Como organizar e-mails: 19 passos

3 partes:

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Organize uma biblioteca de e-mails Esvaziar sua caixa de entrada Mantenha seu e-mail limpa no futuro

A caixa de entrada é um desastre incontrolável cheio de mensagens não lidas e não querem eliminar descartável? lotes limpas de e-mails pode parecer esmagadora ou até mesmo impossível, mas que tem que ser. Organizá-los facilmente e rapidamente com a ajuda destas dicas maneira útil.

parte 1Organize uma biblioteca de e-mails

Esteja preparado para tomar medidas em cada e-mail que você tem em sua caixa de entrada. Organizar os meios que eventualmente tem que decidir o que fazer com cada um desses e-mails para que não queriam ou não ter sido capaz de agir. Para tornar esse processo simples, basta permitir-se duas opções: arquivar ou excluir. Você vai precisar de um critério de seleção para determinar quais e-mails irá manter e que irá eliminar o final. Tenha em mente o seu objetivo principal será ajudar com isso.

Se o seu principal objetivo é ter uma caixa de entrada vazia, todas as noites, você tem que criar pastas para os arquivos que correspondem seu correio importante e você deve estar disposto a eliminar muitos deles.
Para preparar os critérios de seleção, pergunte a si mesmo esta pergunta: você tem medidas já tomadas em relação a este post? Existe alguma informação importante que você tem que manter como um registro? Quantos anos tem o e-mail? Ainda é relevante de alguma forma?
Em geral, você deve remover a maioria dos e-mails com mais de 30 dias. As excepções são a mensagem que contém informações cruciais, tais como correspondência com o seu supervisor ou seus recibos. Você pode manter a maior parte dos e-mails que são menos de 30 dias, porque você pode ainda não ter tomado medidas sobre eles ou que eles contêm informações importantes que você precisa para salvar.

Criar pastas para organizar o conteúdo de sua caixa de entrada. O processo de criação de uma pasta de biblioteca será específico dependendo do seu provedor de e-mail. No entanto, há uma maneira geral para criá-los, que pode ser facilmente aplicada a qualquer um deles, seja Gmail, Hotmail, Yahoo! Mail, Outlook ou iCloud.

Depois de fazer login em sua conta de e-mail, procure uma opção para adicionar uma nova pasta na parte superior da sua caixa de entrada ou no painel está à sua esquerda. Para localizar essa opção, você pode precisar clicar em uma aba que diz menu "Pastas" e retirada abre, ou percorrer o painel esquerdo. Depois de encontrar e pressionou a opção de adicionar uma nova pasta, uma nova janela que permite que você escreva o nome que você colocá-lo aparecer. Assim que estiver pronto, pressione "Enter" ou clicar em "Criar" ou "Adicionar" para terminar de criar a nova pasta.
Se você postar muitos anos, primeiro criar pastas para dar uma varredura inicial seus esforços para organizar e simplificar momentum. Essas pastas permitem que você "varrer" um grande número de e-mails de uma vez. A coisa mais lógica é a de classificá-los por data. Coloque-los a criar novas pastas e nomeados de acordo com anos, trimestres ou meses, o que for mais eficaz no seu caso. Você não vai precisar de uma pasta para o período de tempo atual para o seu tabuleiro de cumprir essa função.
No caso de e-mails que você recebeu recentemente e que pretende guardar, criar pastas para acomodá-los em categorias separadas. Se você está organizando um e-mail pessoal, suas categorias gerais pode ser mensal, escola ou as crianças do jardim de infância, ofertas e contas importantes. Se você está organizando um e-mail de trabalho, algumas pastas recomendado possa ser "Encontros", "Contas", "Faturas", "Cliente" e "importante". Se as suas mensagens são muito difíceis de definir, basta criar pastas com etiquetas "muito importante", "importante" e "não tão importante".

Se necessário, criar subpastas. Você pode criar pastas dentro de pastas. Pode ser necessário se você receber muitos e-mails que não podem ser dispostos adequadamente em categorias de base. Por exemplo, se o seu e-mail pessoal tem uma pasta chamada Receipts, pode ser necessário para separar despesas escolares subpastas, casa e lazer. O processo de criar uma subpasta não será muito diferente de uma pasta normal. Repita o processo de adicionar uma pasta, mas procure uma opção que colocá-la dentro de um já existente.

Você deve saber como acessar as novas pastas. Depois de criar, estes devem aparecer no painel que diz "Pastas", que estará no lado esquerdo da sua caixa de entrada ou sob a guia do mesmo nome está no topo. Onde estão localizados para que, uma vez que você marcar os seus e-mails ou arquivos, sabe onde encontrá-los. Você pode navegar entre a bandeja e pastas, clicando em "Caixa de entrada" para ver e-mails que você tem sobre ele e, em seguida, clicar no nome de uma pasta para acessá-lo.

Faça uma varredura de sua caixa de entrada. Antes de iniciar o processo de esvaziamento, remove todos os seus "velhos" e-mails para seus esforços de organização se concentrar apenas no presente.

Para isolar os e-mails de acordo com a data, você terá que fazer uma pesquisa avançada em sua caixa de entrada. Pesquisar uma seta para baixo perto da extremidade direita da barra de pesquisa e clique nele.
Se o seu programa de e-mail é o Outlook, você provavelmente precisa colocar o cursor na barra, clicando sobre ela. Agora, encontrar um link que diz especificamente "Pesquisa Avançada" ou "Opções de pesquisa". Clique nele para selecionar estas opções.
Localiza a opção de pesquisar por data e digite o intervalo de tempo que você preferir. Você pode isolar-mails que estão dentro de um determinado intervalo de data ou aqueles que foram enviados em um determinado dia.
Mensagens deixadas na sua caixa de entrada ser a prioridade da sua organização, você vai perceber esforços agora. Mais tarde, você pode lidar com mensagens mais antigas que utilizam os mesmos métodos descritos no presente artigo, mas, a fim de tornar este processo simples e rápido, vamos nos concentrar em e-mails atuais. Alguns mais antigos são excluídos ou movidos para qualquer pasta se eles aparecem nos resultados da pesquisa durante o processo de esvaziamento.

parte 2Esvaziar sua caixa de entrada

Dale baixa para as notificações das suas redes sociais, newsletters e e-mails promocionais que já não quer ver. Isso fará com que muitos dos e-mails eliminar rapidamente não voltar. Alguns candidatos são notificações sites como o Facebook, Twitter e Google+, e oferece lojas eles não vão.

Para disenroll sua assinatura de uma mensagem, primeiro abri-lo clicando sobre ele. Vá até o final e encontrar uma linha de links que são sublinhadas em letras cinzentas.
Clique na leitura "unsubscribe" ou "unsubscribe". Este link irá abrir uma nova página que irá notificá-lo que a sua candidatura tenha sido aceite ou pedir-lhe mais medidas para confirmar que deseja cancelar a inscrição.

Esvazie a sua pasta de spam. Tais mensagens são essencialmente lixo eletrônico, ou seja, as mensagens de spam que as pessoas enviam para forçá-lo a fornecer informações pessoais ou fazer você clicar em um link que poderia baixar um programa malicioso no seu computador. Se qualquer uma dessas mensagens atingiu sua caixa de entrada, é importante para tirá-lo de lá.

Se você encontrar um e-mail em sua caixa de entrada que, certamente, é spam, clique em "Report" de spam localizado na parte superior da página e não tente disenroll. Este e-mail forma é automaticamente movida para a pasta de spam. Em seguida, faça uma pesquisa rápida com o mesmo endereço de e-mail do remetente para ver se alguém chegou em sua caixa de spam caixa de entrada e deve ser notificada.
Mails que são relatados ou identificadas como spam estará em separado chamado "Spam" ou pasta "Junk". Para esvaziar esta pasta, selecione todas as mensagens clicando na caixa está na primeira mensagem ou um link que diz "Selecionar tudo". Em seguida, clique em "Excluir". No caso de alguns provedores de e-mail, você pode ter um link que diz "Apagar tudo".

Excluir e-mails que não precisa mais. Normalmente, você terá que apagar todas as mais de 30 dias que você tem não ocupado ou não contêm informações importantes. Esta tarefa pode levar algum tempo porque você tem que peneirar devagar e livrar sua caixa de entrada de cada e-mail que tem essas características individualmente. No entanto, você pode fazer de forma rápida e simples remoção ao mesmo tempo vários e-mails relacionados.

Você pode isolar vários e-mails de uma vez, se você escrever o nome do remetente na barra de pesquisa. Procurando por um botão de arrancamento perto da extremidade direita da barra e clique nele. Se o seu programa de e-mail é o Outlook, você deve colocar o cursor na caixa, como se estivesse a entrar algum texto, clicando nele.
Clique no link "Pesquisa Avançada" para especificar o método. Selecione a opção para pesquisar apenas por remetente. Para melhores resultados, copie e cole o seu endereço de e-mail, que irá isolar mensagens que correspondem exatamente.
Dependendo do programa de e-mail que você usa, clique na opção para selecionar todos e, em seguida, clique em "Excluir".
Este método de seleção irá funcionar bem para remover mensagens de remetentes que não subscritas.

mensagens que deseja salvar o arquivo. Entre eles podem ser aqueles que não leram, mas deve abordar, relativo à promoção você gosta, registros de compras recentes ou correspondência sobre uma questão importante. Sabendo onde colocar cada mensagem não deve ser difícil, pois terá criado as novas pastas.

O processo de mover uma mensagem da caixa de entrada para uma pasta não é a mesma em todos os provedores de e-mail, mas este procedimento básico pode ser aplicado na maioria.
Seleccione a mensagem que gostaria de mover clicando na caixa que está do seu lado ou diretamente acima dela.
Então olha para o painel do lado esquerdo da sua caixa de entrada ou fita que é sobre ele. Você verá uma etiqueta que diz "Pastas" ou "Mover para". Clique nele e selecione o nome da pasta que você gostaria de enviar a mensagem menu de arrancamento.

Mover vários e-mails, ao mesmo tempo para uma nova pasta. Fazê-lo um por um pode ser uma tarefa difícil, mas é possível simplificar o processo se você isolar várias mensagens relacionadas e enviá-los para a mesma pasta de uma só vez.

Se você recebeu várias mensagens do mesmo remetente, você pode escrever seu nome na caixa de pesquisa para mostrar apenas aqueles. Se você deseja mover todos os recibos enviou-lhe uma única pasta, execute uma pesquisa geral com a palavra "recepção" para ver todas as mensagens que têm. Por outro lado, se você quiser salvar o seu e-shop promocional favorito, escrever o seu nome na caixa de pesquisa e clique em pesquisar.
Uma vez que as mensagens relacionadas são separados do resto da sua caixa de entrada, você pode selecionar a caixa ou o "Selecionar tudo" link e, em seguida, clique no botão "Mover para" eo nome da pasta que você gostaria mensagens ir.
Se você não pode isolar relacionados por uma mensagem de pesquisa, percorrer sua caixa de entrada e selecione-os um por um. Clique na caixa que se encontra junto a cada mensagem para selecioná-lo. Se nenhuma caixa, clique na primeira mensagem que você deseja selecionar para destacá-lo. Para selecionar mais, clique sobre eles você pressionada a tecla "Control" (se você tiver um computador Windows) ou "Command" (se você estiver em uma máquina Mac).

Agir sobre e-mails que permanecem. Se você arquivado mails você lida com isso já, mas tinha que continuar e eliminaram aqueles que já não eram importantes, você foi com aqueles que têm menos de 30 dias e têm de responder ou agir. Se o objetivo de organizar sua caixa de entrada é tê-lo vazio, ele vai em frente e responder ou agir de acordo com esses e-mails. Em seguida, arquivá-los ou eliminá-los. Se você tiver problemas restantes na bandeja, deixá-los lá, mas certifique-se de respondê-las imediatamente, ou seja, antes de passar 30 dias desde que o recebeu.

Une endereços de e-mail diferentes. Se tiver dificuldade em manter-se com mensagens de várias contas de email, juntá-los pode ser a melhor opção para você. Você não terá que atualizá-los com novas direções ou informar os seus amigos, família ou clientes sobre a mudança. Apesar de não assinar com o endereço de e-mail antigo, este permanecerá ativo e suas mensagens apenas vir até você prefere usar.

A maioria dos provedores de e-mail permitem anexar até cinco contas diferentes. Se você tiver mais de cinco anos, você fará as mensagens que chegam na conta antiga encaminhado a sua preferência.
Este processo básico para ligar contas diferentes pode ser aplicado no caso da maior parte dos fornecedores de correio electrónico. Clique em "Configurações" ou "Settings" e depois "Contas" e depois em "Adicionar conta". Digite o endereço de e-mail que você gostaria de se juntar a sua conta e clique em "Next".
O seu provedor irá processar as informações e preencher automaticamente a informação restante necessária. Digite uma senha e clique em "Next" ou "Adicionar" para conectar suas contas de e-mail.
Se a operação foi bem-sucedida, você está feito. Caso contrário, você pode ser solicitado a tentar novamente seguindo as instruções na tela ou ter de se conectar tanto e-mail manualmente.
Infelizmente, endereços de e-mail do iCloud não tem permissão para ingressar em outro provedor.

parte 3Mantenha seu e-mail limpa no futuro

Usar filtros ou regras para organizar as mensagens que receber no futuro. Mantenha sua desordem sua caixa de entrada pode se tornar um processo que vai levar um longo tempo se enche-se rapidamente. Criar filtros para as mensagens recebidas automatizar seus esforços organizacionais, que ajudarão a manter uma bandeja arrumado e deixam-lhe tempo para que você possa se dedicar a tarefas mais importantes. O processo para definir filtros ou regras dependem do seu provedor de e-mail.

Criar filtros no Gmail. Para fazer isso, clique na seta na caixa de pesquisa. A janela menor aparecerá e permitirá que você insira critérios de pesquisa específicos que você deseja filtrar e-mails.

Digamos que você deseja filtrar notificações Netflix. Escreve "Netflix" ou copie e cole o endereço de e-mail na caixa. Em seguida, selecione as ações que deseja tomar o filtro. Gostaria de arquivo Gmail e cole etiquetas às suas mensagens automaticamente Neflix? Se assim for, selecione "Jump recebeu (File-lo)" e aplica o rótulo. Em seguida, clique no botão "Criar" um filtro.
Você também pode filtrar e específica acessá-los diretamente. Seguindo o exemplo da Netflix, selecione um velho, clique em "Mais" e depois em "Filtrar mensagens como". Os critérios para a janela de filtragem irá abrir novamente e permitir que você preencha as informações apropriadas.

Criar regras no Outlook. Neste programa, os filtros são chamados de regras. Você pode criá-los para enviar automaticamente mensagens recebidas para uma pasta específica ou executar uma ação como a exclusão de algumas mensagens.

Para criar uma nova regra, abrir o programa Microsoft Outlook, clique no menu "Arquivo" e depois "Gerenciar Regras e Alertas". uma caixa de diálogo de "regras" que ajudarão você a criar suas novas regras será aberta.
Selecione as condições que deseja ter e-mails que irá aplicar esta regra ou ações que pretende tomar Outlook sobre eles. Quando estiver pronto, clique em "Nova Regra".

Criar filtros no Yahoo Mail. Para fazer isso, selecione o menu de configuração na barra de ferramentas superior e, em seguida, clique em "Configurações". Em seguida, na categoria de "filtros", clique em "Adicionar" para criar um novo filtro.

Para colocar um nome, digite sua preferência na caixa que diz "Nome do filtro" e digite o remetente de e-mail sob o título "De: contém". Não marque a caixa que diz "caso Match", que o Yahoo irá aplicar o filtro em geral.
Você pode selecionar (ou criar, se necessário) na pasta que deseja que a mensagem seja enviada automaticamente se você selecionar "Mover a mensagem para esta pasta". Quando terminar, clique em "Salvar".

Criar regras em iCloud. Este provedor também usa regras, em vez de filtros para organizar e-mails.

Para criar uma nova regra, selecione "Mail", depois em "Preferências" e, finalmente, "Rules". Selecione "regra" e fazer o nome você dá a ele. Selecione se uma ou todas as condições devem ser atendidas para que a regra seja aplicada à mensagem. Selecione as condições que você quer ter a regra e, em seguida, especificar as ações que pretende tomar com relação a mensagens do iCloud com eles.
Adicionar mais ações, clicando em "Adicionar" ou sinal de mais (+). Para aplicar regras a mensagens, selecionar um, clique em "Mensagem" e depois em "Aplicar Regras".

Criar regras que você pode seguir para manter seus e-mails em ordem. Talvez você já tenha sistemas programado para enviar e-mails para o arquivo ou uma pasta, ou para remover algumas, mas ainda não decidiu o que vai fazer com arquivado que não satisfazem as condições dos filtros ou regras que você estabeleceu mensagens.

Decide manter seu objetivo principal. Se esta foi a sua caixa de entrada está vazio ou pelo menos possível ver o fim, tentar obtê-lo semanalmente.
Escolha um dia por semana para verificar a sua caixa de entrada e limpo.
Agir imediatamente. Se um e-mail tem uma restrição de tempo ou é urgente, é claro que você terá que atender e cuidar dela rapidamente. Acostume-se a fazer o mesmo com aqueles sem urgência. Responder ou agir sobre esta questão imediatamente, ou planejam fazê-lo nos próximos dias.
Rapidamente se livrar dos e-mails que não necessitam de tomar medidas. Separe um momento todos os dias para verificar rapidamente as novas mensagens de e exclusões que não são importantes ou não exigem uma resposta.
Escolha um dia da semana para arquivar e-mails que você tem para salvar. Isso depende do número que recebem diariamente. Se as coisas podem ficar fora de controle em poucos dias, é recomendável que você formes o hábito de arquivar seus e-mails no final de cada dia.

fazer download de aplicativos que podem ajudá-lo. Existem várias aplicações de e-mail e ferramentas on-line para ajudar você a manter sua caixa de entrada de admissão organizado. Se você acha que precisa de ajuda mais automatizada, à procura de uma aplicação ou uma ferramenta online que é compatível com o seu provedor de e-mail e telefone.

dicas

Se a bandeja é preenchido com centenas e até milhares de e-mails, fazer uma varredura rápida e, em seguida, concentrar-se apenas na atual.
Se você ver Outlook na Internet, você não vai encontrar um guia que diz "File". Você terá que clicar no ícone para ver a porca de configuração e, em seguida, pressione "Gerenciar Regras" no menu de arrancamento. Na janela que aparecer, clique em "New", que abrirá uma menor para meio da janela de tela. Selecione as condições ou ações que pretende tomar Outlook. Você pode selecionar mais de um, clicando no sinal de mais (+) que está abaixo sua seleção final. Quando estiver pronto, clique em "Criar regra".
Quando você está criando uma nova pasta ou arandelas regras para sua caixa de entrada no Gmail ou iCloud, certifique-se de qualquer pasta ou mensagem é selecionada. Gmail ou iCloud supor que você deseja fazer alterações nas pastas ou mensagens seleccionadas.
Ao aderir a qualquer endereço de e-mail no Gmail, eles são de outro provedor deve ter acesso a POP (Post Office Protocol), que é o meio usado para recuperar mensagens do Gmail. Se suas outras contas de e-mail não fornecem acesso a esse protocolo, ou se você quer se juntar a mais de cinco contas, você deve simplesmente fazer mensagens encaminhadas automaticamente para o seu caminho Gmail. Você terá que configurar essa opção em outro e-mail. As etapas serão diferentes para cada provedor, mas você pode acessar a opção do menu "Configurações" ou "Gerenciar conta".
Se você tiver problemas para se juntar a seus e-mails no Outlook, porque eles são de outro fornecedor e não ligar depois de várias tentativas, é possível que você não pode fazer com que a conta específica ou necessidade de entrar em contato com o administrador de e-mail ou provedor serviços de Internet para obter ajuda.

avisos

Adira suas contas de e-mail pode ser difícil se você não é bom com a tecnologia. Você tem que saber se a outra conta usa as configurações POP ou IMAP e você também pode ter que resolver tentativas de login. Se o seu provedor de e-mail tem uma opção que irá explicar o processo "passo a passo", levá-la.