Como escrever um relatório de negócios: 20 passos

2 partes:Decidir que tipo de relatório escrito Escrever um relatório de negócios

relatórios de negócios são uma das maneiras mais eficazes para se comunicar nas formas hoje mundo empresarial. Embora os objectivos de relatórios de negócios são amplas em escopo, empresas ou indivíduos podem usar para ajudá-los a tomar decisões importantes. Para escrever um relatório de negócios eficaz, você primeiro tem que entender o que é e como ele pode ser usado.

parte 1Decidir que tipo de relatório escrito

Ele tem uma idéia. Um relatório que apresenta uma idéia chamada relatório de justificação ou recomendação. Você pode usar esses relatórios para fazer sugestões para a administração ou outros gestores chave. Este relatório contém normalmente um resumo e um corpo. O resumo destaca o seu pedido. O corpo do relatório investiga os benefícios, custos, riscos, etc., associados ao seu pedido.

Por exemplo, você quer uma impressora 3D para a sua divisão. Para convencer o seu gerente para fazer um pedido para uma impressora, você escreve um relatório ou recomendação justificação para pedir formalmente a impressora para a equipa de gestão.

Ele apresenta os riscos envolvidos em uma oportunidade específica. um relatório de pesquisa Ele ajuda a determinar os riscos envolvidos em um plano de acção específico. Este tipo de relatório é muito bom para ajudar a empresa a antecipar repercussões. O relatório deve conter uma introdução, um corpo e uma conclusão. A introdução destaca o problema sob investigação. O corpo é usado para discutir os fatos e resultados da investigação. A conclusão é usada para resumir.

Por exemplo, digamos que a empresa farmacêutica X quer fazer parceria com a empresa farmacêutica, mas tem algumas preocupações. se a empresa X não quer fazer parceria com uma empresa que tem problemas financeiros atuais ou tiveram no passado. Portanto, a empresa X realiza pesquisas e usa um relatório de pesquisa para discutir a detalhada companhia de informações financeiras Y e seus diretores.

Informações de conformidade apresentado a um órgão regulador. Este relatório, conhecido como relatório de conformidade, Ele ajuda as empresas a demonstrar responsabilidade. A empresa vai usar um relatório de conformidade para mostrar evidências para um órgão (cidade, estado, federal, etc.) que segue todas as leis ou regras relevantes e gastar seu dinheiro adequadamente. O relatório contém uma introdução, um corpo e uma conclusão. A introdução normalmente inclui um resumo dos principais pontos do relatório. O corpo contém dados específicos, fatos, etc., que o regulador tem de saber. A conclusão é usada para resumir.

Por exemplo, o Sistema de Aposentadoria dos Funcionários Públicos da Califórnia (CalPERS, por sua sigla em Inglês) necessários irá mostrar seu Conselho de Administração que se seguiu todas as leis e regulamentos pertinentes em 2010. Por isso, desenvolveu uma celebração anual para mostrar suas atividades durante o ano.

Apresenta-se a viabilidade de uma idéia ou um projeto proposto. Um relatório exploratória para determinar se uma idéia vai funcionar é chamado relatório de viabilidade. O relatório deve conter um resumo e um corpo. O resumo apresenta a idéia. O corpo cobre os benefícios, problemas potenciais, os custos associados, etc., da ideia proposta. Uma empresa pode usar um relatório de viabilidade para explorar questões como:

Você pode concluir este projeto dentro do seu orçamento?
O projeto será rentável?
este projeto pode ser concluído dentro do prazo estipulado?

Esta pesquisa foi encontrado em um estudo. um relatório de estudos de investigação Ele apresenta pesquisa sobre uma questão ou problema. É uma visão detalhada de uma questão muito específica. O relatório deve conter um resumo, uma introdução, métodos, resultados, conclusão e recomendação. Você também deve citar estudos ou envolvidos.

Por exemplo, uma empresa pode realizar um estudo para toda a empresa determinar se é proibido fumar na sala dos funcionários. A pessoa que desenha o estudo iria produzir um relatório de estudos de investigação.

Ele ajuda a empresa a melhorar suas políticas, produtos ou processos através de monitoramento constante. Este relatório, chamado relatório periódico, É elaborado em intervalos fixos, tais como semanal, mensal, trimestral, etc. Você pode examinar a eficiência, perdas e ganhos ou qualquer outra métrica ao longo do intervalo escolhido.

Por exemplo, um representante de vendas da farmacêutica poderia fornecer um resumo mensal de visitas de vendas.

Relatórios sobre uma situação específica. A situação específica (ao contrário de um intervalo fixo) exige relatório de status. A situação pode ser tão simples como a informação fornecida em uma conferência ou tão complexo como um relatório sobre a resposta a um desastre natural. Estes relatórios contêm uma introdução, um corpo e uma conclusão. Use a introdução para identificar o evento e dar uma breve prévia do que sobreposição no corpo da visualização do relatório. A conclusão discute realizados ou ações necessárias para a situação.

Como exemplo, o reitor de um órgão estadual iria querer um relatório de estado depois de um furacão.

Várias soluções para um problema ou situação. um critério de relatório pesa várias soluções possíveis para uma dada situação. Com base nos resultados, o escritor recomendar um plano de acção específico. Um relatório de ensaio deve conter uma introdução, um corpo e uma conclusão. A introdução define o propósito do relatório. O corpo apresenta a situação ou problema ou potenciais soluções seguido por alternativas. A conclusão é de que a melhor solução ou alternativa.

Por exemplo, ABC Manufacturing Company Car quer abrir uma fábrica na Ásia. O relatório poderia limitar as escolhas a três países com base nas necessidades da empresa. O relatório, em seguida, concluir qual dos três países seria a melhor localização para a nova fábrica.

parte 2Escrever um relatório de negócios

Determine seu objetivo e formato. Pergunte a si mesmo o que você teria alcançado o relatório. Com base na meta desejada, escolher um tipo de relatório da lista acima.

Independentemente da resposta, você tem que fazer o seu objetivo é conciso. Se confuso, o seu relatório só vai confundir o público, que corre o risco de danificar a credibilidade do relatório.
Por exemplo, você pode conseguir o que deseja é receber um orçamento maior publicidade para o seu departamento. Seu relatório deve incidir sobre o orçamento de publicidade atual e como você poderia usar um orçamento maior eficácia.

Identifica o público. O público pode incluir uma parte externa (alguém que não funciona dentro da sua empresa) ou alguém dentro de sua agência. Conhecimento ou familiaridade considera que o público já tem com a questão levantada. Também pensar sobre como o público vai usar as informações no relatório.

Lembre-se que, independentemente do público, nenhuma conclusão fala mais clara para uma empresa ou dinheiro do cliente.
Por exemplo, digamos que você deseja implementar um programa de trabalho compartilhado para o seu divisão. Decidir que o público-alvo será o diretor de recursos humanos, o director executivo e COO da empresa. Considere quanto você provavelmente já sabe sobre os programas de compartilhamento de trabalho. A resposta vai determinar o tom do relatório. Se a sua empresa nunca foi considerado um programa de trabalho compartilhada, o relatório será ao mesmo tempo informativo e estratégico. Se a empresa já considerado um programa de trabalho compartilhada, o relatório será menos informativo e mais persuasivo.

Identifique o que você tem que aprender. A parte mais difícil de escrever um relatório de negócios não está escrevendo. É para formar uma conclusão e recolher os dados necessários para apoiá-lo. Trata-se de uma variedade de habilidades, incluindo a recolha de dados e análise de mercado. O que você (e, em última análise, gestão) precisa saber para tomar uma decisão informada sobre o assunto?

Reunir os dados apropriados para o seu relatório. É importante que seus dados estão bem investigados- caso contrário você corre o risco de perder credibilidade. -se a coleta de dados vai depender do tipo de relatório que você escreve. Certifique-se os parâmetros de dados que você escolher são concisas e relevantes para o ponto do relatório.

Os dados podem vir de dentro, o que significa que você pode compilá-los muito rapidamente. Os números de vendas, por exemplo, deve estar disponível no departamento de vendas com um telefonema, o que significa que você pode receber dados e incorporá-las em seu relatório rapidamente.
Dados externos também podem estar disponíveis internamente. Se um departamento já realiza análise de coleções de dados do cliente toma emprestado de departamento. Você não tem que fazer a pesquisa por conta própria. Este será diferente para cada tipo de empresa, mas o escritor de um relatório de empresas muitas vezes não tem que fazer a pesquisa em primeira mão.
Por exemplo, se você escrever um relatório ou justificação recomendação, você tem que investigar todos os benefícios da sua ideia proposta pesquisas e incorporar seu relatório.

Organiza e escreve o relatório. A maneira como você organiza seu relatório depende do seu objetivo. Por exemplo, você organizar um relatório de conformidade de forma diferente para um formulário de relatório de viabilidade. Uma vez que você tem uma idéia de como você deseja organizar o seu relatório, você pode escrever o conteúdo.

Dividir os dados relevantes em seções separadas. Um relatório de negócio não pode inundar o leitor com números e informações. Organizar os dados em seções separadas é a chave para o sucesso de um relatório de negócios bem escrito. Por exemplo, manter os dados separar clientes de negócios de análise de dados, cada um com seu próprio cabeçalho.
Organiza o relatório em títulos de seções adequados, que podem ser lidos rapidamente pesquisa independente, mas também para apoiar em conjunto o objetivo básico do relatório.
Porque algumas das seções pode depender da análise ou a entrada de outros, muitas vezes você pode trabalhar em seções separadas enquanto espera para a análise seja concluída.

Tira conclusões com recomendações específicas. Saca conclusões claras que são logicamente os dados analisados no relatório. recomenda claramente o melhor plano de ação com base nestes resultados, se for o caso.

Qualquer objetivo deve incluir ações específicas e mensuráveis. Grave todas as mudanças em descrições de trabalho, horários e custos necessários para implementar o novo plano. Cada expressão deve indicar diretamente a forma como o novo método vai ajudar a atingir a meta ou a solução descrita no relatório.

Chama-se o sumário executivo. O sumário executivo deve ser a primeira página do relatório, mas a última coisa que você escreve. O sumário executivo deve apresentar seus resultados e conclusões e dar uma muito aquém do que alguém poderia ler se ele optar por continuar a ler o resumo do relatório completo. É como um trailer de um filme ou um documentário resumido em um trabalho acadêmico.

O sumário executivo recebe o seu nome porque ele é provavelmente a única coisa que um executivo ocupado leria. Diga ao seu chefe tudo que é importante nesta parte em não mais de 200 a 300 palavras. O patrão pode ler o resto do relatório se você tiver mais curiosidade.

Use infográficos para dados relevantes, se necessário. Em alguns casos, você pode achar que é útil para incluir gráficos ou tabelas que mostram os dados quantitativos. Use cores dentro deles como eles atraem mais atenção à informação e ajuda a diferenciar. Sempre que possível, use pontos de bala, números ou dados dentro de caixas para ajudar com a legibilidade. Isto distingue os dados do resto do relatório e ajuda a indicar a sua importância.

De um modo geral, os dados visuais são uma grande ideia para relatórios de negócios porque a escrita e os dados em si pode ser um pouco sem graça. No entanto, não exagere. Todos os gráficos de computador deve ser relevante e necessário.
Use caixas em páginas com muito texto e não têm tabelas ou figuras. Uma página cheia de texto pode ser tedioso para o leitor. As caixas de informação também pode resumir de forma eficaz os pontos importantes da página.

Citar suas fontes, se necessário. Dependendo do tipo de pesquisa que você fez, você pode precisar de explicar onde obteve o seu informações. O objectivo do relatório página de negócios literatura ou fontes é fornecer um recurso para os outros, se quiserem acompanhar e analisar dados.

Use o formato apropriado para citações em seu relatório com base no sector.

Corrija seu relatório duas vezes. Os erros de ortografia básicas ou erros gramaticais podem dar aos leitores a impressão de que você não esforzaste suficiente no relatório. Estes erros podem até mesmo colocar em causa a credibilidade dos seus resultados. Também não se esqueça de apresentar informações de forma clara e concisa.

Por exemplo, não use palavras sofisticadas excessivamente ou fazer suas orações são muito prolixo.
Evitar o uso de jargões.
Se o seu relatório eo público estão intimamente ligados a um sector específico, é apropriado usar jargões técnicos ou termos, mas você deve ter cuidado para não usar muito.
Normalmente, a escrita do negócio é realizado na voz passiva e este é um dos poucos casos em que a voz passiva é geralmente melhor do que a voz ativa.
Muitas vezes, você pode ignorar os erros, corrigindo o seu próprio trabalho por causa da familiaridade da escrita. Considere pedir alguém em seu departamento que você deseja que o relatório de sucesso para lê-lo. Esteja aberto para feedback. É melhor para descobrir seus erros por um colega para um patrão. Verifique cada comentário da revisão por seus pares e reescreve o relatório levando em consideração os comentários.

Criar um índice. Dale formatar o seu negócio da maneira mais formal, possível, criando um índice para torná-lo mais fácil de consultar e navegar o relatório. Ele inclui todas as secções relevantes, especialmente o sumário executivo e as conclusões.

Pacote de seu relatório de negócios. O melhor complemento para um relatório completo e bem pesquisado é a apresentação pura. Isso pode incluir pastas, depósito ou papel de boa qualidade. Em suma, o seu relatório de negócios deve ser inteligente para intriga o suficiente pública para lê-lo.

Isto também se aplica a qualquer gráfico ou tabela no relatório.