4 maneiras para documentar um processo

4: MétodosDecidir como documentar um processo Criar um fluxograma Criar um diagrama de fluxo complexo Analisar um processo de documento para melhorar o processo de

As empresas muitas vezes documentada processos para garantir que todos os trabalhadores sabe como executá-los corretamente ou para analisar o que pode ser melhorado. Se você for solicitado para documentar um processo ou você decidir fazer em seu próprio país, certifique-se de incluir pessoas com experiência e conhecimento sobre o processo em geral. Aqui nós descrevemos dois tipos de fluxogramas, mas se você acha outro diagrama ou texto simples é mais adequado para o seu processo, usá-lo. Nesse caso, leia a seção de dicas gerais para ter uma idéia do propósito de documentar um processo.

método 1

Decidir como documentar um processo

Atenha-se usar um único processo sempre que puder. Não tente descrever todos os seus trabalhos em um único fluxograma. Uma série de documentos curtos que cobrem cada tarefa separada será muito mais fácil de seguir.

Se você tem que documentar um processo de criação do produto em larga escala da empresa desde a sua concepção até à sua venda, usado apenas simples para se referir a cada uma das tarefas dentro desse nomes de processo. Se necessário, fazer uso de documentos adicionais para explicar cada tarefa em maior detalhe.

Divida a grande figura em fios. Os tópicos são as principais tarefas executadas durante o processo. Se você não está intimamente familiarizado com o processo, você irá documentar, recomendamos os gerentes de projeto de entrevista e outros especialistas no processo para que você tenha uma boa compreensão das tarefas relacionadas.

Em geral, se um passo do seu documento inclui mais de um verbo ou a palavra "e" é susceptível de ser dividido em duas etapas, por exemplo: "Coloque o pão e hambúrguer na grelha" poderia ser dividido em "Colocar hambúrguer na grelha "e" Coloque o pão na grelha ".

Decide se o processo é tão simples como um documento de texto. Se o processo é semelhante sempre e somente envolve um par de decisões ou mudanças, você poderia simplesmente escrever as etapas em uma lista. Fazer uso de um documento eletrônico de texto (como um arquivo do Microsoft Word) ou uma folha de papel pautado.

Considere fazer um fluxograma. Um fluxograma simples é uma maneira fácil de mostrar visualmente o processo (descrito mais tarde). Há também formas de desenvolver diagramas de fluxo mais complicados, mas não são necessários para a maioria dos processos. Leve em conta as instruções em diagramas de seção de fluxo complexo só no caso em que o seu processo tem mais de dez passos e há mais do que três pessoas que executam diferentes etapas do processo.

Tente tanto quanto possível ser curto. Uma página é o ideal, mas mesmo para processos complicados, tentar reduzi-lo a 5 páginas ou menos. Apenas para tarefas especializadas e complexas pode ser usado por mais tempo e documentos somente se realizada por pessoas responsáveis serão aqueles que vão usar esse documento.

Por exemplo, se o documento é destinado a orientar os médicos a diagnosticar câncer, você pode precisar de mencionar todos os testes de diagnóstico que podem ser utilizados. No entanto, se o mesmo processo está documentado para a apresentação com o executivo, então você tem que criar um documento mais curto que exclui a mais detalhada, como decidir qual ambiente a usar para cada etapas determinada máquina.

Elimina nomes adjetivos tarefas. Esses títulos têm de ser claro e curto, por exemplo, escreve: "Enviar fatura do cliente" e não "Enviar fatura completa para todos os serviços para o cliente que encomendou o produto."

Inclui visual se você ajudar a tornar o processo mais fácil de ler. Alguns compreendem mais para ver representações visuais que a leitura do texto, especialmente se eles são executivos, gerentes ou outras pessoas que não podem ter muita experiência direta no processo de ir para documentar. Eles poderiam ser diagramas, fotografias ou imagens, mas tente ser simples e clara.

Ele inclui diagramas ou imagens somente se você precisa entender um termo no documento do processo, por exemplo, se ele requer o leitor a identificar as diferenças entre os dois tipos de máquinas, então você deve fornecer diagramas claros ou imagens de tais máquinas.

Não incluem qualquer clip-art ou outras imagens apenas por diversão.

Por favor, consulte as pessoas pelo seu escritório, não por nome. O documento poderia durar mais tempo do que uma pessoa em sua posição. Não escreva "Enviar as actas das reuniões Carol", em vez: "Enviar as actas das reuniões do presidente." Se você acha que o nome é necessário para que os leitores sabem quem contactar, coloque o nome eo cargo da pessoa.

Deixa claro como os processos se relacionam entre si. Por exemplo, o documento do processo "boletim de Organização" pode terminar com uma nota como "O resultado final é enviado para o sector da edição. Veja o documento intitulado «edição da newsletter. `" O documento intitulado "A edição do boletim" poderia começar com a nota "Esta é precedido por `Bulletin Organização" e termina com ", em seguida, é enviado para o sector da edição. Consulte o documento intitulado "Boletim publicado. `"

Faça documentos editáveis e acessível. Faça cópias para aqueles que querem ler ou estudar. Manter um mestre documento eletrônico em um formato editável para que sejam feitas alterações, se necessário.

documentos PDF não são editáveis. Se você usar programas especializados para a criação de diagramas, talvez arquivos editáveis têm de ser armazenados em um formato de arquivo diferente. Outros podem precisar baixar ou comprar o mesmo programa antes que eles possam editar o documento.

Para documentos que são apenas texto, usa um formato de arquivo comum, como .doc, .docx, .txt ou .rtf. Se você sabe de antemão que o documento irá mudar com frequência, fazer uso de algum serviço de hospedagem de arquivos como o Google Docs on-line para que outros possam ver sempre a versão mais recente.

documentos do processo etiqueta com cuidado. Introduza a data de criação e a data da última edição em cada documento como visível no topo da página, em vez disso. Se várias pessoas estão indo para editar o documento, é aconselhável colocar o nome ou as iniciais ao lado da última data de emissão. Finalmente, dar-lhe um título e nome do arquivo que comunica claramente o processo será documentado.

método 2

Criar um fluxograma

Criar um fluxograma para explicar tarefas simples facilmente. fluxogramas são excelentes para a exibição de informações básicas em um fácil de ler estilo visual. Eles podem ser usados para orientar novos trabalhadores para realizar tarefas simples durante a sua formação ou para ajudar um trabalhador para executar uma determinada tarefa temporariamente durante a ausência de um parceiro.

Organiza o fluxograma da esquerda para a direita ou de cima para baixo. Quando você faz um fluxograma, você tem que criar uma caixa para cada tarefa dentro do processo e conectando-os com setas para mostrar a ordem em que eles ocorrem. Comece a mão esquerda ou a parte superior da página, como se você tivesse que escrever. A sequência de passos por esta ordem irá fornecer o ponto de vista que se seguem.

Se você está trabalhando com uma linguagem cujo endereço é diferente do espanhol, ele usa nesse sentido, por exemplo, um diagrama de fluxo escrito em árabe da direita para a esquerda.

Fazer uso de setas para que a direção é clara. Sem traça linhas sem setas entre tarefas.

Comece com um círculo marcado "Start". Se o seu fluxograma é tão pequena que entra em uma linha ou coluna, você não vai precisar desse círculo, mas para mais diagramas complexos, você terá um monte de círculo visível rotulado como "Start".

Desenhe um retângulo e escreva o nome da primeira tarefa dentro. Desenhar uma seta do círculo "Iniciar" para a caixa que contém a primeira tarefa, por exemplo: "Tome o pedido do cliente."

Desenhar uma seta ao lado da tarefa ou pergunta. Essa seta abordará a seguinte caixa, que conterá a segunda tarefa. Se houver uma decisão de fazer ou responder a uma pergunta antes da segunda tarefa, em seguida, escrever a questão dentro de um diamante.

Se você pode, você usar uma cor diferente para os diamantes e caixas.

Dirige decisão do leitor rombos para tarefas dependendo da resposta. Por exemplo, digamos que a caixa com a tarefa "Tome o pedido do cliente" leva a um losango com a pergunta "pediu água?". Desenhe duas setas que saem do diamante. Uma seta, escrever "sim" ou "s" e direciona o leitor para a caixa "Dar água para o cliente." Na próxima seta, escrever "não" ou "n" e fazer você ir a um caixa "Dar perguntou o cozinheiro".

método 3

Criar um diagrama de fluxo complexo

Fazer uso deste tipo de diagrama de processos complexos que envolvem várias pessoas ou departamentos. Se você estiver indo para documentar um processo complicado em que vários indivíduos, equipes ou departamentos independentes envolvidos, você poderia realizar diagrama de fluxo complexo. O tipo de diagrama descrito aqui é chamado de "pista de diagrama" ou "Rummler-Brache diagrama". Este diagrama facilita para ver quem é responsável por cada tarefa e ajuda a identificar áreas onde o processo poderia ser melhorado.

O diagrama de fluxo irá descrever a encarnação atual do processo, e não a forma como deve ser realizada.

Considere o uso de algum software. Se você usa um programa para criar diagramas, o resultado pode parecer mais limpo e mais fácil de ler. Ter um arquivo eletrônico também facilita a inclusão de mudanças necessárias. Internet Search "software de mapeamento de processos" e certifique-se de baixar ou comprar um que Rummler-Brache criar diagramas.

Faça uma lista de cada participante numa coluna ordenada no lado esquerdo da página. Cada linha pode ser rotulado com o departamento, equipe ou o cargo da pessoa. Cada participante é responsável pelas tarefas que se encontram em uma linha horizontal que se estende ao longo da página. Às vezes é chamado de "diagrama de pista".

As pistas podem levar codificados por cores ou não. Eles devem sempre ser dividido por linhas pretas bem definidas para que o gráfico é de fácil leitura para daltônicos.

Certifique-se de que os grupos que interagem uns com os outros estão ao lado uns dos outros, embora não seja obrigatório.

Comece com a primeira tarefa. Processo começa colocando a primeira tarefa em uma caixa perto do lado esquerdo da página, à direita do participante responsável por essa tarefa. Por exemplo, se a divisão de pesquisa começa o processo, criando uma idéia de produto, desenhe uma caixa à direita da palavra "investigação" e Label um Criar produto ideia.

Continua normalmente como para um diagrama de fluxo normal, mas tornam as tarefas são dirigidos para a direita e estão na linha correcta. Por exemplo, se o departamento de pesquisa envia a sua idéia do produto ao marketing a ser submetidos a testes focais, desenhar uma seta para fora do Criar produto ideia um pouco de marketing linha de caixa, o lado direito da caixa acima. Rotular esta caixa teste de foco.

Por vezes, uma tarefa pode ser repetida, por exemplo, o produto poderia voltar para testes mais focais. Se o processo retorna ao período anterior, desenhar uma seta para voltar ao carry caixa original por título teste de foco. No entanto, se o processo é diferente (por exemplo, se os testes focais são mais avançada e levam a diferentes tarefas), escreve uma nova caixa com um nome diferente, quando testes focais avançados.

Aprenda a usar os diamantes e círculos. A maioria dos fluxogramas usado quadrados, diamantes, círculos e setas entre eles. Você viu a caixa, que tem direito o nome de uma tarefa. Fazer uso do diamante quando há vários resultados possíveis. Fazer uso de círculos quando um resultado final seja alcançado. Continuando o exemplo acima, desenhar uma seta para fora do teste de foco um nome de rolamento de diamante ¿Produto aprovado? Desenhar uma seta para fora do diamante, colocada pelo título não e conectá-lo a um círculo que titula Fim do processo de- uma segunda seta direito sim Você pode direcionar o leitor para a próxima tarefa no processo.

Coloque o diamante na linha ou participante "rail" responsável por essa decisão.

O círculo rotulado Fim do processo de Você deve estar em sua própria linha, sem qualquer participante associado.

Nos fluxogramas, existem muitos outros símbolos, mas raramente usado e geralmente não é necessário. Sinta-se livre para procurar se você acha que o seu documento irá beneficiar de uma maior variedade de-los.

Seja firme. Ele emprega uma caixas de tamanho semelhante e não mais de duas ou três cores fáceis de distinguir o fluxograma é tão legível quanto possível. Por exemplo, todas as caixas (tarefas) pode ter um fundo azul, enquanto todos os diamantes (questões) poderia ser amarelo.

Se você puder, fazer a linha de resposta "sim" está sempre no lado da caixa (por exemplo:. A direita e o "não" sempre no outro lado como o lado inferior). Nem sempre é possível ou fácil de fazer, por isso não gastar muito tempo.

Se necessário, ir para outra página. É melhor usar várias páginas para fazer o fluxograma é muito pequeno para ler bem. Usa abas ou setas claramente marcadas para deixar claro a continuação do fluxograma. Por exemplo, desenhar uma seta rotulada Um que é dirigido para o lado direito da página. Na próxima página, desenhe uma seta que vem do lado esquerdo da página, que também é marcado com a letra Um.

Editar o fluxograma. Siga todos os possíveis "caminho" em torno do diagrama para que você possa verificar se ele é consistente. Idealmente, você verificar alguém que conhece o processo para que você possa identificar possíveis erros e passos em falta. Quando tiver verificado pelo menos uma vez e ter corrigido todos os erros, o documento estará pronto para ser apresentado ou enviado para outros participantes. No entanto, se as mudanças de processo, em seguida, sinta-se livre para editar o fluxograma e envia o documento atualizado para usá-lo.

método 4

Analisar um processo de documento para melhorar o processo de

Identifica as áreas em que seria útil rever a qualidade. Cada vez que o processo de passar de uma pessoa ou de um computador para outro, considere se alguém deve examinar o trabalho em andamento para ver se você está pronto para continuar. É a qualidade normalmente diminuem depois de um passo específico como o passo é normalmente realizada por um membro da equipe inexperiente? Que processos são o maior em termos de efeito global de qualidade e pode precisar de mais atenção?

Se você decidir recomendar uma revisão de qualidade passo neste processo, tornar os critérios de "passar" para a próxima fase são claras. Não deixe que os outros têm de adivinhar os padrões de qualidade em uso.

Observar as possíveis tarefas duplicadas. Se o seu diagrama ou documento contém duas tarefas idênticas, analisa se é útil ou ineficiente. Às vezes é bom para repetir uma tarefa de modo que há um melhor controlo da qualidade (por exemplo, se dois departamentos inspeccionar um produto em duas fases diferentes). No entanto, essas tarefas simples, tais como os textos de edição não deve ser realizado mais do que uma vez durante todo o processo. Sugere que uma das etapas do processo em duplicado removido do processo.

Observar qualquer movimento desnecessário entre os departamentos. O documento podem mostrar que a pessoa A e B pessoa retorno de responsabilidade para o processo várias vezes. É possível reduzir a quantidade de transferências desnecessárias? Se você pode re-organizar o processo, a pessoa A poderia fazer várias tarefas em um período e, em seguida, transferi-los para a pessoa B.

dicas

Para documentar um processo grande, criar vários esquemas e fluxogramas. Em primeiro lugar, criar representações visuais do processo ou toda a imagem. Não inclui tópicos. Em seguida, crie outra representação visual que incide sobre os tópicos. Exibe tarefas que constituem esses tópicos.

Como um processo de documentar

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