Como converter a partir do Word para o Excel: 15 passos (com fotos)

2 métodos:Converte uma lista Converter uma tabela

Se você precisa mover uma lista ou uma tabela do Word para o Excel, você não tem que copiar e colar cada informações de entrada individualmente para cada célula na planilha. Se você editar qualquer documento em formato Word, você pode facilmente importar todo o documento em Excel com apenas alguns cliques.

método 1

Converte uma lista

Entenda como o documento é convertido. Quando você importa um documento para o Excel, determinados caracteres serão usados para determinar quais informações vai para cada célula na folha de cálculo Excel. Ao realizar um par de formato de etapas antes de importar as informações, você pode controlar como ele vai olhar como no final na planilha e vai minimizar a quantidade de edição manual que você tem que executar. Isto é especialmente útil se você estiver importando uma lista a partir de um documento do Word para o Excel.

Este método funciona melhor quando você tem uma lista com várias entradas, cada uma com o mesmo formato (lista de endereços, números de telefone, endereços de e-mail, etc.).

Verifique o documento para ver se você tem erros de formatação. Antes de iniciar o processo de conversão, você precisa ter certeza de que cada entrada tem o mesmo formato. Isto significa que você tem que corrigir erros de pontuação ou reorganizar as entradas que não correspondem ao restante. Isso irá garantir que toda a informação seja transferida correctamente.

Displays de formatação caracteres no documento do Word. Mostrar caracteres de formatação que são normalmente escondidos ajudará a determinar a melhor maneira de separar as entradas. Você pode exibi-los clicando no botão "marcas de parágrafo Show / Hide" na guia "Home" ou pressionando ^ Ctrl+⇧ mudança+*.

A maioria das listas têm, pelo menos, uma marca de parágrafo no final de cada linha, ou uma no fim de cada linha e um no espaço vazio entre cada entrada. Você vai usar essas marcas para inserir o Excel usado pelas células para diferenciar personagens diferentes.

Substituir marcas de parágrafo entre cada entrada para se livrar de espaço extra. Excel utiliza o espaço em branco em cada entrada para determinar as fileiras, mas precisa se livrar desses até agora para ajudar o processo de formatação. Não se preocupe, você nunca vai adicionar em um momento. Isso funciona melhor quando você tem uma marca de parágrafo no final de cada entrada e um espaço entre cada entrada (duas seguidas).

imprensa ^ Ctrl+H para abrir o "Localizar e substituir".

escrever ^ P ^ p no campo de pesquisa. Este é o código para duas marcas de parágrafo em uma linha em uma fileira. Se cada entrada é uma linha e sem espaços entre eles, em seguida, basta digitar ^ p.

Escrever uma substituição em campo separador. Certifique-se de que é um personagem não aparzca em qualquer lugar do documento, ~.

Clique substituir todos. Você notará que todas as entradas serão combinadas, mas não se preocupe porque o caractere separador está no lugar (entre cada entrada).

Separar cada entrada em campos separados. Agora que as entradas são separadas para aparecer em linhas subsequentes, você vai definir quais informações serão exibidas em cada campo. Por exemplo, se cada entrada é um nome na primeira linha, o endereço na segunda linha, e o código do estado e zip na terceira linha, você pode:

imprensa ^ Ctrl+H para abrir o "Localizar e substituir".

Exclui uma das marcas ^ p no campo de pesquisa.

Alterar o caractere no campo de substituição por uma vírgula ,.

Clique substituir todos. Isso irá substituir todos os outros símbolos com uma vírgula, que separa cada linha em um campo.

Substitua o caractere separador para completar o processo de formatação. Uma vez que você é feito com as duas etapas anteriores, a sua lista não olha mais como uma lista. Tudo vai ficar na mesma linha, com vírgulas em cada pedaço de informação. Este último passo irá converter suas informações em uma lista e manter as vírgulas que definem os campos.

imprensa ^ Ctrl+H para abrir o "Localizar e substituir".

escrever ~ (Ou o que você escolheu originalmente) no campo de pesquisa.

escrever ^ p substituição no campo.

Clique substituir todos. Isto irá separar as entradas de volta para grupos individuais separados por vírgulas.

Salve o arquivo como um arquivo de texto. Agora que você está feito para alterar o formato, você pode salvar o documento como um formato de arquivo de texto. Isso permitirá que o Excel lê e analisar as informações a serem copiados para os campos correctes.

Clique em "Arquivo" guia e selecione "Salvar Como."

Clique no menu "Tipo de Arquivo" e selecione "texto simples".

Nomeie o arquivo e clique salvar.

Se a janela de conversão de arquivo aparecer, basta clicar aceitar .

Agora, abra o arquivo em Excel. Desde que você salva como um arquivo de texto simples, você pode abri-lo no Excel.

Clique em "Arquivo" guia e selecione "Abrir".

Clique no menu drop-down "Todos os arquivos" e selecione "Arquivo de texto".

Clique seguinte gt; No Assistente de importação de texto janela.

Seleccionar "vírgula" na lista de separadores. Você pode ver como as entradas são separadas na visualização na parte inferior. Clique seguinte gt;.

Selecione as informações de formato para cada coluna e clique final.

método 2

Converter uma tabela

Criar uma tabela no Word com sua informação. Se você tem uma lista de informações no Word, você pode virar a mesa no Word e então rapidamente copiá-lo no Excel. Se a sua informação já está em uma tabela, ignore a próxima etapa.

Selecionar todo o texto que deseja converter para a mesa.
Clique na guia "Inserir" e, em seguida, clique no botão "Tabela" botão.
Selecionar "Converter texto em tabela".
Digite o número de linhas por registro no campo de "Número de colunas". Se você tem um espaço em branco entre cada registro, contribui para o total.
Clique aceitar .

Verificar o formato da tabela. O Word irá criar uma tabela com base em suas configurações. Verifique-o bem para se certificar que tudo está em ordem.

Clique no botão pequena "+" que aparece no canto superior esquerdo da tabela. Isso aparece quando você passa o mouse sobre a mesa. Clique aqui selecionar toda a informação da tabela.

imprensa .^ Ctrl+C para copiar as informações. Você também pode clicar no botão "Copiar" na guia "Home".

Abra o Excel. Uma vez que você copiar as informações, você pode abrir o Excel. Se você quiser colocar informações em uma folha de uma planilha existente, abra o arquivo. Coloque o cursor na célula que você quer na célula superior esquerda da tabela para exibir.

imprensa .^ Ctrl+V para colar as informações. As células individuais da tabela do Word é colado em celas separadas na planilha do Excel.

Separaram-se as colunas restantes. Dependendo do tipo de informação que você está importando, você provavelmente terá que editar o formato um pouco. Por exemplo, se você está importando endereços, cidade, estado e CEP serão todos na mesma célula. Você pode fazer Excel separar automaticamente estes.

Clique no título da coluna que você deseja separar para selecionar a coluna inteira.

Selecione a guia "Informações" e, em seguida, clique no botão "Texto para colunas".

Clique no botão seguinte gt; e, em seguida, selecione "vírgula" nos separadores de campo. Se você estiver usando o exemplo acima, isso vai separar a cidade-estado e CEP.

Clique aceitar para salvar as alterações.

Escolha da coluna que tem de separar e repetir o processo acima, seleccionar "espaço" em vez de "vírgula" como um separador. Isto irá separar o estado da CEP.

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