes de ir para o ponto principal do seu e-mail.
Quando você responder a um e-mail, você pode economizar tempo todo antecipar todas as perguntas ou preocupações de que seu e-mail pode gerar. Vá para eles em uma resposta antes que alguém tem que enviar outro e-mail para perguntar sobre ele.
Se o seu e-mail é sobre um assunto muito sensível, onde você está escolhendo suas palavras com cuidado, não adicione os endereços dos destinatários até que o correio está pronta para ser enviada. Isso garante que se você acidentalmente pressionar "enviar" não vai a lugar nenhum.

avisos

Embora abreviaturas e escrever propositadamente com erros ortográficos (como a escrita "ke" em vez de "que") É aceitável para alguns e-mails informais, fazê-lo com cuidado, porque nem todo mundo vai entender.
Os anexos podem ser usados para enviar vírus de computador, portanto, evite abrir anexos de alguém que você não conhece. Tenha em mente que muitas pessoas ou empresas não abra anexos de alguém que você não conhece, e algumas contas de e-mail automaticamente enviar e-mails com anexos para a pasta de spam, por isso, se você está aplicando para um trabalho, por exemplo, certifique-se que você siga o instruções beneficiários em relação aos anexos. Se não houver instruções, enviar outro e-mail para que você saiba o destinatário irá enviar-lhe um e-mail com um anexo.
Não espere que o conteúdo do seu e-mail são privados. Cuidado com o que você diz ou pode trazer problemas depois.
Não responda a e-mails de spam e fazer mensagens não abertas que você sabe que são spam. Alguns e-mails de spam dizer que você pode responder ou clicar em um link para ser removido da sua lista de discussão, mas é realmente uma maneira de ver se a sua conta está ativa.
O e-mail tornou-se também uma ferramenta para perguntar ou dizer às pessoas coisas que nunca diria cara a cara (você já se perguntou por que você se tornar uma pessoa diferente quando você está online?). Se você enviar algo para alguém, lê-lo e perguntar se você dizer isso se eles estivessem em seu lado ou face a face. Se é um assunto delicado, lê-lo duas vezes.
Não use o seu trabalho de assinatura para e-mails pessoais, você vai ver hostil.