Arquivamento alfabeticamente

2 partes:

arquivo em ordem alfabéticaLidar com casos especiais

Alfabeticamente arquivo é uma maneira fundamental de organizar documentos, tanto na sua vida privada e sua vida pessoal. apresentação de documentos em ordem alfabética permitirá que você e os outros localizar e substituir cada arquivo rapidamente. Isto irá garantir que todos os documentos são protegidas e prontamente disponíveis. Existem muitas regras sobre a forma de arquivo em ordem alfabética para manter um arquivo de sistema sensato.

parte 1
arquivo em ordem alfabética
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Escolha o sistema alfabético que você irá usar. Mesmo algo que parece tão claro como depósito em ordem alfabética oferece várias opções para escolher. É importante escolher um sistema e usá-lo constantemente.
  • A carta de arquivo por carta considera cada letra de cada palavra em ordem de aparição, ignorando os espaços entre as palavras.
  • A palavra arquivo do Word comandos para artigos com base na primeira letra de cada palavra em sucessão.
  • A unidade de arquivo pela unidade leva em conta cada palavra, abreviatura e inicial de encomendar os itens de acordo com eles. a unidade do sistema por unidade é geralmente recomendado.
  • 2
    Agrupa itens. Uma vez que você tem todos os itens que precisam arquivar, escolher como você deseja agrupar os arquivos. Você pode escolher o formato de dicionário, em que todos os arquivos são colocados em ordem alfabética, independentemente do tipo de arquivo ou itens que ele contém. Você também pode usar o formato de enciclopédia na qual os itens são agrupados por tipo ou assunto e, em seguida, cada grupo está em ordem alfabética.
  • Se você tem muitos tipos diferentes de itens para arquivar (receitas, recibos fiscais, cartas, etc.), pode ser útil para usar o formato de enciclopédia. Artigos agrupados primeiro por tipo, em seguida, classificados em ordem alfabética os itens dentro de cada grupo. Manter os grupos separados usando espaçadores ou codificação de cores-los.
  • 3
    Índices seus arquivos. A indexação é como colocar cada seção de um título na unidade correta. Para itens índice antes de arquivamento, você deve quebrar os elementos do nome de cada item e criar um novo nome em ordem alfabética pode ser diferente do nome padrão. Por exemplo:
  • Imagine que você tem os seguintes itens para indexar e arquivo: um artigo intitulado aardvarks "aardvarks alimentação noturna", Uma biografia do famoso especialista em aardvarks Joan A. Pérez e um folheto promocional para uma exposição sobre aardvarks no jardim zoológico de Detroit.
  • A biografia de Joan A. Pérez seria indexado como "Pérez, Juana A." como sobrenomes ir primeiro índice. Seria arquivada sob a letra P.
  • O artigo "aardvarks alimentação noturna" Pode ser indexado como é que se você optar para o dicionário agrupamento estilo. Pode ser apresentado sob a letra A (porque os itens não são contados quando arquivamento) utilizando este grupo.
  • Como alternativa, você poderia índice "aardvarks alimentação noturna" como "aardvarks, alimentação noturna". Isso faria sentido se você usou um estilo de enciclopédia e não simplesmente archivaras agrupamento itens aardvarks relacionados. O artigo é então arquivado sob a letra C.
  • A brochura promocional pode ser indexado como "aardvarks, display (Detroit Zoo)". Isso faria sentido se você tem que esperar vários materiais exibe aardvarks. Por exemplo, você poderia ter um outro artigo indexado como "aardvarks, exposição (Toledo Zoo)".
  • Como alternativa, a brochura promocional pode ser indexado como "Detroit Zoo (exibição aardvarks)". Isso faria sentido se você tem que esperar relacionado com o jardim zoológico de Detroit ou se você quisesse usar um agrupamento de estilo enciclopédia para arquivar itens por localização de artigos diversos.
  • 4
    Classifica arquivos indexados em ordem alfabética por nome. A regra geral para o arquivamento é itens Ordenar alfabeticamente de A (o primeiro) a Z (o último). Use informação cada vez mais específico para distinguir entre itens e tipo separadas. Por exemplo:
  • A ordem dos seus arquivos indexados na etapa anterior poderia ser (dependendo do sistema que você usa): "aardvarks alimentação noturna, a", "Pérez, Juana A." e "Detroit Zoo (exibição aardvarks)" ou "aardvarks, display (Detroit Zoo)", "aardvarks, alimentação noturna" e "Pérez, Juana A.".
  • Um arquivo para o "ualabí" vir após um arquivo para "ema". Um arquivo para o "canguru" viria antes de ambos e um arquivo para "aardvark" vir antes de você "suportar" e um para "ema". Isto dar-lhe apresentar a seguinte ordem: "canguru", "aardvark", "ema", "suportar", "ualabí".
  • Se, em seguida, você adicionou um arquivo para "tamanduá"Este viria depois de qualquer arquivo para "suportar". Uma vez que ambos começam com a palavra "suportar"Você deve mover-se para o próximo mandato significativa para determinar a ordem. A nova ordem seria: "canguru", "aardvark", "ema", "suportar", "tamanduá", "ualabí".
  • 5
    Rotular as pastas dos seus arquivos. Para facilitar a localização de itens, etiquetar cada pasta de arquivo com o nome indexado apropriado ou os itens que ele contém. Isso também irá facilitar a introdução de novos arquivos na ordem correta.
  • Coloque os itens na pasta designada para eles.
  • Pode também ser útil codificar os seus ficheiros de cor para melhorar a utilidade. Por exemplo, se você usar um agrupamento de estilo enciclopédia, dê a cada grupo uma cor separada e rotular cada item ou arquivo em cada grupo com sua própria cor.


  • 6
    indexação sistema Documenta e arquivamento. Ser consistente com sua indexação e sistema de arquivos, seja ele qual for. Certifique-se de qualquer pessoa que tenha acesso aos arquivos estar ciente do sistema. Por exemplo, você pode criar e compartilhar um documento detalhando as regras de seu sistema de arquivos. Isto irá ajudar a todos a usar o sistema de arquivos de forma eficiente.
  • 7
    Archiva novos itens corretamente. Coloque os arquivos na janela com base nos nomes indexados e ordem alfabética de acordo com o sistema que você usa. Reorganizar seus arquivos atuais, conforme necessário para colocar novos arquivos no lugar certo.
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    Lidar com casos especiais
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    Archiva itens significativos sob seu mandato. Às vezes, faz sentido para arquivar itens com base em palavras-chave, independentemente da ordem em que as palavras aparecem em um título ou nome. Isso garante que um arquivo pode ser indexado e localizado usando o termo mais lógico. Por exemplo:
    • "First Bank of Chicago" Pode ser indexados e arquivados como "Chicago, First Bank". "Chicago" É o termo-chave neste post em vez de "primeiro" ou "Banco"Especialmente se você pudesse ter outros itens com nomes semelhantes, como "First Bank of New York" ou "Banks and Trust Companies Chicago".


  • 2
    Classifica os nomes por nome. Padrões de indexação de arquivos típico recomendar as pessoas pelo seu primeiro nome eo sobrenome é considerado prazo significativo.
  • Portanto, "Joan A. Pérez" Seria ser indexados e arquivados como "Pérez, Juana A.".
  • Coloque os títulos (Dr., senhora, Mayor, etc.) no final. "Dra. Juana A. Pérez"Por exemplo, seria indexado e arquivado como "Pérez, Juana A., Dra.".
  • Geralmente classifica os nomes de letra por letra para ser escrito. Por exemplo, "MacDonald" vir antes "McDonald". Do mesmo modo, "D `", "L `", "você", "de", Etc., eles são considerados parte do nome, não unidades separadas. Por exemplo, o comando arquivos "Heinlein", "Le Guin", "L`Engle" e "Wolfe" em que a ordem (como NO "L`Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe".)
  • Uma exceção comum a estas regras sobre nomes é quando o nome de uma pessoa é parte do nome de uma empresa ou organização. Nestes casos, é o nome da pessoa como uma unidade no interior do nome da empresa. Por exemplo, "controle de pragas Juana A. Pérez" que iria apresentar ao abrigo do C e NO como "Pérez, Controle Juana A. Pest".
  • 3
    Ignora artigos, conjunções e preposições. Artigos (como "um" e "o"), Conjunções (como "e", "mas" e "ou") E preposições (como "para", "de" e "em") Geralmente são omitidos quando indexação e arquivo em ordem alfabética e não são considerados termos significativos. Este é o caso mesmo quando tornar o início do nome de um artigo. Por exemplo:
  • "Uma investigação sobre as práticas emus alimentação" seria arquivado em E para "ema" (Palavra significativa no título do artigo) em vez de sob a L por "um".
  • "E controle de pragas Pérez Sánchez" Ele seria fechada após "Pest Control Juana A. Pérez". Ambos os nomes indexados começar com a frase "controle de pragas" para que você vá para o próximo mandato significativa em cada ("Perez e "Juana"Respectivamente) para determinar o arquivo ordem. Ignorar a palavra "e" uma vez que não é significativo.
  • 4
    Tente abreviaturas como se fossem palavras completas. Para itens de índice e de arquivo, você pode encontrar-se com abreviações como "Cia." (por "companhia") ou "Inc." (por "Sociedade anônima".) Geralmente, você deve indexar e arquivar itens como se essas abreviaturas foram palavras inteiras em vez de simplesmente ser uma série de cartas.
  • Por exemplo, "Cia. Minera Joan A. Pérez" Seria ser apresentado antes "Consórcio Juana A. Pérez".
  • 5
    forma Archiva números ordinais. Ao arquivar itens em ordem alfabética, você pode encontrar números em seus títulos. Em geral, os números ordinais forma de arquivo em vez de como se eles foram escritos. Os números também são arquivados antes de letras.
  • Por exemplo, "3M" Seria ser apresentado antes "empresas 100" (As 3 vem antes de 100).
  • "Grandes ideias de negócio" e "Grandes líderes empresariais" viria depois "100 grandes ideias de negócio" porque os números são classificadas antes de letras.
  • Os números são escrito já são tratadas como palavras em vez de números. Por exemplo, arquivos de artigos "100 principais líderes de negócios", "Duzentos grandes ideias de negócio" e "Grandes ideias de negócio" nessa ordem.
  • No entanto, se ele serve os seus fins de arquivamento, você sempre pode fazer uma exceção e arquivo números como se estivessem escritas.


  • 6
    Lida com qualquer caractere especial. Deve-se notar qualquer caractere diferente de alfabética ou numérica com a qual você encontrar a itens de índice e arquivamento. No entanto, o que deve fazer com esses caracteres depende do tipo:
  • A pontuação (como apóstrofos, vírgulas) é geralmente ignorada quando indexação e arquivamento artigos. Por exemplo, arquivos "Best Coffee de Washington" e "Washington D. C." nessa ordem.
  • Diacríticos são tratados como a letra correspondente sem o sinal diacrítico. Por exemplo, arquivos "Éclair" como "Eclair" e "über" como "Uber". A exceção a isso é quando você arquivo de acordo com o alfabeto de uma língua que utiliza sinais diacríticos, caso em que você deve seguir a ordem alfabética normal da linguagem.
  • 7
    Use a regra geral "nada antes que algo" quando for necessário. Geralmente, os espaços (incluindo sinais de pontuação e outros elementos são omitidos) são ignorados quando a declaração em ordem alfabética. No entanto, em casos onde você tem itens que começam da mesma forma, utilizando um espaço ou regra "nada antes de todos" para determinar a ordem de arquivo.
  • Por exemplo, arquivos "North East Bank", "Banco do nordeste" e "Manufacturing North East" nessa ordem.
  • Do mesmo modo, "Pérez, Juana A." Seria ser apresentado antes "Pérez, Juana A., Dra.".
  • 8
    Distingue arquivos informações mais detalhadas quando necessário. Em casos mais raros, informações alfabética não é suficiente para determinar a ordem dos arquivos. Nesses casos, você deve usar mais informações para itens de índice e de classificação. Bookmark esta informação adicional nos respectivos arquivos para ajudar a distingui-los. Por exemplo:
  • Se você tivesse itens para duas pessoas diferentes nomeados Juana A. Pérez, você pode classificar por data de nascimento. O arquivo "Pérez, Juana A. (n. 1853)" Seria, então, vir antes que o arquivo "Pérez, Juana A. (n. 1967)".
  • Você também pode encomendar itens por geografia quando você tem que fazer distinções. Se você tiver arquivos para três bancos diferentes em três locais diferentes e cada banco é chamado "Bank and Trust Company of New World", Pode-se classificar em ordem alfabética na ordem "Bank and Trust Company of New World (Granada)", "Bank and Trust Company of New World (Oaxaca)" e "Bank and Trust Company of New World (Salamanca)".
  • Da mesma forma, se você tem itens para dois tipos diferentes de ursos ou ursos, distinguirías ainda com base nas espécies, localização geográfica, etc. Por exemplo, você pode ter arquivos em "urso-pardo" e "Urso pardo" (Nessa ordem) ou arquivos em "Bears (europeu)" e "Bears (American)" (Nessa ordem).
  • 9
    excepções divulgados e regras especiais. Certifique-se de todos os seus arquivos usando sabe sobre eventuais excepções aos diretrizes padrão que levam em conta o seu sistema de arquivos. Isso ajudará a garantir que todos podem usar o sistema de forma adequada e eficiente.

    • dicas

    • Se você está à procura de orientação sobre problemas de arquivo alfabética mais complexas ou especializadas, consulte instituições como o Nacional de Informação Standards Organization US (NISO, por sua sigla em Inglês), a Associação Americana de Bibliotecas (ALA sigla), a Associação de registros gerentes e administradores US (ARMA, na sigla em Inglês), ou da Biblioteca do Congresso dos Estados Unidos

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