Como gerir o seu correio electrónico profissional

Aqui estão 8 passos para se certificar de que você gerenciar seu e-mail da melhor maneira possível.

passos

1

email etiqueta compatível. Considere o velho ditado: Eles pegar mais moscas com mel do que com vinagre. Não faz sentido insistir que a questão da etiqueta. Nós todos sabemos que para ser educado. Mas aqui estão alguns pontos a considerar:

• Não escreva com raiva. Espere 24 horas e se acalmar. Seja razoável.
• Peça a alguém para editar seu e-mail.
• Não seja sarcástica. Talvez você acha que está sendo inteligente, mas somente o destinatário fazer sentir rejeição.
• Não escreva TUDO EM LETRAS MAIÚSCULAS! Em e-mails, é o equivalente a gritar. O destinatário não apreciá-lo.

Use pontos de exclamação criteriosamente. Seu abuso prejudicar sua eficácia.

Seja claro com o assunto. Isso vai ajudar as pessoas a decidir se ler o e-mail no momento ou mais tarde. Estamos todos ocupados. O destinatário irá apreciar a sua consideração.

Seja conciso. Se o seu correio tem mais de dois parágrafos, você provavelmente deve usar o telefone.

Mudar de assunto se alterar o objecto de uma troca.

A menos que o beneficiário tenha previamente acordado, não encaminham poemas, piadas, alertas sobre vírus e outros. Você estará desperdiçando tempo e largura de banda.

2

Não pense que você é anônimo. Se você enviar ofensiva mail, você pode pensar que ninguém poderia descobrir o remetente, porque você está usando um endereço falso. Pense novamente. Um e-mail contém informações sobre o remetente invisível. Essa informação está no cabeçalho. Todos os programas de e-mail podem exibir as informações de cabeçalho. Veja como:

• Em Microsoft Outlook, clique duas vezes em Mail. Em seguida, clique em View gt; Opções. No Microsoft Outlook Express, clique no e-mail. Em seguida, clique em Arquivo gt; Propriedades e selecione a guia Detalhes.

No Eudora, clique duas vezes a mensagem, em seguida, clique no botão Blah Blah.

No Netscape, clique na mensagem para abri-la. Em seguida, clique em View gt; Mensagem Fonte para exibir o cabeçalho.

A informação revela o remetente está nas seções começando com "recebidas:" (Recebido). Talvez existam várias dessas seções, dependendo do número de computadores que tenham transitado a mensagem. O computador que originou o e-mail é o último da recebidas:. Essa seção terá um número de protocolo de internet (IP, por sua sigla em Inglês), algo como 124.213.45.11. Esse endereço pode ser rastreada através de vários sites.

3

Evita o envio de e-mails para as pessoas erradas. Os programas de e-mail atuais quer para facilitar as transferências. Isto significa que quando você começar a escrever o endereço de um destinatário que já tinha enviado antes, campo para: Você só pode ser preenchido. Tenha cuidado, verifique sempre que o destinatário é desejada. Além disso, se você escrever algo de ruim sobre alguém, provavelmente você vai ter o seu nome em sua mente. Não envie e-mail a essa pessoa.

4

Não use um único e-mail para tudo. Dez múltiplos e-mail: para uso privado, para uso público, para listas de discussão, e para comprar online. A maioria dos provedores dar-lhe contas de email meia dúzia. Você também pode usar os endereços da Web para contas pessoais. Ambos Gmail e Yahoo! prestar bons serviços. Você pode acessar essas contas de qualquer lugar, desde que você tenha acesso à internet.

5

Lembre-se de verificar todas as contas de e-mail. Você pode se tornar uma rotina, especialmente em casa. Para reduzir o tempo que você pode usar ePrompter (eprompter.com), que pode verificar até 16 contas com diferentes senha. O melhor de tudo é que ePrompter é gratuito. Existem outros programas que também fazem isso de graça, como o Active Email Monitor (emailmon.com).

6

Não clique enviar rápido demais. Reler todo o correio antes de enviar! Mesmo se você não está indo para procurar um emprego, você deve ser cuidadoso. As pessoas subconscientemente julgar seus erros. Ninguém é perfeito, mas você pode encontrar 99% destes problemas se você reler o texto. E não contar com corretor ortográfico, que só encontra erros de ortografia, mas não vai detectar palavras que podem significar algo mais (casa ao invés de caça, ele tinha em vez de tubo.) Ele também faz encontrar palavras que faltam no texto. Passe não ignorante.

7

Definir um temporizador. Você pode fazer isso no Outlook, adicionando uma regra para atrasar o embarque, de preferência entre 1 e 5 minutos, durante os quais o e-mail estarão na bandeja de saída e podem ser removidos. Isso irá evitar pressionando o botão errado e, acidentalmente, envie um e-mail aos meios de terminais, além de dar-lhe um minuto para reconsiderar e eliminar essa ladainha de insultos florido escreveu em um momento de fúria de alcançar seu chefe.

8

Lembre-se o anexo. Como muitas vezes acontece com todos nós, não é um problema sério. No entanto, se você cometer este erro constantemente, você vai fazer as pessoas (talvez as pessoas importantes) acho que você é louco. Talvez ainda hesitam em fazer negócios com você no futuro. Quando estiver pronto para enviar seu e-mail, pense: O que estou esquecendo?

9

Use o seu próprio nome de domínio. Faça a sua empresa olhar grande. Se você usar uma web ou o nome do seu ISP na sua conta de negócios, você não vai olhar profissional.

10

Supondo que alguém não tenha tomado, você pode colocar o nome da empresa no nome de domínio.

dicas

• Se você estiver indo para pedir mais do que uma pergunta, listá-los. Então você vai definir claramente a resposta que você está procurando cada pergunta. Por exemplo:
  
  
• Se a sua caixa de correio tem uma chamada à ação, oferece um prazo. Por exemplo: Por favor, responda antes Segunda-feira, 2 junho às 4:00." Ele também irá ajudar a destacar a data em negrito. A idéia é permitir que o leitor percebe imediatamente as informações mais importantes e evitar ambiguidade.
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