Gerenciando prioridades excel

Escreva suas prioridades em papel é útil se você é capaz de fazê-las em uma única tarde. Com uma cascata de realizar suas tarefas em casa ou no trabalho, muitas pessoas simplesmente adia o dia (ou semana ou mês). Este tarefas de folha de cálculo do Excel identificados nos prazos iminentes e coloca suas prioridades conforme o caso. Em apenas 20 minutos, os passos seguintes irão fornecer uma maneira mais eficiente de gerenciar suas prioridades.

passos

1
Crie uma planilha chamada "casa" ou "escritório". Abra uma nova pasta de trabalho ("livro") Excel. Com o botão direito do mouse clicar no fundo da planilha onde indicado "Sheet1"E você clicar na opção "mudança" para renomear a planilha. Introduza a palavra "casa" ou "escritório".
  • 2
    Repetindo o primeiro passo, mudar o nome da folha seguinte chamada "Hoja2" como "modelo" e lâmina "Sheet3" como "pontos"

  • 3
    Importância cria a tabela. Na planilha "pontos", Escreve em colunas A, B e C:
  • 4
    Excel define uma variável chamada para Names "importância". Selecciona o intervalo de células A2 a C7. A partir da barra de comandos, selecione o menu Excel "inserir"Então opção "nome"E, finalmente, a opção "definir"Na janela para definir nomes gravações "importância" e pressione o botão "ok".
  • 5
    O stress cria a tabela. Na mesma planilha "pontos"Repita os passos 3 e 4 para criar o esforço da tabela em colunas E, F e G. Seleccione a G6 célula E2 e atribuir o nome "esforço".



  • 6
    Criar tabela "urgência". Mais uma vez, repita os passos 3 e 4 para criar a tabela "urgência" nas colunas I, J e K, nomeando-os como "urgência".

  • 7
    Escreva os títulos na planilha "casa" ou "escritório". Clique na guia da planilha que você chamada "casa" ou "escritório" e na primeira linha escreva os seguintes títulos:

  • Um - "prioridade"Ele inclui uma fórmula do Excel composto do valor do número 1 para a tarefa mais importante, mas pode ser mais do que 100.
  • B - "Nome da tarefa", De tarefas.
  • C - "importância"Uma tabela de Significância A, B, C, D, E, ou F.
  • D - "esforço", Valor de 1 a 5, mesa de esforço.
  • E - "urgência"Com base no limite ou expiração tarefa fórmula de data.
  • F - "Data limite"Para indicar quando a tarefa deve ser culminou. Os prazos não são difíceis e rápido. coluna antecipação Diz-lhe quantos dias você pode começar a tarefa inicial e coluna extensão Diz-lhe quantos dias pode a tarefa ser adiada. Uma tarefa "Cortar o cabelo" talvez você pode antecipar até 5 dias e uma "extensão" 4 não sentir um corte de cabelo duas semanas antes de se as pessoas podem notar que foi mais de 5 dias tardiamente.

  • L - "antecipação", Número de dias antes do prazo que você pode começar a tarefa.
  • H - "extensão", Número de dias o prazo é automaticamente adiado.
  • I - "dias restantes"Fórmula que indica o número de dias antes da data LIMIT- valor negativo se o prazo está ultrapassado.
  • J - "data Cumprida"Esta tarefa já foi concluído.
  • K - "comentários"Todos os detalhes relacionados com a tarefa.
  • 8
    Escreva uma lista de suas tarefas. Note-se que as colunas "prioridade", "urgência" e "dias restantes" Eles são deixados em branco. Estas colunas contêm fórmulas. Aqui está um exemplo do trabalho doméstico.


  • 9
    introduzir fórmulas "dias restantes", "urgência" e "prioridade". As seguintes fórmulas são para linha dois (2).

  • I (restantes dias) = ​​F2-IF (ISBLANK (J2), TODAY (), J2)
  • E (Emergência) = IF (I2gt; G2.5, IF (I2gt, 0,4, IF (I2 = 0,3, IF (I2 + H2gt; 0,2,1))))
  • A (prioridade) = PROCV (C2, Importância, 2, FALSO) + PROCV (D2, Esforço, 2, FALSO) + PROCV (E2, Urgência, 2, FALSO)
  • 10
    Modifica o formato da célula I2 Integer clicar no botão direito do mouse sobre a célula, o formato de seleção e defini-lo como o número zero (0) casas decimais.
  • 11
    fórmulas de cópia "prioridade", "urgência" e "dias restantes" nas células remanescentes de cada coluna. Selecione E2 celular e pressione os botões controle e carta C. Selecione as células E3 para E10 e pressione os botões controle e carta V. Repetir a cópia da célula em células I2 I3 a I10. Finalmente, repetir a cópia da célula A2 para A3 a A10 células. E você vai ignorar os valores estranhos que parecem não ter nenhuma função definida.


  • 12
    Organizar as linhas por prioridade. Selecione as células de A1 a K com a última linha que você definiu para as tarefas. Em seguida, selecione o menu barra de comando "dados" e, em seguida, a opção "ordem".
  • 13
    Guardar o livro do Excel com suas prioridades, incluindo a data de emissão.
  • 14
    Atingir o seu ponto culminante marca as tarefas. Assim que você completar as tarefas, indicando as respectivas datas de conclusão na coluna "data Cumprida". Lembre-se que apertar botões controle e-vírgula - Excel entrar imediatamente a data de hoje na célula onde você está localizado.
  • 15
    Todos os dias revê as mudanças nas prioridades. Estas são as prioridades através de vários dias. Em 13 de Julho todas as tarefas são antes do período antecipação, por isso temos os valores das células com muitos dias. Em 20 de julho, as maiores prioridades (com valores de alguns dias) aparecem em quatro tarefas, incluindo a tarefa de Cortar a grama, que tem sido afetada no "Data limite". Em 21 de julho, a prioridade é maior porque estamos no período de "extensão" e 23 de julho é muito maior prioridade porque ele já está longe período extensão. A tarefa de pagar dívidas também levanta a sua prioridade nos dias 23 e 25.

    • dicas

    • Manter separados os arquivos do Excel família / home e do Trabalho.
    • Dividir uma tarefa grande em várias pequenas.
    • Classifica a lista de tarefas diárias, se necessário.
    • Copiar tarefas de planilhas repetitivas chamar "modelos"Então você pode facilmente encontrar e re-copiá-los.
    • Aplicar ferramenta condicional Formatos para a coluna tarefas "prazos" para indicar quando eles estão atrasados.

  • Semanal e mensal (ou talvez o dobro esses períodos) conta o número de tarefas concluídas para cada período. Este pode ser o único feedback positivo que você tem de seus esforços.
  • Sinta-se livre para alterar os pontos atribuídos a cada prioridade.
  • Siéntente irrestrita para adicionar mais colunas, tais como: quem atribuiu a tarefa, categoria, etc.
  • Uma forma de manter constantemente atualizado uma tarefa recorrente é através da inclusão na coluna de data: (Este exemplo usa o dia sexta-feira, que é o número "5" aqui.)
  • = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2) gt; 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) + 7 TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) )
  • Esta fórmula procura "data atual" (De segunda = 1, Terça-feira = 2 ... Domingo = 7) e verificar se ele é no final do dia sexta-feira. Se for mais tarde, irá adicionar sete dias para apresentar a sexta-feira das próximas semanas na sexta-feira. Se o mais tardar até sexta-feira, simplesmente mostra as datas nas sextas-feiras da semana.
  • Neste exemplo, de segunda = 1, Terça-feira = 2, quarta = 3, quinta = 4, Sexta-feira = 5 = 6 sábado e domingo = 7.
  • Para alterar esta fórmula e que trabalha para outro dia, digamos, na terça-feira, então olhamos para a lista em relação a terça-feira = 2, e simplesmente alterar a fórmula dos três valores dos cinco por dois valores.
  • Use a ferramenta "Filtro automático" para selecionar prazos ultrapassados ​​(Urgência = 1) ou tarefas de grande importância (significância ="Um")

    • avisos

    • Guardar o livro do Excel para recuperá-lo regularmente.
    • O cálculo das prioridades não são definidos por números ordinais. Culminando uma prioridade tarefa "1" não afeta o nível de prioridade de todas as outras tarefas. As prioridades podem variar para mais de uma centena, nem todos os números são possíveis. Normalmente, o foco em prioridades entre 1 e 12.
    • Não se preocupe em ter muitas tarefas - até dois meses tarefas podem esperar até o final da lista até a data se aproximando seus limites.
    • A gestão do tempo é muito pessoal e este livro Excel não podem atender às suas necessidades e preferências. Talvez você possa se sentir perturbado ou muito exigente para rever todos os dias. Você pode achar que é útil, mas não para os seus amigos ou vice-versa.
    • Em vez de carregar seus arquivos do Excel todo o tempo, use a ferramenta Internet "Google Spreadsheet" Desta forma, seus arquivos estarão sempre disponíveis para você.
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